天津某集团质量手册-secret.doc

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5.4质量方针和质量总目标批准页172.05.5.1组织结构和职责128193.01；2；3范围、引用标准、术语和定义1204.04质量管理体系621-265.05管理职责527-316.06资源管理332-347.07产品实现1335-478.08测量、分析和改进848-559.0质量管理体系程序文件和作业文件目录256-5710.0质量手册修改记录158页码1/1 0.1 质量手册发布令本质量手册依据GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000质量管理体系要求，结合公司实际情况编写。本质量手册阐明了公司的质量方针和质量目标，是描述公司质量管理体系的纲领性文件，是公司实施房地产开发质量管理活动、实现质量方针和质量目标的规章和准则。现予以批准发布，自2004年6月16日起实施。公司所属各部门和全体员工务必认真学习，深入领会，切实贯彻执行。*集团有限公司 总经理：孟 群 图为二四年九月廿一日通过英国劳氏质量认证有限公司之认证证书 页码1/10.2 管理者代表任命书兹任命*先生为*集团有限公司房地产的开发和销售质量管理活动的管理者代表，具有以下方面的职责和权限：1 确保按照GB/T19001-2000 idt ISO9001：2000标准建立、实施并保持质量管理体系。2 随时向总经理报告质量管理体系的运行情况，包括改进的需求。3 提高公司全体员工满足顾客要求的意识。4 负责或授权房地产事业部对质量手册内容进行解释。5 负责质量管理体系有关事宜的对外联络工作。*集团有限公司 页码1/20.3 质量手册管理1 质量手册的编制和批准1. 1文件编写在管理者代表的领导下，公司组成质量管理体系文件编写小组(以下简称编写小组)，负责编写质量管理体系文件草案。质量管理体系文件包括：质量手册、程序文件、作业文件和质量记录。编写小组成员以房地产事业部工作人员为主体，其他有关部门工作人员及聘请外部咨询顾问参加。有关部门指：集团公司职能部室、工程项目管理部（以下简称项目部）和售楼中心。1. 2讨论研究公司各部门根据质量管理体系文件草案组织详细的讨论研究，提出修改意见，文件编写小组负责修订。1. 3草案评议管理者代表负责组织专门会议，对草案进行评议，形成正式稿。1. 4定稿发布总经理全面审阅质量手册及主要程序文件和作业文件的正式稿，签署发布令，正式批准质量手册。2质量手册修改和换版2. 1年度修订公司每年举行一次由总经理主持的管理评审会议，提出对质量手册及相应文件的修订意见，确认后实施修改。页码2/22.2实施修改在管理者代表领导下，房地产事业部组织对文件进行修改，确定修订草案。2. 3修订草案批准修订草案由管理者代表审核后报总经理批准。3解释权质量手册的解释权归管理者代表或由他授权的房地产事业部。4质量手册发放集团公司办公室负责质量手册的发放和控制，执行体系管理性文件控制程序。页码1/10.4 公 司 概 况*集团有限公司成立于1996年，是经天津市委、市政府批准组建的综合性国有大型企业集团，隶属*投资控股有限公司。目前，泰达集团拥有一家上市公司、十余家全资子公司及四十多家控股或参股企业，主要经营门类涉及城市成片开发、金融产业、环保产业、制造业、体育产业及餐饮酒店等现代服务业。集团公司拥有天津市房地产开发企业二级资质。泰达集团的团队理念是：坦诚、简洁、求真、务实。泰达集团是一个思维创新的企业。在激烈的市场竞争中泰达集团适时制定企业发展战略，将自己定位为“城市资源运营实践者”，确定了“231”发展模式，即“两大板块、三个层次、一个联盟”：以土地资源为主的成片土地开发以及中短期金融产品为主的金融资产投资；在对成片的土地资源和与土地相关的金融资产进行投资、在土地资源基础上的房地产开发以及对城市资源运营的其他非核心业务等三个层次上开发运营；并打造一个土地资源运营和金融资产投资的战略联盟。