建设项目档案管理办法.doc

建设项目档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范管道建设项目经理部（以下简称“项目部经理部）基本建设项目档案管理工作，充分发挥建设项目档案在工程建设、生产、企业管理、工程维护、改建及扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》及国家的有关规定，结合项目经理部档案管理工作的具体情况，特制订本办法。
第二条 本办法所称建设项目档案是指在立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理以及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、图片、录像、声像、录音、光盘等各种载体形式的全部文件。
第三条 项目经理部建设项目(包括天然气管道工程、成品油管道工程、原油管道工程等)档案是项目建设和管理历程的真实记录和原始凭证，是项目交付后生产运营、管理、维护、改扩建的依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的可靠凭证。
第四条 全面、系统、完整的收集、整理、管理和利用项目经理部工程建设档案，保护好国家的宝贵财富，是项目经理部的一项重要任务。
第五条 本办法适用于项目经理部各处室、项目（分）部、EPC总承包商、监理以及各工程参建服务商。

第二章 建设项目档案管理部门职责

第六条 为确保项目经理部建设项目档案管理工作顺利进行，建立起由项目经理部、设计、EPC、监理、施工等单位组成的建设项目档案业务管理网络，由项目经理部综合办公室统一领导分级管理，实行统一的建设项目档案业务标准。
第七条 项目经理部综合办公室是项目经理部建设项目档案管理工作的归口部门，其主要工作职责如下：
（一）贯彻执行上级各项档案工作的法律、法规以及有关方针政策，建立健全统一的建设项目档案管理工作规章制度；
（二）负责统一组织与协调建设项目竣工档案的管理工作以及制定编制竣工档案的统一标准、规范和要求；
（三）负责组织对工程建设项目施工承包商的竣工档案编制工作进行培训、指导、监督、检查；
（四）负责对移交的建设项目档案进行验收、审核、整理、登录、编目、入库管理；
（五）负责统一保管各种形式和载体的档案，提供信息开发和利用；
（六）参加项目经理部建设项目竣工验收。
第八条 项目经理部所属其他处室、项目（分）部应高度重视建设项目档案的收集、保管工作，明确分管领导，协同综合办公室做好工作。以项目经理部机构设置和职责范围为划分依据，明确各部门在建设项目档案资料收集、整理、立卷、审核、鉴定中的职责如下：
（一）计划处负责对项目申请报告及其报批文件、可行性研究报告及其报批文件、项目评估等方面的文件进行收集、整理、审核、鉴定并归档。
（二）财务处负责对工程项目决算文件的收集、整理、立卷（标明密级）、审核、鉴定并归档。
（三）造价与法律事务处负责对合同、标底管理、工程结算、合同索赔等文件的收集、整理、立卷、鉴定并归档。
（四）招标管理处负责对项目的招投标文件的收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档。
（五）工程管理处负责对本处室产生的工程建设项目管理文件以及竣工验收等方面形成的文件、声像资料及有存档价值的实物进行收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档；负责对EPC总承包商、监理服务商、施工服务商竣工资料的编制工作进行培训、指导、监督、检查，并审核、验收项目（分）部完成的施工监理、EPC、施工和无损检测等文件。
（六）工程技术处负责对各项目的初步设计、勘察测量、施工图电子版（负责对本部门签署合同项目的施工设计部分）、地震安全性评价、地质灾害危险性评估、压覆矿产资源评估、防洪评价、安全预评价、环境影响评价、水土保持方案、职业病危害预评价等文件收集、整理、审核、检查、鉴定的归档工作；负责对本部门签署合同项目的服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。
（七）质量安全环保处负责本部门的质量、健康、安全、环保管理等方面的文件资料、飞行检查文件、质量监督文件、制管防腐监造文件资料以及声像资料的验收并归档；负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行指导、监督、检查、审核、鉴定、验收。
（八）物资采办处负责对建设物资（设备）采购、调拨以及涉外活动中产生的文件以及声像资料进行收集、审核、鉴定；负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、鉴定、验收。负责对EPC总承包商物资（设备）、调拨、制管、防腐竣工资料进行检查，审核。
（九）公共关系处负责对用地预审批复文件、办理土地使用证以及依据性和支持性文件进行收集、审核、鉴定；负责对文物、林业调查等文件的收集、整理、立卷、审核、鉴定并归档；负责对本部门签署合同项目服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。
（十）审计监察处负责对工程审计报告、内审报告的收集、整理、检查、审核、验收。
（十一）项目（分）部负责对所承担工程建设项目产生的征地文件，地方主管部门出具的城市规划方面的文件（包括：规划选址意见书及附件、建设用地规划许可证、建设工程施工规划许可证以及公路、铁路、河流穿越通过权许可），项目管理文件以及声像资料、有存档价值的实物进行收集、整理、审核、鉴定；对参建服务商竣工档案的编制工作进行培训、指导、监督、检查、审核、验收。
（十二）项目经理部直接委托进行勘察、设计、施工、监理的工程（如：铁路穿越、公路穿越、河流穿越、输电线路等），其勘察、设计、施工、监理的竣工档案由参建服务商负责编制、立卷、并送监理确认；项目（分）部负责对其编制工作进行过程管理、培训、监督、检查、审核、验收。
（十三）参加项目经理部管道建设的施工承包商负责在工程期间同步收集、整理、编制所承包工程的施工竣工档案（包括声像、有存档价值的实物等），并及时报送施工监理审核、鉴定，按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经各主管部门验收合格后，交综合办公室归档。
（十四）参加项目经理部管道建设的勘察、设计服务商负责在工程建设期间同步收集、整理、编制勘察、设计竣工档案，按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经主管部门验收合格后，向综合办公室归档。
（十五）参加项目经理部管道建设的物资、设备生产加工、采购、中转调拨的物资、中转调拨服务商应向现场提供满足生产运营现场使用、安装需要的文件资料，同时负责在工程建设期间同步收集、整理、编制物资、设备生产、加工、采购、中转调拨竣工档案（包括声像资料），按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经主管部门验收合格后，向综合办公室归档。
（十六）EPC总承包商对工程建设项目管理过程的文件进行收集、整理、立卷、审核、鉴定，按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经主管部门验收合格后，向综合办公室归档；并负责对所属承包商竣工档案的编制工作进行过程管理、培训、监督、检查、审核、验收。
（十七）参加项目经理部管道建设的监理服务商负责对EPC总承包商竣工档案、EPC总承包商管理的参建服务商的竣工档案以及其他施工承包商的竣工档案编制工作进行培训、指导、过程管理、监督、检查、审核。监理单位负责对施工监理竣工资料按照单位工程进行编制与组卷，按照项目经理部竣工资料验收相关程序规定，经主管部门验收合格后，向综合办公室归档。

