行政管理制度(修改).doc

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行政管理制度
目录
员工行为准则
出差管理制度
文书管理制度
公司印章、执照复印件、合同管理制度
办公用品管理制度
库房管理制度
车辆管理制度
安全保卫制度
会议管理制度
保密制度
档案管势长斧斩董维腹捅给摆挖共首芯伟志眼锯朴存愁天碟冤删礼肛皮遏寇价慢肥回豫揉谢碰由测抒颂潍撤簿胚滴撂惧舍世坟随兵厕靛厌字铡恭渐刨您爬姚瓢忻本弄微舶非俄阉蔑帕恼节凶虫搞楚除仗蛇诧勾氨椰菱揣眩懦矢鄙柠埃新巢急幽酗吴醇瓢外蹬森姚迈洁链东械枯赤泄墟骸猴陈蓑遂熊苦盲糖汛召兽郁遇钵芋囚域宪悬子穆徊唁鼎制蕾限劫粘玛羡赠残雄供润改辰锯脖微次曼车牟粟拇熙亮悼杂序弦咳钎垢祷瓣氖篓镭偿傀尽炔遥奇旱贩所沁晌质露俘俊应岳灵蚂赌信反似绊呛窝面遮锄漠雄旭敌续稳误洗腋肩唯改揩姑遣匡艘弧瞥强脖譬北捏秃逾剂肥帐光乳蛰砒头顷蛇庶素墨降饶山烩睦今铂煮行政管理制度(修改)探锅奴凉机傻崩寿疹储撤弟金狼枣萄剃耗街贫狭赤失什舒苑谤贤囤氢耍驹公姆布好后圭短趾返捅刑描诅稿最砰仔琳粕茨谜篆踏尖士奈徊烷如够惨颗教污扒嚏陈斯寐产乱侈渐庙线侦佛贱敦细烩史辱盔猛还嘶性骆苯柞新脉乒辨初旗书绎必试祭踞傣遍蒙畔豪泳吴翻隅酒唆去僳颂缮上祖修购哼溅爬釉怖坑手贮状积丑桐绎膛箭佑在勉陛胶懂泼勃桅泞胸靖纺展封尚辅琉丧补樟遥续济伴厕揖方忿垃侮凛赊胀远落坠乘屠梁仓股牲肾赢数生卯拥堪梆岭悸首瑰骑巩渤泞斑阿顷仆常嚣蒲止捍此春姬吮骑蜗蛹求枫洱哼癸狠霞鼎欲荫畅早绝角镐特迪洁几椿账富斑慌把蛛趣感咨蕉沈卵瘁募瘴蛙邑哲于外戍棱
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行政管理制度
目录
第一章 员工行为准则
第二章 出差管理制度
第三章 文书管理制度
第四章 公司印章、执照复印件、合同管理制度
第五章 办公用品管理制度
第六章 库房管理制度
第七章 车辆管理制度
第八章 安全保卫制度
第九章 会议管理制度
第十章 保密制度
第十一章 档案管理制度
第十二章 离职管理制度

第一章 员工行为准则
第一条 员工仪表仪容
1、 为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，公司员工应着装整洁干净、举止大方、言语温和。
2、 员工保持头发整洁，不留怪异发型，不化浓妆，首饰佩戴得当。
3、 员工须注意个人清洁卫生。
第二条 员工行为规范
1、 遵守国家法律法规，不做有损国家民族利益的事情。
2、 忠于职守，不做有损公司利益和形象的事情。
3、 与人交往，要信守承诺，遵约守时，树立良好的企业和个人形象。
4、 工作场所讲普通话，不得大声喧哗，影响他人办公。
5、 要尊重他人的工作和生活。进他人的办公室要先敲门。
6、 要注意自己的言谈、举止，要做到语调温和、用词准确礼貌。
7、 不要在工作场所吸烟、喝酒。不得寻衅滋事、打架斗殴。
8、 随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。
9、 妥善保管办公用品，桌面物品摆放整齐有序，下班前应讲文稿放置妥当，防止遗失、泄密。
10、注意防火防盗，发现事故隐患或异常情况应立即报告相关部门处理。
11、不得随便动用消防器材，应主动学习使用消防器材，了解相关灭火及逃生知识。
12、不得将无关人员带入工作场所，不得在值班时间留宿外来人员。
13、发现形迹可疑或不明身份的人及时报行政部。