2004年9月17日，集团公司房地产的开发和销售ISO9001:2000质量管理体系通过了英国劳氏认证公司的认证,并于2007年通过换证审核。本着一切为了顾客满意的宗旨，弘扬“追求卓越，服务社会”质量方针，持续提高房地产开发建设管理水平，自主创新，打造精品工程，为天津市城市建设和滨海新区开发开放做出新贡献。 页码1/11.0 质量方针和质量总目标批准页1.1本公司质量方针：追求卓越 服务社会追求卓越： 追求质量卓越以完美工程质量合格率回报用户追求环境卓越以绿色环保为企业长远目标保护环境健康发展追求品牌卓越以一流产品标准锻造“泰达”服务品牌服务社会产品服务社会以住宅和商业房地产为最终产品服务小众社会理念服务社会以“泰达”追求卓越精神服务大众社会责任服务社会以国企反哺精神回馈全社会本公司质量方针应使集团公司全体员工得到理解并贯彻执行，总经理定期组织质量方针的评审。1.2本公司质量总目标：1.2.1 单位工程合格率单位工程合格率100； 1.2.2 按期竣工交付率重合同守信誉，确保房地产开发项目按期竣工交付率95； 1.2.3 顾客满意度未来一年内顾客满意度达到85，二年内达到90；二年以后保持在95%以上。 各部门根据集团公司的质量总目标，结合本部门职能制定质量分目标，纳入各部门质量目标文件，经总经理批准后执行。 *集团有限公司 总经理： 页码1/12 2.0 质量管理体系组织结构和职责 2.1集团公司质量管理体系组织结构图集团公司总经理主管副总经理管理者代表房地产事业部办公室人力资源部安技部财务部资产管理部投资发展部项目部N项目部 2项目部 1售楼中心质量管理体系网络生产经营管理架构页码2/122.2质量管理职责2.2.1 总经理2.2.1.1制定和批准质量方针和质量目标，并确保方针和目标的落实。2.2.1.2任命管理者代表。2.2.1.3批准质量手册和主要程序文件。2.2.1.4主持评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。2.2.1.5对质量管理体系的策划、建立、实施和改进予以承诺，宣传贯彻以顾客为中心的企业宗旨，满足顾客及法律法规要求。2.2.1.6组织策划公司中长期发展战略和年度经营管理目标，下达房地产项目工程开发指令。依法授权公司工作人员代表其行使总经理职权。2.2.1.7组织公司拟开发房地产投资项目的论证策划和重要营销合同、招标文件、重要供方的评审。批准房地产工程项目的报审文件和总体设计方案。2.2.1.8批准公司组织结构，任命职能部室负责人。批准组建项目部和售楼中心并指定负责人。批准各部门职责权限和岗位设置并保证部门间有效沟通。2.2.1.9组织提供质量管理体系持续运行所需的资源，包括人、财、物、信息、技术等资源。2.2.1.10主管副总经理协助总经理履行2.2.1.7和2.2.1.9质量管理职责。2.2.2 管理者代表2.2.2.1按照ISO9001：2000标准，组织协调质量管理体系的建立、实施、保持和改进。页码3/122.2.2.2定期向总经理报告质量管理体系运行情况，包括其业绩和改进需求。2.2.2.3主持质量管理体系内部审核；组织领导管理评审的准备工作。2.2.2.4协助总经理配置质量管理体系建立、运行和保持所需的资源。2.2.2.5确保提高员工的质量意识，包括满足顾客要求意识的培养与落实。 2.2.2.6负责解释或者授权房地产事业部负责解释质量手册内容。2.2.2.7负责质量管理体系有关事宜的外部协调和联络。2.2.3 房地产事业部2.2.3.1归口管理质量管理体系运行工作，在管理者代表领导下负责质量管理体系的建立、实施、检查和持续改进，指导工程项目管理部和职能部室质量管理体系运行，监督检查各部门质量管理体系的执行情况。包括:1)组织有关部门起草和修订质量管理体系文件； 2)质量记录的归口管理；3)公司质量总目标和各部门质量分目标策划会议的记录，汇总制定各部门质量目标；4)统计质量总目标及质量分目标的有关指标和数据，提供公司领导班子考核公司和各部门质量目标的完成情况；5)制定和实施质量管理体系年度内部审核计划，选拔和培训内部审核员，组建内部审核组，保存内审记录。