办公室岗位责任书.doc

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办公室工作职责

定编4人。设主任1人，副主任1人、专员1人，文员1人。
下设：保安、保洁、食堂 、水电、驾驶班等

概要：办公室是公司人力资源、行政总务的协调和实施中心，其工作职能主要有参谋建议、组织实施、联谊协调、检查监控、后勤服务五项。
一、负责企业人力资源、行政和后勤保障等工作，完成董事会和总经理交办的其它工作任务。
二、负责贯彻落实政府及有关部门下达的各项工作任务，做好与政府及各部门的联系协调工作；负责安排企业的对外接待工作和各种对外联谊活动。
三、负责全企业系统思想、文化建设和精神文明建设，丰富企业文化，提升企业精神。负责组建、完善企业工、青、妇等群众组织，筹划组织实施各类教育、宣传、文体活动，规范员工的行为举止、礼貌用语、衣着服饰，树立良好的企业对外形象。
四、负责拟订、健全和实施企业的各项工作制度和管理制度。
五、负责行政、人力资源经费年度预算的编制和配合财务部对使用管理及公务经费核审。
六、负责建立和完善部门、员工工作业绩考核计酬和培训教育制度，拟定和修改企业各部门人员编制、员工工资、福利方案，报上级批准后组织实施。
七、负责保障企业有效运转的各种总务后勤服务工作，维护企业生产经营秩序，保障企业财产和人员安全。
八、行使日常行政监督职能，对违法违纪、违反企业规定制度、盗窃破坏企业财产的有关人员进行调查和处罚。
1、 办公室主任经理岗位说明书（职责）

职位名称
办公室主任
职位代码

所属部门
办公室
直属上级

直接下属

职 级
经理级
岗位定员
1人
所辖人员
若干

职位概要: 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作；负责进行公司形象推广和企业文化建设；负责公司的人力资源规划、员工招聘选拔、绩效考核、薪酬福利管理、员工激励、培训开发和沟通协调，保证公司人力资源供给和人力资源高效率。

工作内容: 参与制定人力资源战略规划，为重大人事决策提供建议和信息支持；组织制定、执行、监督公司人事管理制度；根据公司对绩效管理的要求，制定评价政策，组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处，并不断完善绩效管理体系； 制定薪酬政策和晋升政策，组织提薪评审和晋升评审，制定公司福利政策，办理社会保障福利；组织领导相应职位说明书的编制，并根据公司职位调整需要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符；配合分管领导做好各种职系人员发展体系的建立，做好人员发展的日常管理工作；组织制定行政工作发展规划、计划与预算方案；组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；组织好来客接待和相关的外联工作；主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；负责本部门的员工队伍建设，完成对下属人员调配、培训、考核工作；负责本部门的信息资料档案管理督导工作，保证重要文件、资料的保密不外泄；实施本部门的工作目标和经费预算的执行情况，及时给予指导；完成上级交办的其他任务。
任职资格:
教育背景: 人力资源、管理或相关专业大学专科以上学历。
培训经历: 受过现代人力资源管理技术、劳动法规和管理能力开发等方面的培训。
经验: 3 年以上行政人力资源管理相关工作经验。
知识：掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法；精通人力资源管理知识，掌握行政管理、法律等知识。
技能：对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累，对人力资源战略规划、人才的发现与引进、薪酬设计、绩效考核、岗位培训、福利待遇、公司制度建设、组织与人员调整、员工职业生涯设计等具有丰富的实践经验；对人力资源管理事务性的工作有娴熟的处理技巧，熟悉人事工作流程； 熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇和培训方针；熟练使用办公软件及相关的人事管理软件；较好的中文表达、写作能力。
个人素质: 办事务实、廉洁奉公；对人及组织变化敏感，具有很强的推进能力；高度的敬业精神及高涨的工作激情，能接受高强度的工作，工作态度积极乐观；善于与各类性格的人交往，待人公平；做事客观、严谨负责、踏实、敬业；具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。
考核指标： 公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、 网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况； 部门预算控制情况、下属行为管理、关键人员流失率；人员供应及时性、招聘效果、考核、薪酬工作差错率、员工流失率、员工满意度、重要任务完成情况；领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识与技能；部门合作满意度。
协作关系：内部协调：公司各部门、副总经理；
外部协调：人事、劳动、建设、公安、卫生等政府部门及相关社会组织和当地政府；培训中心、人才交流中心；新闻媒体、酒楼宾馆、办公用品供应商。
工作环境：办公室。
工作时间：超正常工作时间、加班较多；
危 险 性：基本无危险，无职业病危险。
晋升方向：副总经理

