模块2-单元4-质量管理体系内部审核.doc
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1、模块二 质量管理体系单元4 质量管理体系内部审核一 质量管理体系审核概论(一) 审核和质量管理体系审核 1、审核 (1)审核的定义 “审核”(GB/T 19011:2003 3.1)定义为:为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 “审核证据”(GB/T 19011:2003 3.3)的定义:与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。注:审核证据可以是定性的或定量的。 “审核准则”(GB/T 19011:2003 3.2)的定义:一组方针、程序或要求。注:审核准则是用作与审核证据进行比较的依据。 (2)审核的理解要点 审
2、核是个过程,是一组将输入(如审核方案、审核准则等)转化为输出(如审核发现、审核结论等)的相互关联或相互作用的活动(如审核准备、审核实施等)。 审核的目的是对获得的审核证据进行客观评价,确定其满足方针,程序或要求(审核准则)的程度以采取纠正预防和改进措施。 审核的内容是获得与用作依据的一组方针、程序或要求有关的并且能够证实的记录,事实陈述或其他信息(获得审核证据)。 审核的形式和特点是系统的、独立的、形成文件的活动。 “系统的”是指审核活动是一项正式、有序的活动,“正式”指按合同,有授权;“有序”指有组织有计划地按规定的程序(从策划、准备、实施到跟踪验证以及记录、报告)进行的审核。 “独立的”是
3、指:审核员不应审核自己的工作。审核是一项客观、尊重事实、证据、公正(不屈服于压力,不迁就任何需要)的活动。 “形成文件”是指审核活动必须是一项形成“审核计划、记录、报告”等文件的活动。 审核的类型有内部审核(第一方审核)和外部审核(第二方、第三方审核)二大类。内审是由组织自己或以组织的名义进行,用于管理评审等组织内部目的,也可作为组织自我合格声明的基础。 第二方审核是由组织的相关方(如顾客)或以相关方的名义对组织进行的审核。 第三方审核是由外部独立的审核组织对组织进行的审核。如那些对与GB/T19001或GB/T 24001要求的符合性提供认证或注册的机构。 结合审核和联合审核当质量管理体系和
4、环境管理体系被一起审核时称为“结合审核”,当两个或两个以上审核组织合作,共同审核同一个受审方时,称为“联合审核”。 (3)审核原则 审核的特征在于其必须遵循以下原则。这些原则使审核成为支持管理方针和控制的有效与可靠的工具,并为组织提供可以改进其绩效的信息。遵循这些原则是得出相应和充分的审核结论的前提,也是审核员独立工作时,在相似的情况下得出相似结论的前提。 与审核员有关的原则: a)道德行为:职业的基础 对审核而言,诚信、正直、保守秘密和谨慎是最基本的。 b)公正表达:真实、准确地报告的义务 审核发现、审核结论和审核报告真实和准确地反映审核活动。报告在审核过程中遇到的重大障碍以及在审核组和受审
5、核方之间没有解决的分歧意见。 c)职业素养:在审核中勤奋并具有判断力 审核员珍视他们所执行的任务的重要性以及审核委托方和其它相关方对自己的信任。具有必要的能力是一个重要的因素。 与审核有关的原则:(通过独立性和系统性来明确) d)独立性:审核的公正性和审核结论的客观性的基础。 审核员独立于受审核的活动,并且不带偏见,没有利益上的冲突。审核员在审核过程中保持客观的心态,以保证审核发现和结论仅建立在审核证据的基础上。 e)基于证据的方法:在一个系统的审核过程中,得出可信的和可重现的审核结论的合理方法。 审核证据是可证实的。由于审核是在有限的时间内并在有限的资源条件下进行的,因此审核证据是建立在可获
