资产管理系统需求说明书.doc

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IT资产管理
需求说明书

目录

1 文档介绍 5
1.1. 文档目的 5
1.2. 文档范围 5
1.3. 读者对象 5
1.4. 参考文献 5
1.5. 术语与解释 5
2 系统面向的用户 6
3 项目概述 6
3.1 项目描述 6
3.2 功能描述 6
4 具体需求 8
4.1 等待我审批的流程 8
4.1.1 样式 8
4.1.2 需求说明 8
4.2 我提交的流程 8
4.2.1 样式 8
4.2.2 需求说明 8
4.3 我经手的流程 8
4.3.1 样式 8
4.3.2 需求说明 8
4.4 个人IT资产 8
4.4.1 样式 8
4.4.2 需求说明 8
4.5 我管理的IT资产 8
4.5.1 样式 8
4.5.2 需求说明 9
4.6 IT资产领用申请 9
4.6.1 业务表单 9
4.6.2 数据结构表 9
4.6.3 流程图 10
4.6.4 流程说明 11
4.7 IT资产采购申请 11
4.7.1 业务表单 11
4.7.2 数据结构表 11
4.7.3 流程图 13
4.7.4 流程说明 14
4.8 IT资产发放流程 14
4.8.1 业务表单 14
4.8.2 数据结构表 14
4.8.3 流程图 15
4.8.4 流程说明 15
4.9 IT资产归还申请 16
4.9.1 业务表单 16
4.9.2 数据结构表 16
4.9.3 流程图 17
4.9.4 流程说明 17
4.10 IT资产维修申请 18
4.10.1 业务表单 18
4.10.2 数据结构表 18
4.10.3 流程图 19
4.10.4 流程说明 19
4.11 IT资产报废申请 20
4.11.1 业务表单 20
4.11.2 数据结构表 20
4.11.3 流程图 21
4.11.4 流程说明 21
4.12 IT资产库存管理 22
4.13 IT资产查询与统计 22
4.13.1 查询维度 22
4.13.2 维度说明 22
4.14 界面需求 23
4.15 其他需求 23

*A-添加Add，M-修改Modify，D-删除Delete
变更记录
（Record of Reviews and Changes）
变更号
SN
日期
DATE
批准日期
DATE
APPROVED
A
M
D
标题或简要说明
TITLE OR BRIEF DESCRIPTION
签名
SIGNATURE
001
2010/11/28

A
Ver 0.1
Eric
002
2010/12/15

M
Ver 0.2
Eric
003
2010/12/15

M
Ver 0.3
Eric

1 文档介绍
1.1. 文档目的
按照与上海晨讯科技集团（以下简称SIM）用户的共同理解，描述将要开发的IT资产管理系统。需要得到用户的确认，作为系统详细设计文档的输入。
1.2. 文档范围
描述IT资产管理系统的概况、业务背景、用户介绍、阐述功能性需求、非功能性需求。
1.3. 读者对象
预期读者包括的SIM所有相关人员及项目开发团队的所有成员。
1.4. 参考文献
《软件开发过程管理及规范V2.0》
1.5. 术语与解释
本文档中出现的词汇
说明

2 系统面向的用户
本系统面向的主要用户类型如下表所示：
角色
说明
信息浏览或申请者
SIM所有人员
系统管理员
IT部门人员

注：本系统的使用者全部都是SIM公司的员工，不包括其它公司的员工，本系统只提供对SIM公司IT资产管理，不包括SIM公司其他固定资产。
3 项目概述
3.1 项目描述
本系统主要是SIM员工用来对IT资产生命周期的管理，包括IT资产采购、入库、领用、归还、维修和报废管理，提供IT资产查询和统计功能。IT资产管理系统属于SIM公司门户一个子站点，流程采用SIM公司已经采购的FlowMan实现。
3.2 功能描述
编号
模块名称
描述
1
等待我审批的流程
显示在系统首页，显示需要当前用户审批的资产管理流程
2
我的流程
显示在系统首页，显示当前用户提交的流程
3
我经手的流程
显示在系统首页，显示当前用户处理过的流程
4
个人IT资产
显示当前用户名下所有的IT资产列表
5
我管理的IT资产
显示当前用户所管辖人员的IT资产列表
6
IT资产领用申请
提供给员工提交IT资产领用申请
7
IT资产采购申请
提供给员工提交IT资产采购申请
8
IT资产归还申请
提供给员工提交IT资产归还申请
9
IT资产维修申请
提供给员工提交IT资产维修申请
10
IT资产报废申请
提供给员工提交IT资产报废申请
11
IT资产查询与统计
提供给资产管理员或部门经理进行IT资产查询与统计，可导出到Excel
12
IT资产入库管理
提供给资产管理员进行IT资产入库管理，可进行批量入库