2 、副主任岗位说明书（职责）
职位概要：负责建立、完善、执行劳动工资制度和福利制度，负责公司劳动合同、人事档案管理和劳动纠纷的处理；执行人力资源日常性事务工作，辅助办公室主任完成人力资源目标规划。负责处理日常行政事务。
工作内容：根据部门人员需求情况，提出公司人员调配方案（包括人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置；与员工进行积极沟通；制定招聘计划、招聘程序，进行初步的面试与筛选，做好各部门间的协调工作等；组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续；协助上级执行公司的培训和绩效评价的组织、后勤保障工作，例如收集审核各类表格、表单；协助做好招聘与任用的具体事务性工作，包括发放招聘启事、收集和汇总应聘资料、安排面试人员、跟踪落实面试人员的情况等；计算员工薪资、福利，参与薪酬与福利调查和制订；管理员工信息资料及各类人事资料；办理人事招聘、人才引进、内部调动、解聘接纳和转移保险、公积金缴纳的相关手续；为新员工安排或担任“入职引导人”；办理各类职称评定；办理劳动年检；执行各项公司规章制度，处理员工奖惩事宜；起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；起草公司董事会的会议材料；负责公司重要会议的记录及会议纪要的整理；负责外联工作及办理公司所需的各项证照；管理公司重要资质证件、印鉴；完成办公室主任交办的其它工作。
任职资格：
教育背景；人力资源、管理或相关专业大学专科以上学历。
培训经历：受过现代人力资源管理技术、劳动法规、管理学、战略管理、管理技能开发、公共 关系等方面的培训。
经验：2年以上人力资源管理相关工作经验，或5年以上行政管理工作经验。
知识：精通人力资源管理知识，掌握行政管理、法律等知识。
技能：对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累，对人力资源战略规划、 人才的发现与引进、薪酬设计、绩效考核、岗位培训、福利待遇、公司制度建设、组织与人员调整、员工职业生涯设计等具有丰富的实践经验； 对人力资源管理事务性的工作有娴熟的处理技巧，熟悉人事工作流程； 熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇和培训方针；熟练使用办公软件及相关的人事管理软件。
个人素质：对人及组织变化敏感，具有很强的沟通、协调和推进能力； 高度的敬业精神及高涨的工作激情，能接受高强度的工作，工作态度积极乐观； 善于与各类性格的人交往，待人公平。
考核指标：薪酬福利工作出错次数、员工招聘的及时性、员工培训效果、公司人事档案的完整性、员工流失率、重要任务完成情况； 考勤、服从安排、遵守制度；判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能。
协作关系：内部协调：公司各部门
外部协调：工商、质监、人事劳动、建设部门、人才中心。
工作环境：办公室。
工作时间：正常工作时间、根据工作情况加班；
危 险 性：基本无危险，无职业病危险
晋升方向：主任

