材料管理办法.doc

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美克地产甲供设备材料管理办法（修订）

美克嘉佳（天津）投资有限公司（以下简称公司）目前开发房产项目中的部分甲供设备材料委托专业采购代理公司---天津顺美商务咨询服务有限公司（以下简称代理公司）全权负责代理采购。在公司与代理公司已签订合作协议基础上，经征求项目公司和有关部门意见，特制定本管理办法。
一、委托专业采购代理公司集中采购的目的
代理公司利用自身采购渠道优势和专业特长，在保证公司利益的前提下，对公司委托采购的设备材料，按照公司要求的数量、质量、技术标准、交期和限价等提供采购服务，既可以实现直接对接厂家进行采购、减少中间环节、有效保证采购质量，又可以通过集中采购方式，和供应商签订战略合作协议获取较优惠的供货价格和付款方式，实现双方优势互补、合作共赢的目的。
二、公司与代理公司业务对接部门
1、业务主管部门：公司设计成本部，主要负责标准（包括限价、技术要求等）的制定,与项目公司共同制定管理制度和流程。在制定技术要求时，依据施工图设计要求和公司内部建造标准，由专业公司和项目公司配合完成。为工程中的甲供材料收集市场信息，为限价提供依据。
2、业务实施对口部门：项目公司，主要负责具体项目的操作，包括按照已确定标准、制度和流程实施材料的现场验收、保管、结算等工作,与设计成本部共同制定管理制度和流程。
三、代理公司的工作范围和代理采购设备材料范围的确定
1、代理公司在方案设计阶段开始代为行使公司采购部的职能，直至项目终止结束。
参与方案设计的讨论会，对方案设计中涉及的材料、设备把握市场信息，提供不同等级的产品单及组合形式，建立产品资料库。
为限额设计（设计任务书）和目标成本提供材料、设备的价格的参考依据。
代理公司负责提供每类甲供产品不同档次的产品（信息），可提供样品的应提供样品。
代理公司需要积累与房地产开发有关的国内外创新产品，高科技新型、智能技术及生态可循环产品的运用资料，为开发美克地产特色创新型产品资料库的建立提供技术支持。
2、原则上隐蔽工程、牵涉到对工程质量和装修效果有较大影响的设备材料甲供，代理公司的供货范围包括但不限于双方已签订的《合作协议》附件《甲供设备材料大类清单》中所列的产品，针对具体项目的甲供材料清单由双方依据大类清单和项目具体情况协商确定。
四、采购合同的签订
公司委托代理公司采购的甲供设备材料，代理公司在公司授权范围内以公司名义与供应商（第三方）签订采购合同，合同签订程序依据在公司备案的合同审批表和授权书约定内容执行，盖章后的合同应提供公司两份原件和两份复印件（公司设计成本部和财务部各存原件一份，项目公司和董办各存复印件一份）；
五、采购价格的确定原则
1、公司委托代理公司采购的每笔甲供设备材料合同单价和总价不应超出公司给定的采购限价，如遇特殊情况超出采购限价，需经公司项目公司总经理审核并报公司董事长审批后方可实施；确定的限价低于代理公司提供价格的，将限价的供货方式提供给代理公司，代理公司确认后作为限价。如果实际材料采购价格低于材料限价的，按照实际采购价格签订合同。
2、采购限价的确定是在投资估算和施工图预算阶段由代理公司配合设计成本部共同完成。
3、现阶段公司确定的采购限价中包含代理公司的采购服务费，采购服务费标准不超过厂家最低报价的5%。
六、采购服务费及委托采购材料付款方式
1、采购服务费
公司就代理公司接受委托进行采购服务的行为不直接向代理公司支付服务费，代理公司可向供货商收取服务费用，服务费用由供应商直接和代理公司签订合同约定，并由供应商向代理公司直接支付。
2、委托采购材料付款方式
（1）公司委托代理公司采购的甲供设备材料款，在合同约定付款条件内，由公司根据代理公司提交的经双方共同指定人员审批合格的付款申请进行支付；支付后的付款申请要在项目公司备案存档。
（2）代理公司应和设备材料供应商积极商谈有利于公司的付款方式，并在招标和合同签订前及时和项目公司沟通与供应商商谈的付款方式。
（3）关于付款方式：原则上采用承兑汇票方式付款，到货后现阶段可按照月付款，以后逐步改为按季度或半年度付款。
七、委托采购设备材料的现场管理
1、委托采购材料数量的审核
公司委托代理公司采购的甲供设备材料由项目公司负责协调总包单位上报采购计划，经公司项目公司审核后提交代理公司，代理公司依据项目公司总经理审批后的采购计划进行采购；
2、材料到货验收
公司委托代理公司采购的甲供设备材料，由项目公司组织设计成本部、监理公司和总包单位共同验收（与设计效果和功能有关的材料，视情况需要设计公司参加验收），到货时完成数量、包装或外观的初步验收，验收后直接转交总包单位，采购合同未约定验收期限的到货后10日内需反馈验收结果，采购合同中约定验收期限的以合同约定期限为准，超出验收期限未反馈验收结果的视为验收合格；具体规定详见《甲供材料管理作业指导书》
八、甲供材料结算损耗率的确定
1、 甲供材需求计划原则上不能超出定额消耗总量，如超出需要出具足够的证明材料（如设计变更等），如没有充分的理由，在结算时对超出定额消耗量的部分甲供材将按照代理公司采购价在总包单位的结算款中扣减。
2、 特殊材料（如氟碳漆、保温材料等）或定额中没有可参照的项目，可参照厂家或行业指定的消耗标准进行核准，此消耗标准由代理公司协助提供,由公司设计成本部确认后实施。