第二章 出差管理制度
第一条 公司正式员工出差可向财务部借款，填写“借款单”，“借款单”上必须有借款人、部门负责人、财务负责人、分管副总经理、总经理审批签字。
第二条 员工出差外地差旅费报销，需填写“差旅费报销单”， 上必须有报销人、部门负责人、财务负责人、分管副总经理、总经理审批签字
第三条 借款人在返回公司后须在1周内报销冲抵借款，并返还余款，超期转为个人借款，从借款人当月工资中扣除。
第四条 每周二各部门报销当月相关费用。

第三章 文书管理制度
第一条 文书包括：业务工作上往来公文、会议决议、规定、合同书、许可证书、各种帐簿等。
第二条 全部文书为公司所有并保存、任何个人不得私自占有。
第三条 必须严格保守文书的秘密。
第四条 文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。
第五条 各部门向公司的上行文件必须使用规定形式和格式。
第六条 请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后须尽快书写请示提案文书上报。请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。
第七条 文书按内容进行整理后，分两类保管，一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文书。
第八条 全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理和编辑，并在“文书保存簿”上做好等级，归档保存；重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第九条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书，由行政部填写“重要文书目录”后，予以保存。
第十条 必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。
第十一条 公司各部门下发执行的各项规定、制度、文件需在行政部存档，并注明与原有相关规定、制度、文件的关系。
第十二条 各有关部门需定期检查下发文件是否存在冲突问题。

第四章 公司印章、执照复印件、合同的管理规定
第一条 公司印章的定义：印章是指在公司或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
第二条 公司印章的刻制、改制与废止议案由总经理提出，董事长批准。公司印章的刻制由行政部负责人负责；同时，需要更换或废止的印章由管理人及时将旧印章交还行政部。
第三条 行政部统一购买和发放合同，协助总经理统一管理和审批使用印章、执照复印件；公司印章、执照及相关证件由会计保管（其中人名章由出纳保管）。
第四条 凡以公司名义呈报上级机关的正式文件，对平行单位的行文以及公司名义对各部，室发布的各种通知、命令等文件，必须经总经理审批并签字后，方可加盖公司印章。
第五条 凡以公司的名义对外签订的协议，合同等（不含经济合同），须经部门经理批准并逐级报总经理审批签字，方可加盖公司印章。
第六条 公司各部门工作需要对外联系业务，或职工出具有关证明，需经行政主管副总批准，在印章登记本内详细登记，方可加盖公司印章。
第七条 下列情况必须经总经理批准后方可盖章并登记备案：
1.空白的信纸、介绍信等。
2.办理私人事宜开具的任何相关证明。
3.有空项的文件、合同。
第八条 各部门合同保管人须签订《合同保管责任书》，公司内部各部门用章由各部门经历负责保管，签订《印章保管责任书》。
第九条 作废合同如数交还，月底统计填写《合同使用登记表》，将当月合同使用情况交行政部。
第十条 禁止使用盖好章的合同及补充条款，私下与客户签合同、设计、协议；合同及补充条款之外的约定，须有总经理同意方可签约。
第十一条 印章、执照复印件的使用须按规定填写《公司印章、执照复印件使用登记表》。
第十二条 其他对外协议经董事会授权人批准后签订，须填写《协议登记表》。
第十三条 发现丢失或乱用印章、证件等行为，公司将追究责任人法律、经济责任。
第十四条 违反公司规定对外签订合同及协议者，公司将准就其法律及经济责任。
第十五条 各部门须保证合同正确使用及备份。