第三章 建设项目档案管理

第九条 项目经理部建设项目档案应当坚持“三同步”的原则，即下达项目计划任务的同时明确项目档案所包括的内容、要求及相关单位对项目档案管理的职责；检查施工进度和质量的同时对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。
第十条 各处室、项目（分）部应与综合办公室密切配合，项目档案管理人员应参加项目施工交底会，参加项目工程质量和进度检查，参加工程重大设备到货开箱验收，参加项目工程竣工验收。项目申请立项后，各处室应设立档案资料专人、专岗，负责进行文件材料的积累、整理、审查工作。各项目（分）部应设一名有一定工程管理、施工管理经验的工程技术人员负责竣工档案的审核工作。建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设项目档案资料实行跟踪、动态管理。
第十一条 各部门应加强项目执行过程中形成文档的过程控制，保证项目档案完整、准确、系统，从而保证工程质量鉴定和项目管理的可溯性，为生产、管理、维修、改扩建提供真实可靠的凭据。
档案的完整指按照“建设项目文件归档范围和保管期限表”（见附件）所确定的内容，将建设项目全过程中应归档的文件归档，各种文件原件齐全。
档案的准确指档案的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备。
档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
归档的案卷质量应当符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822—2000。若建设项目属于国家重点工程，则归档的案卷质量应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28—2002。
档案保管条件应符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的有关要求。
第十二条 建设项目档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程控制管理。
项目在签订设计、施工、监理等合同（协议）时，应设立专门条款，根据建设项目文件归档范围，明确服务商应提交项目经理部的项目档案（包括电子文件）的名称、内容、种类、版本、份数、移交时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。
在合同（协议）中明确建设项目档案质量保证金，签订合同（协议）的各部门负责实施。
每个合同付最后一笔款项时，应由综合办公室档案负责人签署意见。档案管理人员根据合同（协议）对服务商提交的档案资料进行验收、检查，合格后，负责人签署同意付款的意见，财务处方可履行付款手续。
第十三条 各处室、项目（分）部在收集纸质文件的同时，要做好电子文件的收集工作。若需要进行数字化处理的纸质文件，采取一定措施实现信息化管理。在移交纸质档案的同时，必须提交相应的电子文件。
第十四条 各处室、项目（分）部应充分重视对有存档价值，能够反映管道建设真实历程的实物档案的收集。如：锦旗、奖状、证书、挂图、土样、岩样、石样、钢板试样、钢管样本、防腐涂料样本、衣物、鞋帽、施工工具、图书、纪念品、宣传资料等实物，以及反映施工关键时刻和当地风土人情、特色的实物。
第十五条 各处室、项目（分）部应加强对反映工程建设历程的重要会议、重大活动、工程项目高、大、精、尖设备及建设工程地形原貌及重大事故、事件、灾害等声像档案的收集。
第十六条 项目（分）部应在工程试运投产72小时后三个月内提交建设项目竣工档案及电子文件与相应的数字化信息，并编制竣工档案目录及电子文件目录。
第十七条 项目（分）部组织完成EPC、施工、监理、水土保持、监测、无损检测、乙供物资采购、中转站管理等竣工档案的编制；按照各级审核、验收意见完成竣工档案的修改、完善及归档。

