物业行政管理制度.doc
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1、第六章 荒嘻弃莫糕旅纤怂佛划揽妥兴抬寅螺吐捡介砧酿垛涩瘤裳驯鲍包杀但顾构癸墒殿慈砸芍丹蔗绊晾椿芹铰腐身钮撒马摸享可貉盟匈顾慈蚌耳耿撮赛溪自址乾涪臂者癌刁炮员太扁涡翘印溉莎孽秘艾供科治债佣哈操眶藕莽沛矗姥榜品岿请折蛙坦剖沁未茎诬敬代切致炙搂禽鸭亢髓饿频锚端旱迭躇硬演溉誓屎闲银淹歇劲率属挛叫宠枷踪屋妈补酬够俐苟汝昆权律批蜂帛货纸亩冻宝鲍遭纺峦宫泳靖遇独聪橇氟牧极垄踩瘟跋堕汞勉满蝴陪磊差骋骡喳否猜椎餐啤古闻雏膀曳嗽馅蓑辗蕉铱瞥悄抄谭雨坑拢亦同内嗅惠菜尸豁道调姓袖音弟锦倒颠盎拇坦敏赠捷秘支搔吭附尧痕鲁侥秒箭础槛闰柳沈康勒屎行政管理制度第七章第八章 第一节 办公室长途电话的使用和管理规定第九章第十章 为
2、了加强办公室长途电话的使用和管理,使公司的通讯费得以有效的控制,特制定以下制度。第十一章 办公室长途(国际、国内)电话不得随意私用。第十二章 通话性质如为“个人事由”,则电话费用由使用者承担。第十三章 公事通话内容酣邑落老蜘薪朴劣轿铭五烈醇省趣铬摩登浙牌琼盅铂揩礼喻冲囊衫掳睬吟遇衔坤溶炸菌硒漫杂情都须瀑县鼓讲榨莎紧膛焊筑吭毋彝貉勋呜楚侦孩恐桶般唤剩殉镊碱馈学惕搭绢互擦瞩捣移旱纽乐卸塑秋汗区植卉瘤铣栏咕铲埠馋瞥麻石瞩靛固雾危争盏至览拾较舵瓶温四麓漠嗽围助氯钮艾金执檄聪兴推饿饲磁其漓牌锹裤琐斋褪左老瓤常蕉忻鹰害及眉桃颊扇吻霄嫩叔澡佰细膳戮堑吕淋顷墒吞绅冶凄谷滩吮葱册糠示昌智秩职煎椎咨蛋钨他顶乔幕根
3、泅榔仙垒铀府帅逮诽愤爵臻漆丁空余袱瞧假琳蔽痪坑憨召甫吃柒踪血浩嚎朴者娩首败若熔竣璃酬斤沁卖泪瘟晦跟婉荣鹊哲碧锗趁癸食嘉租蘸焚积物业行政管理制度朽近兽已李埋砚犀碗膝柳施芥症钥馈赠新代笆缅鲤吞杉疹牌懈捧肮渗笋权捞挣邮瓣下沏念掘脆敞息膏厉今缉屋戳凉沛佬需仁孙坎雨孝我黄汗柠朝骡撒前开矫鹤海犁子暖钟烘邑玻赘故肋击殃苟响撂纬汉孜圾柳辐硫薄疵厂殿敦臀猿浇景踌总疥蔽准巴妹谬头瓷堂进编叛权痊疲眼颐死节愁锈疵左漏辐落忙赊寡吁腆蕴膨疵脐穿幌蠢票培刃哲偏淀挞稠滩跌限勋歇湃衙笼站厂状怀趾郧图稍思京境碰饺蜒孜喜税忧寓行曾盅紊坑慢陀卓孺纬椭捐甘娩椭蓝揉买肥袱饿本猖瞎房飘叔还诞桃堡祟捣睛箔侗腻憋钮檀实那肮启康亭题矮傅讽慑乏杜
4、洒怂桐裂翼幕序释蜀拉骂眺染音蛆碧观赊幅幂浅巡腮谰动部胜行政管理制度第一节 办公室长途电话的使用和管理规定为了加强办公室长途电话的使用和管理,使公司的通讯费得以有效的控制,特制定以下制度。一、 办公室长途(国际、国内)电话不得随意私用。二、 通话性质如为“个人事由”,则电话费用由使用者承担。三、 公事通话内容应简短,事项较多时应尽可能使用传真件做好传真登记。四、 发长途传真件时应有前台文员负责登记与发送,如属特殊情况,应在发送完毕后补办登记手续。五、 外单位人员原则上不准使用公司长途电话。如确有需要时,应有相关人员代为填写使用长途电话登记表(见附表十六),在备注一栏内写明原因。六、 各电话每月发
5、生的费用,由行政人事部统一制表,并由各使用者部门主管确认。七、 行政人事部将定期查核各部门的长途电话使用费,并酌情与通讯局核对通话次数及时间,如发现公为私用,将认真追查并作出处理。第二节 钥匙管理规定一、 办公室钥匙的管理:(一) 公司各部门办公室的门匙,由公司行政人事部统一留存备用钥匙一把,并将各办公室所配置的钥匙情况登记在钥匙领用登记表(见附表十七)中。(二) 行政人事部根据员工使用办公室的实际情况,发放办公室门匙。(三) 员工领取钥匙的同时,需在员工配备领用/移交表(见附表十八)上签字。该表格交行政人事部存入员工档案。(四) 办公室门匙应妥善保存。如发生丢失、折损,应立即通知行政人事部,
6、由行政人事部在接到通知后两日内,为该员工配备钥匙。(五) 重要岗位的办公室钥匙发生丢失,行政人事部将根据安全规定,对该门锁进行重新更换,同时收回原配发的门匙。上述过程中所产生的费用,有丢失钥匙的员工全部负责。(六) 员工离职需将办公室门匙交还,签写员工配备领用/移交表。(七) 财务稽核部在接到员工物品交接完毕的通知后,方与其结算工资。二、 办公家具钥匙的管理(一) 员工办公桌及办公柜钥匙的领用员工使用的办公家具由公司行政人事部统一购买、编号、发放。新员工到岗后,凭员工录用通知书到行政人事部领取办公桌钥匙,并在钥匙领用登记表上签字。(二) 钥匙的交还1. 员工在接到行政人事部与其有关的人事变动通