4 具体需求
4.1 等待我审批的流程
4.1.1 样式
4.1.2 需求说明
4.2 我提交的流程
4.2.1 样式
4.2.2 需求说明
4.3 我经手的流程
4.3.1 样式
4.3.2 需求说明
4.4 个人IT资产
4.4.1 样式
4.4.2 需求说明
4.5 我管理的IT资产
4.5.1 样式
4.5.2 需求说明
4.6 IT资产领用申请
4.6.1 业务表单
4.6.2 数据结构表
1. IT资产领用申请表
名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
自动产生,申请用户名+YYYYMMDDHHMMSS,在录入界面不显示
申请人
用户

N
不可输入，默认为登录用户
申请日期
日期

N
不可输入，默认为申请日期
退回处理
选项

包括：重新提交和作废，流程处理辅助栏。
申请类型
选项

N
选项：自用和新员工入职添加申请类型，如果是新员工入职，使用人为必填字段

使用人
用户

N

执行单位
查阅项

N
系统基本表，请提供
所属部门
单行文本
Varchar(250)
N
申请人所属部门，如果当前用户只属于一个部门自动产生，如果属于多个部门，可以进行选择。
产品
单行文本
Varchar(250)
N

备料类型
选项

N
可多选，选项包括有效合同备料、RoHS物料、风险备料、齐套备料、长周期备料、关键件备料、其他采购
总金额
货币

Y
添加总金额

供应商
查阅项

N
系统基本表，请提供（待陈景确认）
付款单位
查阅项

N
系统基本表，请提供（待陈景确认）
备注
多行文本

Y

附件

2. IT资产领用物品明细表

名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
IT资产领用申请表流程编号
采购物品描述
单行文本
Varchar(250)
N

单位
单行文本
Varchar(250)
N

数量
数字

N

单价
货币

Y

总金额
货币

Y
不可输入。金额=单价*数量
要求到货日期
日期

N

备注
多行文本

Y
用于描述采购物品

4.6.3 流程图

4.6.4 流程说明
1. 角色设置
Ø IT资产领用(IT助理)
Ø IT资产领用(部门经理)
Ø IT资产领用(部门总监)
2. 业务说明
Ø IT资产库存查询是系统自动查询目前员工申请的时候不规范，系统无法自动查询库存

Ø IT助理审阅可以根据库存情况，选择是否启动采购流程或者发放流程
Ø 如果是新员工入职领用申请，由该部门人员代为提交申请，使用人填写新员工账户
Ø 帐户开通时间规定：员工到职前一个星期(0~7天内)。
Ø 如果采购流程在IT助理节点处延时了五天未处理，系统邮件报警(发至陈景最好设定角色，改变时候也比较容易
)。
4.7 IT资产采购申请
4.7.1 业务表单
错误！链接无效。
4.7.2 数据结构表
1. 采购申请表
名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
自动产生,申请用户名+YYYYMMDDHHMMSS,在录入界面不显示
申请人
用户

N
不可输入，默认为登录用户
申请日期
日期

N
不可输入，默认为申请日期
退回处理
选项

包括：重新提交和作废，流程处理辅助栏。
申请类型
选项

N
选项：自用和新员工入职添加申请类型，如果是新员工入职，使用人为必填字段

使用人
用户

N

执行单位
查阅项

N
系统基本表，请提供
所属部门
单行文本
Varchar(250)
N
申请人所属部门，如果当前用户只属于一个部门自动产生，如果属于多个部门，可以进行选择。
产品
单行文本
Varchar(250)
N

备料类型
选项

N
可多选，选项包括有效合同备料、RoHS物料、风险备料、齐套备料、长周期备料、关键件备料、其他采购
总金额
货币

Y
添加总金额

供应商
查阅项

N
系统基本表，请提供（待陈景确认）
付款单位
查阅项

N
系统基本表，请提供（待陈景确认）
备注
多行文本

Y

附件

2. 采购物品明细
名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
采购申请表流程编号
设备编号
单行文本
Varchar(250)
N
不可输入，根据采购物品基本表选择
物品名称
单行文本
Varchar(250)
N
根据设备编号产生，不可修改
物品类型
单行文本
Varchar(250)
N
根据设备编号产生，不可修改
单位
单行文本
Varchar(250)
N
根据设备编号产生，不可修改
IT估价
货币

