宝来利来管理程序.doc
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1、精品文档就在这里-各类专业好文档,值得你下载,教育,管理,论文,制度,方案手册,应有尽有-文件编号:BLCX401文件管理程序版次:B替代版次:A受控标识:分发日期:2004年6月12日执行日期:2004年6月16日山东宝来利来生物工程股份有限公司山东宝来利来生物工程股份有限公司文件编号:BLCX401版次:B文件管理程序 修改次数:0页号:共7页第1页1引言对文件的标准、评审、更新、更改、识别、发放、获取、作废等方面进行有效的控制。2适用范围适用于公司所有文件。3职责3.1企业管理部负责管理手册、程序文件及通用性管理文件的组织编写和控制。3.2人力资源部负责职位说明书的组织编写和控制。3.3
2、部门内部管理文件及作业指导文件由各部门组织编写和控制。3.4各部门对文件应妥善保管。4内容4.1管理体系文件管理手册程序文件部门内部管理性文件作业指导类文件外来标准或图样公司的其他文件记录4.2文件编号4.2.1文件编号格式BL特征号文件性质代号公司名称缩写注:管理体系相应的程序文件特征号:40;管理职责相应的程序文件特征号:50;资源管理相应的程序文件特征号:60;产品实现相应的程序文件特征号:70测量、分析和改进相应的程序文件特征号:80编制:李 霞 审核:秘祖利批准:李桂杰文件编号:BLCX401 共7页第2页4.2.2文件性质代号和办文部门文件类别性质代号办文部门管理手册TM企业管理部
3、程序文件CX企业管理部通用性管理文件TG责任部门职位说明书ZS人力资源部经营类文件JY营销部门作业指导类文件ZD责任部门生产类文件SC生产部门设备类文件SB生产部门财务类文件CW财务中心外来文件采用自身编号和名称,按文件性质由责任部门办文其它文件由企业管理部确定性质代号,并交责任部门办文4.2.3特征号4.2.3.1由三位阿拉伯数字表示。4.2.3.2部门可根据实际需要,采取更有效编号方式区分,但必须得到企业管理部批准。4.3文件编制4.3.1按文件的性质和相应的职责,由办文部门组织文件编写。4.3.2文件式样4.3.2.1文件封面:说明了文件编号、文件名称、版次、替代版次、受控标识、分发/执
4、行日期、公司全称。4.3.2.2第1页:说明了公司全称、文件名称、文件编号、版次、页号、修改次数、编制、审核、批准等信息。4.3.2.3文件末页有“修改记录表”。4.4文件审核4.4.1文件编制完毕后,办理会签手续,交文件涉及部门主管审核,审核内容:涉及本部门的规定,接口关系,文字描述的确切性等。4.4.2根据审核结果,办文部门对文件进行完善后,将文件、会签表、办文单报批准文件编号:BLCX401 共7页第3页人批准。4.5文件批准4.5.1管理手册由董事长以董事长令的形式批准。4.5.2程序文件和纲领性文件由管理者代表批准。4.5.3职位说明书由人力资源总监批准。4.5.4经营类文件由总经理
5、批准。4.5.5其它文件按其性质、类别,由主职责部门的上级主管批准。4.6文件收发4.6.1与文件描述相关的部门均应得到该文件的有效版本,并确保有效文件的唯一性。4.6.2公司主要领导由办文部门直接发放到个人,其他需要文件的场合,发放到部门。4.6.3文件收发时应在“文件收发登记表”中记录。4.6.4接到文件的部门,应指定专人对文件进行管理,并确保文件整洁、完整。4.6.5文件的培训与执行都由主管领导负责。4.6.6文件管理员调整时,应进行文件交接。4.6.7文件回收时,持有部门/个人应按规定时间交给回收部门。4.7文件执行4.7.1文件自执行日期起,即具备法规效力,全员必须严格执行。4.7.
6、2文件实施前和修改后3天内,部门主管应组织相关人员进行培训。4.7.3任何人不准在受控文件上乱涂乱改、加注任何文字、符号,但可以用荧光笔作记号。4.7.4若文件发布后有修改要求时,应按规定进行修改。4.7.5在文件修改通知单下发前,必须按原文件规定执行。4.7.6除内外部审核,评审文件的符合性、有效性外,责任部门至少每年组织一次专门的文件适宜性、先进性、有效性的评审,并及时修改或补充。4.7.7以通知、会议、实验、纠正和预防措施等方式确定的改进措施,应在措施评价有效后1月内,将措施内容补充到相应的文件中。4.8文件管理与控制4.8.1盖“K标识号”对普通文件进行控制;盖“KK标识号”对公司机密
7、文件进文件编号:BLCX401 共7页第4页行控制。4.8.2办文部门至少保留一份备份文件,有条件部门可进行电子文件备份。4.8.3文件的复制4.8.3.1文件复制情况:新增部门/个人;文件破损需更换;文件丢失需补发;其它。4.8.3.2填写“文件复制申请表”办理复制。4.8.3.3新增文件时,按顺序号标识后发放并登记。4.8.3.4因文件破损,需更换时,新印制的文件沿用原文件号发放,同时将原文件收回销毁,并记录。4.8.3.5因文件丢失,需补发文件时,新印制的文件按顺序号标识后发放,并记录。4.8.4文件借阅4.8.4.1借阅文件,需填写“文件借阅申请表”办理借阅。4.8.4.2机密的文件,
8、除非有特殊要求,并经总经理批准后方可借阅,否则,不准借阅/复制。4.8.5文件修改4.8.5.1部门需要对文件提出修改时,应填写“文件修改申请表”。4.8.5.2文件修改内容经批准后,办文部门以“文件修改通知单”的形式,在文件修改内容执行日期前,通知每个持有文件的部门或个人。4.8.5.3文件持有人员接通知后,在修改处用校对符直接修改或作标记,并在“修改记录表”内记录,“文件修改通知单”附在末页。4.8.5.4涉及产品标准、技术要求、参数控制范围的重大调整,必须有充分的证据,证明上述调整对产品质量不会造成任何影响。4.8.5.5错别字、遗漏字、标点符号错误,办文部门直接以“文件修改通知单”的形
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