档案管理办法(草拟).doc
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1、档案管理办法(草拟)第一章 总则第一条 为加强公司档案管理,有效保护和利用档案,为公司日常工作的正常运转提供服务,特制定本管理办法;第二条 本办法中所指档案,包括公司、子公司、分公司、工厂等在日常经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录;第三条 公司归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件时间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用;第四条 公司档案实现二级管理。一级管理由企划中心档案管理专员负责;二级管理由各部门档案员负责。根据文件的需要特定时间将二级管理档案清册移交到企划中心档案管理员处,并会同其一起进行清点核查。第二章 档案分类公司产生的所有档案均应按类
2、存放,不得混合散乱堆放。公司档案可分为:文书类档案,公司对内、对外各类正式发文,法律公文,项目文件,工程类档案,财务类档案,合同类档案,人事类档案,公司各类证照等。第五条 公文类档案以发文字号为分类标记,以问好为顺序排列;第六条 会议类档案以会议种类为分类标记,以日期为流水排序依据;第七条 合同类档案以合同所涉及事项种类为依据,并以日期先后顺序排列;第八条 法律类等专门、专项档案以事件为单位独立存放。第三章 归档范围及归档时间归档范围:凡是在公司行政工作、各项生产活动中产生的,具有保存、备查和利用价值的文件资料均属于应归档范围。具体有以下条款:第九条 政府行政机关和本行业行政管理机关的文件材料
3、。包括公司章程、股东名册、政府机关核准的文件等;第十条 公司内部文件,包括公司发文(签报表、签发稿、印刷稿以及重要文件的各版本修改稿);会议纪要;公司内部上下级部门之间的请示、批复文件;公司各部门形成的工作计划、总结、报告等;第十一条 公司产品购销所涉及的各种合同审批表及合同原件;第十二条 公司经营中所遇到的各种法律案件的卷宗;第十三条 公司日常工作过程中产生的各种行政类合同及其审批表,公司日常工作过程中产生的各种审批单;不归档范围:除应归档的文件、资料、合同外,其余的资料不予归档。具体有以下条款:第十四条 重复的文件,一般事务性的无查考、保存价值的文献;第十五条 未成文的草稿及一般性文件的历
4、次修改稿;第十六条 未经领导审阅、批示、签发的未生效文件;第十七条 与本公司业务无关的文件和非隶属政府行政部门送来的参考性文件。移交时间:指公司各部门将需要归档的文件、合同和审批表等向档案室移交的时间。移交时填写档案移交登记表。归档时间:指档案管理专员对各部门移交的档案审核、鉴定无误后,编制档案编号、目录、索引后进行归档的时间。归档时填写档案归档登记表,一般档案移交后一到二个工作日内进行归档。第十八条 公司形成的公文档案可随时向档案室移交,由经办人负责整理,文件依次按照签报、文件正本、文件副本、重要文件的修改稿装订;第十九条 公司形成的合同档案,在完成合同评审后的10个工作日内,由经办人将合同
5、原件移交到档案室;第二十条 各部门在工作中形成的其他各种应归档的文件资料,在整理完毕后即可移交到档案室;第二十一条 公司形成的财务报表,其中包括项目上的财务报表、工资报表、公司账目支出明细表在每个月月底由经办人将原件移交到档案室;第二十二条 公司经营中所遇到的各种法律案件的卷宗于案卷终审完毕后由法务部人员将案件审理资料整理装订后移交到档案室;第四章 归档要求第二十三条 档案文件必须按规定分类整理、编目;第二十四条 归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档;第二十五条 音像档案要求:磁带、录像带、光盘需原版;计算机软盘、光盘需可运行;照片、底片需清晰完
6、整,并要附有文字说明,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素,装入照片档案盒;第二十六条 录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签,注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等;第二十七条 档案号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档案号;第二十八条 档案号自左而右编列,右方装订的档案,应将档号填写于右脚首页的左上角,左方装订者则填写于右脚首页的右上角;第二十九条 归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅;第三十条 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称,以便查
7、档。第五章 档案管理工作流程第三十一条 档案管理工作分八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。公司以各部门为单位,按照档案分类要求,在规定时间内将文件、证照等原件整理后,移交到档案室。档案管理专员经过审核、鉴定无误后进行编码、编目、检索后归档;第三十二条 收集各部门按要求建立档案,做好档案登记目录,经部门负责人审签后,在规定时间内送交档案室备查,并依据要求将移交档案原件。如部门确需留存原件的,应办理档案借阅手续;第三十三条 整理、与鉴定文件点收:文件结案移送归档时,应根据如下原则点收:1、 检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入;2、 文件如经过抽查,应有部门
8、负责人的签认;3、 文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办;4、 与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门;5、 有价证劵或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门送交指定处保管,部门签收后,将文件归档处理;6、 文件如有褶皱、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠使其整齐划一。第三十四条 保管1、 公司发文以字号分类,按年度订卷,以卷为保管单位;2、 公司的合同均以件为保管单位,合同审批表同合同原件一并存档,审批表在上,合同原价在下;3、 归档的文件要做到种类齐全,份数完整;4、 多种材料形成的同一内容文件,要组织在一个案卷内,不得分散;5、 卷内文件材料
9、应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印刷件在前,手写稿在后。其他文件依据其形成的规律和特点,保持文件之间的联系进行系统排列。6、 保管单位内文件资料应按顺序排列,依次在有文字的页面外侧上角处编写页号;7、 永久、长期和短期的案卷均须按卷内文件顺序填写卷内文件目录,卷内目录应字迹工整,并存放在卷首;8、 保管单位内文件情况应清晰、准确记录在备考表中,备考表放置在保管单位末页;9、 电子文件的归档要求,电子文件档案以PDF文件归档,图片档案以JPG格式进行存档。第三十五条 编目根据公司实际情况,编目主要分五个部分。1、 公司名称代表性
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