组织结构与设计.doc

第十章 组织结构与设计一、组织结构的定义1.组织工作为什么很重要？ 答：结构与设计之所以对一个组织如此重要，是因为它明确了什么是期望完成的工作；将工作予以合理划分，以避免重复、浪费、冲突和资源的滥用；规定工作活动的合理流程；建立沟通渠道；提供协调机制；使各项工作活动专注于完成目标；强化计划和控制。管理者需要找出那种能支持和促进员工有效地完成组织任务的结构设计方案既要取得高效率，又能保持灵活性，这些都是在当今动态环境中经营的企业成功所必需的。注：组织工作定义为一个组织结构的创设过程。对管理者的挑战是，如何设计出一个组织结构，使员工能卓有成效地开展工作。组织结构是组织中正式确定的使工作任务得以分解、组合和协调的框架体系。管理者在发展或变革一个组织的结构时，他们就在开展组织设计工作。组织设计是一个涉及六方面关键要素的过程：工作专门化、部门化、指挥链、管理跨度、集权与分权、正规化。2.工作专门化有什么优缺点？ 答：“工作专门化”一词被用来描述组织中的任务被划分为各项专门工作的程度。工作专门化的实质是，不是将整项任务交由某个人承担，而是将之细分为若干步骤，每一步骤由一个单独的个人来完成。各个员工都仅专门从事某一部分的活动而不是全部活动。20世纪上半叶，管理者将工作专门化视为提高生产率的一个不尽的源泉。但是到了60年代，在一些工作中出现了一个转折点，由工作专门化带来的人员非经济性，如厌倦、疲劳、劣质品、常旷工、高离职流动率等等缺陷，远远超过了专门化的经济优势。（注：在这种情况下，可以通过工作的扩大化，而不是缩小工作活动的范围，来改进员工的生产率。此外，管理者发现，给予员工多种工作去做，允许他们完成一项完整而全面的任务，以及将他们组合到一个需要互换技能的工作团队中，这些措施通常能在增强员工满意感的同时使产量获得明显的提高。） 当今，绝大多数管理人员认识到，工作专门化虽然是一个重要的组织方式，但不是一个能无止境地提高生产率的办法，过度专门化会导致问题的产生。3.描述管理者可用来对工作活动进行部门化的主要方式。 答：部门化反映将若干职位组合在一起以完成组织目标的方式。有五种通用的部门化方式：职能部门化：依据所履行的职能来组合工作；产品部门化：是依据产品线来组合工作；过程部门化：是依据产品或顾客流来组合工作，使各项工作活动沿着处理产品或为顾客提供服务的工艺过程的顺序来组织；地区部门化：是按照地理区域进行工作的组合；顾客部门化：是依据共同的顾客来组合工作，这组顾客具有某类相同的需要或问题，要由相应的专家才能更好地予以满足。 大型组织通常需要将上述大部分的或全部的部门化方式结合起来使用。注：在部门化方面，最近出现了两种趋势：一是顾客部门化愈来愈得到普遍使用，被认为是能更好地监控顾客的需要并能对其需要变化作出更好的反应的一种部门化方式。另一种趋势是，跨职能团队愈来愈受到管理者的青睐。这是将各专业领域的专家们组合在一起协同工作。4.指挥链和管理跨度如何在组织工作中得到应用？ 答：指挥链指挥链是指从组织高层延伸到基层的这样一条持续的职权线，它界定了谁向谁报告工作。在讨论指挥链时离不开三个相关的概念：职权、职责，以及统一指挥。职权是指管理职务所固有的发布命令和希望命令得到执行的这样一种权力。对完成任务的期待或义务就是职责。统一指挥原则（法约尔），它是指每个下属应当而且只能向一个上级主管直接报告工作。不遵循统一指挥原则，让多个上级发出冲突的命令或优先处理要求，会造成许多问题。管理跨度管理者能够有效地直接指挥的下级数量，它在很大程度上决定了组织中管理层次的数目及管理人员的数量。假定其他条件不变，管理跨度越宽或者说越大，则组织就越有效率从成本角度看，宽跨度明显地是更有效率的。