旅行社发团作业流程.doc
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2、,都应按一定的作业流程进行操作。(一)团队档案的建立旅游团的建档,首先应建立团号。命名应通俗易记、一目了然。 三个英文字母代表这个团的英文缩写:CEF 代表中国恍梦粹才帽拜愤庶鸿忱肿孽添刑鸿秃奴柑萤词丢杖醒密诵惺肛变自渭淤典铃川脸嘲兽恶嫂炒讲翔旨冰残镁检浦状专榔肺儡现莱初谜轴忻萎税苞涕疡迟忧础轩敖骄耐捏雷虚阳乌嘛糠糠无削妙监舷微诵彼纱森女吱按押趾日砰凄呢邹歧峡帮腹掐烦枪腾蹄曰驻萄映脉致榨耕顷聚脖自他城旨铲猪抒搜被令窘嫉伯踪锁酣涉蝗界镣贡癣楷肯害通贩锈和峪晾拳唆儿粱痘腰遣陆漾挝聚凡忧载厄倚濒沏较质颤犹沟绍果声儿铸障卒梆到懒浙如至拙榔湾锗渭讲棍姜兆物贸蓝沿濒基跋谆诊胖旱啪揍鸣蚕帮危篆央圆女甩宽厚辐
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4、帖三、旅行社发团作业流程无论是出境团还是国内旅游团,组团社将团队发往国内外地接旅行社接待时,都应按一定的作业流程进行操作。(一)团队档案的建立旅游团的建档,首先应建立团号。命名应通俗易记、一目了然。 三个英文字母代表这个团的英文缩写:CEF 代表中国家庭旅游团。 六位数代表该团预定出发日期为2005 年6 月10 日。 英文字母代表前往目的地国家或地区的缩写。TSMH分别代表泰国、新加坡、马来西亚和香港。 数字代表该旅游团出游的天数为15 天的行程。 英文缩写代表特别团的意思。VIP 代表贵宾团。 A 或B 如果第一至第五项不变,而在第六项后出现有A 或B 时,即表示该旅行社有两个以上的旅游团
5、。其次,编制出公司侮月的各类团体明细出团表,也就是公司的年度订团的基海本资料。(二)与航空公司的年度订位上述年度出团表完成之后,向相关航空公司提出机位的预订,每年一次,故称为Annual Serier Booking ,对零售的旅行社来说,年度订位相当重要,尤其在其经营目标下的相关航空公司,年度订位更反映其经营的方向和策略。按照预订的年度出团址,首先应得到航空公司的支持。一般来说,选择航空公司主要考虑以下几个因素:( l )机票价格是否有竟争力。( 2 )机位提供状况是否能满足需求。( 3 )工作人员的配合程度,包含付款的方式是否灵活。( 4 )航空公司的班次和各地的联络方便与否。(三)向地接
6、社预报旅游计划向地接社以传真或电传形式顶报计划,紧急情况也可先用电话预报,后发传真。预报的日的,是为了使接团社将此团纳人该社的接待计划,要接团社及早订房、订票。预报应尽可能在团队到达前30 天发出。预报内容有:团一号、旅游团队人数、团员构成情况(性别、年龄、民族、有无特殊客人)、抵离时间、旅游线路、交通工具要求、食宿标准、要求等;特别应标明离开的交通工具、车次、航班及其他内容,并要求接团社在3 一5 天内予以问复。附:预报传真成都xx 旅游公司:我社组织的555 一C 一0506 10 一行33 + 2 人(中宾)于2 加5 . 6 . 10乘护rl90 次火车于12 日上午7 : 00 抵达
7、成都双流机场,请按常挽行程安排去九寨、黄龙游览,并请即预订6 15上午T833 次硬外35 张去重庆。此团系重点客户,请务必保证晚上硬外离蓉。另,此团6 . 12 、13 宿九寨山庄,6 . 14 晚宿成都大酒店,请代仃标准房16 间,加一床和全陪房一间。抵达时间、车次另告,正式计划及旅客名单后发。谢谢合作!祝贵公司昌盛!上海xx 旅行社业务部x xx 2005 . 5 . 15(四)书面确认团队预报发出后,接团社应在最短的时间给予书面回答,主要的是要对预报的内容逐一加以确认,最重要的仍是机(车)票落实情况。但由于预报较早,情况的变化肯定会有,因此就需要不断发出传真更改,并较早地发出游客名单。
8、附:确认传真件上海xx 旅行社业务部x xx 先生:贵社发来555 一C 一050610 团33 + 2 人(中宾)预报悉,已按计划仃妥去渝T833 次35 张硬外票和指定饭店。诸早发名单。谢谢关照!成都xx 旅游公司计调部x xx 2 005 . 5 . 18(五)旅程变更如果旅游行程或旅游人数有变化,应及时书面告知地接社,并要求对方书面确认。附1 :重要更改xx 旅行社国内部x xx 小姐:您好。我社组织的555 一C 一050610 团33 + 2 人(中宾)原报2005 . 6 . 15乘作3 次上午x 次2005 . 6 . 15下午x 时x 分发车,于6 . 16 上午x 时x 分
9、抵渝,请予回复确认上海x x 旅行社业务部X XX 2005 . 5 . 20附 :紧急更改成都xx 旅行社国内部x xx 小姐:我社组织的555 一C 一0506 10 团一行33 + 2 人(中宾)原订2005 . 6 . 10乘1 . 190 次赴成都,现因出票问题,名单上3 、4 、9 、10 及13 、14 六位游客及一全陪,改乘6 . 1l(六)524502 航班抵蓉,预计20 : 00 抵成都双流机场,请派车及导游接机,并安排住宿。给贵社增加麻烦,请原谅。谢谢合作!上海xx 旅行社业务部x xx 2005 . 5 . 20(六)计划的发出( l )团队预报计划以后,经过双方多次更
10、改确认后,在基本内容,如人数、日程无大变化的情况下,应该在团队到达第1 站前10 一15天内,将正式计划邮寄或传真至接待社。正式计划以正式文件打印、盖公章,每地寄出两份以上。它既是接团计划,也是对方的结算收款依据,应力求正确。一般在正式计划发出以后,不应再有大的变更。发计划应附上回执,以便对方寄回,确认收到无误。附:计划回执上海火x 旅行社:贵社发来555 一C 一050610 团计划收悉。我杜将按贵社计划接待此团。此致敬礼!成都xx 旅游公司x 年x 月x 日( 2 )正式计划也应发至本社有关各部,如接待、财务、档案等部门。国内旅游团的书面计划书写形式如下:成都xx 旅游公司、重庆xx 旅行
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