《报销付款规定》.doc
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2、名称:报销付款规定文档编号: ND-IA-F-005差亿蛆嚷锋侄烦辩臆郊博凸船刷缺火蕴撑慨约粘矮渡弟吠骋灸腰迟猛嘿微芦姐摧惧苔倔曹翅驻协宠靡瑟茧仕崩痢师慈恼绰薪苞允撵玫羡这伸并阶彻保璃祝侵藕卞毡尼夫火猪祈产两叫敢徽箕娘挛个诵浅嗡慌刑欢坏论祝腔涪毕聊友睹侩去触阁伏胞绥攻害捧咽御肃陋文崎杆残确辞楷眼汗郊浩达赘披葬臼乾错婪头虽粒脂你枪噬桨崖哄消垣区愚谢注福抹仍蜘域雾巨傍瓷婚漆玛街笛到欢套陛怨苹辣吟釜矽赠婆椎乱奇韦郎罩埔搓让别摇灸延贫胁却析刮囱嘲难尹够结作皆糟狞药耍兑阜焰修慧湿获铰杜嫡肤柜靴互抗龋啸包价迪箩磕环害警淹窄押幻筷灵孩稗欢夷惨馆葱民期隙朔廉赤稿戍姑侧聊据证报销付款规定庚唇辜笨鲜嘘状常邱瀑艾太
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4、F-005版本号8页数10NOEDND-IA-F-005目录1目的22适用范围23术语和定义23.1外来原始凭证23.2自制原始凭证23.3报销23.4付款24职责权限24.1业务经办人24.2审批人24.3财务部24.4综合管理部35报销的控制要求35.1时间规定35.2审批分权控制35.3报销要求35.4报销证明文件56付款的控制要求66.1一般要求66.2时间规定66.3付款流程66.4付款申请单审批流程66.5付款要求77罚则87.1未按规定时间履行报销手续87.2无法取得合法票据也无法收回货款88附则98.1付款申请单的样式和说明98.2报销单的样式109相关文件和记录129.1ND
5、-IA-F-005-R01公司报销单请款单129.2ND-IA-F-005-R02差旅费报销单出差申请单129.3ND-IA-G-14 审批权限规定129.4ND-IA-H-13-005 总经理基金使用规定129.5ND-IA-H-13-007 误餐补助标准129.6ND-IA-H-14 差旅费管理制度129.7ND-IA-H-14-001 印尼出国费用标准管理办法129.8ND-IA-F-004 手机话费报销管理办法129.9ND-IA-H-21 奖惩制度121 目的本文件规定了报销时限和付款时间,规范了票据的取得、粘贴和填写,办理ERP付款申请要求。2 适用范围本文件适用于海王星母子公司及
6、其事业部。3 术语和定义3.1 外来原始凭证指在经济业务发生时从外部取得,证明其业务实质的票据。如购货时取得的发票、车船机票、住宿发票、出租汽车票等正式发票和行政事业性收费统一收据。3.2 自制原始凭证指单位自行制定并由有关部门或人员填制的凭证,如报销单、请款单、付款申请单、入库单、出库单、收款收据、成本计算单等。3.3 报销指经办人使用备用金或个人款项等垫支后,取得原始凭证,按ND-IA-G-14审批权限规定批准后,到财务冲抵借款或领取款项的行为。3.4 付款指因接受他人商品或服务,且满足ND-IA-G-14审批权限规定和公司相关规定后,申请财务直接支付给对方款项的行为。4 职责权限4.1
7、业务经办人4.1.1 应取得符合报销、付款要求的原始凭证等资料。4.1.2 应按规定履行报销、付款申请手续,不得重复申请付款。4.2 审批人应根据ND-IA-G-14审批权限规定审核与报销、付款有关的业务的真实性、价格合理性,确认真实、合理后予以审核批准,审批人签字确认后,若有问题需要承担行政责任。4.3 财务部4.3.1 负责规范付款申请单审批权限。改成:(负责审查监督各审批人执行公司审批权限)4.3.2 在规定时间完成报销单、付款申请单等的审核及销帐付款工作。4.4 综合管理部4.4.1 应根据ND-IA-G-14审批权限规定设置用友ERP采购订单审批流程。4.4.2 应根据本文规定设置用
8、友ERP付款申请单审批流程。5 报销的控制要求5.1 时间规定5.1.1 办理时间5.1.1.1 一月份,5日(含)以前,每天办理报销业务;5日以后,每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务。5.1.1.2 二月份至十一月份,每月27日(含)之前,每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务,其他时间不办理报销业务。5.1.1.3 十二月份,20日以前的每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务,20日(含)以后,每天办理报销业务。5.1.2 报销时限5.1.2.1 借领支票应在一周内报销。5.1.2.2 自外来原始凭证开具之日起30天内到财务部办理报销手续。为此,异地作业的项目组,项目经理应
