出差管理制度流程(新).doc

编制部门
行政部
颁 发 部 门
总裁办
页 数
第 12 页 共 21页
文件编号
CB-AD-05
版本/修订号
A/1
批 准
总裁
主 题
出差管理流程
生效日期
2011年07月01日

出差管理流程
目录
1目的 ------------------------------------------------------------------2
2适用范围-------------------------------------------------------------2
3流程描述-------------------------------------------------------------2
4流程图 ---------------------------------------------------------------3
5外埠出差借支标准-------------------------------------------------4
6出差津贴标准-------------------------------------------------------4
7外埠出差住宿标准-------------------------------------------------5
8关于出差津贴标准的其它事项----------------------------------6
9关于差旅费报销所附原始发票凭证标准----------------------7
10责任承担 ----------------------------------------------------------- 7

出差管理流程
2011年07月01日
序号
标题项目
内容
1
目的
为规范公司的出差过程管理及出差费用核销，特制定本管理流程。
2
适用范围
本管理流程适用于公司所有部门的各类出差事项。

3
流程描述。
3.1
流程输入
过程处理
输出标准
相关表单
出差需求
因部门经理提出或本人要求，由出差人向部门经理提交“出差需求表”。
各项齐全，客户资料必须填写完整，并签字。
出差需求表
3.2
出差审核
由部门经理负责审核“出差需求”的合理性。
“出差需求表”目的明确，资料齐全，借支合理，并签署意见。
出差需求表
3.3
出差批准
部门经理及以上人员由总裁批准，一般人员由部门经理批准。
签署意见。
出差需求表
3.4
出差过程
以“出差需求表”内容为原则实施出差任务，改变行程及突发事件时应及时向上级报告。

3.5
述职拟写
出差人员在出差期间应每日填写“日志”在任务结束后，填写“出差述职报告”，并附“日志”报部门经理审核及抄送总裁办备案。每日发生的车船费应在日志中单项列出，一一注明。
日志中必须列清拜访客户的详细资料、事情经过、存在问题以及对应发生的所有费用。各项齐全，日志齐全，并签字。
出差述职报告
3.6
述职审核
由部门经理负责审核述职描述
“出差述职”与“出差需求”与公司其它要求一致，客户资料齐全，并签署意见。
出差述职报告
3.7
借支核销
由出差人在回公司三日之内填写“报销单”，依据“出差述职报告”进行初审。并附“出差述职报告”和“日志”转总裁办备案，作为考勤的依据。
“出差述职报告”和“日志”各环节完整，若费用超出借支，应要求出差人随附情况说明，签署意见。
出差述职报告
日志
3.8
核销审查和核准
由总裁办依据“出差述职报告”进行核对，由财务中心负责核准，呈报总裁。

出差述职报告
4流程图。
出差人
部门经理
总裁办
财务中心
总裁
出差需求

借支申请

借支领取

购票

购票付款

票件领取

出差过程

述职拟写

借支核销

出差需求

审批

审核

审核

委托购票

备案

述职留存
在项目档案里

核准

借支发放

核准

报销

审批

借支批准

核销批准

5
外埠出差借支标准。
5.1
一人出差
5.1.1 住宿两天以内，部门经理以上借支最高不超过2000元，一般员工借支最高不超过1000元；
5.1.2 住宿三天及以上，部门经理以上借支最高不超过3000元，一般员工借支最高不超过2000元。
5.2
两人及以上出差
5.2.1住宿两天以内，部门经理以上借支最高不超过3000元，一般员工借支最高不超过2000元；
5.2.2住宿三天及以上，部门经理以上借支最高不超过4000元，一般员工借支最高不超过3000元；
5.2.3每次出差由同行人员中职位最高的员工或主事部门按照以上标准进行借支。
5.3
随总裁出差
公司不提供借支，驾驶员除外。