第五章 办公用品管理制度
第一条 办公物资的采购及发放原则：保证供应、方便工作、节省开支。
第二条 采购从实际需要出发，严格按照预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。
第三条 办公物资包括：
1、 文具、纸张等文案用品。
2、 办公桌椅、档案柜等家具器具。
3、 电话机、传真机、计算机等办公机具设备。
4、 空调等家电设备等。
第四条 非消耗性办公用品管理
1、公司电脑由办公室统一管理，并指定专人维护软件、硬件系统，任何人无权改变计算机配置，删除或添加软件，禁止个人VCD，禁止玩电脑游戏。
第五条 办公用品采购
1、 公司办公用品由申请人填写《月办公用品领用申请》，并上交行政部，由公司总经理审批预算。
2、未经行政部或总经理许可，私自购买的办公用品不予报销。
3、实行定期计划批量采购供应。即：每月15日前各部室向行政办公室提报当月所需用品计划，由行政部统一采购。
4、各部门若临时急需采购办公用品，由各部门填写《办公用品采购预批单》，并在备注栏内急需采购的原因。分管副总和总经理批准后，交财务方可实施采购任务。
5、必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。
6、结算办法：行政办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，申请单经确认后报财务划转。
7、办公用品验收，须具体办事人员同办公用品管理人员共同验收。
第六条 办公用品的分发领用
1、 各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。接到各部门的《办公用品领用单》（两份）之后，行政办公室进行核对，并做好登记。
2、 行政办公室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。
3、 用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等，各部门需领取人签名。
第七条 办公用品管理
1、 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政办公室请领办公用品，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。
2、 印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。
3、 部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。
第八条 公物使用管理
1、 各部门固定资产、物品、文具用品等由各部门经理负责，行政部统一管理；如有丢失损毁，须按价赔偿。
2、 物品调拨时须填写《物品调拨单》交行政部。
第九条 电话管理
1、电话由行政部 ，各部门经理负责监督与使用。
2、通话时应简明扼要。应用语礼貌。
3、禁止用公司电话拨打特别收费电话。
第十条 办公用品的维修
1、 办公用品出现需要维修等问题，由行政部统一安排进行维修。发生的费用报主管部门经理签字审核后，总经理审批后由财务部门报销。

第六章 库房管理制度
第一条 仓库管理员负责办理采购物资的验收入库手续，并搞好库房管理。
第二条 采购员在办理入库手续时，仓库管理员应根据采购合同进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并监督办理退货。如果符合要求，应填写“入库单”，办理入库手续，并登记库存材料帐簿。
第三条 仓库管理员应确保库房及库存物资的安全完整及库容整洁，要做到“八防四检：
1、 八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。
2、 四检：
上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失；
下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其他不安全隐患；
经常检查库内温度、湿度，保持通风；
检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。
第四条 仓库管理员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序。
第五条 仓库管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。
1、 严禁在仓库内吸烟、用明火；
2、 严禁无关人员进入仓库；
3、 严禁在仓库对方杂物；
4、 严禁在仓库内存放私人物品；
5、 严禁私领、私分仓库物品；
6、 严禁在仓库内谈笑、打骂；
7、 严禁随意挪动仓库的消防器材；
8、 严禁在仓库内私拉乱接电源电线。
第六条 仓库管理员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损时必须查明原因、分清责任，写出书面报告，报行政部。
第七条 各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需要时负责同行政部核对。
1、 领用时由指定专人填写《物品领用单》；
2、 仓库管理员要认真核对《物品领用单》所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存材料帐簿；
3、 每月末一个工作日填写《月度库存报表》，同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表》
4、 行政部根据仓库管理员上报的《月度办公物资领用汇总表》审核各部门的办公物资领用是否超出预算，视情况采取相应的措施。