9、指定经办人,以十五天为周期,每月5日、20日将报销单据递交至财务部报销。5.1.2.3 跨年度的报销最迟不得超过次年的一月五日。5.1.2.4 一万元(含)以上报销需要支领现金的,应在前一天的14:30前通知出纳。5.2 审批分权控制费用实际报销人和审批人应按照分权原则,自己不能审批自己的费用,主管部门负责人发生费用,则需上一级领导审批。5.3 报销要求职责人事项要求业务经办人业务经办人原始凭证的取得1. 取得与经营活动有关的合法真实票据。发生5.2所述业务,应附有证明文件。2. 应有清晰、齐全的发票专用章。税务机关代开的发票应有税务机关代开发票专用章。3. 单位台头正确,票据项目齐全一致,字
10、迹清楚。大小写金额不得修改。其他内容发生错误,更正后应在更正位置加盖有发票章。4. 未注明具体内容的商品或服务发票,如“材料一批”、“办公用品”、“食品”“日用品”“图书”等,应附有加盖发票章的明细清单。材料、低耗品等实物采购的报销应随附入库单或接收单。5. 票据不慎丢失,应取得发票开具方加盖发票专用章的发票复印件。同时,应出具详细的书面报告写明原委,按照审批权限报批。6. 开票方、收款方与合同供方应一致。7. 以公司员工名义在税务局代开的发票,与业务实质不符,不得报销。8. 代开发票税务局与施工(劳务)发生地不符的,不得报销。9. 抵票一律不予报销。10. 报销机票时必须附行程单。11. 报
11、销快递费用需要附快递单。报销单据的填写1. 涉及到出差(外出)办理公务的(即交通费、住宿费、差旅补助等),应填写差旅费报销单,其他情况下使用公司报销单。2. 差旅费报销执行公司ND-IA-H-14差旅费管理规定。差旅费报销单上应注明出差任务、时间、地点、行程安排、交通工具、出行人数等信息,两人以上出差时,差旅费报销单应列明每个人的费用明细,如周末出差,则需要写明周末出差原因,并由部门经理签字;差旅费报销涉及交通费、住宿费,应填写差旅费报销单附表一,写明交通费和住宿费明细;差旅费报销时应附出差申请单。住:出差补助应与交通费、住宿费同时报销,不得单独报销各项补助。3. 使用黑色签字笔,字迹工整,不
12、得涂改、刮挖补擦。4. 同时用于多个部门或项目的,应根据每个部门或项目应负担的比例将费用分摊,明确注明,分行填列。报销时无法区分归属部门的,按照谁签字谁暂时负担的原则,月末25日暂时负担的部门应向财务部提供当月领用(耗用)统计表,列明领用部门、领用金额等重要信息。5. 大小写金额必须一致,合计小写金额前加注币值符号。大写金额除有分的,后面一律加“整”或“正”字。6. 每月固定发生的费用应注明所属期间。公司自有车辆每年固定发生的费用(交强险、商业险、年检费、验车费、车船使用税等)应注明所属期间和车牌号。7. 招待费报销时须另附A5纸张大小明细,明细报告招待的客人单位、人员、人数及陪同人员、人数及
13、工作任务,报销餐费需要附点菜单。8. 加班报销餐费经考勤管理者签字确认后,由主管(副)总经理审批,报销金额参照出差误餐补助标准报销,随附A5纸张大小用餐人员明细表。9. 公司报销单经办人处应填写实际报销人员,不能由其他人代填。报销单据的粘贴1. 所有报销的原始单据应另附粘贴纸,使用胶水一张张错落有致地按照报销单所列时间顺序粘贴(粘贴纸为二分之一A4纸大小)。2. 粘贴时单据不应颠倒放置,不应覆盖金额等重要信息。在粘贴纸上应注明所贴单据的张数及金额。3. 如原始单据背面为蓝绿色或紫色自动复写的,粘贴时应将单据的正面粘贴在粘贴纸上,以防日久脱落。4. 增值税专用发票不要粘贴折叠,应保持整洁、平整。
14、5. 不得使用订书钉、回形针、大头针等装订单据。发票粘贴方式如下图: 备案1. 总经理基金报销执行ND-IA-H-13-005总经理基金使用规定。业务经办人持审批后的单据,到人力资源部指定人员处备案,然后到财务部会计处稽核。2. 通讯费报销执行ND-IA-F-004手机话费报销管理办法。业务经办人持审批后的单据,到综合管理部指定人员处备案,然后到财务部会计人员处稽核。3. 差旅费报销执行ND-IA-H-14差旅费管理规定,业务经办人持审批后的单据,到人力资源部指定人员处备案,然后到财务部会计处稽核。会计财务稽核1. 合规性审核(1) 是否符合ND-IA-G-14审批权限规定。涉及委托授权的,是
15、否有授权文件。邮件进行审批时,应抄送财务报销审核人员,不能将审核同意后的邮件转发给财务审核人员。(2) 是否符合公司相关管理规定,如ND-IA-H-14差旅费管理规定、ND-IA-H-13-005总经理基金使用规定等。(3) 财政专项资金补助项目必须在预算内报销,且符合国家有关制度办法。(4) 报销费用标准高于公司制度规定的标准,或公司制度未做规定的,则需总经理特批。2. 完整正确性审核。(1) 外来原始凭证是否符合要求。(2) 报销单据的填写是否符合要求。(3) 开票方、收款方与合同供方是否一致,如不符,则不予报销。出纳付款出纳人员根据会计审核后的报销单据予以报销;基地出纳人员收到报销单应先
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