项目监理部文件管理办法(李思平修改版).doc

广西建设监理有限责任公司
编号：KJ/Q－C－2007－2

项目监理部文件管理办法

编写：
审核：
批准：

二00七年十一月一日起实施
受控状态： 发行版本：第2版

编 写 说 明

本《项目监理部文件管理办法》是根据GB50300－2001《建设工程施工质量验收统一标准》和GB50319－2000《建设工程监理规范》的要求；并参考GB∕T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》、二00一年十月广西工程质量监督总站编制《建设工程施工许可管理、质量监督、竣工验收与备案实施文件及相关法规汇编》等编写。在本办法实施之前已开工的监理项目仍可按《项目监理部文件管理办法》（KJ∕Q－C－2003－4）整理资料，在本办法实施后开工的监理项目按本办法整理资料（本办法适用于房屋建筑工程项目监理资料的整理，非房屋建筑工程项目监理资料可参照本办法整理）。

项目监理部文件管理办法

一、现场监理文件资料的质量要求
1、归档的工程文件原则上应为原件，若为复印件，应加盖原件存放单位公章，注明原件存放处。
2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
5、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
6、工程文件文字材料宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性的纸张。
二、现场监理文件资料的管理要求
1、现场监理文件资料分四大类：
(1)公司发放文件、规范标准、工具书目录见（附录1）；
(2)质量管理体系运行资料目录见（附录2）；
(3)归档长期保存文件资料见（附录3）。
(4)归档短期保存文件资料见（附录4）。
2、每种文件或质量记录要进行编号标识，建立目录清单，记录清楚。
3、受控文件和非受控文件应分区存放。
4、监理资料必须及时整理，存放有序，便于查找。
5、工程竣工验收后三个月内，总监理工程师应组织项目部监理人员对监理资料进行归档整理，整理完成，编制人签名、总监签字后，报生产技术部审核，经总工程师批准，符合要求后，由项目监理部进行装订、归档、移交。
三、工程竣工监理资料整理、立卷、移交
1、文件资料整理方法：
(1)公司发放文件、规范标准、工具书不用装订，不归档。
(2)质量管理体系运行资料，按（附录2）整理，有目录清单，按顺序存放，不用装订，不归档，生产技术部进行评价。
(3)归档长期保存文件资料按（附录3）顺序整理，按类成册或成卷。
(4)归档短期保存文件资料按（附录4）顺序整理，归档。
2、文件资料立卷方法和要求：
(1)归档文件每盒为一卷，卷内可作为一册或多册；
(2)案卷内一般不应有重份文件（特殊要求除外）、文件资料（包括目录清单），按书写内容在左右下角进行编页码，从“1”开始，以册分别编号；
(3)印刷成册的文件资料自成一册的，不必重新编写页码；
(4)每册文件应有册目录见（附录5）（如该册为单一文件，可直接用目录清单代替），册封面见（附录6）；
(5)每卷应有卷目录见（附录7），卷封面用盒面代替见（附录8），案卷背脊式样见（附录9）。
3、归档资料装订、移交：
(1)归档资料经生产技术部审核，报总工程师批准后进行装订。
(2)文字材料必须装订；既有文字材料、又有图纸的案卷应装订；装订应采用棉纱线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。
(3)装订必须剔除金属物。
(4)立卷按一卷一册或一卷多册均可，但分卷方法按保管期年限分卷。
(5)装订、立卷、并卷内外内容填写完整后，填写监理资料移交目录表见（附录10），并写明监理资料移交说明见（附录11），办理移交手续。
(6)监理资料审核备考表见（附录12），填写齐全、归档；办公室制定监理部资料归档目录封面，见（附录13）。
四、归档监理资料的借阅、保存与销毁
1、监理文件资料归档后，因工作需要借用时，经办公室领导同意后，并办理借阅手续，用毕归还。
2、监理资料保管期限：
(1)A类、B类、C类、D类的保管期限为长期（该工程的使用寿命年限）。
(2)E类（附录4）归档短期保存文件资料的保存期限为5年，如5年未结算完，继续保存至结算完毕，并清理需保存文件归到相应类别，并注明清楚，方便查阅。
3、对超过保存期限的监理文件资料，需销毁的由办公室统一造册，经管理者代表批准后销毁。
五、文件、规范标准、工具书（附录1）
(一)文件