6
出差津贴标准。
6.1
外地出差单程200公里以内的
当日返回市内的，不享受津贴。
6.2
员工出差
指带项目出差的项目经理、大客户经理、区域经理、销售经理等与业务相关人员去外埠出差单程200公里以上，当日无法返回的，享受津贴40元/天。包括餐费30元（10元/餐），通讯费补贴10元。途中发生招待费的，按实际用餐情况给予相应餐补。出差人员如逢双休或国定假期不享有公司加班福利。
6.3
公司统一安排食宿，并随公司车辆去外埠出差
不能享受餐补，其它额外产生的费用根据公司标准享受津贴。
6.4
随总裁出差
除总裁支付外，其它额外产生的费用根据公司标准享受津贴。
6.5
离开和返回时间
离开市内时间超过15：00时，则离开当天不享受出差津贴，返回市内时间未超过13：00时，则返回当天不享受出差津贴。但如果以上两种情况同时出现时可以享受1天的出差津贴（时间以票据为准）。
6.5
业务招待
出差人员在外招待其他单位业务人员，须事先报部门经理同意。部门经理可委托其他人填制招待费审批表到总裁办办理审批，凭票据和审批表报销招待费（请客应说明原因，要解决什么问题等），超过限额的由申请人承担。
6.6
飞机、火车软卧和动车一等
6.6.1当日出差可往返者。一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车，特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的，事前须经上级主管同意。
6.6.2 员工自备车辆出差时，公司予根据路程计算适当补贴油费，不再另外报销交通费。
6.6.3 出差人员之交通工具除可利用公司、本人车辆外、以公共交通为原则，但因情急事情公司上级主管核准后方可利用其他交通工具。
6.6.4出差人员一般乘坐长途汽车、火车硬座、动车二等座为原则，如需乘坐飞机和软卧、动车一等必须经上级主管同意，未经过审核批准而擅自行事的费用一律自理。

6.7
出国公差一旦离境
不享受出差津贴。

7
外埠出差住宿标准。
7.1
北京、深圳、广州
7.1.1总监或以上：400元/天内。
7.1.2区域经理、大客户经理、高级工程师、部门经理：300元/天内。
7.1.3 销售经理、技术人员：260元/天内。
7.1.4 售后服务、一般员工：200元/天内。
7.2
其他直辖市、省会城市
7.1.1总监或以上：300元/天内。
7.1.2区域经理、大客户经理、高级工程师、部门经理：260元/天内。
7.1.3 销售经理、技术人员：230元/天内。
7.1.4 售后服务、一般员工：180元/天内。
7.3
一般省市、地区
7.1.1总监/部门经理：260元/天内。
7.1.2区域经理、大客户经理、高级工程师、部门经理：220元/天内。
7.1.3 销售经理、技术人员：200元/天以内。
7.1.4 售后服务、一般员工：150元/天内。
7.4
二人同行（同性别）
要求同住一标间房，住房以职务高的标准结算

三人同行（同性别）
要求同住一标间房，加铺位，住房以职务高的标准结算
7.5
费用
7.4.1住宿在规定限额以内，据实凭发票报销，超支部分的费用自理，不予以报销。
7.4.2 住宿费报销，除提供发票外，需提供住宿清单。宾馆电话费不予报销。
7.4.3 特殊情况下书面说明申请，经总裁审批后给予报销。

8
出外办事乘车要求
8.1
搭乘飞机、火车出差
出发：经审批可乘飞机出差的，需乘机场专线（地铁）抵达机场。
到达：需乘机场专线（地铁）抵达目的地，机场专线（地铁）无法直接抵达，可选乘出租车。
8.2
在外地出差、上海市内办事
在外地出差、上海市内办事原则上要求乘坐公交和地铁，若特殊原因，需要乘出租车的，须经上级主管同意后方可报销。

9
关于外埠出差津贴和住宿标准的其它事项。
9.1
出席会务期间，由主办方安排食宿的，不报销住宿费招待费等费用，只享有通讯费补贴。
9.2
出差人员由业务单位或办事处负责接待，安排食宿的，不报销住宿费和招待费，只享有通讯费补贴。
9.3
员工在出差期间，申请就近回家省亲的，事先经领导批准，其绕道车、船费，多开支的部分由个人负担。不在享受公司所有津贴和补助。
9.4
费用的备案由总裁办负责，财务中心负责审核且严格把关，如发现当事人超标报销，部门经理审核通过的，各扣除当事人、部门经理报销全部金额的20%，一旦发现当事人制造虚假行为，违反公司出差报销制度的，且部门经理审核通过的，将对于当事人、部门经理各处于报销金额100%的罚款。