N
根据设备编号产生，可修改
成本中心询价
货币

N
根据设备编号产生，可修改
数量
数字

N

IT估价总金额
货币

N
不可输入。IT估价总金额= IT估价*数量
询价总金额
货币

不可输入。询价总金额=成本中心询价*数量
要求到货日期
日期

N

备注
多行文本

Y
用于描述采购物品

3. 采购物品基本表
名称
类型
长度
是否为空
备注
设备编号
单行文本
Varchar(250)
N

物品名称
单行文本
Varchar(250)
N

物品类型
选项

N
请提供物品类型
单位
选贤

N
请提供，例如：台、个
单价
货币

N

备注
多行文本

Y
用于描述采购物品
4. 执行单位基本表用于根据执行单位获取财物编号人员

名称
类型
长度
是否为空
备注
单位名称
单行文本
Varchar(250)
N

财务编号人员
用户

N

备注
多行文本

Y
用于执行单位

4.7.3 流程图

4.7.4 流程说明
1. 角色设置
Ø IT资产采购(IT主管)
Ø IT资产采购(IT总监)
Ø IT资产采购(成本中心)
Ø IT资产采购(财务主管)
Ø IT资产采购(采购经理)
Ø IT资产采购(分管副总裁/总经理)
Ø IT资产采购(集团)
Ø IT资产采购(财务编号)
Ø IT资产采购(采购专员)
Ø IT资产采购(库存管理员)
2. 业务说明
Ø 执行单位与财务人员的对应关系列表由IT助理自行维护
Ø 如果成本中心询到的任何一条明细的价格高于申请价格，流程回到IT助理处重新修改
3. 流程疑问
Ø IT资产验货之后入库是手动入库还是系统自动入库？
Ø IT资产采购如果是从领用产生的，应如何跳转到发放流程？
4.8 IT资产发放流程
4.8.1 业务表单
4.8.2 数据结构表
1. IT资产发放申请表
名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
自动产生,申请用户名+YYYYMMDDHHMMSS,在录入界面不显示
申请人
用户

N
不可输入，默认为登录用户
申请日期
日期

N
不可输入，默认为申请日期
退回处理
选项

包括：重新提交和作废，流程处理辅助栏。
所属部门
单行文本
Varchar(250)
N
申请人所属部门，如果当前用户只属于一个部门自动产生，如果属于多个部门，可以进行选择。
备注
多行文本

Y

附件

2. IT资产发放明细具体显示信息有待陈璟提供

名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
IT资产发放申请表流程编号
备注
多行文本

Y
用于描述采购物品

4.8.3 流程图

4.8.4 流程说明
1. 库存管理员打印IT资产卡（简单）让IT助理领用签字
2. IT助理打印IT资产卡（对照提供的资产卡）让使用人签字
4.9 IT资产归还申请
4.9.1 业务表单
请提供业务表单
4.9.2 数据结构表
1. IT资产归还申请表
名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
自动产生,申请用户名+YYYYMMDDHHMMSS,在录入界面不显示
申请人
用户

N
不可输入，默认为登录用户
申请日期
日期

N
不可输入，默认为申请日期
退回处理
选项

包括：重新提交和作废，流程处理辅助栏。
申请类型
选项

N
选项：离职归还和正常归还
所属部门
单行文本
Varchar(250)
N
申请人所属部门，如果当前用户只属于一个部门自动产生，如果属于多个部门，可以进行选择。
备注
多行文本

Y

附件

2. IT资产归还明细该表明细信息根据申请人选择归还的IT资产信息自动产生，具体显示信息有待陈璟提供

名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
IT资产归还申请表流程编号
备注
多行文本

Y
用于描述采购物品

4.9.3 流程图

4.9.4 流程说明
1. 角色设置
Ø IT资产归还(IT助理)
Ø IT资产归还(IT工程师)
Ø IT资产采购(库存管理员)
2. 流程疑问
Ø 资产实物入库应如何入库？归档应如何处理？
4.10 IT资产维修申请
4.10.1 业务表单
请提供业务表单
4.10.2 数据结构表
1. IT资产维修申请表
名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
自动产生,申请用户名+YYYYMMDDHHMMSS,在录入界面不显示
申请人
用户

N
不可输入，默认为登录用户
申请日期
日期

N
不可输入，默认为申请日期
退回处理
选项

包括：重新提交和作废，流程处理辅助栏。
所属部门
单行文本
Varchar(250)
N
申请人所属部门，如果当前用户只属于一个部门自动产生，如果属于多个部门，可以进行选择。
备注
多行文本

Y

附件

2. IT资产归还明细该表明细信息根据申请人选择维修的IT资产信息自动产生，具体显示信息有待陈璟提供

名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
IT资产维修申请表流程编号
备注
多行文本

Y
用于描述采购物品

4.10.3 流程图

4.10.4 流程说明
1. 角色设置
Ø IT资产维修(技术工程师)
Ø IT资产维修(IT助理)
2. 流程疑问
Ø 是否过保修期是人工判断还是系统自动判断？如果是系统自动判断需要添加IT资产保修截止日期

4.11 IT资产报废申请
4.11.1 业务表单
4.11.2 数据结构表
1. 资产报废申请表
名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
自动产生,申请用户名+YYYYMMDDHHMMSS,在录入界面不显示
申请人
用户