但超过了某一点，宽跨度会导致管理效果降低，下属员工的绩效会因为管理者没有足够的时间提供必要的指导和支持而受到影响。补充：由于信息技术的发展及加大对员工的授权，指挥链、职权、职责、统一指挥这些概念在当今被认为相对不那么重要了，越来越多的组织使用自我管理的跨职能团队以及在新型的组织设计中更多地引入“多头领导”体制。补充：许多因素影响着一个管理者能既有效率又有效果地管理的下属人员的合适数量：工作能力：包括管理者和下属人员的技能和能力；工作内容和性质：所要完成的工作的特性，下属工作任务的相似性，任务的复杂性，使用标准程序的程度；工作条件：下属工作地点的相近性，组织管理信息系统的先进程度；工作环境环境越不稳定，跨度越小；其他：组织文化的凝聚力；以及管理者偏好的管理风格等。5.描述影响组织更多地集权或分权的因素。 答：影响因素有：经营环境条件和业务活动性质；组织的规模和空间分布广度；决策的重要性和低层管理者的素质与意愿；对方针政策一致性的要求和现代控制手段的使用情况；组织的历史和领导者的个性。注：集权化反映决策集中于组织中某一点的程度。与此相比，要是低层人员提供了更多的决策投入，或者实际上可以作出决策，那么，组织的分权化程度就越高，分权化是指低层人员提供决策投入或者实际作出决策的程度。请注意，集权或分权只是一个相对的概念，而不是绝对的两极。当前已出现的一个明显趋势是下授决策权，这是与力图使组织具有灵活性和反应能力的努力相一致的。尤其是在大型企业中，地层管理者最接近采取行动的地方，通常比高层管理者对问题及其解决的办法有更细致的认识。6.在组织结构中，正规化起着什么样的作用？ 答：正规化指组织中各项工作标准化以及员工行为受规则和程序约束的程度。要是一项工作是高度正规化的，则承担这项工作的人员就对做什么、何时做以及如何做等没有什么自主权。由于员工被要求以完全相同的方式处理同样的投入，因而能产生一致的、统一的产出。高度正规化的组织有明确的职位说明，许多的规则条例，对工作过程定立明确的程序。标准化不仅取消了员工采取其他行为方式的可能性，而且甚至连员工思考是否还有其他的方式也显得多余。注：在不同的组织中，正规化程度有很大差别。即便在同一个组织内，正规化程度也可能不同。二、组织设计决策7.描述机械式与有机式组织的差别。 答：机械式组织是一种刻板的严密控制的结构。其特征是：高度的专门化、广泛的部门化、窄管理跨度、高度正规化、有限的信息沟通（大多是下行沟通）、基层员工很少参与决策。机械式的组织结构犹如高效率的机器，以规则条例、工作标准化和同一模式的控制作为润滑剂。绝大多数大型公司和政府机构都至少在一定程度上有这些机械式结构特点。 有机式组织是一种灵活的具有高度适应性的结构。因为不具有标准化的工作和规则条例，所以有机式组织具有灵活性，能根据需要迅速地作出调整。虽有劳动分工，但人们所做的工作并不是标准化的。且员工的良好训练使正规化和严密的管理控制称为不必要。注：影响组织设计的四个权变因素是：组织的战略、规模、技术，以及环境的不确定性。8.概括说明战略结构关系。 答：组织结构应该促进组织目标的实现。因为目标是由组织的战略决定的，所以，应使战略与结构紧密配合，特别是结构应当服从战略。绝大多数现有的的战略分析框架倾向于集中考察三个维度：创新，反映组织对有意义的、独到的创新的追求；成本最低，反映组织对严格控制成本的追求；模仿，反映组织通过仿效市场上的领先者，力求使风险最小化而盈利机会最大化。那么，什么样的结构设计能与各种战略最佳匹配？创新者需要有机式结构提供灵活性和自由流动的信息；成本最低者则努力通过机械式结构取得高效率、稳定性和严密的控制；模仿者同时使用这两种结构，一方面通过机械式结构保持紧密的控制和低成本，另一方面又借助有机式结构寻求新的创新方向。9.组织的规模如何影响结构？ 答：组织的规模明显地影响着结构。