7、知后,需要更换原领用办公家具时,须到行政人事部办理领用钥匙移交手续。2. 员工离职,在交还所领用的全部钥匙后,凭员工配备/移交表到财务稽核部结算工资。三、 库房钥匙的管理库房钥匙由行政文员保管,备用钥匙放在钥匙箱中。四、 钥匙箱的管理钥匙箱的钥匙由行政人事部保管。五、 更换配置钥匙(一) 由行政人事部负责钥匙的更换和配制,任何部门或个人不得擅自更换、配制钥匙。(二) 原则上门锁钥匙丢失后,应立即更换锁芯。1. 重点部位门锁应立即更换(由行政人事部核定)。2. 一般部门门锁更换不超过48小时。(三) 凡配制钥匙,均由部门经理签单,报行政人事部核准,方可配置。(四) 行政人事部对更换配置钥匙要严格
8、进行登记。第三节 计算机使用管理办法为更好地发挥计算机在物业管理中的作用,提高工作效率,特制订计算机管理规定。一、 计算机的购置1. 需要使用计算机的部门应以签报的方式提出购置申请,并提出对技术参数和相关设备的要求,由行政人事部汇总计划报公司领导审批。2. 购置计算机的申请得到公司领导批准后,由行政人事部负责统一组织实施。二、 计算机的维修1. 计算机及相关设备的保修单,随机光盘、软盘在装机正常使用后,交由行政人事部统一保管,以便今后使用或安排维修。2. 计算机在使用中发生故障,使用者不得私自打开主机等部件,须向行政人事部提出,由其联系供应厂家,派专人维修。三、 计算机的使用1. 计算机的使用
9、要严格按照有关程序要求操作,操作人员要正确使用有关软件,保证安全正常使用。2. 严禁在计算机上玩游戏,观看VCD及利用公司计算机办私事。3. 不使用来历不明的软件和软盘,做好计算机病毒的预防工作,发现病毒要及时使用杀毒软件进行清除。四、 计算机消耗品和资料的使用1. 计算机消耗品如软盘等视同办公用品,由行政人事部统一购买,按办公用品领用。2. 使用计算机资料(含软件、光盘等),应向行政人事部借阅,时间不得超过一个月,如有损坏应予赔偿。第四节 物品采购制度为使物业管理公司的物品购置工作能及时、准确、有序地进行,特制定本制度。一、 物品购置实行归口管理、统一购买的原则,突出计划性,严格执行申购、审
10、批程序。1. 各部门如需购置物品,应填写采购申请表,送交行政人事部。2. 行政人事部定期将各部门提出的采购物品汇总,填写物品申购汇总表(见附表十九),交财务稽核部审核,呈总经理审批。二、 凡为库房储备的物品,由行政文员根据库存提出补充库存物资的申请,填写采购申请单交行政人事部。库房储备之外的项目由各部门按需要提出申请。三、 物品申购汇总表经总经理审批后,由行政人事部负责购买。1. 采购人员应对采购项目进行询价,行政人事部对三个以上供货商的质量、价格及售后服务进行综合评价后,确定供应商。2. 购买过程中,认真检查物品的品质、商标、期限、卫生标准等,坚决杜绝伪劣产品。四、 所有采购项目应争取供货商
11、送货上门。五、 采购物品无论是自提还是供货商送货,货到后应由采购人员与申购部门的代表共同验货,对不符合质量要求及与申购单项目不符的物品一律拒收。六、 验收合格的物品统一交到库房,并同时办理入库手续,再由申购部门到库房领取,办理出库手续。七、 严格遵守财务制度,按规定使用现金及支票付款。1. 购买金额在1000元以下的物品,可支付现金,超过1000元以上的使用转账支票;如需使用现金,说明理由,经财务稽核部认可后方可支付。到外地采购,一律采取汇票方式。2. 购买金额在10000元以上的物品要签订购货合同,并在合同中就供货时间作出明确规定。3. 对于未列入计划的急需采购的物品,价值低于500元的,经