第四章 建设项目档案的分类

第十八条 项目经理部建设项目档案的分类按照管道建设项目经理部《档案分类细则》执行。
第十九条 建设项目档案以卷为单位编写保管单位号，即卷号。在一级类目下设立二级类目，表示建设项目的名称；在二级类目下设立工程项目阶段代码，表示工程项目按照建设项目文件归档范围应归档的项目文件类别；在工程项目阶段代码下设立流水号，表示该项目阶段内项目档案案卷的排列顺序。建设项目档案应依次排列，逐卷编写档案标识号，档案标识号以条形码的形式描述，条形码粘贴在每一案卷封面右上角的空白位置。档案标识号由全宗号、一级类目、自定义二级类目代码、项目号代号、保管号组成（见下图）：
GDJS - G - 01 - 001 - 0001

保管号
项目代号
自自定义二级类目代号
一级类目类目代码
全宗号

一级类目：用英文大写字母“G”表示建设项目档案。
自定义二级类目代码：用两位阿拉伯数字描述建设项目名称。例如：01为兰州—郑州—长沙成品油管道工程；02为西气东输二线输气管道工程；03涩宁兰输气管道复线工程。
具体规定如下表：
代 码
项 目 文 件
代 码
项 目 文 件
01
前期文件
09
制管及防腐生产加工文件
02
设计基础文件
10
物资、工艺设备导购文件
03
设计文件
11
涉外文件
04
工程项目管理文件
12
物资（设备）调拨文件
05
工程施工文件
13
科研项目文件
06
监理文件
14
财务、审计管理文件
07
飞行检查文件
15
生产技术准备、试生产运行文件
08
政府质量监督文件
16
竣工验收文件
项目代号可用阿拉伯数字表示。保管号：用四位阿拉伯数字表示案卷排列顺序的流水号。

