档案管理办法(试行).doc
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1、档案管理办法(试行)一、 档案实体分类方案1、 行政档案类(XZ)2、 人事档案类(RS)3、 财会档案类(CK)4、 基建档案类(JJ)5、 声像档案类(SX)6、 实物档案类(SW) 二、 档案管理归档制度(一)、归档范围凡集团各部门、单位在工作活动中形成的、处理完毕的、具有参考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、图表、簿册、存根、原稿和印本、照片、录音带等全部文件材料都需要立卷归档。具体按如下类别范围收集、整理:1、行政档案:按工作性质分类(共分成8大类、参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档)(1)党群管理类(2)行政工作类(3)法律事务类(4)宣传工
2、作类(5)后勤工作类(6)信息管理类(7)档案工作类(8)审计工作类2、人事档案:归档内容(参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档)3、财会档案:按工作内容分类(共分成5类,参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档)(1) 会计报表(2) 会计帐薄(3) 会计凭证(4) 财务管理(5) 其它文件材料4、基建档案:按工作内容分类(共分成6大类,参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档)(1) 建设工程依据性材料(2) 设计基础性材料(3) 设计文件材料(4) 监理文件材料(5) 施工文件材料(6) 竣工验收文件材料5、声像档案:归档内容(参见附件1“文件材料归档范围与保管期限
3、表”归档)反映集团重大活动和历史发展,具有保存价值的各种声像载体6、实物档案:归档内容(参见附件1“文件材料归档范围与保管期限表”归档)凡属反映本集团荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。附件1:文件材料归档范围与保管期限表(二)、归档时间 1、文书类文件材料以单位、部门为立档单位,部门兼职档案管理员将每月有价值的文件材料处理完毕后进行收集、整理并按年度进行立卷、归档。次年6月底前向档案室归档完毕。 2、人事资料应随时归档,每月底整理移交档案室。 3、当年财会档案,在会计年度终了后可由财会部门保管2年,期满后次年6月底向集团档案室办理移交手续。编制
4、移交目录,一式二份。4、基建项目资料应随时归档,下属单位的基建项目文件材料,由分公司档案员在基建项目验收后两个月内移交集团档案室。5、声像载体材料在完成制作后三个月内归档。照片档案归档时间为制作完成后归档。6、实物类材料应随时归档。(三)、归档要求1、 行政档案类:按工作性质分类、整理并收集齐全。2、 财会档案类:按工作内容分类、整理并收集齐全。3、 基建档案类:首先按地区分类-项目分类-内容分类(分为二大类:(1)文件材料类;(2)合同、协议类;)、整理并收集齐全。三、 档案查阅利用办法为了有效地利用档案,开发档案信息资源,更好地为集团各项工作提供服务,特制订本办法:一、集团各单位、部门、个
5、人因工作需要查阅利用集团行政管理档案,须先填写借阅单后分别经部门经理和总裁办主任审批后方可查阅。二、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团人事档案,须先填写借阅单后分别经部门经理和人力资源部总监审批后方可查阅。三、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团基建档案,须先填写借阅单后分别经部门经理和总裁办主任审批后方可查阅,如需借用原件必须经副总裁或总裁批准后方可借用。四、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团财会档案,须先填写借阅单后分别经部门经理和财务副总裁审批后方可查阅。 五、地方公司的员工因工作需要查阅利用本公司的各类档案,须先填写借阅单后分别经部门经理和分公司副总裁(总经
6、理)批准后方可借用。六、绝密级科技档案只限于指定的直接需要的部门和人员查阅,同该工作仅有部门关系的人员只能接触有关部分;机密级科技档案只限于该项目直接有关的部门和人员查阅;秘密级科技档案,与该工作有关的部门及人员都可查阅。非本集团的员工谢绝查阅科技档案。七、对于重要珍贵的档案,一般不提供原件使用。八、摘录或复制重要的或密级档案、财会档案复制时,须经有关部门负责人同意,由档案人员负责复印。九、凡来档案室查档者,原则上一律在档案室查阅。如确需借出时,根据档案借阅流程办理借阅登记手续,归还时应当面清点、注销。借期不得超过十天,不得代借代还。十、借阅档案的人员,必须保守档案的秘密,保证档案的安全,不得
7、涂改、标记、剪裁、折拆、划线、抽页、调换、圈注、损坏及丢失,违者追究责任。附件2:1、 档案借阅流程图:(1)集团(2)地方公司(OA上建立自动流程系统)2、 档案资料借阅单:(1)集团(2)地方公司(OA上填写借阅单)3、 档案检索目录(OA上建立档案查找系统)四、 档案鉴定销毁制度 一、档案室要按规定进行鉴定,对保管期限已满,认为毫无保存价值的档案予以销毁。二、对要鉴定销毁的档案,在分管主任领导下,档案室和有关部门组成鉴定小组,采用直接鉴定方法,以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础,按分工、个人初鉴、集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册,经总裁批准后,方可存毁