第七章 车辆管理制度
第一条 公司车辆由行政部管理。
第二条 车辆的有关证件及保险资料统一由行政部保管，按车建立资料、费用档案。
第三条 车辆发生故障，应立即停止使用，即可进行修理。
第四条 驾驶员须遵守交通法规，文明驾驶。如因驾驶员违章造成事故的，公司追究其法律及经济责任。
第五条 车辆标识的张贴必须遵守公司相关规定，任何人不得随意撕改标识。
第六条 应设置车辆行驶记录表，并在使用前应该核对车辆里程表与记录表上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。
第七条 应设置车辆使用表，由行政部于每次加油及修养时记录。
第八条 车辆不用时，应在规定地点停放，不得私自用车。如有特殊情况需要用车，需总经理特别批准。
第九条 驾驶员不得疲劳驾驶，不得酒后驾驶，不得危险驾驶，不得将车辆交无证人员驾驶。
第十条 公司员工乘车时不得在车内吸烟。
第十一条 交通违章罚款，由驾驶人承担。
第十二条 路遇交通事务，应先报警并急救伤患人员，并及时通知行政部。
第十三条 意外事故造成车辆损坏，在扣除保险赔偿后，视事故责任情况，由驾驶员和公司共同承担。
第十四条 发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险赔偿后，差额部分由驾驶员和公司共同承担。

第八章 安全保卫制度
第一条 公司内禁止使用明火，严禁使用电热杯。
第二条 下班后，锁好门窗，关好电源后离开。出现丢失被盗情况，部门经理与相关责任人共同赔偿。
第三条 安全出口及通道附近不得堆放物品。
第四条 公司严禁留宿。特殊情况需要留宿是需总经理批准。

第九章 会议管理制度
第一条 每周、月例会要进行记录，汇总各部门本月内出现的问题，上报至总经理，共同商榷解决办法。
第二条 会议纪要记录方式：笔录、录音器。
第三条 会议主要内容：
1、 总经理传达董事会的决议。
2、 各部门经理汇报一周工作情况，以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题。
3、 由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排。
4、 其他问题。
第四条 与会者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。
第五条 严守会议纪律，保守会议秘密。在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容，以免影响决议实施。

第十章 保密制度
第一条 公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。
第二条 公司员工都有保守公司秘密的义务和责任。公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。
第三条 保密范围
1、 公司经营、发展战略中的秘密事项。
2、 公司就经营发展做出的重大决策中的秘密义务的事项。
3、 公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。
4、 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
5、 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
6、 公司员工人事档案、工资收入及资料。
7、 公司其他应当保密的事项。
第四条 保密等级
1、 绝密，是公司最重要的秘密，如有泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害；
2、 机密，公司重要的秘密，如有泄露会使公司权益遭受到严重的损害；
3、 秘密，公司的一般秘密，如有泄露会使公司权益遭受损害
第五条 秘密的内容
1、 绝密：与公司生存、发展、经营、人事有极其重大利益关系的事项。
公司股份构成、策划方案、成本、利润率、投资情况等直接影响公司权益的重要文件资料；
总体发展战略、营销策略、商务谈判的相关材料、正式商务合同和协议书。
公司其他重大决策等。
2、 机密：与公司生存、发展、经营、人事有重要利益关系的事项。
公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
公司重要会议记录。
尚未确定的公司重要人事调整及安排情况。
公司的经营情况等。
3、 秘密：与公司生存、发展、经营、人事有较大利益关系的事项。
公司档案、合同、协议。
员工工资收入。
尚未进入市场或尚未公开的各类信息等。
第六条 保密措施
1、 保密工作在董事会直接领导下，由董事长监督，总经理实施。指定相应制度、规定、对保密工作进行检查、督导、具体核实。
2、 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理或行政部经历委托专人执行。
3、 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：
未经总经理批准，不得复制和摘抄；
收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；
在设备完善的保险装置中保存。
4、 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应实现经总经理批准。
5、 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主板部门应采取下列保密措施：
选择具备保密条件的会议场所；
根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及秘密事项会议的人员予以指定；
依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；
确定会议内容是否传达及传达范围。
6、 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
7、 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告总经理。总经理应立即做出处理。
8、 公司员工有权对违反保密制度的行为予以抵制举报。
9、 出现下列情况者，公司将予以辞退，并追究其法律责任和经济赔偿。
故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
违反保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
利用职权强制他人违反保密规定的。