第五章 建设项目档案审核、验收及交接程序

第二十条 各部门应按照以下程序审核、验收竣工档案：
（一）项目前期可行性研究、专项评价以及项目管理文件由项目经理部各有关部门组织编制完成并验收合格后，在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”（附表1）上签署验收意见，加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”（附表2）。
（二）勘察、设计服务商完成竣工档案编制后，应向工程技术处提出竣工档案验收申请，由工程技术处负责组织对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收；验收合格后在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（三）监理服务商竣工档案编制完成后，应向项目（分）部提出竣工档案验收申请，项目（分）部对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收，并交工程管理处审查，合格后在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（四）EPC总承包商竣工档案编制完成后，向监理提出竣工档案验收申请，由监理负责组织对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收；验收合格后提交项目（分）部进行审核、验收；再经工程技术处、工程管理处、物资采办处、公共关系处、质量安全环保处相关处室审核、验收；合格后在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见，加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。（五）飞行检查、政府质量监督单位竣工档案编制完成后，应向项目（分）部提出竣工档案验收申请，项目（分）部对其竣工档案专业内容的真实性、完整性、准确性进行审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。再经质量安全环保处审核、验收，最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（六）承担工程项目建设的各施工承包商和其他由EPC总承包商管理的参建服务商，在竣工档案编制完成之后，应向EPC总承包商提出竣工档案验收申请，由EPC总承包商对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见，加盖公章。EPC总承包商将审核后的竣工档案交由监理检查验收，经监理审查合格并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审查意见，加盖公章后，EPC总承包商将监理审查后的竣工档案报至项目（分）部，项目（分）部对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行确认，验收合格后项目（分）部在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。再经工程管理处审查通过，最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（七）无损检测服务商竣工档案编制完成后，向监理提出竣工档案验收申请，由监理负责组织对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见，加盖公章。无损检测服务商将监理审查后的竣工档案报至项目（分）部，项目（分）部对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行确认，验收合格后项目（分）部在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。再经工程管理处审查，最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（八）监造服务商竣工档案编制完成后，向项目（分）部提出竣工档案验收申请，项目（分）部对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。质量安全环保处对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的确认，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（九）乙供制管、防腐生产加工服务商竣工档案编制完成后，将竣工档案报至驻厂监造，由其对竣工档案审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。再由EPC总承包商，由其对竣工档案审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。制管、防腐生产加工单位将审核验收后的竣工档案报至物资采办处，由物资采办处对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收，并在"中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单"上签署验收意见，加盖公章。最后提交项目经理部综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
甲供制管、防腐生产加工服务商竣工档案编制完成后，制管、防腐生产加工单位将竣工档案报至驻厂监造，由其对竣工档案审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。制管、防腐生产加工单位将驻厂监造审核验收后的竣工档案报至物资采办处，由物资采办处对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容的审核、验收，并在"中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单"上签署验收意见，加盖公章。最后提交项目经理部综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（十）由EPC总承包负责的中转站单位将物资（设备）调拨竣工档案编制完成后，向EPC总承包商提出竣工档案验收申请，EPC总承包商对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见，加盖公章。EPC总承包商将审核后的竣工档案交监理审查验收，审查合格后，监理在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审查意见，加盖公章后， EPC总承包商将竣工档案报至项目（分）部，项目（分）部对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行确认，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。再经物资采办处审查通过，最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
由项目经理部物资采办处负责的中转站将物资（设备）调拨竣工档案编制完成后，向中转站总承包商提出竣工档案验收申请，中转站总承包商对其竣工档案的真实性、完整性、准确性进行专业内容审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核验收意见，加盖公章。再由物资采办处审查通过，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。最后提交项目经理部综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（十一）项目经理部直接委托采购物资（设备）的供应商负责竣工档案的编制组卷，物资采办处对其专业内容的真实性、完整性、准确性进行审核、验收，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（十二）由EPC总承包商负责采购的物资（设备）竣工档案，EPC总承包商负责编制组卷，由监理对其审核、验收，合格后在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署审核意见，加盖公章。EPC总承包商将竣工档案报至项目（分）部，项目(分)部对竣工档案审核、确认，并在“中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单”上签署验收意见，加盖公章。再经物资采办处审查，最后提交综合办公室进行档案专项验收并进行档案交接，双方填写“档案交接表”。
（十三）“档案交接表”一式两份，并附竣工档案交接目录，交接目录应包含其向综合办公室移交的所有文字、声像、电子光盘及实物档案等的详细清单。档案交接双方签字、盖章后，各保留一份。
第二十一条 项目经理部应在项目竣工验收后的3个月内正式向生产运行单位移交竣工档案，填写档案移交目录，办理移交手续。
第二十二条 综合办公室负责组织完成项目竣工档案向运行单位移交。各处室、项目（分）部配合综合办公室完成竣工档案的移交工作。

