采购仓管手册.doc
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1、MYMISS麦蜜思总部采购仓管手册采购仓管手册编制说明【使用说明】1. 本手册模板分为采购、仓储、运输三大部分,包括商品采购管理、供应商管理、仓库作业管理、仓库日常管理等内容,对采购物流工作具有实际指导意义,集合了成功的连锁操作经验,是采购、仓管等工作执行的基础标准指导。2. 为正常阅读和修改模板里的流程图,建议您安装Microsoft Office Visio软件 ,软件安装和使用说明请见软件光盘。Visio软件可以在网上下载,您可以下载自行安装。【版权声明】本手册仅供深圳市麦蜜思蛋糕连锁内部使用,其版权归深圳市麦蜜思投资管理有限公司所有。未经本公司书面许可,任何单位及个人不得以任何理由,通
2、过网络、媒体以及其他任何方式向第三方传播或公开发布。如侵犯本公司版权等知识产权,本公司将依法追究其法律责任。 版权所有 侵权必究目录目录21商品采购31.1商品定位及品类组合31.2商品开发41.3商品采购72商品价格管理112.1新商品定价112.2商品价格变动管理113供应商管理123.1供应商准入制度123.2供应商动态评估163.3供应商退出机制174仓库作业管理204.1仓库分区204.2验货入库管理204.3出库管理234.4退库管理265仓库日常工作管理285.1仓库库存管理285.2仓库盘点管理285.3仓库日常维护331 商品采购1.1 商品定位及品类组合商品定位:以烘焙原材
3、料,包材及烘焙设备为核心的高品质产品服务提供者。商品结构:以国产烘焙原材料、包材及设备等为主,并辅以部分水吧原材料、进口高端食品共同构成。1.2 商品开发采购部1.2.1 商品开发流程1.2.2 商品开发规范步骤步骤描述/操作规范责任部门/岗位工具表单商品信息收集1) 建立信息来源渠道,渠道来源包括供应商及其网络、各大名牌的产品发布会、全国及世界范围内的展会等2) 采购部人员阅读休闲食品行业的报刊、杂志、网络信息等,收集商品信息3) 采购部人员搜集各供应商、商品信息以及休闲食品市场信息4) 采购部人员及门店员工搜集消费者的消费动态、购物形态的转变、受社会议题的影响造成的消费心理趋势等信息5)
4、各门店要主动将顾客的消费偏好消费需求等信息与采购部人员沟通,反馈门店的商品需求,市场行情及竞争信息6) 采购部人员及时将各信息资料分类、汇总、整理、分析,并存储,定期进行更新、整理u 工作重点建立有效的信息收集渠道采购部、门店、其他相关部门商品市调(新品建议引进)表商品信息研究和分析1) 根据采购部/其他部门提供的商品信息,对消费者的消费动态、消费口味的转变、消费心理趋势等进行分析2) 根据门店提供的商品市调(新品建议引进)表对行业的流行口味等进行分析;重点是对竞争者的畅销品、赢利商品进行分析。 u 工作重点采购部人员依据收集到的商品信息进行分析,以找到市场的热点,对消费者进行针对性的商品开发
5、,以迎合消费者口味。采购部商品规划报告根据上一步的信息研究与分析结果,并参考运营部等部门的意见,制定商品规划报告,主要是对目前市场趋势进行分析预测;并针对商品市调(新品建议引进)表建议引入的商品给出分析结论,决定是否引入商品体系中,规划商品的价格带等。u 工作重点准确预测市场趋势、制定合理的新品价格带采购部商品规划报告采购样品依据审批后的商品规划报告,确定样品评审的方式及样品采购数量。u 工作重点确定样品数量及评审方式等采购部样品评审1) 样品评审的方式:n 采购部组织人员进行试吃,依据试吃人员的反馈意见决定评审结果。n 采购部通过门店进行消费者试吃调查,依据消费者的反馈意见决定评审结果。n
6、采购部通过门店进行样品的试销,依据试销情况决定评审结果。2) 在试销的过程中,注意进行成本的核算,以确定合理的商品价格,为商品的正式引进确定依据。u 工作重点样品评审反馈意见的收集,这些信息是评审的主要依据。采购部样品评审报告商品采购计划商品引入评审通过后,制定商品采购计划,主要确定商品的供应商、商品的采购批量、商品物流方式等。u 工作重点品类、价格带、数量、采购时间规划采购部1.3 商品采购1.3.1 商品采购流程1.3.2 商品采购规范商品采购依据供应商的来源可以分为国内采购和国外采购;依据采购商品的批次可以分为新商品采购和商品补货采购。n 国内商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围内的商