3、对于定额中已有消耗量，但实际施工消耗存在与定额消耗5%以上差距的（如瓷砖），此消耗标准由代理公司协助提供,由公司设计成本部确认后实施。
4、 总包单位提出的甲供材计划需求必须满足施工图的设计及技术规范的要求，如造成甲供设备或材料现场不能使用或降低标准使用，给公司造成损失的，总包单位赔偿此部分损失，由此延误工期的由总包单位承担。
八、公司承担的职责和权利划分
1、负责将所开发项目中甲供设备材料采购业务根据需要委托代理公司实施；
2、有权利对代理公司选择的供货厂家进行不定期的抽查，有权利对代理公司内部招标流程和招标制度的执行情况进行监督。
3、设计成本部在项目方案设计和投资估算期间及时向代理公司提供具体项目甲供设备材料的大类清单和明细清单；
4、在项目开发计划确定后由项目公司及时向代理公司提供经项目经理审签的项目甲供设备材料的到货时间计划；
5、在项目施工图纸设计完成后由项目公司材料管理员及时向代理公司提供经项目经理审签的甲供设备材料采购计划，采购计划内容包括采购数量、规格型号、质量、交期和相应图纸技术要求等；项目公司负责复核总包单位提交的甲供设备材料采购计划。
6、项目公司不参与具体招标工作，设计成本部负责在招投标前向供应商进行完全的技术交底并在开标后协助确定供应商的技术标是否满足技术标准；
7、设计成本部负责编制甲供物资的采购限价，经公司项目总经理审批后密封,于采购公司接到采购计划时提交双方共同指定人员，采购限价的编制依据为公司审批后的项目预算和市场询价；
8、按照双方共同指定人员在授权范围内审批合格的付款申请向供应商付款，供应商向公司开具合格发票；
9、负责组织总包单位和监理单位对货物的收货和验收，收货和验收所需的相关设备和费用按照采购合同约定；
10、有权对代理公司代为采购设备材料的技术标准、质量等环节把关；
11、 验收文件编制完成后10个工作日内将验收文件提供给代理公司；
12、项目公司有义务为代理公司提供必要的配合，包括：及时回复和确认代理公司提出的需要公司回复和确认的事项；提供采购过程中所需的有效证件、证明文件、公司信息和协助相关文件的签章；公司应在必要时向代理公司提供相关的专业支持和技术支持；
13、遵守双方约定的各项业务流程和其他事项。
九、采购代理公司承担的职责和权利划分
1、代理公司受公司委托负责前述工作范围内的工作。包括双方确定的甲供设备材料的采购组织和实施工作，供应商的选择、组织招标、洽谈合同、跟踪合同的履行及售后服务等。代理公司负责根据公司的需求，在质保期限之前联系供应商提供相关技术支持、维护和维修等服务。第三方收取的费用按照招标文件和合同约定执行。
2、代理公司应尽可能与主要设备材料厂家签订战略合作协议，获得较优惠的采购价格；
3、代理公司尽可能与战略合作单位商谈有利于公司的付款方式，并针对公司资金情况，随时积极配合公司可能针对甲供设备材料的融资工作；
4、收到公司提供的甲供设备材料大类清单后，代理公司应及时联系符合要求的设备材料厂家或区域总代理供应商，建立厂家和产品样品、价格数据库，并及时将相关资料提交公司进行选择和设计选型参考；
5、厂家的开发：代理公司应直接开发战略合作厂家和一级代理商，关于精装修中的例如橱柜等产品开发成套厂家。
6、在收到公司提供的甲供设备材料的到货时间计划后，代理公司对供货时间有异议的应及时向公司反馈；
6、在收到公司提供的甲供设备材料的采购数量、规格型号、质量、交期和相应图纸技术要求后，代理公司应在符合公司确认的技术标准的厂家和区域总代理单位中选择小名单范围；
7、代理公司为公司采购的甲供设备材料价格应不高于同等质量产品市场价格标准，并在公司给定的采购限价内。如特殊情况超出采购限价，应经公司项目总经理同意并报公司董事长审批后方可实施；
8、 代理公司以公司名义在授权范围内与供应商（第三方）签订采购合同并按照合同约定支付货款，代理公司应按公司规定时间每月向公司项目公司报送资金计划；
9、代理公司应尽力协助公司协调供应商对于通用材料根据实际使用数量“多退少补”；
10、代理公司为公司采购的设备材料应保证公司对设备材料质量和性能的要求，如存在质量或数量等由于供应商造成的问题，代理公司应负责联系沟通并予以解决；
11、代理公司应根据公司提供的合理需求时间确保到货的及时性。在到货前应提前通知公司，以便公司组织相关部门做好收货和验货准备；
11、委托过程中涉及到公司项目标准的关键环节和事项，代理公司应与公司充分沟通并确认；
12、售后服务由代理公司负责联系供应商完成；
13、代理公司在接受委托的过程中，有责任维护公司的正当利益不受损害，有义务维护公司的行业声誉；
14、代理公司应合理筹划公司天津以外地区的采购工作，做好市场调研，新疆有符合要求的厂商的设备材料优先从当地购买；
15、代理公司应健全与委托代理业务相匹配的组织机构、制度流程并配备专业采购人员。

附件1、《甲供设备材料清单》
附件2、《甲供材料设备验收作业指导书》
附件3、《管理手册》2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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