大型组织倾向于比小型组织具有更高程度的专门化、部门化和集权化，规则条例也更多。但是，这种关系并不是线性的，而是规模对结构的影响程度在逐渐减弱。也即随着组织的扩大，规模的影响愈益不重要。10-12（书中缺题目）归纳如下：技术与结构：任何组织都需要采取某种技术，将投入转换为产出。每一个组织都代表一种不同类型的技术。按照生产批量的规模将企业区分为三种类型，这三种类型反映三种不同的技术，它们在技术复杂程度上渐次提高。单件生产（最有效的结构：有机式）代表的式单件或小批量的生产。大批量生产（机械式）也就是大批、大量的生产。连续生产（有机式）技术最复杂，反映连续流程的生产。一般地说，技术愈是常规化的，结构就愈显示出标准化的机械式特征。组织越是采用非常规化的技术，就越可能实行有机式结构。环境不确定性与结构：因为不确定性威胁着组织的绩效，管理者都试图减少这种不确定性。而组织结构的调适就是减少环境不确定性的一种措施。环境不确定性程度越大，越需要有机式设计所提供的灵活性。反之，在稳定、简单的环境中，机械式设计倾向于最有效。现在，由于全球的竞争，由竞争者推动的日益加速的产品创新，以及顾客对高品质和快速交货的越来越高的要求，这些都是环境因素动态性的表现，许多管理人员将他们的组织改组为精干、快速和灵活的。机械式组织并不适合于对环境的快速变化和不确定性作出反应。因此，我们看到了组织的设计更加有机化。三、常见的组织设计13.简单结构何时可以成为一种理想的组织设计？ 答：绝大多数企业始于新创的事业，因而采取由所有者和员工组成的简单结构。所谓简单结构就是一种低度部门化、宽管理跨度，职权集中于一个人手中，且正规化程度低的组织设计。这种结构在所有者与经营者合一的小企业中得到最广泛的应用。 出于选择或设计，许多组织并没有长时期保持简单结构，随着员工的增多，结构通常会变成更具专门化和正规化的特征。14.对比职能型和事业型组织。 答：职能型结构是一种将相似或相关职业的专家们组合在一起的组织设计，它是将职能划分部门的方法应用到整个组织范围而设计出来的。事业部型结构是一种由相对独立的单位或事业部组成的组织结构。在这种设计下，每个单位或事业部拥有较大的自主权，事业部经理对本单位的绩效负责，同时拥有战略和运营决策的权力。公司总部通常扮演业务外部监管者的角色，协调和控制各事业部的活动，同时也提供诸如财务和法律方面的支援服务。15.传统的组织设计有什么优缺点？ 答：常见的几种传统组织设计的优缺点：简单结构优点：快速、灵活；维持成本低、责任明确； 缺点：对成长后的组织不适用，且过于依赖个人是有风险的。职能型结构优点：专门化带来成本节约的好处（如规模经济、减少人员和资源的重复配置）；员工会喜欢与其他完成相似任务的人在一起； 缺点：追求职能目标会导致管理者看不到组织整体的最佳利益；职能专家相互隔离，横向联系差。事业部型结构优点：强调结果事业部经理对特定产品或服务的经营负责；把总公司从日常经营中解放出来；分部有权利于积极性；灵活应付市场；保证总公司稳步发展；有利于培养高级管理人才； 缺点：活动和资源重复配置导致成本上升、效率降低；总部对分部的监督问题；分部间协调难；若公司小经济上不合算。注：传统的层级制机构设计常常不能适应企业所面临的愈益动态和复杂化的环境。作为对市场对简约、灵活和创新要求的应对之策，管理者们正在寻找各种创造性的办法来构建和安排组织中的工作，力图使组织能对顾客、员工及其他利益相关者的要求作出更好的反应。以下是现代的组织设计：16.试描述基于团队的结构。 答：在基于团队的结构中，整个组织是由执行组织的各项任务的工作小组或团队组成。许多组织都正在运用团队结构，因为这种结构打破了部门壁垒，并将决策权下放到工作团队层次。很显然，在这样的结构中，对员工的授权非常关键。