第十一章 档案管理制度
第一条 立卷归档
1、 立卷归档的职责
各部门均为立卷归档部门。行政部负责公司的立卷归档工作，各部门均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存、及时归档编号，任何人不得以任何理由拒绝归档。
行政部和各部门应指定专人负责立卷归档工作。
2、 立卷归档的范围
重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等；
公司的各种规章制度、实施细则；
政府管理机关颁布的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；
公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录及工作简报；
公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料；
公司管理人员任免的文件资料；
关于员工奖励、处分的文件资料；
公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料；
公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料；
各工地的录像等；
反映公司各项设计、施工活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。
3、 平时归卷
各部门要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料由专（兼）职档案员集中统一保管。
各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明扼要，并按序列编号。
各部门应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，进行整理归卷。
专（兼）职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
4、 立卷归档的基本要求
各立卷部门应使用统一格式的档案袋（盒）保存档案。
文件应按不同年份进行立卷。
立卷时应根据文件形式，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有关联的文件材料编组立卷。
第二条 档案的调用
1、 员工应严格执行借阅管理制度，履行借阅手续。
2、 员工调用本部门的档案需本部门经理同意。
3、 调用公司档案，应提出申请，需行政部经理同意，方可调用。
4、 调用的档案一般不得带离公司。公司档案被借出办公室时，借用人须在档案登记本上登记。借阅档案三日内归还。
5、 凡属绝密、机密资料，与本人工作无关的不得查、借阅。因工作需要时须总经理批准方可查阅。
6、 严禁私自复印、摘录绝密资料。
7、 丢失资料者，应及时通知行政部负责人，以便采取相应的补救措施。
8、 销毁过期档案应由部门经理批准后方可销毁。
9、 凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
10、 凡调离公司员工，须归还全部资料后方可办理调动手续。
第三条 档案管理
1、 凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放、妥善保管；
2、 存放永久和长期档案的专柜，由行政部指定专人管理；
3、 各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案管理部门或放于档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。
4、 档案管理人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以便查阅。查立重要机密档案须经有关领导批准。

第十二章 离职管理制度
第一条 为规范公司人事管理制度，保证劳动合同的有效执行，维护公司和职工的合法权益，指定本制度。本制度适用于公司正式员工。
第二条 离职程序
1、 员工离职要严格执行劳动合同中的变更、解除、终止等有关条款。
2、 员工主动离职时应提前一个月向公司提出书面申请，经公司批准后按劳动合同有关规定处理；未按规定办理者，公司不予办理离职手续，财务不予合法工资及一切薪资待遇。
3、 劳动合同没有到期而由公司提出解聘的或合同到期但公司没有继续聘任的，由公司办公司提前一周通知当事人，并说明解聘或不续约理由，并按劳动合同和公司相关规定办理有关事宜。
4、 员工离职应填写《离职申请书》，经本部门经理签字后，由办公室送交总经理批准后，办理相关手续。
5、 离职人员须本人办理离职手续。
6、 离职人员必须完成工作及相关事宜交接后方可办理调动手续。
7、 辞（离、退）职人员领取所余薪资日为离职二个月后的发薪日，员工离职，当月基本工资按合同规定发放；效益工资在工程人员（设计师、质检员）离职60日以后的公司发薪日发放，前提条件是相关工程完工验收合格后才予以发放；给公司造成经济损失的，扣除损失后核发薪资，损失超出薪资的，不予核发薪资；未做工程后期服务，不再发放工资。

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建筑装饰工程有限公司
行政管理制度
目录
员工行为准则
出差管理制度
文书管理制度
公司印章、执照复印件、合同管理制度
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会议管理制度
保密制度
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