6、得的信息样本的基础上。抽样的合理性与审核结论的可信性密切相关。 2、质量管理体系审核 (1)质量管理体系审核的含义 为获得质量管理体系活动和其有关结果的证据,并对其进行客观地评价,以确定满足质量管理体系审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。 (2)质量管理体系审核的特点 被审核的质量管理体系必须是正规的 为了使质量管理体系按质量管理体系标准的要求有效运行,因此,质量管理体系必须以正规化、规范化为基础。而正规化、规范化则必须文件化。只有建立文件化的质量管理体系,质量管理体系才能有效运行,才能沟通意图、统一行动,才有比较和评价的可能,从而具备质量管理体系审核的必要条件。 质量管理体
7、系审核必须是一种正式、有序的活动 质量管理体系审核的“正式、有序”性,主要体现在以下方面: a 外部审核根据合同进行,内部审核则由组织的管理者授权; b 质量管理体系审核有正式的程序和做法。包括审核的策划和准备,召开首次和末次会议,现场选定样本收集客观证据,开不合格报告,编拟审核报告,进行纠正措施的跟踪等均有一套经实践考验的成熟程序和做法,形成完整的审核过程。 质量管理体系审核必须是一种独立的活动 质量管理体系审核的“独立”性,主要体现在以下方面: a.审核工作只能由经培训考核,经资格认可,经授权的人员进行; b 内部审核(第一方审核)的审核员不应审核自己的工作,外部审核(第二、三方审核)的审
8、核员不能既提供咨询又进行审核,第三方审核的审核员只能由认证或审核机构派出; c 审核员应尊重客观证据,不屈服于任何压力,不迁就任何需要。 质量管理体系审核是形成文件的过程 审核过程要有适当的文件支持,形成必要的文件,如审核策划阶段应形成审核计划、审核实施阶段应做好必要的记录、审核结束阶段应编制审核报告等。 质量管理体系审核是一种抽样过程 质量管理体系审核工作由于时间和人员的限制,以及受审核方接待和陪同时限的制约,要在较短时间内完成审核工作,只能采取抽样检查的方法,包括抽取一定数量的体系文件、质量记录,询问一定数量的人员,抽查若干台生产设备及监视和测量装置,查证若干过程或生产线等。 (3)质量管
9、理体系过程的评价 质量管理体系审核是对质量管理体系进行评价的一种方式。GB/T19000-2000 idt ISO9000:2000之“2.8质量管理体系评价”中指出,评价质量管理体系时,应对每一个被评价的过程提出如下四个基本问题: 过程是否已被识别并适当规定? 职责是否已被分配? 程序是否得到实施和保持? 在实施所要求的结果方面,过程是否有效?(二) 质量管理体系审核的目的 1、第一方审核(内审)的主要目的 (1)确定质量管理体系是否符合GB/T19001-2000质量管理体系要求。 组织在建立质量管理体系时,有二种情况。第一种是按GB/T 9004:2000质量管理体系业绩改进指南建立的质
10、量管理体系。第二种是直接按GB/T 9001:2000质量管理体系要求建立的质量管理体系,通过认证/注册后再按GB/T 9004-2000完善自己的体系。不论采用那种方法建立体系,在评价时,应按GB/T 9001-2000标准、质量手册和程序文件以及相关的法律法规进行审核。 为了这一目的而进行的第一方审核常常是在体系初步建成且试运行了一段时间之后。 (2)验证质量管理体系是否持续满足规定目标的要求且保持有效运行。 为了这一目的而进行的第一方审核常常是在体系已建立且已正常运行,甚至组织已通过了认证/注册之后。此时需通过经常性的内审来验证曾经满足过规定要求的质量管理体系是否继续满足规定的目标要求且