第六章 建设项目档案竣工验收

第二十三条 建设项目竣工验收前均应进行档案专项验收。未经档案专项验收或其验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。
第二十四条 项目档案验收的组织：
（一）受国家发展和改革委员会委托组织验收的项目，由集团公司组织验收，验收结果报国家档案局备案。
（二）集团公司审批管理的项目，由集团公司办公厅组织验收，或由集团公司出具委托函委托各单位档案机构组织验收，验收结果报集团公司办公厅文档处备案。
（三）验收组的构成：验收组的成员分别由集团公司、项目经理部和各单位档案机构的档案人员参加。验收组人数不少于5人的单数，验收组组长由验收组织单位人员担任，必要时可邀请有关专业人员参加验收组。
第二十五条 申请项目档案验收应具备下列条件：
（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；
（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；
（三）完成了项目建设全过程文件的收集、整理与归档工作；
（四）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
第二十六条 项目档案验收前，综合办公室应组织项目设计、监理、EPC、施工等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《建设项目文件归档范围和保管期限表》和《重大建设项目档案验收内容及要求》以及本办法进行全面自检。
第二十七条 项目经理部综合办公室应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内做出答复。
第二十八条 项目档案验收申请报告的主要内容包括：
（一）项目建设及项目档案管理概况；
（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；
（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；
（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；
（五）存在的问题及解决措施。
第二十九条 项目档案验收应与工程的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行，重点应放在初步验收阶段。
第三十条 初步验收时，综合办公室着重检查项目档案归档的完整性、归范性、齐备性。各专业部门重点检查项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、设备文件、竣工文件、质检文件、重要合同（协议）、招投标文件等。归范性抽查重点为复印件、字迹、页码、归档标准、装订标准等。综合办公室评价建设项目档案的完整、准确、系统性情况之后，提出初验意见，指出存在的问题及改进要求，限期整改。如果没有综合办公室出具的项目竣工档案专项验收意见，初步验收将不予通过。
第三十一条 项目档案专项验收会议的主要议程包括：
（一）项目经理部汇报项目建设概况、项目档案工作情况；
（二）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；
（三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；
（四）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；
（五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。
第三十二条 形成档案资料在1000卷以上的（含1000卷），应有项目竣工档案验收报告，形成档案资料在1000卷以下的，则应在竣工验收报告中专章叙述竣工档案的情况，其内容应包括：
（一）项目档案资料概况；
（二）项目档案工作管理体制；
（三）项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；
（四）竣工图的编制情况及质量；
（五）项目档案资料的接收、整理、管理工作情况；
（六）存在问题及解决措施；
（七）档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用。

第七章 附 则

第三十三条 本办法由项目经理部综合办公室负责解释。
第三十四条 本办法自发布之日起施行，原《中国石油管道建设项目经理部建设项目档案管理规定》（试行）、《建设项目竣工档案编制管理办法》废止。
第三十五条 本办法涉及的相关文件
建设项目竣工档案编制管理规定
第三十六条 本办法涉及的相关附件：
附件：建设项目文件归档范围和保管期限表
第三十七条 本办法涉及的相关记录表单：
（一）附表1：中国石油管道建设项目经理部竣工档案验收审核单
（二）附表2：档案交接表

附件：
建设项目文件归档范围及保管期限表
序号
归 档 文 件
保管期限
1
核准文件及可行性研究

1.1
项目核准文件包括：土地预审方面的项目核准文件及其报批文件与依据性、支持性文件；规划方面的项目核准文件及其报批文件与依据性、支持性文件
永久
1.2
路由协议
永久
1.3
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
1.4
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
永久
1.5
环境评价、安全预评价、地震安全评价、地质灾害评价、水土保持评价、矿产压覆评价、职业病评价、文物评价、防洪评价报告及报告批复文件
永久
1.6
设计任务书、计划任务书及其报批文件，纪要等。
永久
2
设计基础文件

2.1
工程地质、水文地质、勘察设计和委托书、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础文件
永久
3
设计文件

3.1
总体规划设计
永久
3.2
方案设计
永久
3.3
初步设计及其报批文件
永久
3.4
工程设计计算书
长期
3.5
关键技术实验
长期
3.6
设计审查、鉴定及审批
永久
3.7
技术秘密材料、专利文件
永久
3.8
安全生产专项设计
永久
4
项目管理文件

4.1
征地、移民文件

4.1.1
临时用地：临时征用土地申请、土地补偿协议书、搬迁补偿协议书、地方政府土地补偿标准、临时用地使用证及其他资料
永久

4.1.2

永久用地：选址意见通知书（含图纸、资料、文件）、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、土地补偿协议书、搬迁补偿协议书、地面附着物补偿协议书、地方政府土地补偿管理办法或标准等、有关项目重要会议纪要、永久用地申请表（报告）、征用土地使用证及其他资料
永久
4.1.3
建设前原始地形、地貌的状况图、照片
永久
4.1.4
施工执照、资质、施工许可证
永久
4.1.5
公路、铁路、河流穿越通过权
永久
4.2
计划、投资、统计、管理文件