8、。三、销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清册上签字。附件二:(集团)各类档案借阅流程图填写借阅单部门领导签批人力资源总监、财务总监、总裁办主任签批基建档案借原件需经副总裁或总裁签批档案管理专员附件二:(地方公司)各类档案借阅流程图填写借阅单部门领导签批地方公司副总裁、总经理签批地方公司档案管理专员附件二档案资料借阅单(集团)借阅日期姓名所属部门、单位档案类型采用方式行政类人事类财会类基建类声像类实物类原件借用原件复印查阅文件内容文件总数利用目的借阅人签字归还日期签字部门领导签章:年月日人力资源总监、财务总监、总裁办主任签章:年月日总裁或副总裁签章:年月日档案管理员签章:年月日注:原则上档案原件
9、不外借档案资料借阅单(地方公司)借阅日期姓名所属部门、单位档案类型采用方式行政类人事类财会类基建类声像类实物类原件借用原件复印查阅文件内容文件总数利用目的借阅人签字归还日期签字部门领导签章:年月日地方公司副总裁、总经理签章:年月日总裁或副总裁签章:年月日地方公司档案管理员签章:年月日注:原则上档案原件不外借附件一文件材料归档范围与保管期限表的规定(试行)一级类目代号与名称二级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限XZ行政档案11党群管理类1、上级党委、团季下发的各种批示、指示、决定、规定、通知、通报以及本公司贯彻执行的有关文件2、公司党委、团委各种会议记录3、公司党委、团委年度工作计划、总结、
10、规章制度4、公司党委、团委工作的请示、报告及批复5、公司及子公司党、团组织建立和改选材料6、公司评选先进支部及优秀党员、团员的事迹、报告7、公司党、团组织工作计划、总结,及党员名册、年报表8、公司党、团员违纪处理调查报告、批复、退党、取消预备期等决议、决定9、党、团员教育、学习、党、团风治理等材料10、上级和公司党、团组织有关党纪检查、通报、决定11、党组织关系介绍信及存根12、其他永久或长期永久或长期永久永久或长期永久或长期长期永久或长期永久或长期短期长期长期12行政工作类1、公司成立、合并、撤销、更名等文件材料具体文件有:1)组建公司的申请及上级批准文件2)公司法人开业登记申请书及批准文件
11、3)公司组织章程4)资金使用证明、验资证明或资金报告5)公司主要负责人身份证明6)企业法人代码证书7)国有土地使用证8)中华人民共和国法人营业执照(包括合营各方所在国或地区政府主管部门发给的营业执照)9)税务登记证10)企业法人年鉴报告11)资金信用证明书及外方资调情况12)历次董事会会议记录13)历次股东代表会议文件2、高管、总裁办公会议记录、纪要及讨论的文件3、公司大事记、组织沿革材料4、公司领导在重要会议上的讲话稿5、党和国家领导人、上级机关领导人视察、检查公司工作时重要指示、讲话、题词、照片、录像、录音等材料。6、上级或公司制订的各项规章制度7、其他永久或长期永久永久长期永久或长期长期
12、一级类目代号与名称二级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限XZ行政档案13法律事务类14宣传工作类1、上级关于法律事务的指示及规定2、公司内部关于法律事务的规章、制度、办法3、公司参与行政或经济诉讼所形成的材料4、其他1、上级有关宣传工作的指示、通知2、公司编印的简报、时报等正式打印件和原稿3、公司编印的投资指南、建设发展情况及各种宣传小册子等印刷本和底稿4、各种新闻媒介发布的新闻稿5、公司各种活动的照片、录像带、录音带、电影胶片等材料6、向上级汇报的种类重要信息7、各种广告、宣传牌等8、其它短期长期长期短期长期或短期长期长期或短期长期或短期长期短期15后勤工作类1、后勤工作计划、总结、制度
13、等文件2、贵重物品购置的签报、批示3、固定资产验收单4、低值易耗、办公用品帐册5、各类协议、合同6、其他长期或短期短期短期短期长期或短期16信息管理类1、上级有关信息工作的指示、通知、规定等2、公司信息工作的计划、总结等3、公司信息管理的制度、规定4、公司信息管理系统应用的各类软件的开发5、重要的协议、合同6、其他短期长期或短期短期长期或短期长期17档案工作类1、上级有关档案工作的指示、通知、规定2、公司档案工作计划、总结等文件3、公司档案工作制度、规定4、档案移交清册、销毁清册5、公司档案人员培训、网络活动记录6、档案的各类汇编7、计算机管理中的各种软件8、其他短期长期或短期长期长期短期长期
14、长期或短期一级类目代号与名称二级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限XZ行政档案18审计工作类1、公司有关审计工作的指示、规定、通知、通报2、公司有关审计工作的请示、报告及上级批复3、公司有关审计工作的制度、规定、办法4、公司审计工作的年度计划、总结5、专题审计材料1)公司对审计立项的指示、指示和下达的审计项目任务文件2)审计通知书3)审计报告(或复审意见),审计部门审定审计报告(复审意见)的会议纪要或会议记录摘要4)审计报告所列问题的证明材料5)被审计单位对审计报告的书面意见6)有关审计处理的请示、审计事项的报告或上级领导的批复、批示7)审计(含复审)结论和决定或审计意见通知书8)被审计单
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