7、品提供者,国外商品的中国大陆代理商也属于国内商品采购。n 国外商品采购是指商品的供应商在中国大陆范围之外(包含港澳台地区)的商品提供者,国外供应商提供的商品都需要通过中国海关进入内地市场。n 新商品采购是指在体系中首次引入某一新种商品,寻求供应商、供应商谈判及商品送货的过程。n 商品补货是指在与供应商签订采购协议之后,依据仓库的实际需求,向供应商要求补货。 新商品采购规范步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单供应商谈判1) 根据商品开发流程中所制订的采购计划,以及供应商准入选择流程选择至少2-3家合适的供应商,与之进行谈判2) 采购人员在谈判过程中的内容包括:询价、议价、定价、质量、交货时间
8、、供货能力等u 工作重点与供应商的谈判技巧采购部(采购部门)商品采购谈判记录表编制商品采购单采购人员根据需要制定商品采购单,需包括:商品名称、采购数量、规格、单价、商品总金额等细节内容u 工作重点在充分考虑门店数量和对新商品的销售预测基础上编制商品采购单采购部(采购部门)商品采购单付预付款1) 付款方式依据签订的采购协议确定,常用的方式有:n 现金支付,即在购买商品之前将货款先行支付给供应商。n 预付定金,即在购买商品之前先行缴纳一部分定金给供应商,待商品到仓之后在交付尾款,完成货款支付。n 货款月结,即在签订采购协议之后,供应商按采购商的采购单供货,以月度为结算周期进行货款的支付。结算周期一
9、般有30天,60天,90天。2) 采购部依据付款方式,要求财务部协助完成货款的支付。目前阶段由于采购量限制多采用现金支付方式。u 工作重点依据签订的付款方式,及时完成货款支付,与供应商形成良好的合作关系采购部、财务部新商品信息及定价在新款商品到总仓之前,制定好商品信息及定价信息及时知会运营部和采购部配送中心信息人员,以便提高作业效率。u 工作重点新款信息及定价及时知会相关部门新商品信息及定价录入将采购部(采购部门)制定好的新商品信息录入信息系统中。u 工作重点保证信息录入的准确性信息管理部商品送货1) 商品送货方式依据签订的采购协议确定,常用的方式有:n 供应商送货,即供应商送货到采购商的仓库
10、或是送达指定的门店。n 采购商取货,即采购商去供应商处取货,物流费用由采购商承担。n 第三方物流,指由第三方物流负责将商品由供应商处送达采购商处。第三方物流的费用依据签订的采购协议确定。2) 目前由于采购量的限制多采用自取货及第三方物流的方式,承担物流费用。u 工作重点无论采取何种物流方式,首要确保的是商品按时按质按量到库采购部、供应商商品检验结合的实际情况及商品情况,采取抽检方式。抽检指对到仓的商品随机抽取部分进行检验,这种检验方式所需人力、时间较少,但是存在检验不到位的情况。u 工作重点商品检验严格按照检验流程进行,确保入库商品的质量、数量等满足入库要求。采购部(配送中心)供应商评估、资料
11、归档1) 供应商评估办法详见下文供应商管理2) 交货完成后,要将所有采购相关资料进行归档,需要存档的资料:供应商报价单,采购申请单、采购合同。其中,采购合同交给总经办保存正本,商品中心及财务部相关人员保留复印件供以后参考查询。u 工作重点及时对供应商的合作情况进行评估采购部(采购部门/配送中心)供应商评审表 商品补货规范商品补货流程是新品采购流程的一个简化,节省了供应商谈判和商品信息制定环节。付款、商品送货、商品检验等环节可以参照国内新品采购规范执行。2 商品价格管理2.1 新商品定价新商品的价格参考竞争对手价格、超市价格等情况制定。n 竞争对手有的商品定价=竞争对手的价格n 超市有的商品定价
12、超市有的商品(价值低于20元的)定价=超市价格+(34元)浮动n 自己独有的商品定价=进价/(1毛利率)加盟商销售的商品必须按照总部制定的价格统一销售。2.2 商品价格变动管理2.2.1 商品价格变动类别 主动促销变价n 竞争变价:由于市场竞争的原因,采购部对相应的商品进行售价的调整n 季节变价:由于季节的变换,采购部对相应的商品进行进价及售价的调整n 企划促销变价:采购部根据企划的促销方案对商品价格进行价格调整 被动清仓变价n 临期商品变价:对于滞销临期的商品进行降低价格,清仓处理,直至售完为止。n 瑕疵商品变价:对于外包装有破损但是不影响商品品质的商品进行降价处理,尽可能降低损耗。 成本节
13、约变价n 进价降低商品变价:由于体系不断壮大与发展,在销售谈判中的话语权增强,商品进价降低,同步的将商品的零售价格降低。n 物流成本节约商品变价:物流渠道的改善,物流费用在商品成本中的比例降低,从而商品零售价格降低。2.2.2 商品价格变动规范n 变价前必须做好准确的商品盘点,确保该商品库存的准确性。n 商品价格调整方案确定后,信息管理人员必须价格信息无误的录入到信息系统中。门店收银员必须严格按照收银流程,在打开收银机的第一时间查询有无商品变价信息。督导人员必须注重重视终端门店的零售系统是否正确变价,如果没有,即时采取补救措施。n 变价商品必须有醒目的POP,价格标志明显,以达到吸引顾客和渲染