10
关于差旅费报销所附原始发票凭证标准。
10.1
日常费用报销所附原始发票凭证
必须是正规发票，注明商品名称，单价，金额等，如可以开增值税发票，尽可能开增票，严禁以白条代替发票报销。如遇特殊需求，须财务管理部门严格审核同意后，方可报销。
10.2
运费发票报销凭证
因只有财政局规定的运费发票才能抵扣税收，原则上都须照此执行，特殊情况，由财务管理部门负责严格审核。
10.3
差旅费报销凭证
因差旅费报销发票种类较多，火车票、公交、长途车票、住宿发票、招待费发票等，原则上都需凭正规发票报销，严禁以白条代替发票报销。如遇特殊情况，在“出差述职报告”中说明理由总裁办严格审核同意后，方可报销。
例：外地出差，郊区乘摩托车，没有车票。
从私人手中购买火车票发生的手续费等。
10.4
未取得正规发票情况
若在各项费用报销过程中，发现存在不符合税法要求的发票和联号现象的发票，原则上不予报销。特殊原因另作处理。

11
市内办事
11.1
报销时间
要求各部门在市内办事的费用每星期统一清算一次。每周一填报上星期市内出差费用报销单，超时不予报销。特殊原因另作处理。
11.2
报销费用依据
要求在票根后注明时间、来回地址，与出门记录不一致的，不予报销。
11.3
发生费用要求
11.3.1乘车要求以公交、地铁为主。若确实需要乘出租车的，向主管申请。回公司请主管签字确认，方可报销，否则自理。
11.3.2在外需招待客户的，事先报部门经理同意。填制招待费审批表到总裁办办理审批，凭票据和审批表报销招待费（请客应说明，需要解决什么问题等），超过限额的由申请人承担。

12
责任承担（指管理责任不作为时应承担的责任）。
责任
责任承担人
责任处罚
12.1
出差人未填写“出差需求表”或填写不当、未获批准而擅自出差的。
出差人
费用自理，扣罚50元/次。
12.2
出差人在领导的批准或指令下而拒不出差的。
出差人
扣罚100元/次。
12.3
部门经理未及时审核或审核不当，以及未及时指示下属出差的。
部门经理
扣罚100元/次。
12.4
因出差人未提前一天提出借支申请而影响或耽误出差任务的（未影响或耽误出差任务的除外）。
出差人
扣罚50元/次。
12.5
出差人在借支手续完备的前提下，财务中心未及时“借款”的（有充分的特殊理由情况下除外）。
财务中心
扣罚50元/次。
12.6
出差人提出购票协助的而总裁办未协助的。
总裁办
扣罚50元/次。
12.7
出差人未履行出差任务的。
出差人
扣罚100元/次，并承担造成损失的票件费。
12.8
出差人在出差回沪后三日内未递交“出差述职报告”和“日志”的，或在十日内未递交“出差述职报告”和“日志”的。
出差人
三日：扣罚50元/次。
十日：扣罚100元/次。
12.9
部门经理未审核“出差述职报告”和“日志”，或审核不严的。
部门经理
扣罚50元/次。
12.10
总裁办未审核“出差述职报告”或审核不严而批准核销的。
总裁办
扣罚100元/次。
12.11
说明：
12.11.1在出差流程中发生的其它不作为（上述责任未尽事宜），原则上按100元/次的额扣罚责任当事人。
12.11.2 扣罚实施由总裁办负责开具“处理通知单”书面通知财务中心和当时人，由财务中心负责从工资中扣除。

13
编制、修改
本管理流程由总裁办负责编制或修改。
14
签发
本管理流程，经总裁签发后生效。
15
解释权限
本管理流程解释权归总裁办。
16
与以前制度关系
本管理流程与公司原有规定相悖时，以本管理流程为准。
17
生效时间
2011年07月01日
附件：
附件一：出差需求表
附件二：出差述职报告
附件三：飞机票、火车票、汽车票请购表
附件四：处理通知单
附件五：出租车需求表
签发人/日期： 汤慧 2011-07-01
送达部门：营销中心、能源审计诊断中心、招标中心、采购供应部、财务中心、总裁办、行政人力 资源部、各项目部、各地分公司、金山制造中心。
签阅：

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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