行政管理制度(修改).doc
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4、第一章 员工行为准则第二章 出差管理制度第三章 文书管理制度第四章 公司印章、执照复印件、合同管理制度第五章 办公用品管理制度第六章 库房管理制度第七章 车辆管理制度第八章 安全保卫制度第九章 会议管理制度第十章 保密制度第十一章 档案管理制度第十二章 离职管理制度第一章 员工行为准则第一条 员工仪表仪容1、 为树立和保持公司良好的社会形象,实现规范化管理,公司员工应着装整洁干净、举止大方、言语温和。2、 员工保持头发整洁,不留怪异发型,不化浓妆,首饰佩戴得当。3、 员工须注意个人清洁卫生。第二条 员工行为规范1、 遵守国家法律法规,不做有损国家民族利益的事情。2、 忠于职守,不做有损公司利益
5、和形象的事情。3、 与人交往,要信守承诺,遵约守时,树立良好的企业和个人形象。4、 工作场所讲普通话,不得大声喧哗,影响他人办公。5、 要尊重他人的工作和生活。进他人的办公室要先敲门。6、 要注意自己的言谈、举止,要做到语调温和、用词准确礼貌。7、 不要在工作场所吸烟、喝酒。不得寻衅滋事、打架斗殴。8、 随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。9、 妥善保管办公用品,桌面物品摆放整齐有序,下班前应讲文稿放置妥当,防止遗失、泄密。10、注意防火防盗,发现事故隐患或异常情况应立即报告相关部门处理。11、不得随便动用消防器材,应主动学习使用消防器材,了解相关灭火及逃生知识。12、不得将无关人员带入工作场所
6、,不得在值班时间留宿外来人员。13、发现形迹可疑或不明身份的人及时报行政部。第二章 出差管理制度第一条 公司正式员工出差可向财务部借款,填写“借款单”,“借款单”上必须有借款人、部门负责人、财务负责人、分管副总经理、总经理审批签字。第二条 员工出差外地差旅费报销,需填写“差旅费报销单”, 上必须有报销人、部门负责人、财务负责人、分管副总经理、总经理审批签字第三条 借款人在返回公司后须在1周内报销冲抵借款,并返还余款,超期转为个人借款,从借款人当月工资中扣除。第四条 每周二各部门报销当月相关费用。第三章 文书管理制度第一条 文书包括:业务工作上往来公文、会议决议、规定、合同书、许可证书、各种帐簿
7、等。第二条 全部文书为公司所有并保存、任何个人不得私自占有。第三条 必须严格保守文书的秘密。第四条 文书的收发、领取与寄送,原则上由行政部负责。第五条 各部门向公司的上行文件必须使用规定形式和格式。第六条 请示审批的事项,必须以提案文书的方式,经主管呈交。如果事情紧急,允许直接以非文书形式请示,但事后须尽快书写请示提案文书上报。请示提案文书的内容包括标题、正文、理由、说明和附录。第七条 文书按内容进行整理后,分两类保管,一类是尚未完结的文书,一类是可以归档的文书。第八条 全部完结的文书,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理和编辑,并在“文书保存簿”上做好等级,归档保存;重要
8、的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。第九条 制度规定、不动产权利书、合同书、往来公文与特许专利等特别重要的文书,由行政部填写“重要文书目录”后,予以保存。第十条 必须做好重要文件的借阅登记工作,并注明归还日期。第十一条 公司各部门下发执行的各项规定、制度、文件需在行政部存档,并注明与原有相关规定、制度、文件的关系。第十二条 各有关部门需定期检查下发文件是否存在冲突问题。第四章 公司印章、执照复印件、合同的管理规定第一条 公司印章的定义:印章是指在公司或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上,因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。第二条 公司印章的刻制、改制
9、与废止议案由总经理提出,董事长批准。公司印章的刻制由行政部负责人负责;同时,需要更换或废止的印章由管理人及时将旧印章交还行政部。第三条 行政部统一购买和发放合同,协助总经理统一管理和审批使用印章、执照复印件;公司印章、执照及相关证件由会计保管(其中人名章由出纳保管)。第四条 凡以公司名义呈报上级机关的正式文件,对平行单位的行文以及公司名义对各部,室发布的各种通知、命令等文件,必须经总经理审批并签字后,方可加盖公司印章。第五条 凡以公司的名义对外签订的协议,合同等(不含经济合同),须经部门经理批准并逐级报总经理审批签字,方可加盖公司印章。第六条 公司各部门工作需要对外联系业务,或职工出具有关证明
10、,需经行政主管副总批准,在印章登记本内详细登记,方可加盖公司印章。第七条 下列情况必须经总经理批准后方可盖章并登记备案:1.空白的信纸、介绍信等。2.办理私人事宜开具的任何相关证明。3.有空项的文件、合同。第八条 各部门合同保管人须签订合同保管责任书,公司内部各部门用章由各部门经历负责保管,签订印章保管责任书。第九条 作废合同如数交还,月底统计填写合同使用登记表,将当月合同使用情况交行政部。第十条 禁止使用盖好章的合同及补充条款,私下与客户签合同、设计、协议;合同及补充条款之外的约定,须有总经理同意方可签约。第十一条 印章、执照复印件的使用须按规定填写公司印章、执照复印件使用登记表。第十二条
