档案管理材料.doc
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1、精品文档就在这里-各类专业好文档,值得你下载,教育,管理,论文,制度,方案手册,应有尽有-档案管理达标验收材料康保县社会保险事业管理局目 录第一部分 组织管理一、管理办法(一)档案管理办法()(二)业务材料归档范围及保管期限()二、管理人员()三、管理措施(一)明确分管领导和业务档案人员岗位职责()(二)建立了社会保险业务档案管理工作流程()(三)档案收集归档工作列入具体业务经办工作程序()第二部分 设施建设一、 档案用房二、 档案用具第三部分 专业建设一、建立档案相关管理制度二、立卷 三、收集四、整理五、保管六、鉴定销毁统计七、移交第四部分 服务利用一、 检索二、 利用三、 查询第一部分组织
2、管理 一、管理办法 我局高度重视业务档案管理工作,2012年,局领导班子提出了认真落实社会保险业务档案管理规定,全面加强业务档案建设的决策部署。2012年5月,局领导班子决定成立档案管理室,负责我局档案管理工作,及业务档案建设和达标工作。局一把手陈祥局长亲自担任领导小组组长,分管局长吕凤霞和相关科室负责人为小组成员。形成主要领导亲自过问,分管领导靠前指挥,职能部门认真履行职责,相关部门积极参与配合,“心往一处想、劲往一处使、团结协作、齐抓共管”的良好工作局面。 (一)严格按照市局制定的社会保险业务档案管理办法为进一步规范我县社会保险业务档案管理工作,按照国家和省社会保险业务档案管理相关规定,结
3、合本县实际,我局结合2011年3月28日张家口市社会保险业务档案管理办法(试行)文件,同时转发了配套文件河北省社会保险业务材料归档范围与保管期限的通知,从而构建起我县养老、工伤等保险业务档案管理工作的基本框架。康保县社会保险事业管理局康保县社会保险档案管理办法第一条 为规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,推进社会保险业务档案规范化、信息化、专业化进程,根据档案法、社会保险业务档案管理规定(试行)等规定,结合我县实际,制订本办法。 第二条 本局所有业务科室在经办过程中形成的业务档案,适用本办法。 第三条 本办法所称的社会保险业务档案,是指各科室在办
4、理社会保险业务过程中直接形成的、根据有关规定应该归档的、具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档等不同载体的历史记录和资料。 第四条 社会保险业务档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管原则。社保机构负责社会保险业务档案行政管理部门的业务指导。社会保险业务档案由局档案室集中保存和管理。 第五条 社保局设档案室,由分管局长领导,配备2名工作人员。各业务科室确定1名工作人员为兼职档案管理人员。第六条 配备相应的业务档案库房、设施和设备。档案室按照库房、阅览、办公区域分开的原则设置。档案库房面积不小于60m2万卷,办公室、阅览室面积不小于6m2。档案库房根据防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防
5、霉变、防尘、防高温等安全防护要求,按照“以防为主,防治结合”原则,建立健全必要的防护设备和措施。第七条 严格执行档案管理的有关规定,建立健全档案管理各项工作制度,认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求,保证社会保险业务档案真是完整、有序存放、妥善保管,严防毁损、遗失和泄密。第八条 按照上级业务部门要求,制定明确业务材料归档范围和保管期限,并按照业务材料归档范围与保管期限进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的真实、完整、准确,不得伪造和篡改。第九条 社会保险业务档案分类按照当地社会保险业务经办的规律和特点,以方便归档整理和检索利用为原则,采用“年度一业务环节”或“年度一险种