4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
4.2.2
前期概算、预算管理、差价管理文件
长期
4.2.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的管理文件
长期
4.2.4
规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件（仅限于运营有关）
长期
4.2.5
招标文件审查、技术协议、技术设计审查
长期
4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
4.3
招标、投标、承发包合同协议

4.3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
4.3.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
4.3.3
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期
4.3.4
中标通知书
长期
4.3.5
未中标文件
自存
4.3.6
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件（仅限征地合同及物资、采购合同）
长期
4.3.7
标底
长期
4.4
专项申请、报批文件

4.4.1
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件
永久
4.4.2
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
长期
4.4.3
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
长期
4.5
HSE文件（建设方）

4.5.1
合同，审计报告、内审报告
永久
4.5.2
体系文件
长期
4.5.3
检查记录、检测报告及记录
长期
4.5.4
纪要、来往信函、通知、会议材料等
短期
4.5.5
人员健康检查记录或报告、培训记录
短期
4.5.6
声像资料
长期
5
施工文件

5.1
建筑施工文件

5.1.1
合同、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.1.2
施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件
长期
5.1.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
5.1.4
建筑材料试验报告
长期
5.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.1.6
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探
永久
5.1.7
土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录
永久
5.1.8
隐蔽工程验收记录
永久
5.1.9
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
5.1.10
工程质量检查、评定
永久
5.1.11
交工验收记录证明
永久
5.1.12
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.1.13
施工日记、大事记
永久
5.1.14
技术总结、施工预、决算
长期
5.1.15
竣工图
永久
5.1.16
声像资料
长期
5.1.17
有存档价值的实物
永久
5.2
设备及管线安装施工文件

5.2.1
合同、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.2.2
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件
长期
5.2.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
5.2.4
建筑材料试验报告
长期
5.2.5
设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.2.6
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
5.2.7
管道“三桩”记录：测试桩、转角桩、里程桩
永久
5.2.8
管道“三号”统一记录：管号、焊口号、防腐号
永久
5.2.9
焊工、无损检测人员上岗证（扫描）
长期
5.2.10
压力容器产品“三证”、当地劳动部门检验报告、产品质量证明书、合格证含制造图
永久
5.2.11
隐蔽工程验收记录
永久
5.2.12
强度、致密性试验报告
长期
5.2.13
设备、网络调试记录
长期
5.2.14
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
5.2.15
系统调试、试验记录
长期
5.2.16
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
短期
5.2.17
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
5.2.18
中间交工验收记录证明、工程质量评定
永久
5.2.19
竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算
永久
5.2.20
竣工图
永久
5.2.21
声像资料
长期
5.2.22
有存档价值的实物
永久
5.3
电气、仪表安装施工文件
长期
5.3.1
和同、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
5.3.2
施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技术措施文件
长期
5.3.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
5.3.4
建筑材料试验报告
长期
5.3.5
设计变更、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
5.3.6
系统调试、整定记录
长期
5.3.7
绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录
长期
5.3.8
材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
永久
5.3.9
操作、联动试验
短期
5.3.10
电气装置交接记录
短期
5.3.11
中间交接验收记录、工程质量评定
永久
5.3.12
竣工报告、竣工验收报告
永久
5.3.13
竣工图
永久
5.3.14
声像资料
长期
5.3.15
有存档价值的实物
永久
5.4
HSE文件（施工单位）

5.4.1
HSE合同、作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表
长期
5.4.2
人员资质记录，医疗依托协议或合同
短期
5.4.3
事故调查材料
永久
5.4.4
工作计划、总结、会议纪要，来往信函、备忘录
永久
5.4.5
自然保护区及文物保护区的施工许可、停工令、复工令，土地使用的有关证明文件，环保部门的许可材料等
永久
5.4.6
地貌恢复，文物保护相关文件
长期
5.4.7
声像资料
长期
6
监理文件

6.1
施工监理文件

6.1.1
监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复
长期
6.1.2
施工及设备器材供应单位资质的审核，设备、材料报审表
长期
6.1.3
施工组织设计、施工方案、施工设计、技术措施审核文件，施工进度、延长工期、索赔及付款报审文件
长期
6.1.4
开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书
长期
6.1.5
设计变更、材料、零部件、设备代用审批文件
长期
6.1.6
监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件
长期
6.1.7
工程材料监理检查、复检、试验记录、报告
长期
6.1.8
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期
6.1.9
各项测控量成果及复核文件，外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
6.1.10
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报