工程档案管理基本要求.doc

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工程档案管理办法
为了遵守国家和集团公司对工程档案要求，规范局工程档案管理行为，更好的为公司经营发展范围，根据国家档案法、集团公司对工程档案工作的管理要求及公司工程档案编制规则有关规定，特编制本办法。
一、档案分类、归档范围、保管期限：
公司科技文件材料的分类，归档范围、保管期限根据公司实际情况统一参照《水电厂企业档案分类表》的规定执行。
附件：国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表
二、立卷
工程档案的立卷归档工作，系指公司内各业务部门会同档案专业人员，把生产(工作)活动中形成的、具有保存价值的科技文件材料，按照归档范围的要求收集齐全、并经过系统整理、立卷成册，根据集中统一管理原则，分级管理的办法(其中：设备、仪器档案室设在机电公司;声像档案室设在党委工作部新闻宣传处、各单位应设兼职或专职档案管理员。)完成组卷工作。
文件材料立卷的主要原则如下：
1、必须遵循文件材料形成的规律，保持文件材料之间的联系，便于保管、查找和利用。
2、文件材料需根据公司：《工程档案编制规则》进行分类立卷。
3、案卷应确定案卷标题、填写卷内目录、和卷尾备考表，形成案卷索引目录。
三、移交：
各施工单位应按照公司统一要求，对工程档案按照有关规定进行收集、整理、分类、编制、装订等工作，上交前应比照交付标准要求进行内部验收，合格后向公司档案科移交，并办理书面移交手续。工程档案网络录入工作由施工单位负责，录入内容按照相关文件规定进行，公司科技部、档案室负责检查、监管、验收。新领域项目和工程复杂项目，施工单位交付前应与公司科技部有关管理人员沟通，确保上交内容满足要求。对于不符合交付标准的，公司档案科不予接收。
向档案科移交必须按以下规定办理：
1、项目竣工验收后，文件、竣工资料三个月内，在移交业主的同时，需向公司档案科移交一套（原件）项目完整工程竣工资料；电子目录、纸制目录各一份(整套)，其他科研基建工程完工或告一段落后文件资料三个月内向档案科移交归档。归档范围内的科技文件资料，必须列具清单，经双方清点无误后在交接清单上签字。清单应一式三份、双方各执一份，另一份存档。
2、档案管理人员正式接收的档案，任何人不得仍以文件材料看待而索回，如需要利用，应按“档案借阅利用制度”办理借阅手续。
3、技术人员在调离工作时，本人所承担的新产品研制、基本建设项目，科研课题或其他技术活动项目，已形成的技术文件材料应整理、移交给本单位档案员，主管领导同意后方能办理调离手续。
档案管理人员工作调动，必须在离职前将所管理的数量及状况交待清楚，并在档案主管的主持下办理正式交接手续。
国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范
（DT/T28－2002）
国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
1
可行性研究、任务书

1.1
项目建议书及报批文件
永久

长期
1.2
项目选址意见书及其报批文件
永久

长期
1.3
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久

长期
1.4
项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件
永久

长期
1.5
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久

长期
1.6
设计任务书、计划任务书、报批文件
永久

永久
2
设计基础文件

2.1
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久

永久
2.2
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久

长期
2.3
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久

长期
3
设计文件

3.1
总体规划设计
永久

永久
3.2
方案设计
永久

永久
3.3
初步设计及其报批文件
永久

永久
3.4
技术设计
永久

永久
3.5
施工图设计
长期

永久
3.6
技术秘密材料、专利文件

永久
3.7
工程设计计算书
长期

长期
3.8
关键技术试验
永久

永久
3.9
设计评价、鉴定及审批
永久

永久
4
项目管理文件

4.1
征地、移民文件

4.1.1
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图
永久

4.1.2
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久

4.1.3
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久

4.1.4
施工执照
永久

4.2
计划、投资、统计、管理文件

4.2.1
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期

4.2.2
概算、预算管理、差价管理文件
长期

4.2.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
长期

4.2.4
规程、规范、标准、规划、方案、规定
长期

4.2.5
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期

4.2.6
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期

4.3
招标投标、承发包合同协议

4.3.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
长期
长期
4.3.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
永久
长期
4.3.3
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期

4.3.4
中标通知书
长期
长期
长期
4.3.5
合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件
永久
长期
长期
4.4
专项申请、批复文件