6、一业务环节”方法,对社会保险业务材料进行分类整理,编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。第十条 社会保险业务档案的保管期限按照部颁规定分为永久和定期两类。业务档案的保管期限代码为:永久(Y)、100年(H)、50年(C)、30年(Z)、1 0年(D)。保管期限自业务档案形成之日的次年1月1日开始计算。第十一条 社会保险业务档案的类别代码为:社会保险管理类(gl)、社会保险征缴类(zj)、养老保险待遇类(yl)、工伤保险待遇类(gs)、社会保险业务统计报表类(tj)、社会保险稽核类(jh)。第十二条 档案室定期接收本单位各部门形成的业务档案。移交时,业务科室兼职档案管理人员填写“社会保
7、险档案交接单”一式两份,档案室专职案管理人员按交接单逐卷严格审核案卷质量和目录数据(检验率为100%),验收合格后,双方办理移交手续,部门负责人复核监交,移交人和监交人分别签字或盖章后,进入档案室集中管理。交接单由档案室作为文书档案永久保存,业务部门作为工作资料保存满一年后销毁。第十三条 集中保管的业务档案,按全宗号、归档年度、保管期限、档案类别排序,按照由左向右、自上而下的顺序放入密集架或五节柜定位保存。密集架或五节柜上标明柜架编号议及案卷所属全宗号、归档年度、保管期限、档案类别、案卷起止号等。第十四条 不断加强档案管理制度化、信息化建设,提高档案管理标准化、专业化水平。高度重视档案数据信息
8、安全,定期做好档案数据维护和备份。第十五条 业务档案应面向社会提供利用服务。凡持有合法证件的单位或个人,在办理登记手续后可查询涉及本单位或本人的业务档案。业务档案利用服务方式包括阅览、外借、复制、制发证明和多媒体信息查询等。在档案服务工作中,应保护相关权利人的合法权益和个人隐私。第十六条 利用业务档案需填写利用登记单,并登记利用效果。阅览档案应在阅览室内进行,因特殊情况需要外借的,须经保管单位分管领导批准,借出时间不超过十个工作日。归还时双方清点、核对档案内容和页数,确保档案齐全、完好。第十七条 已到期的社会保险业务档案,由社保机构提请业务档案鉴定小组进行鉴定并提出处理意见。业务档案鉴定小组由
9、区人力资源社会保障行政部门有关人员、社保局相关负责人、业务经办人员、档案管理人员共同组成。鉴定中如发现档案保管期限划分较短,有必要继续保存的,应重新确保管期限加以保存。第十八条 社保局对经过档案鉴定小组鉴定可以销毁的档案,编制销毁清册,经社保局主要负责人批准,报县人力资源和社会保障局备案后,派两人以上监督销毁档案。销毁人员和监督人员要在销毁清册上签名,注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。未经业务档案鉴定小组鉴定和批准,不得销毁任何档案。第十九条 对永久保存的档案,按照有关规定要求,定朔向向上级档案管理机构申请移交。第二十条 应定期开展业务档案统计工作,定期将室藏档案的数量、构成、档案管理人
10、员基本信息以及档案专用设施设备等情况。第二十一条 县社保局将业务档案归档整理管理。列入年终评先评优条件之一予以考核奖励。对有下列行为之一的,取消评优评先资格,情节严重的追究机关人员责任,构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任:(一)不按规定归档,拒绝归档或将档案据为已有的;(二)伪造、篡改或擅自销毁档案的;(三)玩忽职守,造成档案遗失、毁损的;(四)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布或泄露用人单位或个人档案信息的;(五)违反社会保险业务档案管理规定和国家档案法律、法规的其他行为。第二十二条 社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料的,按国家相关规定执行。 第二十三条 本办法由康保县社会保险事
11、业管理局负责解释。 第二十四条 本办法自2013年8月起执行。康保县社会保险业务材料归档范围及保管期限一、社会保险管理类(一)养老保险参保调查材料(保管期限为1 0年)(二)参保单位登记材料(保管期限为永久)(三)社会保险登记证管理材料(保管期限为10年)(四)职工养老保险参保登记材料(保管期限为100)(五)跨市跨统筹养老保险关系转移接续材料(保管期限为100年)(六)单位养老保险个人账户管理材料(保管期限为100年)(七)职工养老保险手册管理材料(保管期限为50年)(八)城镇个人养老保险参保登记材料(保管期限为100年)(九)城镇个人养老保险个人账户管理材料(保管期限为100年) (十)城