14、门店气氛的目的。n 除清仓降价、季节性降价、成本节约变价外,其它的降价方式应在降价结束后的第一时间内恢复原来价格。3 供应商管理3.1 供应商准入制度3.1.1 供应商准入规定3.1.1.1 供应商入围基本条件n 依法成立,具有法人资格,有独立承担民事责任的能力;n 遵守国家法律、法规,具有良好商业信誉和纳税记录;n 具有良好的资金,财务状况;n 通过ISO质量管理体系认证;n 供应商具备长期供货能力;n 供应商客户服务意识强烈,能及时有效的沟通,满足食品连锁要求。3.1.1.2 供应商需提供的资料供应商需向采购部提供真实的企业资料,方便公司进行供应商档案管理n 营业执照,税务登记证n 营业许
15、可证n 银行资信证明n 供应商基本信息n 商品画册等3.1.1.3 供应商评估n 采购部负责对供应商的信息资料进行初步审核,符合条件的统一备案,进入供应商评估程序。n 公司对进入供应商评估程序的厂商:属于制造企业的,运用供应商准入评估表-制造商进行评估,评估项目为管理能力、员工能力、工艺技术能力、品质、供货能力、价格,满分100分;属于代理公司的,运用供应商准入评估表-代理商进行评估,评估项目为管理能力、客户服务能力、商品丰富度、品质、供货能力、价格,满分100分;n 由采购部、运营部配合共同打分,厂商综合得分70分以上,“品质”和“供货能力”两项总得分24分以上,可以通过准入评估。n 公司采
16、购部经理、运营部经理共同组成评估小组,对供应商资格做出最终认定,由总经理审批。3.1.2 供应商准入流程3.1.3 供应商准入规范步骤操作规范/标准责任部门/岗位工具表单获取供应商信息1) 获取供应商信息2) 获取供应商信息的方法:自行搜集、供应商投递、第三方介绍3) 自行搜集供应商的渠道有:网络、黄页、电话、报刊、行业杂志等媒介u 工作重点供应商信息多渠道收集采购部(采购部门)供应商初步甄别1) 了解、核实供应商信息是否真实有效,一般通过电话、网络等2) 对供应商信息进行甄别:主要是甄别供应商提供商品与品牌定位、商品规划是否一致。3) 符合商品需求的,进入初步洽谈;不符合需求的,暂时终止,归
17、入潜在供应商资料库u 工作重点核实供应商的基本情况 采购部(采购部门)索取供应商资料1) 索取供应商资料,包括供应商企业简介及资信证明、产品介绍、联系人、联系方式等2) 填写供应商基本资料卡u 工作重点初步洽谈,了解供应商企业及产品信息采购部(采购部门)供应商基本资料卡评估与审核1) 结合与供应商的访谈情况,调查供应商核实其提供资料的真实性2) 采购部与运营部一起对供应商进行综合评估,填写供应商准入评估表3) 对供应商进行评估审核,填写供应商评审表4) 通过评估审核的供应商可以与建立合作关系;未通过审核的,归入潜在供应商资料库,以备需要时调用u 工作重点评估工作真实有效,减少评估人员的主观性干
18、扰采购部、运营部供应商准入评估表-制造商供应商准入评估表-代理商供应商评审表建立合作关系1) 采购部与通过评估、审核后的供应商建立业务合作关系2) 把供应商的资料整理、归档,进行合作供应商管理u 工作重点把供应商资料归档,注意供应商的维护工作采购部(采购部门3.1.4 供应商准入工具与表单3.1.4.1 供应商基本资料卡供应商基本资料卡填卡日期: 编号:1企业名称: 企业性质:2地址: 邮政编码:3电话: 传真: 4负责人或联系人姓名: 移动电话:5营业执照号码: 注册资金:6开户银行: 帐号: 税务证号:7企业成立时间:8员工总数: 技术人员: 检验人员: 管理人员:9产品品类规格产品执行标
19、准10年产量: 年产值(万元):11小批量订货供应周期:12生产特点: 成批生产 流水线生产 单台生产13主要生产及检测设备名称规格型号生产厂商拥有数量备注14工艺文件: 齐备 有一部分 没有 16主要客户(公司/行业):17新产品开发能力: 能够开发创新产品 只能开发简单产品 没有自行开发能力18国际合作经验: 是外资企业 是合资企业 与外资企业合作生产部分/全部产品 无对外合作经验验19职工培训情况: 正规培训 偶尔开展培训 基本不培训20是否经过产品和质量管理体系认证: 是 否通过的认证(体系或标准):填写人:注:本表格由采购部填写并备案管理3.1.4.2 供应商评审表供应商评审表评审日
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