差旅费使用标准及报销管理规定.doc

XXXX股份有限公司
文件名称：常驻海外员工差旅及相关费用、补贴标准 文号：XX/X-XX(2012)006 密级：受控
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文件名称：常驻海外员工差旅及相关费用、补贴标准 文号：XX/X-XX(2012)006 密级：受控
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出国（境）人员差旅费使用标准及报销管理规定
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出国（境）人员差旅费使用标准及报销管理规定
1. 目的
为完善出国人员费用开支管理工作，适应公司发展，特制订本制度。
2. 适用范围
本制度适用于公司各部门员工，因公短期出差海外报销。常驻海外员工差旅费和补贴政策适用另外制度，不适用此制度。思源电气股份及各子公司可参照执行。
3. 职责
各业务部门负责出差前的审批，并提供真实合法有效的单据；财务部负责出国（境）人员差旅费报销工作。
4. 出差管理
4.1所有人员出国出差前应编制出国计划和费用预算，分别报分管副总和总经理审批。出国人员根据任务需要在一个国家多个城市间或多个国家间停留，应事先在出差计划中列明。
4.2出国人员若需借款应填写借款单并附“因公出国用款明细表”，借款的审批执行《财务货币资金支出审批权限管理规定》。外币应列明分项明细，总计时折合成相应的人民币。
4.3 出国本着节约高效的原则合理安排行程和使用费用，出国归来后一个星期内必须出具出国报告，报告内容包括行程、目的、任务完成情况等。
5. 差旅费
出国人员差旅费包括：长途交通费、当地交通费、住宿费、基本生活补贴、地区差补贴、公杂费等。
5.1长途交通费
5.1.1长途交通费（含深港、港澳、深澳）凭票据实报销。
5.1.2原则上要求员工海外出差，必须在公司订票平台（商旅E路通）订票，并遵守公司商旅管理规定和报销政策，提前7天订票。特殊情况下，提前审批至子公司总经理。
5.1.3出境候机厅中转地除业务需要外不得超过1天，业务原因逗留必须事后在报销单上注明原因或另附文字说明并报领导审批。
5.1. 4如果航空公司不包中途转机住宿费用，员工应取得正式宾馆发票，以实际支付价格报销，同时员工按目的地所在国标准报销其他差旅费用，但不含地区差补贴。
5.1.5 从深圳蛇口码头至香港国际机场的离境税返还要从船票金额中扣除后报销，暂执行120元标准。
5.2当地交通费
5.2.1出国人员当地交通费包含机场大巴、当地市内交通费用，在标准内凭票实报。
5.2.2凡已购车或租车的海外代表处或子公司应对公司所有在当地的出差人员共享车辆使用资源。
5.2.3出国人员到海外国家出差应使用当地车辆，当地代表处或子公司不能按需提供车辆的，需要临时租车的，在出国预算内凭票实报。
5.2.4公司统一组织的国外展会，参展人员发生的租车费和其他交通费用由组织者统一在预算内凭票实报。
5.2.5在不能提供票据的国家或地区发生的当地交通费，报销时应据实详细填列附表《出国（境）人员当地交通费支出明细表》，在预算内按实际支出金额报销。
5.3住宿费
5.3.1住宿费报销范围包括房费与税金，在住宿期间内发生的额外的洗衣费、餐费、电话费等额外费用不在住宿费报销范围之内。
5.3.2公司在财政部、外交部颁布的《临时出国人员费用开支标准和管理办法》（财行[2001]73号）规定的住宿费使用标准的基础上，参照中资公司调查情况，根据当前的物价情况做了调整，作为公司出国人员的住宿费使用标准。
5.3.3住宿费在标准内凭票实报，报销时应附所住宾馆开具的明细帐单。
5.3.4住宿发票必须由开票单位列明实际住宿天数。两人及以上同行的住宿费报销，若同性，两人按一人标准上浮50%给付，严禁分拆报销。住宿发票必须由开票单位列明实际住宿天数。
5.3.5如住宿在中资机构，报销时须持由中资机构按实际住宿天数与实际缴纳费用出具的住宿收据或发票。