12、镇个人养老保险手册管理材料(保管期限为50年) (十一)养老保险待遇领取资格验证材料(保管期限为10年) (十二)退休人员社会化管理服务材料(保管期限为50年) (十三)异地安置登记材料(保管期限为50年) (十四)工伤保险参保人员登记材料(保管期限为100年) (十五)服务协议管理材料(保管期限为10年)二、社会保险费征缴类 (一)年度单位及职工缴费基数核定材料(保管期限为100年) (二)当月单位及职工缴费数据核定材料(保管期限为100年) (三)单位养老保险费申报核定明细和汇总表材料(保管期限为50年) (四)单位养老保险费申报核定年度汇总表材料(保管期限为永久) (五)城镇个人养老保险
13、缴费基数核定材料(保管期限为100年) (六)城镇个人养老保险费核定明细和汇总表材料(保管期限为50年) (七)城镇个人养老保险费核定年度汇总表材料(保管期限为永久) (八)工伤保险费征缴核定材料(保管期限为100年) (九)工伤保险费征缴明细和汇总表材料(保管期限为50年) (十)工伤保险费征缴核定年度汇总表材料(保管期限为永久) (十一)催缴材料(保管期限为1 0年) (十二)缴费证明材料(保管期限为10年) (十三)欠费核销材料(保管期限为1 00年) (十四)养老保险基金征缴明细和汇总表材料(保管期限为50年) (十五)养老保险基金征缴年度汇总表材料(保管期限为永久) (十六)工伤保险
14、基金征缴明细和汇总表材料(保管期限为50年) (十七)工伤保险基金征缴年度汇总表材料(保管期限为永久)三、养老保险待遇类(一)养老保险待遇核定材料(保管期限为50年) (二)职工养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料(保管期限为50年) (三)城镇个人养老保险个人账卢一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料(保管期限为50年) (四)养老保险支付明细表和汇总表材料(保管期限为30年) (五)养老保险支付年度汇总表材料(保管期限为永久)四、工伤保险待遇类 (一)工伤备案材料(保管期限为1 0年) (二)工伤人员登记变动材料(保管期限为50年) (三)工伤保险伤残工亡待遇核定材料
15、(保管期限为50年) (四)工伤保险医疗待遇核定材料(保管期限为10年) (五)工伤预防费核定材料(保管期限为10年) (六)工伤保险支付明细表和汇总表材料(保管期限为30年) (七)工伤保险基金支付年度汇总表材料(保管期限为永久)五、社会保险统计报表类 (一)社会保险年度统计报表材料(保管期限为永久) (二)社会保险数据和分析报告材料(保管期限为30年) (三)社会保险业务月季统计报表材料(保管期限为10年)六、社会保险稽核监管类 (一)社会保险稽核材料(保管期限为30年) (二)内部控制材料(保管期限为30年) (三)社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料(保管期限为永久)康保县社保局社会
16、保险业务档案达标领导成员名单各科室:根据人力资源和社会保障部社会保险业务档案管理规定(试行)和关于开展社会保险业务档案管理达标验收的通知要求,结合我局实际,成立“康保县社会保险事业管理局业务档案管理领导小组”。组 长: 陈 祥 社会保险事业管理局局长副组长:吕凤霞 社会保险事业管理局副局长 赵 敏 社会保险事业管理局医保中心主任 梁红军 城乡社会养老保险管理中心主任成 员:李 文 樊燕琴 刘东升 李晓媛 师振峰社会保险业务档案室工作职责一、负责全局业务档案室的集中统一管理工作。二、负责贯彻落实社会保险档案管理相关法律、法规、政策和规定,指导各科室档案管理工作。三、组织接收各科室移交档案,按照规