11、其他对外协议经董事会授权人批准后签订,须填写协议登记表。第十三条 发现丢失或乱用印章、证件等行为,公司将追究责任人法律、经济责任。第十四条 违反公司规定对外签订合同及协议者,公司将准就其法律及经济责任。第十五条 各部门须保证合同正确使用及备份。第五章 办公用品管理制度第一条 办公物资的采购及发放原则:保证供应、方便工作、节省开支。第二条 采购从实际需要出发,严格按照预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护,杜绝破坏和浪费。第三条 办公物资包括:1、 文具、纸张等文案用品。2、 办公桌椅、档案柜等家具器具。3、 电话机、传真机、计算机等办公机具设备。4、 空调等家电设备等。第四条 非消耗性办
12、公用品管理1、公司电脑由办公室统一管理,并指定专人维护软件、硬件系统,任何人无权改变计算机配置,删除或添加软件,禁止个人VCD,禁止玩电脑游戏。第五条 办公用品采购1、 公司办公用品由申请人填写月办公用品领用申请,并上交行政部,由公司总经理审批预算。2、未经行政部或总经理许可,私自购买的办公用品不予报销。3、实行定期计划批量采购供应。即:每月15日前各部室向行政办公室提报当月所需用品计划,由行政部统一采购。4、各部门若临时急需采购办公用品,由各部门填写办公用品采购预批单,并在备注栏内急需采购的原因。分管副总和总经理批准后,交财务方可实施采购任务。5、必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。6、
13、结算办法:行政办公室根据各单位办公用品领用数量及单价,申请单经确认后报财务划转。 7、办公用品验收,须具体办事人员同办公用品管理人员共同验收。第六条 办公用品的分发领用1、 各部门领用办公用品需填写办公用品领用单,一式两份,一份用于分发办公用品,另一份用于分发办公用品的台账登记。接到各部门的办公用品领用单(两份)之后,行政办公室进行核对,并做好登记。2、 行政办公室进行核对后,把申请所要全部用品备齐,分发给各部门。3、 用品分发后应做好登记,写明分发日期、品名与数量等,各部门需领取人签名。第七条 办公用品管理1、 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请,向行政办公室请领办公用品,人员离职时,应
14、将剩余办公用品一并缴交办公室。2、 印刷品(如信纸、信封、表格等)除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。3、 部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。第八条 公物使用管理1、 各部门固定资产、物品、文具用品等由各部门经理负责,行政部统一管理;如有丢失损毁,须按价赔偿。2、 物品调拨时须填写物品调拨单交行政部。第九条 电话管理 1、电话由行政部 ,各部门经理负责监督与使用。2、通话时应简明扼要。应用语礼貌。3、禁止用公司电话拨打特别收费电话。第十条 办公用品的维修1、 办公用品出现需要维修等问题,由行政部统一安排进行维修。发生的费用报主管部门经理签字审核后,总经理审批后由财
15、务部门报销。第六章 库房管理制度第一条 仓库管理员负责办理采购物资的验收入库手续,并搞好库房管理。第二条 采购员在办理入库手续时,仓库管理员应根据采购合同进行认真核对,仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求,如不符合要求,有权拒绝入库并监督办理退货。如果符合要求,应填写“入库单”,办理入库手续,并登记库存材料帐簿。第三条 仓库管理员应确保库房及库存物资的安全完整及库容整洁,要做到“八防四检:1、 八防:防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。2、 四检:上班必须检查仓库门锁有无异常,物品有无丢失;下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其他不安全隐患;经常检查库内温度、湿度,保持
16、通风;检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。第四条 仓库管理员应合理有效地使用库容,分门别类码放物品,保证出入方便、整齐有序。第五条 仓库管理员应严格遵守仓库保管工作纪律。1、 严禁在仓库内吸烟、用明火;2、 严禁无关人员进入仓库;3、 严禁在仓库对方杂物;4、 严禁在仓库内存放私人物品;5、 严禁私领、私分仓库物品;6、 严禁在仓库内谈笑、打骂;7、 严禁随意挪动仓库的消防器材;8、 严禁在仓库内私拉乱接电源电线。第六条 仓库管理员对库存物资要经常盘点,做到日清月结。发现盈余、短少、残损时必须查明原因、分清责任,写出书面报告,报行政部。第七条 各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放
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