4.4.1
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件
永久

4.4.2
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
长期

4.4.3
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
长期

5
施工文件

5.1
建筑施工文件

5.1.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期

5.1.2
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件
长期
长期

5.1.3
原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单
长期
长期

5.1.4
建筑材料试验报告
长期
长期

5.1.5
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期

5.1.6
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探
永久
长期

5.1.7
土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录
永久
长期

5.1.8
施工日记、大事记

长期

5.1.9
隐蔽工程验收记录
永久
长期

5.1.10
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
长期

5.1.11
工程质量检查、评定
永久
长期

5.1.12
技术总结、施工预、决算

长期

5.1.13
交工验收记录证明
永久
长期

5.1.14
竣工报告、竣工验收报告
永久
永久

5.1.15
竣工图
永久
长期

5.1.16
声像材料
长期
长期

5.2
设备及管线安装施工文件

5.2.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期

5.2.2
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件
长期
长期

5.2.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期

5.2.4
建筑材料试验报告
长期
长期

5.2.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期

5.2.6
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
长期

5.2.7
隐蔽工程检查验收记录
永久
长期

5.2.8
强度、密闭性试验报告
长期
长期

5.2.9
设备、网络调试记录
长期
长期

5.2.10
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
长期

5.2.11
系统调试、调试记录
长期
长期

5.2.12
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
短期
长期

5.2.13
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
长期

5.2.14
中间教交工验收记录证明、工程质量评定
永久
长期

5.2.15
竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算
永久
长期

5.2.16
竣工图
永久
长期

5.2.17
声像材料
长期
长期

5.3
电气、仪表安装施工文件

5.3.1
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期

5.3.2
施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件
短期
长期

5.3.3
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期

5.3.4
建筑材料试验报告
长期
长期

5.3.5
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期

5.3.6
系统测试、整定记录
长期
长期

5.3.7
绝缘、接地电阻等性能测试、校核
长期
长期

5.3.8
材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
永久
长期

5.3.9
操作、联动试验
短期
长期

5.3.10
电气装置交接记录
短期
长期

5.3.11
中间交工验收记录、工程质量评定
永久
长期

5.3.12
竣工报告、竣工验收报告
永久
长期

5.3.13
竣工图
永久
长期

5.3.14
声像材料
长期
长期

6
监理文件 监理单位

6.1
施工监理文件、资料

6.1.1
监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复
长期

长期
6.1.2
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审
长期

长期
6.1.3
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审
长期

长期
6.1.4
开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书
长期

长期
6.1.5
设计变更、材料、零部件、设备代用审批
长期

长期
6.1.6
监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件
长期

长期
6.1.7
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期

长期
6.1.8
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期

长期
6.1.9
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期

长期
6.1.10
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告
长期

长期
6.1.11
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期

长期
6.1.12
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期

长期
6.1.13
单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估
长期

长期
6.1.14
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期

长期
6.2
设备采购、监造工作监理资料

长期
6.2.1
设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划
长期

长期
6.2.2
市场调查、考察报告
长期

长期
6.2.3
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表
长期

长期
6.2.4
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