负责形成与管理评审记录和决议，跟踪督办管理评审所提出的工作；6)对各部门质量管理体系运行情况进行巡查和记录；页码4/127)根据顾客满意度调查的统计结果，组织有关部门落实顾客投诉问题的解决措施；8)统计汇总各部门的数据分析资料，组织评价持续改进的有效性；9)组织制定质量管理体系改进计划和纠正预防措施，并负责跟踪验证。2.2.3.2 执行公司供方选择评定程序、经济合同管理程序中规定的职责，组织制定和调整合格供方名录。2.2.3.3执行经济合同管理程序中规定的职责，复核项目部草签的各项工程经济合同，复审工程竣工结算等工程项目文件。2.2.3.4 执行房地产开发统计管理制度，归口管理集团的统计和资质年检工作。2.2.3.5办理房地产存量资产的租售业务；如承担新开发商品房的销售任务，则负有售楼中心工作职能。2.2.3.6执行房地产开发档案管理制度，归口分管和保存公司房地产开发档案和房地产存量资产档案。2.2.3.7负责商品房销售以后顾客满意调查信息的收集。在质保期内对顾客反馈维修事项的意见进行协调处理，督查相关维修环节落实。2.2.3.8在主管副总经理的领导下，指导工程项目部管理部的工程技术管理工作以及办理集团公司交办的其他工作。2.2.4 办公室2.2.4.1行政文件和质量管理体系文件的收发和控制管理。页码5/122.2.4.2执行印鉴使用管理制度，履行印鉴管理职责。2.2.4.3执行房地产开发档案管理制度，履行公司档案的统一管理职责。2.2.4.4公司办公设施和工作环境的完善和管理，确保IT系统正常运行，保障各部门充分完好的办公条件和整洁安全的工作环境。2.2.4.5办理集团公司交办的其他工作。2.2.5人力资源部2.2.5.1制定与公司发展目标相适应的人力资源规划，按照各岗位资质要求做好人力资源配备。归口管理各部门岗位职责的制定与调整工作。2.2.5.2组织与质量管理体系有关的人员培训，包括新员工的质量管理体系教育，保存培训记录，统计培训学时，组织培训有效性评估，建立员工培训档案。2.2.5.3公司人事、工资、社会保障基金和住房公积金的管理工作。2.2.5.4公司管理干部的学历和专业技术资格管理工作。专业技术人员管理工作。2.2.5.5办理集团公司交办的其他工作。2.2.6投资发展部2.2.6.1根据集团公司发展需要，组织并参与市场调研，定期或不定期提供综合性或专题调研报告，为集团公司房地产投资与开发决策提供依据。2.2.6.2组织编制拟开发工程的项目建议书和可行性研究报告；负责项目总体计划实施过程的检查、协调与必要的修改完善工作；定期统计分析质量 计划完成情况。页码6/122.2.6.3配合工程项目管理部开展房地产开发工程前期工作。2.2.6.4办理招商引资和项目服务工作。2.2.6.5组织实施拟开发项目土地的竞买活动，并作好相关协调工作。2.2.6.6负责办理集团公司交办的其他工作。2.2.7 财务部2.2.7.1执行国家会计准则、财务通则、会计核算制度和有关税法，制订并组织实施公司财务、成本和会计的管理办法。2.2.7.2归口管理本公司的经济核算和成本管理工作。按制度规定进行各项经济业务的会计核算，按时编报会计报表和成本计算表，及时准确反映公司的财务状况、经营成果和现金流量。2.2.7.3为实施公司质量管理体系和房地产项目开发提供资金保障，科学合理的配置使用财力资源。2.2.7.4负责对经济鉴证中介机构（包括工程造价咨询机构、会计师事务所、审计事务所等）的选择、评价、管理。2.2.7.5按照本公司财务管理制度规定，办理工程价款支付和商品房、存量资产的销售和租赁收入核算业务。2.2.7.6办理集团公司交办的其他工作。2.2.8资产管理部2.2.8.1泰达集团国有企业改革改制工作的归口管理部门。2.2.8.2泰达集团长期股权投资和证券投资归口管理部门。2.2.8.3 泰达集团不良资产清理和处置归口管理部门。页码7/122.2.8.4代行泰达集团房地产的开发和销售等业务法律事务职能的归口管理部门。贯彻执行法律事务工作管理制度（泰达/作业09-01）。指导和检查集团公司各职能部室和所属企业正确运用国家与地方法律法规、办理与外聘律师事务所的业务衔接工作、协助各职能部室和所属企业参与法律诉讼、筹办设置企业总法律顾问和建立企业法律顾问工作机构等事宜。