17、定进行整理、保管、保密、统计、查阅利用等工作。四、负责档案管理软硬件建设和库存档案的安全工作。五、按规定将永久保存的档案材料向档案馆移交。六、拟定库存档案的鉴定、销毁工作计划,并组织实施。二、管理人员建立一支高素质的管理队伍是档案管理工作的重要保障。为高标准完成档案达标任务,我局成立了由陈祥局长任组长,吕凤霞副局长任副组长、各科科长为成员的档案达标工作领导小组,负责业务档案达标组织领导工作。2013年8月,我局增设了业务档案室,由樊燕琴同志负责档案室的管理工作,并配备2名工作人员到档案工作岗位,专职从事档案管理工作。同时,在每个科室选定一名工作人员作为兼职档案管理员。档案管理工作人员先后多次参
18、加省、市局组织的业务档案培训,为档案的管理工作打下了良好的基础。目前,我局共有专兼职档案人员3人,全部大专以上学历,具有较高的政治素质、业务素质和专业技能。 附:樊燕琴岗位培训证书、业务档案人员毕业证书三、管理措施以全面贯彻落实社会保险业务档案管理规定(试行)作为档案管理工作的主线,明确了档案工作分管领导、专兼职档案人员岗位职责,制订了业务档案管理工作流程,将业务档案的收集归档工作列入各项具体业务工作程序;实行目标责任制,各科室主要负责人为第一责任人,每个业务经办人员都是具体负责人;并且将业务档案管理工作纳入年度目标考核机制,进一步强化了社会保险业务档案管理职能,有力推进了档案管理工作。(一)
19、明确分管领导和业务档案人员岗位职责为将档案管理各项工作任务落到实处,实现目标责任到人,便于工作人员对照职责,检查自身工作完成情况,制订了档案管理人员岗位职责。1社会保险业务档案科工作职责(1)严格执行国家社会保险档案工作的方针、政策、法律、法规,落实档案工作制度,认真履行档案管理职责,协调指导各部门档案管理工作。(2)负责组织接收各业务科室移交档案,按照规定对全局业务档案进行集中统一收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等一系列管理工作,以保证社保档案管理工作有序开展。 (3)负责库存档案的分类、编目、排序、上架、统计、编研、利用等日常管理工作,对库存档案定期检查和清点,及时消除潜在的各种隐患因素,
20、保证社保档案的安全和完整。 (4)负责档案库房及档案设施设备的日常管理和维护工作。 (5)负责档案的借阅、查询等利用工作,对外借档案要按期跟踪和追回。 (6)按规定将永久保存的档案材料向档案局移交。对超过保管期限的档案,按规定及时提出鉴定销毁意见,编制鉴定销毁清册。 (7)完成领导交办的其它工作。 2档案室收集整理岗位职责 (1)负责指导各业务科室的社保档案收集、鉴定、分类、整理和档案移交工作。 (2)认真检查各科室移交案卷的质量及完整情况,确保档案真实完整、整理规范。 (3)负责各业务科室兼职档案员的业务指导和培训工作。 (4)及时了解业务部门社保经办动态,为科学归档提供建设性意见。 (5)
21、完成领导交办的各项工作。 3档案室保管利用岗位职责 (1)负责本单位各类社保档案材料接收后的整理、编目、入库、保管、查询、利用、统计等各项工作。 (2)严格执行库房管理和安全管理规定,确保档案安全。并做好库房防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温等九防工作;做好卫生工作,保持库房清洁。 (3)树立“服务第一、用户至上”的观念,接待用户要主动、热情、耐心、服务周到,在不违反保密制度下,尽力满足用户的要求;严格履行借阅制度,做好档案借阅利用工作。 (4)做好室藏档案的统计和检查工作,熟悉室藏;定期对室藏档案进行全面统计清查、核对,做好账物相符。 (5)做好社保档案的编研工作。 (
22、6)完成领导交办的其它工作。 4分管档案领导岗位职责 (1)组织学习、宣传和贯彻实施社会保险档案管理的各项法律、法规和相关规定。 (2)将档案工作纳入全局整体发展规划,并列入议事日程,统筹档案管理,为社会保险经办工作提供全面、详实、快捷的档案信息服务。协调档案室与各科室的关系,促进档案工作与全局的各项工作协调发展。 (3)加强档案工作的领导,把握档案管理动向,定期研究、督促、检查档案工作,随时解决各种困难和问题。 (4)不断完善档案工作的环境和条件,在人力物力财力上给予必要的支持。 5档案室负责人岗位职责 (1)负责档案室的日常管理工作。 (2)认真贯彻、执行党的有关档案工作的方针政策、法律、
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