长期

长期
6.2.5
开动、复工报审表、暂停令
长期

长期
6.2.6
会议纪要、来往文件
长期

长期
6.2.7
监理工程师通知单、监理工作联系单
长期

长期
6.2.8
监理日志、监理月报
长期

长期
6.2.9
质量事故处理文件、设备制造索赔文件
长期

长期
6.2.10
设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件
长期

长期
6.2.11
设备采购、监造工作总结
长期

长期
6.3
监理工作声像材料
长期

长期
7
工艺设备文件 设计单位

7.1
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
长期

7.2
产品检验、包装、工装图、检测记录
长期

7.3
设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明
长期
长期

7.4
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
长期

7.5
设备图纸、使用说明书、零部件目录
长期

7.6
设备测绘、验收记录及索赔文件
长期

7.7
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
长期

8
科研项目

8.1
开题报告、任务书、批准书
永久

8.2
协议书、委托书、合同
永久

8.3
研究方案、计划、调查研究报告
永久

8.4
试验记录、图表、照片
永久

8.5
实验分析、计算、整理数据
永久

8.6
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
永久

8.7
实验装置操作规程、安全措施、事故分析
长期

8.8
阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久

8.9
成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。
永久

8.10
考察报告、重要课题研究报告
永久

9
涉外文件

9.1
9.1 询价、报价、投标文件
短期

9.2
合同、合同附件
永久

9.3
谈判协议、议定书
永久

9.4
谈判记录
长期

9.5
谈判过程中外商提交的材料
长期

9.6
出国考察及收集来的有关材料
短期

9.7
国外各设计阶段文件及设计联络文件
永久

9.8
各设计阶段审查议定书
永久

9.9
技术问题来往函电
永久

9.10
国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件
永久

9.11
国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明
短期

9.12
设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件
永久

9.13
国外设备、材料的防腐、保护措施
短期

9.14
外国技术人员现场提供的文件材料
长期

10
生产技术准备、试生产文件

10.1
技术准备计划
短期

10.2
试生产管理、技术责任制
短期

10.3
开停车方案
短期

10.4
设备试车、验收、运转、维护记录
长期

10.5
试生产产品质量鉴定报告
短期

10.6
安全操作规程、事故分析报告
长期

10.7
运行记录
短期

10.8
技术培训材料
短期

10.9
产品技术参数、性能、图纸
永久

10.10
工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录
短期

11
财务、器材管理文件

11.1
财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计
短期

11.2
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。
永久

11.3
主要材料消耗、器材管理
短期

11.4
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册
永久

12
竣工验收文件

12.1
项目竣工验收报告
永久
长期
长期
12.2
工程设计总结
永久

长期
12.3
工程施工总结
永久
长期

12.4
工程监理总结
永久
长期

12.5
项目质量评审文件
永久
长期

12.6
工程现场声像文件
永久
长期

12.7
工程审计文件、材料、决算报告
永久

12.8
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件
永久

12.9
竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
永久
长期
长期
12.10
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
长期
长期

四、工程档案借阅利用制度

根据《档案法》、《保密法》的要求，本着既方便工作又简化手续的原则，制定本制度。
（一）本单位员工借阅档案要求：
1、凡本公司职工，均可查阅档案，但必须办理必要手续。
2、查阅密级档案须按“档案保密制度”的有关规定办理。
3、查阅档案应在阅文室进行，如需摘抄，应经档案管理人员同意；如需复制，应经档案主管批准。不准摘抄和复制与本人所查内容无关的档案。
4、凡借出的档案，借阅人应当妥善保管不得转借他人，不得删改、涂污、加注、拆散、损坏或丢失。密级档案不准抄录或复制，确因工作需要，需经主管档案科负责人批准。
5、借出档案要严格履行登记手续，退还档案要当面点清，办妥注还手续，并及时利用将利用效果反馈档案科。
（二）外单位人员借阅档案要求：
外单位人员查阅本单位档案，须执单位正式查档介绍信，写明查阅范围和目的，经主管档案的部门负责人同意；密级档案需经主管档案的公司领导批准，方可查阅，但一般不得借出或复制。
（三）凡属下列情况之一者，应将借阅的档案退还档案科：
1、工作调动，退(离)休，退(离)职等。
2、因公外出或请假半个月以上者。
3、档案人员因工作需要通知档案借阅者。
（四）凡借出档案遗失或损坏时，应立即报告本部门主管和档案员，以便采取弥补措施。对档案丢失所产生的后果由借阅人负全部责任并按有关规定给予处罚。

（五）公司档案科原则上只为局内相关单位提供查阅服务，查阅人查阅前应登陆公司档案管理信息网络，根据权限设置进行网络查询，确认所查内容存在后，到档案科办理查阅许可文件。并记录查阅目的、查阅时间、拟定的查阅具体内容，查阅人等信息。
查阅人查阅前应向档案科提供上述文件及证明，并在查阅记录上签字确认拟定查阅内容。
由档案科工作人员向查阅人员提供相关文件查阅，其本人不得自行随意查找。查阅人不得提出查阅超出审批范围以外的文件，提出的档案科将给予拒绝。

五、档案的鉴定销毁制度

1、档案鉴定工作由单位领导、业务人员和档案人员组成鉴定小组有计划地进行。
2、档案的鉴定方法是根据本单位的《档案保管期限表》及《归档文
件整理规则》直接鉴定档案的内容。
3、超过保管期限的会计档案、对其中末了结的债权债务的原始凭证等，均抽出另行立卷，由档案室补充到有关档案案卷内进行保管。
4、对确无保存价值的文书、科技档案材料，由档案室组织鉴定小组进行鉴定后造册登记，提出销毁意见，经单位领导人批准后方可销毁，凡需销毁的会计档案经单位领导审查，同时上报主管机关批准后方可销毁。
5、需销毁的档案要到指定的地点销毁，并指定两人监销；销毁会计档案，还应有同级财务部门、审计部门派人员参加监销。
6、销毁人员和监销人均在销毁清册上签字，销毁报告和销毁清册一式三份，其中一份归档保存。(档案销毁清册附表一和附表二)。