2.2.8.5办理集团公司工商登记、变更登记和年检工作事项，管理泰达集团各企业注册商标、申报专利等无形资产和品牌建设事项。2.2.9安技部2.2.9.1宣传贯彻党和国家安全工作的方针政策和法律法规，在集团安全生产委员会和主管副总经理的直接领导下组织制订泰达集团安全管理规章制度和安全生产年度工作计划并组织贯彻落实。2.2.9.2贯彻执行安全管理制度（泰达/作业6.4-02）。检查落实集团公司与工程项目管理部安全生产第一责任人签订安全生产责任书、检查落实项目总代表与项目部员工签订安全生产责任书、检查落实工程项目管理部与施工总承包单位及其他直接与集团公司签订施工合同的施工单位签订安全协议。2.2.9.3检查集团所属企业、职能部室和工程项目管理部等单位的安全生产工作，提出事故隐患和整改要求并负责跟踪整改措施的落实。2.2.9.4组织召开集团安全工作会议、安委会会议和安全工作专题会议；与人力资源部协同组织安全教育与安全培训；组织协调安全生产事故的调查、处理与上报；编制安全措施计划和安全措施资金计划并负责监督考核其有效使 页码8/12用。2.2.10工程项目管理部2.2.10.1 工程项目管理部（以下简称“项目部”）是集团公司为履行房地产开发企业管理职责而设立的工程现场管理机构。项目部主办房地产开发建设的质量管理和工程技术管理等工作，是集团公司质量管理体系运行的基层单位。项目部办理或组织施工总承包单位、监理公司、工程造价咨询机构等参建方办理集团公司房地产开发的工程前期、工程施工直至工程竣工移交全部建造过程中的各项质量管理工作。工作项目部还应完成集团公司交办的其他工作。2.2.10.2 项目部负责人，即集团公司总经理委任的房地产工程开发项目总代表人（简称项目总代表）。项目总代表领导项目部全面工作并对集团公司负责。项目部工作人员由集团公司派出人员组成，有的由集团公司委托的项目管理公司工作人员组成。工程项目管理部（项目总代表） 综合业务办公室工程前期办公室施工管理办公室招标合同公办室办页码9/122.2.10.3项目部内设工程前期办公室、招标合同办公室、施工管理办公室和综合业务办公室等4个办事机构，分工办理项目部的各项业务。规模较小的开发项目，不具体设置上述办事机构，而设置相关工作岗位分工办理项目部的各项业务。2.2.10.4工程前期办公室（以下简称“前期办”）职责 1) 办理与工程项目相关的各项政府审批手续。2) 组织工程项目设计及勘察等前期工作。3) 制定工程项目前期工作计划并组织实施。2.2.10.5招标合同办公室（以下简称“合同办”）职责1) 办理工程设计、监理、施工、采购等招标工作。确认工程造价咨询机构对于招标标底的核定意见。2) 确认工程造价咨询机构对工程预算、供方报价单、工程结算和工程拨款的核定意见。3) 参加工程合同的谈判与草签；负责合同管理。4) 会同施工办办理集团公司供给设备和主要建筑材料的采购和控制。2.2.10.6 施工管理办公室（以下简称“施工办”）职责1) 审批施工单位的施工组织计划并对其实施情况进行监督。2) 审批监理公司的监理计划并对其实施情况进行监督。3) 与设计、勘察、施工、监理、配套部门保持及时沟通和配合，保证现场施工安全有序进行。页码10/124) 组织召开或协助监理公司组织召开工程现场会议；组织办理各阶段工程验收、工程竣工验收及移交工作。5）负责工程统计工作。2.2.10.7 综合业务办公室（以下简称“综合办”）职责1) 对项目部各办产生的全部工程项目文件归集、整理、保管并于工程竣工后向城建档案馆等部门移交。2) 办公设备和工作环境服务。3) 代供方办理工程价款的拨付手续等。2.2.11 售楼中心2.2.11.1售楼中心系集团公司自行销售所开发的商品房而设立的销售服务机构。售楼中心执行集团公司的销售策略和销售总体方案，制订并执行销售计划。售楼中心的职责：1）研究拟订集团公司销售策略、销售总体方案、销售计划等，经集团公司批准后执行。办理商品房销售前的准备工作。2）遵守销售人员行为规范，以人为本，为顾客提供全方位优质便捷的服务，确保整洁温馨的售楼环境和氛围。