行政采购类管理办法(行政类含流程图).doc

行政采购管理办法第一条 为了提供优质高效的服务支持并加强管理，控制费用支出，特制订本办法。第二条 行政采购归口管理部门为人事行政部。（一）内部管理1、采购范围计算机及相关设备等固定资产、低值易耗品、办公用品等统一由人事行政部购置。固定资产：是指使用期限超过1年，且单位价值2000元及以上的生产经营用设备物品；或虽不属于生产经营物品的，但单位价值在2000元以上，且使用期限超过2年的。例如：计算机及相关设备、办公家具等。低值易耗品：是指单件价值在2000元以下，800（含）元以上物品，或价值虽低于前标准，但能在较长时间内保持实物形态，并非一次性消耗的。办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、维修用机器配件等。2、购买（1）各部门在每月10日和20日，按本部门下月需求填写办公用品购买使用申请表（见附件3）、电脑耗材购买申请表（见附件4），并由总裁办批准后，交由公司人事行政部办理，人事行政部在收到申请表之日起2个工作日内对部门申购计划汇总，进行购买。（2）计算机及辅助设备的购买程序应根据部门年度购买计划与预算填写计算机购置申请表（见附表5），人事行政部根据部门实际需求进行初审，报相关领导，按照费用审批权限审批后，进行购买。（3）办公用品购买后要及时入库，并填写办公用品入库登记表（见附件6）。对于市场缺货、价格波动较大、不易购买而未能采购到的物品，人事行政部要做出说明，并及时在适当时机购买。3、保管及发放（1）人事行政部于每月15、25日发放办公用品及电脑耗材，其他时间如无特殊情况不发放。（2）人事行政部设专人负责办公用品及电脑耗材的保管、发放与登记。发放与领用要填写办公用品（含电脑耗材）领用统计表（见附件7）。（3）物品发放及使用。应本着节约和爱护的原则，杜绝浪费，对消耗量的大的物品要严格控制，对一般消耗品要爱护使用。4、购置管理 （1）定期报表管理：人事行政部每月填写办公用品出库汇总表（见附表8），统计出月度低值易耗品、办公用品总耗费数。（2）供应商信息：人事行政部定期更新供应商档案信息，便于掌握同类商品市场信息。（二）外部管理：供应商管理1、建立合格供应商名录库：所有考察合格的供应商，经主管领导批准后纳入合格供应商名录库进行管理。2、考察供应商的资质，建立供应商的档案。应包括以下内容：（1）供应商的基本情况表（见附表9）。（2）定期报价资料。（3）定期考察记录。（4）合作、服务记录。3、供应商定期报价制度：各供应商需定期报价，以确保掌握最新的产品价格信息。4、定期考察供应商：定期考察供应商的资质、质量和服务，优胜劣汰，即定期更新供应商名录。5、询价 ：一般情况下，每次执行采购，参与报价的供应商不得少于3个。第四条 本办法由人事行政部负责解释和组织修订。附件1：低值易耗品、办公用品申购流程图低值易耗品、办公用品申购流程图节点财务部申请部门人事行政部总经理ABCD入账报送结束领用开始填写申请表YES验收入库购置发票NO汇总、初审审核附件2：计算机及相关设备购置流程图计算机及相关设备购置流程图节点财务部申请部门人事人事行政部部门主管领导总经理ABCDE主管领导确认、签字存档填写购置申请表预算单领用结束确认、签字报销审核预算存档填写固定资产入库单发票领取支票/现金安装调试购置设备开始单笔10000以下单笔10000以上存档签字签字 附件3：办公用品购买、使用申请表办公用品购买、使用申请表部门： 时间：201 年 月序号物品名规格、型号数量备注123456789101112其他特殊申请事项：制表人： 部门经理签字：附件4：电脑耗材购买申请表电脑耗材购买申请表部门： 时间：201 年 月序号物品名规格、型号数量使用人12345678910部门经理意见：人事人事行政部意见：总经理意见：制表人： 附件5：计算机及相关设备购置申请表计算机及相关设备购置申请表部 门工 序设备名称型号规格购置类型更换设备部件新购置设备被更换设备资产编号：特殊要求预计金额（由人事行政部填写）需求情况及用途：申请部门意见：部门负责人签字： 年 月 日人事人事行政部意见：人事行政部负责人签字： 年 月 日财务部门意见：财务负责人签字： 年 月 日总经理审批： 公司总裁签字： 年 月 日董事长审批： 董事长签字： 年 月 日附件6：办公用品（含电脑耗材）入库登记表办公用品（含电脑耗材）入库登记表 时间：201 年 月 序号名称规格数量单位单价备注附件7：办公用品（含电脑耗材）领用统计表办公用品（含电脑耗材）领用统计表 时间：201 年 月 日期部门姓名领取物品数量用途备注附件8：办公用品出库汇总表办公用品出库汇总表 年 月 日部门人数数量金额（元）备注低值易耗品办公用品低值易耗品办公用品合计制表人： 附件9：供应商基本情况表供应商基本情况表（此表人事行政部存档用）年 月 日 编号供应商名称法人主营业务地址营业执照注册资金授权代理文件资信证明文件税号开户行售后服务承诺是否可以纳入供应商名录库的批示意见批准签字；取消批准签字：定期考察记录：合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责12