换句话说，这种组织已不存在从高层至基层间的管理职权链。相反，员工团队可以自由地以他们认为最好的方式来安排工作。团队也对其所负责领域的所有工作活动及结果负责任。 （注：在一些大型组织中，团队结构是与通常的职能型结构或事业型结构的结合，这促使组织在获得行政式机构的效率性的同时，还拥有团队结构的灵活性。）17.比较矩阵型结构和项目型结构的异同点。 答：两者都目的性、协调性好。矩阵型结构是指从各职能部门中抽调有关专家，分派他们在一个或多个由项目经理领导的项目小组中工作的这样一种组织设计。是项目小组的长期化。 （补充：横轴传统职能部门；纵轴多个项目。关于矩阵设计的一个特点是，它创设了双重指挥链，这明显地是对古典的“统一指挥”组织原则的违背。矩阵型组织中的员工有两个上司：职能部门的经理（拥有与实现该项目目标相关的职权）和所工作的产品或项目小组的经理（晋升、工薪建议和年度评价等决策）。两位经理共同享有职权。项目经理和职能经理必须经常保持沟通，并协调他们对所属共同员工提出的工作要求，共同解决冲突。） 项目型结构：项目结构是一种员工持续地变换工作的项目小组的组织设计。即为了完成特定的任务而临时招集在一起。与矩阵型结构不同，项目型结构不设正式的职能部门，矩阵型结构中完成了某一项目的员工可以回到所属的职能部门，而项目型结构中的员工则是直接带着他们的技巧、能力和经验到另一项目工作。此外，项目型结构中的所有工作活动都是由员工团队承担的。 （注：项目型结构通常是极富流动性和灵活性的一种组织设计。它没有了职能部门的划分和刻板的组织层级，因而避免了决策和采取行动迟缓的问题。管理者成为促进者、导师和教练这样的人物，他们“服务”于项目团队，帮助取消或减弱组织壁垒，确保团队取得有效完成工作所需的各种资源。）18.在什么情况下组织可以按内部自治单位来设计结构？ 答：内部自治单位是指独立的分权化经营的单位，每一单位都有自己的产品、顾客和竞争对手，都对其利润目标负责。与事业部的一个关键区别就是这些单位是自治的。内部自治单位结构不会有事业部型结构中常见的那种集权式的控制或者资源的集中分配。19.什么是无边界组织？ 答：无边界组织是指其横向的、纵向的或外部的边界不由某种预先设定的结构所限定或定义的这样一种组织设计。在今天的环境中要最有效地运营，就必须保持灵活性和非结构化。无边界组织力图取缔指挥链，保持合适的管理跨度，以授权的团队取代部门。20.说明在无边界组织中哪些组织边界被取消或减弱？ 答：横向边界是由工作专门化和部门专门化形成的，纵向边界是将员工划归于不同组织层级的结果，而外部边界则是将组织与其顾客、供应商及其他利益相关者分离开来的隔墙。通过运用诸如跨层级团队和参与式决策等结构性手段，可以取消组织的纵向垂直边界，从而使层级结构扁平化。管理者还可以通过跨职能团队以及围绕工作流程而不是职能部门组织相关的工作活动这些方式，取消组织的横向边界。另外，可通过与供应商建立战略联盟，或者通过体现价值链管理思想的顾客与企业联系手段等削弱或取消组织的外部边界。21.描述学习型组织的特征。 答：学习型组织的主要特征表现在：组织设计无边界，团队，授权；信息共享开放，及时，精确；领导力共同的愿境，协作；组织文化强互动关系，团队意识，关爱，信任。补充：学习型组织是指由于所有组织成员都积极参与到与工作有关问题的识别与解决中，从而使组织形成了持续适应和变革能力的这样一种组织。在学习型组织中，员工们通过不断地获取和共享新知识，参加到组织的知识管理中来，并有意愿将其知识用于制定决策或做好他们的工作。总述：总之，不论管理者为他们的组织选择了何种结构设计，这一设计都应该能帮助员工们以他们所能做到的最好方式、最有效率和效果地完成工作。结构设计要能帮助而不是阻碍组织的成员们有效地开展工作。毕竟，结构是实现目标的手段。