负责商品房销售合同的洽谈和签订，为顾客办理购房手续及贷款、入住的前期手续等。3）负责收集销售前及销售中顾客满意度调查信息并向房地产事业部反馈，配合房地产事业部处理有关事项。 页码11/124）负责商品房销售统计工作。5）办理集团公司交办的其他工作。2.2.11.2售楼中心负责人为售楼中心主任。售楼中心主任由总经理任命，领导售楼中心全面工作并对集团公司负责。2.3 其他管理职责各部门除2.2规定的质量管理职责外，根据工作需要制定部门内各岗位的详细职责和要求，形成岗位职责及资质要求，经总经理批准后执行。2.4公司最高管理层和各部门的质量管理工作职责所对应的质量管理体系要求条款，在以下质量管理职能分配表中予以划分：页码12/12序号要 求条 款 质量管理体系 要 求 内 容质 量 管 理 职 能 分 配总经理主管副总经理管理者代表房地产事业部办公室人力资源部投资发展部财务部资产管理部安技部工程项目管理部售楼中心14.1总要求24.2.3文件控制34.2.4记录控制45.1管理承诺55.2以顾客为关注焦点65.3-5.4.1质量方针/质量目标75.4.2质量管理体系策划85.5组织结构、职责、权限与沟通95.6管理评审106.1-6.2人力资源与培训116.3基础设施126.4工作环境137.1产品实现的策划147.2与顾客有关的过程157.3设计和开发167.4采购177.5.1生产和服务提供187.5.3标识和可追溯性197.5.4顾客财产207.5.5产品防护218.2.1顾客满意度监控228.2.2内部质量审核238.2.3过程的监视和测量248.2.4产品的监视和测量258.3不合格品控制268.4数据分析278.5持续改进说 明代表主要责任部门代表相关责任部门 页码1/13.0 范围、引用标准、术语和定义3.1范围3.1.1 总则本公司按照GB/T19001：2000 idt ISO9001：2000标准建立质量管理体系，在于确保稳定地提供满足顾客要求和适合法规要求的产品，并通过质量管理体系的有效运行，做到持续改进和预防不合格，从而达到增强顾客满意的目的。本公司房地产开发的产品包括民用住宅、公用建筑、商业服务设施等。3.1.2 应用GB/T19001：2000 idt ISO9001：2000质量管理体系要求，适用于本公司房地产的开发和销售、租赁活动，但因本公司房地产建设工程项目的设计、施工、监理、配套等过程全部委托外包单位实施，没有 “监视和测量装置的控制”，所以7.6条款予以删减。3.2 引用标准 本公司质量管理体系引用标准为： GB/T190012000 idt ISO9001：2000 质量管理体系要求3.3术语和定义采用ISO9000：2000 质量管理体系 基础和术语 中的术语和定义。页码1/64.0 质量管理体系4.1质量管理体系总要求本公司房地产的开发和销售、租赁活动按照GB/T19001-2000 idt ISO9001：2000标准建立质量管理体系，形成质量管理体系文件并严格按照文件实施和保持，持续改进其有效性。4.1.1本公司建立质量管理体系遵循以下八项质量管理原则：1）以顾客为关注的焦点 5）管理的系统方法2）领导作用 6）持续改进3）全员参与 7）基于事实的决策方法4）过程方法 8）与供方互利的关系4.1.2为使本公司房地产的开发和销售质量管理体系的有效实施和保持，应做到:4.1.2.1识别质量管理体系所需要的过程及其在组织内的应用。4.1.2.2确定这些过程的顺序和作用。4.1.2.3确定为确保这些过程有效运作和控制所需要的准则和方法。4.1.2.4确保可以获得必要的信息和资源，以支持这些过程的有效运作和监控。4.1.2.5测量、监控和分析这些过程。4.1.2.6实施必要的措施以实现过程所策划的结果和持续改进。4.1.3本公司房地产开发活动有以下业务选择外包方式：项目管理公司、设页码2/6计、监理、施工总承包、配套工程、物业管理、工程造价咨询及法律顾问等，按照供方选择评定程序，经济合同管理程序,工程项目过程管理程序予以控制。 