3 、行政专员岗位说明书（职责）
职位概要：协助办公室主任完成公司行政事务性工作，协调完成公司行政服务支持等各项工作。
工作内容：协助制定、督促、检查制度的贯彻执行；协助组织、协调公司年会、市场类活动、各类会议及娱乐活动；起草及归档公司相关文件；搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；协助主任组织好来客接待和相关的外联工作；组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；购买、管理和维修公司固定资产；管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；做好办公室人员考勤和处理各种假期；发放日常福利、节日福利；安排调度公司车辆和维修保养，督查安全保卫、后勤保障和环境卫生工作；督导下属酒店管理；完成上司交办的其它工作。
任职资格：
教育背景：秘书、中文、公关、行政管理等相关专业专科以上学历。
培训经历：受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。
经验：3 年以上行政管理工作经验。
知识：掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用 做法。
技能：熟练的中文写作、表达能力；优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；熟练使用办公软件、办公自动化设备。
个人素质: 做事客观、严谨负责、踏实、敬业；具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。
考核指标：公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、 网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况；部门合作满意度；人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能。
协作关系：内部协调：公司各部门。
外部协调：酒楼宾馆、相关维护服务公司、办公用品供应商、工商、公安消防、卫生管理部门及当地政府等。
工作环境：办公室及公司内公共办公区。
工作时间：超正常工作时间、根据工作情况加班。
危 险 性：基本无危险，无职业病危险。
晋升方向：主任

4 、文员岗位说明书（职责）
概要： 来访接待，公司资料库管理和办公用品保管；配合行政专员做好日常行政事务工作。协助人事专员做好考勤、考核和人事资料等管理工作。
工作内容：负责转接电话做留言记录、讯息处理；文件复印、收发传真及来宾接待；公司公文、信件、邮件、报刊杂志的接存和分送；管理办公用品，制定办公室用品使用和采购计划，并交由办公室主任审批；管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材，建立维修档案；负责各种行政数据及文档的录入、打印、分送，管理各种表格文件；承办员工考勤和外出登记；协助安排约会、会议室及差旅票务房间预定；工作资料、图书的保存、分类、归档、保管、辅助工作；保管公司办公、生产、生活区域钥匙及办理领用手续；更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；协助组织公司活动。
任职资格：
教育背景：秘书、中文等相关专业职业高中以上学历。
培训经历：受过文书写作、档案管理、财会基本知识等方面的培训。
经验：1 年以上行政人事、文秘或相关工作经验。
知识：有良好的文字表达能力的商务文档写作基础。
技能：熟练使用办公软件、办公自动化设备。
个人素质：工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；工作效率高，责任心强，具有团队精神；保密意识强。
考核指标：电话费用控制情况、电话接听及时准确性、资料管理质量、信件包裹收发及时准确性、重要任务完成情况、考勤管理情况。
协作关系： 内部协调关系：公司各部门；
外部协调关系：管理处、办公设备维护服务公司。
工作环境：公司办公区；
工作时间：正常工作时间、加班不多
危 险 性：基本无危险,无职业病危险。
晋升方向：行政管理员、秘书

文员岗位工作内容及流程
表1-1
类别
工作流程
计算机备份

文档资料

文件类
政府
①浏览政府网站（会议、邮箱）→分类登记编号→呈送→流转过程→回收→归档 ②借阅：登记→回收→归档
文件→政府→年份
行业
①浏览行业网站（会议、邮箱）→分类登记编号→呈送→流转过程→回收→归档 ②借阅：登记→回收→归档
文件→行业→年份
企业
①起草：录入→校对→打印→呈批→修改→存档（签批原稿）
②下发：确定文号→打印→登记→分送→归档（与签批原稿）
③借阅：登记→回收→归档
文件→企业→年份→董事会/管字/办字/人字/编制/劳字

合同类
工程
①登记编号（数据库）→复印分送→入档（含中标通知、审计决算及协议、补充合同
D盘→合同管理→数据库→工程
分包
①依工程编号登记（数据库）→办理保险→复印分送→入档
②借阅：登记→回收→归档
D盘→合同管理→数据库→分包
其它
①编号登记（数据库）→复印分送→入档
②借阅：登记→回收→归档
D盘→合同管理→数据库→事务等