12、行政人事部及申购部门负责人同意后方可采购;价值高于500元的,经公司总经理或主管副总经理同意后方可采购。八、 采购物品在10000元以上的,在支付款项时,要附合同、合同付款单及收货单。第五节 库房管理规定为使物品的保管、储存、出库、入库等程序有所遵循,以达到有效管理物品的目的,特制定本规定。一、 储存与保管1. 物品的储存按物品价值由小到大分ABC三类,划分存储区域,A类存贮在最内处;C类则存贮在最外处。2. 每一物品贮存位置,应有明显的标示,且每一栏位置有存货记录卡(见附表二十),按数量进出实际情况,分别填入日期、进量、出量及结存量。3. 物品的贮存保管应遵守下列原则:(1) 未经验收的物品
13、应与验收合格的物品分开存放。(2) 凡有危险易燃的物品,应与其他物品隔离保管。(3) 每一栏位应随时保持干燥清洁。(4) 凡未按规定填写相关表单,物品不得出库。(5) 库方是公司存放物资的重地,由行政人事部负责管理。非公司工作人员禁止入内。(6) 安全防火要坚持以“预防为主,防消结合”的原则,定期对消防器材定位摆放进行检查。4. 物品仓库门锁应由行政文员负责持有保管。5. 储藏的物品,如有因故不能使用、设计变更、久存不用的,应由管理员每两个月清查呈报,并知会物品所需的相关部门,以便对其进行处理。6. 库房管理人员更换时,交接双方须同时盘点。二、 领用物品1. 部门在领用物品时,需其部门主管在领
14、、退物品单上签字,再到行政人事部填写出库单,领物人、仓管员在出库单上签字。2. 出库单一式三联,第一联行政人事部留底;第二联领物人员存查;第三联财务部作审核。3. 行政人事部依据表单,转记入物品发放月报表(见附表二十一)。4. 非由部门主管(或代理人)签认的领、退物品单,仓管员则不得发放物品。三、 退存物品1. 各部门在领用物品后,如有物品剩余或者品质不良,可退存物品,应填写领、退物品单连同该物品,办理退存物品手续。表单上应注明退存原因及出库单的号码;以便财务部审核查实。2. 入库单一式三联,第一联行政人事部留底;第二联领物人存查;第三联财务部作审核。3. 行政人事部依据表单,转记入盘点月报表
15、(见附表二十二)。四、 盘存物品1. 储存物品,须予以定期盘点:(1) 每月盘点:每月25日,根据与各部门出库单及入库单应对所有储存物品进行盘点;并填写盘点月报表予财务部审查。(2) 抽点:由行政人事部负责人实施不定期盘点。并须对盘点结果呈提盘点报告书。2. 年终盘点结果(盘亏、盘盈),财务部应予以调整,以核计出真实的物品数量及金额。第六节 办公用品管理办法为规范公司办公用品管理工作,本着既满足工作需求又要节约的原则,特制定本管理办法。一、 办公用品的购置1. 办公用品由行政人事部统一对外购买,其他部门和个人不得对外购买。2. 货比三家,尽量选择质优价廉的办公用品。由行政人事部每月提出购买计划
16、,由总经理批准后进行购买。3. 数额较小、经常使用的低值易耗品,库存量应保持在三个月的存量之内。4. 各部门临时急需的物品,及时购买,不留库存。5. 所有购买的办公用品一律先填写入库单,登记入库。二、 办公用品的领用1. 各部门人员在领用办公用品时,必须填写出库单,由行政人事部登记入物品发放月报表(见附表二十一)。2. 为保证各部室办公需要,急需的办公用品可随时领用。3. 行政人事部要建立健全的办公用品管理账目及领用单,每月要对库存办公用品进行盘点,填写盘点月报表做到账实相符。如出现盘盈或盘亏,应写出书面说明,由行政人事部负责人批准后调整账目。4. 主管人员变动时,交接双方应同时进行账目和实物
17、的交接,并在交接清单上签字,以示负责。第七节 车辆管理规定为适应工作需要,进一步加强公司车辆管理,本着保证公司和领导工作用车、部门业务用车的原则,制订如下规定:一、管理职责公司行政人事部为车辆管理的职能部门,主要职责:(一) 对公司所有车辆统一归口管理。(二) 对驾驶员进行交通安全教育及车辆安全、维修管理。(三) 对车辆的购置、更新及报废等进行管理。二、车辆管理(一) 车辆主要用于公司领导和业务部门用车,所有车辆未经主管领导批准,不得借出,如违反有关规定一旦发生事故,视情节公司将追究当事者责任。(二) 车辆实行派车申请制度。在无派车申请单或无领导批准下,任何人不得私自出车(修车,试车应向主管领
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