1、公司发放受控文件
2、公司发放非受控文件
3、监理合同（复印件）
(二) 各种规范、标准、图集
(三)各种工具书及参考资料
六、质量管理体系运行资料（附录2）
1、监理部质量目标分解记录及实施情况
2、监理部人员岗位职责分工
3、新聘人员“试用期考核表”
4、项目监理部人员综合考核表
5、顾客满意度调查表
6、内部审核通知单
7、内部审核不合格通知单
8、不合格的评审处置记录表
9、纠正措施实施记录表
10、预防措施实施记录表
11、收发文登记本
12、其它与质量运行有关资料
七、归档长期保存文件资料（附录3）
(一)监理文件（A类—长期保存）
1、工程项目监理机构文件
(1)项目监理部及负责人名单
(2)监理部人员变更文件
2、监理规划和监理实施细则
3、进度控制文件
(1)工程开工令（附施工现场质量管理检查记录表）
(2)工程暂停令/复工报审表
4、质量控制文件
(1)不合格项目通知
(2)质量事故报告及处理意见
5、监理通知及回复单
6、合同与其他事项管理
(1)工程延期报告及审批
(2)费用索赔报告及审批
(3)合同争议、违约报告及处理意见
(4)合同变更材料
(5)与工程监理有关的重要文件
7、监理会议纪要
8、监理月报
9、监理工作总结
(1)专题总结
(2)阶段总结
(3)工程竣工总结
(4)监理单位工程竣工质量评价报告
10、监理旁站记录
11、监理日记
(二)竣工验收文件（B类—长期）
1、地基验槽记录
2、基桩工程质量验收报告
3、地基处理工程质量验收报告
4、地基与基础分部工程质量验收报告
5、主体结构分部工程质量验收报告
6、特殊部分工程质量验收报告（包括：建筑幕墙、电梯安装、建筑二次装修、附属建筑设备安装等特殊工程）
7、线路敷设验收报告
8、单位（子单位）工程质量竣工验收记录汇总表
9、工程质量主要控制资料核查记录
10、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
11、观感质量检查记录
12、施工单位工程竣工报告
13、建设工程质量竣工验收意见书
14、竣工验收存在问题整改通知书
15、竣工验收存在问题整改验收意见书
16、其它重要文件
(三)分部、子分部、分项、检验批验收记录（C类—长期）
1、地基与基础分部工程质量验收记录（包括分部、子分部、分项、检验批验收记录，以下同）
2、主体结构分部工程质量验收记录
3、建筑装饰装修分部工程质量验收记录
4、建筑屋面分部工程质量验收记录
5、建筑给水排水及采暖分部工程质量验收记录
6、建筑电气分部工程质量验收记录
7、通风与空调分部工程质量验收记录
8、电梯分部工程质量验收记录
9、建筑节能分部工程质量验收记录
注：一般以分部或子分部成册、成卷，合卷顺序如下：
(1)分部工程质量验收记录
(2)子分部工程质量验收记录
(3)分项工程质量验收记录
(4)检验批质量验收记录
9、检验批的附类，主要有：
(1)测量放线报验记录
(2)隐蔽工程检查验收记录
(3)砼结构子分部工程结构实体钢筋保护层厚度验收记录
(4)砼结构子分部工程结构实体砼强度验收记录
(5)砼试块抗压强度统计及验收记录
(6)砌筑砂浆试块抗压强度统计及验收记录
(7)砼同条件养护强度报告
(8)砼标准养护强度报告
(9)砼抗渗试块报告
(10)砂浆试块抗压强度报告
(11)钢筋焊接、连接试验报告
(12)外窗性能检测报告
(13)桩基检测报告
(14)接地电阻、绝缘电阻、蓄水、灌水、通水、通球等测试记录
(四)材料报验文件（D类—长期）
1、钢材报验文件
2、水泥报验文件
3、砂、石报验文件
4、预拌混凝土报验文件
5、砌体材料报验文件
6、防水材料报验文件
7、预制构件报验文件
8、给水排水及采暖分部材料报验文件
9、建筑电气分部材料报验文件
10、智能建筑分部材料报验文件
11、通风与空调分部材料报验文件
12、建筑节能分部材料报验文件
13、电梯分部材料报验文件
14、各特殊部分工程材料报验文件
八、归档短期保存文件资料（E类—附录4）
1、工程建设审批文件（施工许可证、规划红线图等）
2、施工单位合同文件（合同、招投标文件、中标通知书等）
3、资质报审文件
(1)施工单位项目经理部及负责人名单
(2)分包单位资质报审文件
(3)供货单位资质报审文件
(4)试验单位资质报审文件
4、施工组织设计及施工方案报审文件
5、主要施工机械进场报审表
6、进度计划报审表
7、造价控制文件
(1)工程签证报审文件
(2)申请付款报审表
(3)工程竣工决算审核意见书
8、施工特殊工种作业人员资格报审文件
9、申请拆模文件
10、其它需短期保存文件

