评审会议管理系统解决方案.doc
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1、 数字化会议室管理平台解决方案北京同天科技有限公司二一三年六月目录1系统概述22 设计原则23系统详细设计33.1会议定义33.2参会人员界面43.3会议意见收集43.4会议电脑管理43.5会议文档协同修改53.5.1概述53.5.2设置63.5.3功能使用8 1系统概述 实现功能:会议定义、评审意见收集,座席客户端管理(配个结构图)2 设计原则遵循下列原则: 先进性和适用性:应充分考虑信息化社会迅猛发展的趋势,在技术上适度超前,所采用的技术和设备应能保证将工厂建成先进的、现代化的管理平台。 成熟性和实用性:应采用被实践证明为成熟和实用的技术和设备,最大限度地满足工厂在业务和未来发展的需求,确
2、保耐久实用。 开放性:应考虑发展的需要,使系统与未来扩展设备具有互联与互操作性,且能很方便地融于信息网络中。 集成性和可扩展性:应充分考虑各子系统的集成和信息共享,保证子系统总体上的先进性和合性,采用集中管理、操作和分散控制的模式。 标准化和模块化:根据智能化系统总体结构的要求,各子系统必须标准化、模块化易于管理和维护,代表当今最新的科技水平。 安全性和可靠性:整个智能化系统必须具有高度的安全性、可靠性和稳定性。 服务性和便利性:为适应多功能、外向型的需求,对于来自内外的各种信息进行收集处理、存储、传输、检索、查询,为管理者提供有效的信息服务和充分的决策依据,为客户提供安全、舒适、方便、快捷、
3、高效、增值的服务。 经济性:在先进性和可靠性及高性价比的前提下,通过优化设计达到经济性的目标。 创新性:以技术原理成熟为前提,合理运用新技术或引入新型应用,提炼出智能化目亮点。3系统详细设计1233.1 会议定义 会议管理人员在会议开始前需要对会议的一些基础信息编辑设定3.2 参会人员界面 会议参加人员在会议开始前可以在席位的电脑前看到类似界面:3.3 会议意见收集 会议结束后,会议管理人员可以汇总大家的意见:会议评分规则产生会后会议管理:会议历史记录查询会议意见管理参会人管理会议总结3.4 会议电脑管理 会议结束后,会议管理人员可以重新初始化会议室的座席电脑,经过初始化后的电脑,会回复到系统
4、最开始安装后的状态。(功能描述)3.5 会议文档协同修改3.5.1 概述 此功能基于微软的Netmeeting来实现,Microsoft NetMeeting拥有很强大的功能,它可以说是最早实现网络视频聊天、会议的即时通讯软件之一,只要你配备麦克风,摄像头这样简单的道具,就可以真正实现了足不出户,天涯海角任你聊,音容笑貌近在眼前,办公会议在家舒服的坐在沙发上一样参与。另外它的一个功能就是可以和其他人共享操作彼此屏幕上的电子白板,和其他人一起协同完成演示文稿、表格统计等协同办公内容。四大功能总结起来,NetMeeting共有以下四大功能:1、聊天:文字,语音,视频统统都可以;2、白板:可以和朋友
5、共享一块黑板一起画图,一起完成演示文稿,一起进行表格统计等,非常棒的信息交流工具;3、文件传递,特别是比较大的文件,用这个直接传递,避免邮箱因容量不足而拒绝接收,非常方便,但是要注意网络速度;4、共享桌面、共享程序:如果你对一些计算机功能不了解,可以请高手指导操作,但是他不必亲自到你家来,而是直接通过网络在线进行指导,很快捷高效的。3.5.2 设置1、选择“工具”菜单里的“选项”。在弹出的对话框中的“目录设置”输入“”,然后确定。2、选择“呼叫”菜单里的“登录到”,稍候正在登录。3、如果连接成功,此时Netmeeting的右下角“网络连接”图标变绿; 4、选择“呼叫”菜单里的“目录”菜单项。