N
不可输入，默认为登录用户
申请日期
日期

N
不可输入，默认为申请日期
退回处理
选项

包括：重新提交和作废，流程处理辅助栏。
维修结论
多行文本

N
IT工程师
报废理由
多行文本

N
库存管理员
报废后处理意见
多行文本

N
填写人需要陈璟确认
备注
多行文本

Y

附件

2. IT资产报废明细该表明细信息根据申请人选择报废的IT资产信息自动产生，具体显示信息有待陈璟提供

名称
类型
长度
是否为空
备注
流程编号
单行文本
Varchar(250)
N
IT资产归还申请表流程编号
备注
多行文本

Y
用于描述采购物品

4.11.3 流程图

4.11.4 流程说明
1. 角色设置
Ø IT资产报废(库存管理员)
Ø IT资产报废(IT工程师)
Ø IT资产报废(IT总监)
Ø IT资产报废(分管副总裁)
Ø IT资产报废(财务部)
2. 流程疑问
Ø IT资产报废是单一资产报废还是多资产报废，如果是多资产报废在“硬件审核”中如果有些可报废，有些不能报废应该怎么处理？
4.12 IT资产库存管理
1. 采购、发放、归还、报废流程审批通过之后库存应该怎么处理？
2. 库存列表的字段？
4.13 IT资产查询与统计
4.13.1 查询维度
组织结构
资产类型
适用范围
库存
保修日期
报废
IT资产属性

4.13.2 维度说明
1. 组织结构
用途：查询和统计部门、管理人员或员工的资产信息
维度
部门、管理人员、员工

资产详细信息
2. 资产类型
用途：查询和统计各种资产类型的资产数量
维度
资产类型

数量和资产详细信息
3. 适用范围
用途：查询和统计各种适用范围资产情况
维度
适用范围

资产数量和资产详细信息
4. 库存
用途：查询和统计目前库存资产数量
维度
库存

资产数量和资产详细信息

5. 保修日期
用途：查询和统计目前接近保修期的资产，通知资产使用人是否需要维修
维度
保修日期

资产详细信息

6. 报废
用途：根据报废时间统计报废报表，统计供应商供应产品报废率
维度
报废日期

报废数量和报废资产详细信息

7. IT资产属性
用途：根据资产关键属性查询和统计IT资产信息
维度
IT资产属性

IT资产详细信息

4.14 界面需求
根据不同的登录用户权限显示不同的界面，登录的用户只能看到所管辖的IT资产情况。
Ø 普通用户界面
只能看到自己名下的IT资产情况(包括维修等信息变更情况)
Ø 职能主管或经理界面
可以看到所管辖员工的IT资产情况
Ø 资产管理员界面
可以看到所有IT资产情况，可对IT资产进行添加、统计、信息变更情况更新以及查询
Ø 库存管理员界面
可对IT资产库存进行管理，包括对IT资产入库信息添加、出库和库存状态查询
4.15 其他需求
1. 库存状态
Ø 可发：采购通过或归还变“可发”状态
Ø 淘汰：那种操作变为“淘汰”状态

Ø 预报废：库存管理员提交报废申请流程库存状态变为“预报废”状态
Ø 已报废：报废申请流程审批通过库存状态
2. 出库状态
Ø 领用：
Ø 公用：
Ø 借用：
Ø 已出库但未发（主要针对新员工电脑的发放）
个人觉得这些状态应该为库存状态
3. 添加库存管理的仓储货架管理，对货架进行编号，对号摆放，方便查找资产在仓库中的存放位置及状态，手动输入（资产所在地：沈阳、北京、深圳、总部、青浦、外高桥）是否需要维护资产所在地基本表

4. 台式机和笔记本入库后（如入库类型为可发）则自动生成《电脑初始化安装》请提供《电脑初始化安装》
单，并将资产编号导入到《电脑初始化安装》单中，邮件通知库管员，由库管员指派安装操作员进行初始化安装，资产入库后系统可生成固定资产卡。
5. 将零件（低资品）、软件、电脑、其他四类分别建立单独子页面，由固定资产管理系统主页面点击进入。
Ø 电脑需要确认显示标题

Ø 零件
种类
大小
类型
频率
数量
备注

Ø 软件
名称
数量
备注

Ø 其他
名称
数量
备注

其中零件页面内设备信息包含内存、硬盘、电池、键盘、鼠标、显示器等信息
电脑页面内包括台式机、笔记本电脑、图形工作站以及服务器等信息
6. 领用设备时，系统可将原有库存数量自动减去，无需手动更改库存数量信息
7. 相同类型资产批量入库时，只需输入一次同批次的配置信息，选择好数量，系统可自动生成同批所有资产入库。
电脑配置分七大类：cpu、内存、硬盘、显卡、光驱、键盘鼠标、其他。Cpu分频率、类型；内存分类型、容量、频率；硬盘分类型、容量 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)
8.
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