4.2质量管理体系文件要求 质量手册层次1程 序 文 件层次2作 业 文 件层次3质 量 记 录层次44.2.1本公司房地产的开发和销售质量管理体系文件包括质量手册、程序文件、作业文件和质量记录等4个层次。文件层次如下图所示： 4.2.1.1质量手册 质量手册规定了本公司房地产的开发和销售的质量方针和质量目标，概括描述本公司房地产的开发和销售质量管理体系的各个过程和各部门的质量管理职责，是本公司建立质量管理体系的纲领性文件。 1）本公司质量手册第1版，由管理者代表组织编写，经总经理批准后发布实施。页码3/62）根据本公司的具体情况，没有“监视和测量装置的控制”过程，对7.6条款予以删减。删减理由已在本质量手册3.1.2条款予以说明。3）质量手册描述了过程顺序、过程相互关系和相关程序的引用。程序文件描述了每个过程的具体实施途径。作业文件描述了程序文件所涉及的过程细节。4）质量手册由集团公司办公室统一编号、发放和控制管理。5）为使质量手册内容与ISO9001：2000标准条款内容相对应，本质量手册从4.0开始章节号与ISO9001：2000标准条款号完全一致。4.2.1.2程序文件程序文件规定进行某项活动或过程的途径。程序文件共计18个；包括ISO9001：2000标准中要求必有的程序文件和本公司根据房地产开发活动的具体情况为控制过程的有效运作所制定的程序文件。4.2.1.3作业文件作业文件包括管理性作业文件和工程项目文件两大类。管理性作业文件包括程序文件实施细则、公司规章制度和规范、法律法规和质量记录一览表等。工程项目文件包括随着工程项目开发进展而形成的可行性研究报告、政府批件与信函、工程会议记录、工程图纸、工程合同、招投标文件，还包括商品房租售活动中形成的商品房买卖合同、存量房产租赁合同等资料。管理性作业文件及工程项目文件包括的具体文件范围见各分类目录。4.2.1.4质量记录质量记录包括ISO9001：2000标准中要求必须有的记录和本公司房地产开发质量管理体系所需要的记录表单。具体质量记录见汇编目录。页码4/64.2.1.5质量手册、程序文件和管理性作业文件统称体系管理性文件。4.2.2.质量手册与程序文件的引用关系表：序号质量手册章节(idt ISO9001：2000要求条款)程 序 文 件 名 称程序文件编号14.2.3体系管理性文件控制程序泰达/程序-0124.2.3工程项目文件控制程序泰达/程序-0234.2.4记录控制程序泰达/程序-0345.6管理评审程序泰达/程序-0456.1 6.2人员配备及培训程序泰达/程序-0567.1 房地产开发策划工作程序泰达/程序-0675.2 6.4 7.2 7.5商品房销售管理程序泰达/程序-0785.2 7.2 7.5存量房产租售管理程序泰达/程序-0897.4供方选择评定程序泰达/程序-09107.4经济合同管理程序泰达/程序-10117.5 工程项目前期工作程序泰达/程序-11127.5工程项目过程管理程序泰达/程序-12137.5 8.2.4工程竣工验收及移交程序泰达/程序-13145.2 8.2.1顾客满意度监控程序泰达/程序-14158.2.2内部质量审核程序泰达/程序-15168.2.3 8.2.4过程和产品的监视和测量程序泰达/程序-16178.3不合格控制程序泰达/程序-17188.5.2 8.5.3纠正和预防措施管理程序泰达/程序-18页码5/64.2.3文件控制4.2.3.1质量管理体系文件发布必须经过总经理批准，必要时对文件进行评审与更新，并再次通过批准。确保文件的有效性和适宜性，确保使用场所得到有效版本的适用文件。 4.2.3.2在管理者代表的领导下，房地产事业部组织质量管理体系文件内容修订与版本更新。4.2.3.3质量管理体系文件要标明版本、修订状态及“受控”标识，执行印鉴使用管理制度。应确保文件清晰，易于识别和检索。4.2.3.4本公司使用外来文件，包括法律法规一览表中规定的法律法规文件，必须审核其适用性，得到管理者代表批准后，纳入受控文件管理。4.2.3.5文件的发放应做签收记录，文件使用部门应妥善保管受控文件。作废文件应及时收回，收回的旧文件应立即销毁，如需保留应加盖“作