证本类
经营
①工商/税务/组织/金融/统计证书：查验→登记→扫描→入档
②年检年审→填报材料→呈报主任阅审→报送→待审
③借阅：登记→回收→归档
①E盘
②
资质
①施工/设计/生产/安全/卫生证书：查验→登记→扫描→入档
②年检年审（变更）→填报材料→呈报主任阅审→报送→待审
③借阅：登记→回收→归档
①E盘
②
荣誉
①（岗位、职称、学历）查验→登记→扫描→入档保管
②借阅：登记→回收→归档
①E盘
②
资格
①岗位证/职称/学历/职业资格证：查验→登记→扫描→入档
②借阅：登记→回收→归档
①E盘
图书资料
技术
登记编号→入档 / 借阅→登记

管理
登记编号→入档 / 借阅→登记

政策
登记编号→入档 / 借阅→登记

工具
登记编号→入档 / 借阅→登记

备案
登记编号→入档 / 借阅→登记

资质
打印制作（电脑）→加盖不得复印章→领用登记

商务名录
同业者
建立数据库（单位、地址、电话、传真、邮箱、联系人、负责人）

建设方
同上

供应商
同上

施工队
同上

公司内
建立通讯录（姓名、部门、岗位、电话、手机）

财物管理
办公设备
分类建档→领用保管登记→调拔转移记录

生活、环境设备
同上

生产工具
同上，指导协同生产部、工程部

生产设备
同上，指导协同生产部、工程部

门匙管理
同上

文员岗位工作内容及流程
表1-2
类别
工作流程
计算机备份

后勤事务
办公用品
①申购：依据库存、申领情况填具申购单→报批→送交采购
②入库：对照发票验收→填写入库单→分类存放→单据保存
③出库：按核批手续发放→开具出库单→按期盘存→提交报表

暂无
饭卡管理
①开户：入职手续和财务收据→管理系统→登记发放
②销户：离职手续→管理系统→核清余额→签字确认→销户
③挂失：卡费收据→管理系统→（与开户相同）
④充值：汇总统计→管理系统→报财务代扣（其中酒店为补贴）
我的电脑→食堂管理系统→密码→相关操作
车辆档案
①基本信息：车型、保险内容及公司、有效期等
②维修：登记维修内容、时间、金额、修理厂等，单据保管
③加油：按车登记加油充值额及临时应急加油情况
盘→车辆管理→①
→②
→③
设备维修
故障记录→呈报主管→通知维修→验收确认→票据签办→登记备查→单据保存→建档

卫生检查
定期巡查→记录→汇报

信函邮发
登记→交邮 / 邮单核对→票据签办

其 他
①当地政府和党团群相关工作的材料数据填报
②相关资料的打印、复印、装钉等
③常用网站浏览（交通、建设、人事、劳动、行业等）
④

印鉴管理
开具公函
核实审批手续→依序编号→开具内容→铃印→留存
F盘→事务→文书→函
印鉴应用
核实手续（法律文本的签字程序）→登记→铃印→留档

印章用毁
新印鉴入档登记→留模→启用 / 破损印报毁→呈批→集毁

人事劳资
招聘解聘
招聘
计划→发布招聘广告（网络、张帖、现场会）→登记备案
F盘→人事劳资→招聘
到职
试用聘用审批→查验手续→登记→查验证件→扫描→归档→住宿安排→工作用品→场所钥匙→岗位报到

解聘
辞退、开除→文件起草→呈批→归档 /辞职批件→离职程序
F盘→人事劳资→劳资
离职
查验离职手续→发放离职手续表并指导填写→核清饭卡余额→呈送签批→复印分送财务→归档
F盘→人事劳资→劳资
薪酬福利
基本薪
查核薪酬组成要素（到岗时间、职称等）→制表提交主管
F盘→人事劳资→薪酬
考核薪
考核结果→核计→制表→呈报
F盘→人事劳资→薪酬
贺仪
婚庆、生日：按月统计→汇总→报送
F盘→人事劳资→福利
节日
统计在岗员工人数→制表→报送→分发
F盘→人事劳资→福利
绩效考核
考勤
收发考勤卡→核查→比对→分项（出勤、加班、外勤、工效）统计汇总→公布→呈批→复印送财务→原件存档
F盘→人事劳资→考勤
考核
对照考核要素→复核部门考核表→呈报
F盘→人事劳资→考核