11、有效运行着。 (3)评价对国家有关法律法规及行业标准要求的符合性。 (4)作为一种重要的管理手段和自我改进的机制,及时发现问题,采取纠正措施或预防措施,使体系不断完善,不断改进。 内审是实现组织质量方针、目标的一个重要管理手段。对于一个管理者来说,应充分认识内审的重要性,把它作为一个重要的管理手段来运用。内审可以起到对质量管理体系进行自我诊断(发现问题)和自我完善(采取纠正措施)的作用,有助于体系的不断完善,并促使产品质量稳定提高。 (5)在外部审核前作好准备。 企业在接受第二、三方审核以前,常常先进行一次内审,以检查是否作好了第二方、三方审核的准备。 2、第二方审核的主要目的 (1)当有建立
12、合同关系的意向时,对供方进行初步评价。 这是需方为了寻找合格的供方而对候选单位进行的第二方质量管理体系审核,所以常常在有建立合同关系的意向而尚未正式签订合同之时。 (2)在有合同关系的情况下,验证供方的质量管理体系是否持续满足规定的要求并且正在运行。 为了这种目的而进行的第二方审核常在合同已签订、供货尚在继续时。这是组织为使供方持续提供合格产品而经常进行的第二方审核。 (3)作为制定和调整合格供方名单的依据之一。 有时组织为进行正常的生产或业务工作,需要有一批合格的供方。为此需制定合格供方名单,在目的1中,为确定此名单而需对候选单位进行第二方审核;在目的2中,为维持此名单而需对已确定的合格供方
13、进行审核。这些审核的结果就是编制和调整合格供方名单的依据之一。 (4)沟通供需双方对质量要求的共识。 通过第二方审核,供需双方可就对产品的质量要求、质量管理体系应如何正常运行以及顾客要求供方采取必要的纠正/预防措施等交流看法,求得共识。 3、第三方审核的主要目的 (1)确定质量管理体系过程是否符合规定要求。 这就是说组织的质量管理体系的过程(覆盖的产品)都要符合所申请的质量管理体系标准的要求,这也是文件初审的主要任务。 (2)确定现行的质量管理体系实现规定质量目标的有效性。 通过现场审核寻找客观证据证明质量管理体系的有效运行。 (3)确定受审方的质量管理体系是否能被认证/注册。 (4)为受审方
14、提供改进质量管理体系的机会。 通过第三方审核,发现不合格项,要求受审方采取纠正措施,为受审方提供了改进的机会。 (5)减少许多重复的第二方审核。 由于第三方审核可以代表相关方的要求,所以凡是通过第三方认证/注册的企业,往往为顾客所认可而不再进行第二方审核。(当然也不排除有些组织对经过第三方认证的供方仍坚持按自己的标准进行第二方审核。) (6)提高组织声誉,增强竞争能力。 第三方认证机构是经过国家认可的,具有一定的权威性。通过认证/注册,获得证书,提高组织的声誉,增强组织的竞争能力。 (7)查证是否符合有关法律、法规要求。 上述第一二、三方审核的目的各有侧重,但也有共同之处,如总体评价质量管理体
15、系运行的有效性是三者相同的目的。不过这种评价的最终目的,内外部审核还是不完全一致的。(三) 质量管理体系审核的准则 1、第一方审核的准则 (1) GB/T 19001-2000标准 (2) 质量方针和目标、质量手册、形成文件的程序和其他相关质量管理体系文件。 它是组织根据ISO9001:2000要求编制的文件,为组织质量管理体系的建立、实施和改进提供强制性指令和具体运作的指导,一旦发布就是组织质量管理的法规。 质量方针、质量目标和其它政策如质量承诺等,一般反映在质量体系文件中,但也可以以其它形式存在,例质量计划、合同等。 (3) 国家有关的法律法规。 我国关于产品,服务和工程质量有着相应的法律
16、、法规要求,例中华人民共和国产品质量法、建设工程质量管理条例等。组织应遵循这些法律、法规要求。它们也是审核依据。 (4)食品、医疗、医药、汽车、军工等与安全、卫生、健康密切相关的领域,当某一独立机构被政府部门授权可以评价组织的质量管理体系是否满足相关的法规、法律要求时,此时行业的有关其它质量标准也成为审核依据,例如(ISO/TS 16949:2002,IDT)、GMP、国家军用标准GJB 9001A-2001等。 2、第二方审核准则 顾客与组织商定可在第一方审核准则中增、删。 3、第三方审核准则 GB/T 19001-2000标准、组织制定的质量管理体系文件、组织适用的法律法规。无论是第一,第