六、档案保密制度

1、档案是党和国家的宝贵财富。凡涉及国家安全和利益，在一定时间内需要保密的，均属保密范围。
2、档案保密工作必须遵循既坚持保密，又便于提供利用的原则。
3、对档案人员要求：
(1)、档案员要认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》和《保密法》，并以此来检验、指导自己的工作。
(2)、档案员要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄露党和国家的秘密。对违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向领导反映。
4、属于保密范围的档案，都应标明密级，不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。
5、密级档案的管理：
(1)、密级档案要有专柜保管，档案不得随意将钥匙交于他人，遇档案员请假，钥匙应交给主管档案的部门负责人临时保管。
(2)、年底对全部密级档案，进行逐一清点。
6、密级档案的利用：
(1)、利用“密级”、“机密”档案须经档案室负责人批准，“绝密”档案须经主管档案工作领导批准。
(2)、利用密级档案，一般只能在档案部门查阅，如因特殊情况需要外借者，须经单位主管领导批准，借阅时间一般不能超过三天。
(3)、利用密级档案，一般不准摘抄、复制、翻印，如因工作特殊需要，须经单位领导批准。
7、对已经失去保密价值的档案，应按照有关程序和规定，及时进行解密工作，并在档案上取掉密级标记。

七、档案库房管理制度

（一）、基本要求
1、档案管理人员，应刻苦钻研档案保护技术，不断提高档案管理水平。
2、档案库房无关人员不得入内。
3、档案库房应做到整齐、清洁；档案柜架和案卷排列要科学，便于查找。
4、库房、办公室、阅览室要三室分开。
5、定期对各种载体档案进行清理、核对，做到账、物、卡相符，存毁有据。
6、录音带、录像带、每融半年倒一次，光盘每融半年上机检查一次。
7、发现档案有损坏现象，要及时查明原因，设法采取补救措施。
（二）、温湿度控制
1、档案库房应根据档案载体、保管特性，控制好温湿度。必要时要装空调、去湿机、加湿器等设备。对库房的温湿度做定期的测量记录，对不适应档案载体保管的温度京控制在14-24℃，相对温度控制在45-60％。
2、档案柜应与墙壁保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。
（三）、防虫、防霉、防鼠
1、档案柜要投放有效的防虫、防霉变的药物，要定期检查，发现问题及时处理。严禁使用失效和过期的药物。
2、库房内禁止存放食品等其他无关杂物。
3、要定期松动档案，使卷之间透气。
4、接收入库的档案，要经过检查，确定无灰尘、无虫害、无霉变后方能入库。
5、档案库房应配备吸尘器，门窗(双层)必须严密，防止风沙灰尘进入，并要定期除尘、清扫。
（四）、防光与照明管理
1、档案库房应用防紫外线、防爆灯做照明光源。
2、档案库房不宜采用自然光源，防止阳光直射。
（五）、防火与防盗
1、档案库房门窗必须坚固、可靠，必要时安装防盗门、保险锁和报警器。
2、档案库房内严禁存放易然易爆物品，严禁吸烟、动用明火。
3、档案库房必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换消防器材。
4、档案库房门锁钥匙不得随身携带，备用钥匙专人妥善保管。
5、档案库房内的电气设备要科学管理、定期检查，做好维护工作，防止意外事故发生。
6、档案库房离人时，要关闭电源、锁门，节假日要加封条

八、档案统计工作制度

（一）、为了给分析、研究工作积累数据，以便改进工作，不断提高管理水平，档案科要做好统计工作。
（二）、及时积累材料，按时记录，凡是能用数字反映的都用数字登记。
（三）、统计数据要以原始记录为依据，做到准确、可靠。
（四）、建立建全“档案借阅统计”、“档案利用效果登记”、“复制档案统计”、“档案鉴定销毁统计”、“档案管理基本情况统计”等各种统计台帐，并于年底前将统计情况汇报公司、集团公司档案部门。
（五）、定期进行库藏档案的清理核对和检查，确保档案齐全完整，账务相符。

2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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