册目录（附录5）

第 卷 第 册目录表

序号
类别
内 容
页次
备注

备注：文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。
册封面（附录6）

工程名称：

共 卷

第 卷 共 册 第 册

类别：
内容：

编 制：
审 核：
批 准：
编制部门：
编制日期：

备注：①编制——立卷人 审核——材料形成相关监理部人员 批准——总监
②编制部门——某单位工程监理部
③编制日期——填写开工报送日期和竣工报告日期
卷目录（附录7）

工程名称：

共 卷 第 卷 共 册

序号
类别
内 容
备注

案卷封面（附录8）
档 号：（办公室填写）
档案馆(室)号：（办公室填写）
缩 微 号：（办公室填写）

档 案 盒

工程名称：

共 卷 第 卷

案卷题名：类别、名称

编制单位：
编制日期：
保管期限：
密 级：

注：①编制单位——某单位工程监理部。
②编制日期——填写开工报送日期和竣工报告日期。
③保管期限——长期为工程使用年限，短期为5年。
④密级——一般项目为内部，桥梁和特殊重要工程为秘密。
案卷脊背式样（附录9）

（卷号）
（填写阿拉伯数字）
档 号
（办公室填写）
案卷题名
单
位
工
程
名
称
（类别）

附录10
监理资料移交目录

卷号
册号
类别
主要内容
数量
备注
册
页

附录11

监理资料移交说明

1、文件、规范标准、工具书不归档， 移交发放部门。
2、质量管理体系运行资料：生产技术部评价 ，评价人 。
3、归档长期保存文件资料：共 卷，共 册 共 页，详见监理资料
移交目录。
4、短期保存文件资料：共 卷，共 册。
5、图片共 册，共 张。
6、其它有关监理资料的说明：

监理部：某单位工程监理部
整 理：签名
总 监：签名
日 期：实际移交日期

附录12

监理资料审核备考表

工程名称

开工日期
竣工日期
移交时间
概 况

总监理工程师
意 见
签名： 日期：
生产技术部
审核意见
审核人： 日期： 部门负责人： 日期：
监理部
整改情况
整理人： 日期： 总监： 日期：
核查情况
核查人： 日期：
生产技术部
意 见
部门负责人： 日期：
总工程师意见
签名： 日期：
资料归档
监理部移交人

归档接收人

技术部接收人

归档日期

备注：日期均为实际日期。
附录13
广西建设监理有限责任公司

工程监理资料归档目录

档号：NO. 共 卷

办公室资料室存 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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