培训教育
信息
信息收集（邮箱、文件、网站等）→呈报

考培
填报考培资料→登记→日常联系→情况通报→考培结果查核
F盘→人事劳资→考培
内训
训前准备→安排场所→纪律维持→资料发放→培训效果调查
F盘→人事劳资→考培

5 、司机岗位说明书（职责）

职位概要：负责车辆的维护，确保领导和公务用车的及时安全。
工作内容：负责制订车辆维修计划，负责公司车辆的小修；按规定到指定地点维修，并确认和提供详尽有效的维修明细；负责办理车辆的年检手续及其它车务手续；经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态； 保持车辆内外的卫生整洁，安全行车，并做好行车记录；协助公安交通部门调查车辆肇事原因；负责参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意识和业务技能；负责完成上级交付的其他工作。
任职资格：
教育背景：高中以上。
培训经历：经过专业培训，有驾驶执照C照以上、消防和救护培训。
经    验：3年以上专职司机工作经验
知    识：具备相应的汽车知识、交通知识、法律知识、消防安全知识。 　      
技    能：汽车驾驶、养护和一般维修技能
个人素质：具有一定的人际能力、沟通能力、有较强的保密观念。
考核指标：交通事故发生次数、车辆维护情况、车辆的整洁情况、出车的及时性、重要任务完成情况；考勤、服从安排、遵守制度；判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能。
协作关系： 内部协调关系：公司各部门、副总经理。
外部协调关系：交通队，车管所等。
工作环境：办公室、汽车。
工作时间：超正常工作时间、加班多。 　　    
危 险 性：基本无危险,无职业病危险。

司机岗位月度考核日志

月份
日期
出车
次数
安全
事故
违章
记录
行车
里程
车辆
油耗
车辆
维修
车辆
整洁
归出
手续
通讯情况
考核记录
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

合计

6、设备维护岗位说明书（职责）

职位概要：负责公司水电、通讯网络线路及办公、生产、生活设备的正常维护与故障检修和相关数据的采集。

1、 严格遵守公司员工守则和各项规章制度，除完成日常维修任务外，有计划地承担其它工作任务； 
2、 努力学习技术，熟练掌握现有电气设备的原理及实际操作与维修；
3、 建立和完善设备档案（厂商、生产日期、电话、地址等信息及维修记录）。
4、 执行所管辖设备的检修计划，按时按质按量地完成，并填好记录表格； 
5、 严格执行并监督设备管理和使用制度，做好顶班替班的技术规范和操作规程交接工作； 
6、协助并配合工程项目部做好施工相关电气设备的安装与维护； 
7、 配合文员做好办公设备的维护和检修工作；
8、 按时查抄水、电计量表数据并提交办公室； 
9、 负责备用维修件、拆装件及易损易耗件的保管；
10、 完成上级交办的其它工作。

任职资格：
教育背景：高中以上。
培训经历：经过专业培训，有电工上岗证。
经    验：2年以上专职电气及设备维修工作经验       
技    能：通讯、网络、电气设备养护和一般维修技能
个人素质：具有一定的人际能力、沟通能力和较强负责精神。
考核指标：设备事故发生次数、设备维护情况、检修的及时性、紧迫任务完成情况；考勤、服从安排、遵守制度；人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能。
协作关系： 内部协调关系：公司各部门。
外部协调关系：机电市场、修理机构、电力和自来水公司等。
工作环境：办公生产区域。
工作时间：超正常工作时间、加班多。 　　    
危 险 性：有一定危险，无职业病危险。

设备、线路检修工作日志
年
时 间
月 /日 /时
申请维修
部 门
维修内容或设备名称、所处位置
经办人
签 字

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