17、二、第三方审核,审核的具体工作过程都应遵循GB/T 19011:2003质量和(或)环境管理体系审核指南,它对第一、二、三方的审核都是适用的。(四) 第一、二、三方质量管理体系审核的比较 1、第一、二、三方审核的不同点第一、二、三方审核的不同点见表1-2。表1-2 第一、二、三方审核的不同点序号区 别第一方审核第二方审核第三方审核1主要目的纠正措施、改进合格供方认定管理体系认证/注册2审核范围所有产品、过程和场所采购产品及其相关过程和场所申请的产品及其相关过程和场所3主要准则GB/T 19001-2000标准、组织制定的质量管理体系文件、组织适用的法律法规合同要求、行业的有关其他质量标准顾客与
18、组织商定可在第一方审核依据中增、删。GB/T 19001-2000标准、组织制定的质量管理体系文件、组织适用的法律法规4受审核方所有部门(车间)供方组织5审核方内审组顾客或其他相关方认证、审核机构6审核计划年度审核计划(集中或滚动)短期内集中审核计划短期内集中审核计划7首、末次会议内容可简化正规的全部内容正规的全部内容8抽样量相对多一点相对少一点相对少一点9不合项分类体系性、实施性、效果性(也可严重、一般)严重、一般严重、一般10争执处理管理者代表或最高管理者仲裁按合同规定仲裁认可委员会或国家主管部门仲裁 2、第一、二、三方审核的相同点 (1)被审核的质量管理体系都必须是正规的。(2)都应正式
19、、有序地进行(系统性),都是按PDCA过程方法进行。(3)都应由有资格、授权的、不审核自己工作的人员进行(独立性)。(4)都是形成文件的过程。(5)都是一种抽样过程(随机抽样)。(6)发现问题都要采取纠正措施。二 内审审核方案的管理(一) 内审审核方案管理概述 1、审核方案定义 (1)审核方案定义(GB/T 19011:2003 3.11)针对特定时间段所策划,并具有特定目的的一组(一次或多次)审核。注:审核方案包括策划、组织和实施审核的所有必要的活动(2)理解要点根据受审核组织的规模、性质和复杂程度,一个审核方案可以包括一次或多次审核。这些审核可以有不同的目的,也可包括联合审核或结合审核(见
20、GB/T 19011:2003 3.1条款中注3和注4)。审核方案还包括对审核的类型和数目进行策划和组织,以及在规定的时间框架内为有效和高效地实施审核提供资源的所有必要的活动。一个组织可以制定一个或多个审核方案。审核方案和审核计划的区别:审核计划是指对一次审核活动和安排的描述。审核方案和审核计划是两个不同的概念,即使审核方案仅包括一次审核,也不能用审核计划代替审核方案或用审核方案代替审核计划。他们的区别在于:审核计划由审核组长编制,审核方案由负责审核方案的人员来建立;审核方案包括对审核计划的制定和实施的管理所必要的活动,包括为实施这一次审核进行策划提供资源、制定程序所必要的活动,而审核计划仅仅
21、对一次审核的活动和安排的描述。2、内审审核方案管理流程审核方案的授权审核方案的制定目的和内容职责资源程序审核方案的实施安排审核日程评价审核员选择审核组指导审核活动保持记录审核方案的监视和评审监视和评审识别纠正和预防措施的需求识别改进的机会图2-1 内审审核方案管理流程示图审核方案的改进审核活动(处置A)(策划P)(实施D)(检查C)审核员的能力和评价(1)内审审核方案管理流程见图2-1。(2)实施内审审核方案管理的注意点可根据组织规模、性质和复杂程度以及每次内审的不同目的,由授权的内审审核方案管理人员按2-1流程图和本章第二节介绍的内审方案管理要求,实施对内审审核方案的管理,但在内容上可适当地
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