5.3.6住宿费在标准内凭票实报，以下情况按《财务货币资金支出管理制度》中资金审批权限的有关规定报上级领导审批后凭票实报。
5.3.6.1因工作需要与客户住同一标准的宾馆。
5.3.6.2对外代表公司参加会议,在会议定点酒店住宿。
5.3.7公司副总（总监）级及以上领导住宿费凭票实报。
5.3．8员工出差在海外住宿费因特殊原因，超出标准的，报公司副总经理和总经理审批后报销。
5.4 基本生活补贴
基本生活补贴包括伙食费、洗衣费、小费、通讯费等个人生活费用，实行费用包干。每个国家补贴标准按50美元一天计算，香港和澳门按每天400港币计算。
5.4.1凡公司内部各种统一安排伙食的展会、会议等，由组织者统一凭票报销相关费用，参加人员不再享受生活补贴。
5.4.2生活补贴可选择按发放当月公司财务记账汇率折算为人民币支付。
5.5地区差（艰苦）补贴
对于出差到欠发达地区，包括战乱地区、生活条件特别艰苦、恶性传染病的国家（或地区，以下简称地区）的出国人员，公司在正常差旅补贴之外，按实际停留天数计算地区差补贴，以此作为对员工身处恶劣工作环境的经济补偿，具体标准根据不同国家艰苦程度核定。见附表。
5.6公杂费
公杂费包括邮寄费、文件复印费、传真费、签证费等。因公发生的公杂费由部门领导确认后，凭票实报。
5.7其他规定
5.7.1陪同客户的出国人员差旅费用凭票报销，基本生活补贴采取包干制，但额外招待费要提前做预算，在预算内凭票报销。
5.7.2交纳团费随团出差的，团费已包含的费用，个人差旅费中不再予以报销。借款时应提供邀请函，报销时应提供费用分割单。
5.7.3以上情况下的出国人员均可按公司规定享受地区差补贴。
5.7.4出国期间节假日补贴照常发放。
6. 报销管理
6.1为当次出差发生的各类费用一并报销，不得分次报销。出国人员回来后15天内，必须办理报销手续，借款未清禁止现金报销。当次出差发生的各类费用一并报销，不得分次报销。超过一个月的均不予报销，特殊情况下可经领导批准后延期。
6.2 出差人员应按以下要求认真填写有关单据。
6.2.1所附原始单据要分类粘贴，分类计算报销金额。
6.2.2报销的各类发票必须是合法的、真实的，票据须完整无损，内容填列齐全，不得涂改。
6.2.3国外取得的各类发票应尽可能要求对方以英文填写，同时以中文在发票正面注明品名、消费摘要、金额等事项，否则不予报销。
6.3汇率核算
6.3.1各业务部调查各个国家的详细情况，编制能够提供及不能提供汇兑水单的国家明细，报财务部备案。
6.3.2出国人员报销时应提供当次出差所有的汇兑水单，汇兑水单中列出的兑换手续费可单独报销，但不作为计算汇率的依据。当次报销费用的汇率按全部汇兑水单加权平均计算。对于没有汇兑水单的国家，或官方汇率与市场汇率相差悬殊的国家，由报销人员填写附件《汇率申报表》，财务部门根据实际支出情况予以报销。
6.4出国人员报销时必须同时提供护照原件及护照整页复印件（含首页），同时在复印件上标注与本次报销相关的签证印章。
6.5费用报销实行“前帐不清，后款不借”的原则,即对未按规定及时清帐的人员，在欠款结清前，公司不给予新的借款。
7. 本制度由财务部负责解释和修订，自发布之日起执行。
8. 附件
附件1：《出国（境）人员住宿费、差旅费补贴标准》
附件2：《出国（境）人员当地交通费支出明细表》
附件3：《汇率申报表》

XXXX股份有限公司
二〇一二年五月二十五日
附件1：
出国(境)人员住宿费、差旅费开支标准
（见单独表格）

日期
起点
终点
交通工具
支出金额
（列明币种）
事由

附件2：
出国（境）人员当地交通费支出明细表

附件3：
汇 率 申 报 表
购买日期
美元数
汇率
折合当地货币数
是否有水单

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出国（境）人员差旅费使用标准及报销管理规定
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