6、5、显示出所有在线用户。您可以选择一个进行呼叫。您可以看出用户的不同属性,有些有摄像头的:) 3.5.3 功能使用3.5.3.1 呼叫联系人用NetMeeting与他人联系时,首先要呼叫对方,通过三种方式Internet、局域网或是Modem等发送呼叫给多个用户。在“地址栏”里输入对方的地址,可以是电子邮件地址、计算机名、IP地址、电话号码等,单击“呼叫”按钮。当被呼叫方接受呼叫后,连接人员列表里就显示出当前人员名单,状态栏也显示当前的连接状态,成功进行这样的操作后,就可以和呼叫人进行对话,电子白板或者应用程序共享了。3.5.3.2 即时传送文件NetMeeting以其最初的设置功能来说可以说
7、就是一个网路电话软件,但是它要比一般电话强的地方在于除了可以传送声音和影像外,还可以即时传递文件,特别是比较大的文件,用这个直接传递,避免邮箱因容量不足而拒绝接收,当然如果你的文件太大,带宽又有限的话,就会严重影响通话品质。发送文件的步骤如下:(1)通话双方同时使用NetMeeting连上线,选择“工具”“功能表”“文件传送”选项,出现“传送文件”视窗,选择要传送的文件(支持选择多个文件同时传送),按下“传送”钮;(2)经过上面的步骤,文件就会自动传送出,并且NetMeeting视窗最下方会有文档名和进度指示轴;(3)传送完毕后会告知传送成功,按下“确定”也就意味着文件传送大功告成。接收文件的
8、方式也类似,当对方传送出文件时,将会有一个文件传送讯息视窗,告知还剩下多久可以传完文件、所接收的文件名称、由谁传送该文件、文件大小等信息,很人性化吧?传送完毕后,也会告知传送成功。按下“结束”钮,关闭窗口,或按下“打开”钮直接打开该文件,还可以按下“删除”钮以删除该文件。你也可以接收文件之后,再通过“工具”功能表“文件传送”“打开Received File资料夹”选项,来处理所接收到的文件。文件将存于“C:Program FilesNetMeetingReceived Files”资料夹。3.5.3.3 召开网络会议NetMeeting可以让身处异地的人们轻松进行会议,而且还可以指定会议主持人
9、来负责整个会议的进程,如果你想成为会议主持人,就进行如下操作:(1)单击“呼叫”菜单,选择“主持会议”;(2)在窗口里设置会议的名称,密码,安全性,呼叫性质,以及可使用的会议工具。参加会议非常简单,直接呼叫主持人,或者由主持人呼叫被邀请人都可以。进入会议后,单击“聊天”按钮将自动在你和与会人员屏幕上打开聊天窗口。在“消息”栏里可以输入需要发送的信息,然后单击旁边的“发送信息”按钮,就可以将你的信息发送到聊天窗口中。聊天窗口中的信息可以是发给每一个人,也可以是你所指定的人,这决定于你在“发送给”这一栏里的选择。3.5.3.4 电子白板方便实用在NetMeeting的主窗口单击“白板”按钮即可打开
10、本机和通话参与者机器上的 “白板”窗口,“白板”的窗口和画图有点类似,但实际功能却大不相同,它可以用来观看图形和绘画写字,非常有用。观看图形:如果你想把自己的照片给正在交谈的对方看,可以事先用扫描仪扫描了,然后把它贴到电子白板上去,对方就可以看到了,十分方便,当然如果你是个sales,也可以将你公司的产品资料贴到电子白板给客户看,很便捷,效果当然比传真好。在电子白板排列画面:白板可以同时开启很多个图形,并做成很多页式的图画簿,以随时浏览和讨论任何一页。利用“文件”“新建”或按下“插入新页”按钮,然后多贴几章图形到白板。当你每次创建新文件数字就会加一,由左至右的数字代表;或者选择“编辑”功能表“
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