欧派木门经销部日常工作管理办法.doc

MMYX-019A
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欧派家居集团股份有限公司企业标准

Q/OPJT 2291- 2014

木门营销线日常工作管理办法
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欧派家居集团股份有限公司企业标准

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木门营销线日常工作管理办法
MMYX-019A

2014-12-27发 布 2014-12-27实 施

欧派家居集团股份有限公司
发
布

8

前 言

本制度起草、解释部门：木门营销线。
本制度起草人：张俊星。
本制度终批人：张俊涛。
本制度为首次编制发布。
修订说明：见《制度履历表》。

木门营销线日常工作管理办法
1.目的：为了维护木门营销线正常的工作秩序，规范部门员工工作行为，提高工作效率。
2.适用范围：木门营销线全体人员。
3.主要内容：
3.1二级培训管理
3.1.1培训内容：制度学习、业务技能、专业知识、销售方法技巧、流程等。
3.1.2培训管理责任人：木门营销部营销内务主管。
3.1.3培训组织实施：
3.1.3.1木门营销线行政绩效专员于每月28日前，分别向业务主管、内务主管、运营支持分部经理、招商拓展分部经理通过OA邮件发送空白《月度二级培训计划表》，经销部各线主管收到计划表后，在2个工作日内编写本业务线培训计划，回复邮件给行政绩效专员，行政绩效专员汇总后最迟于次月2日前（遇节假日顺延），提交《木门营销线月度二级培训计划表》至内务主管审核后，报部门负责人签批下发，并由行政绩效专员抄送人力资源部接口线别对接人，做好培训对接；
3.1.3.2各业务线应该严格按照《木门营销线月度二级培训计划表》按计划开展培训，培训开始前，由行政绩效专员提前准备好《培训签到表》，参训学员均现场签到，当场次培训结束后由培训讲师将签到表交到行政绩效专员处，行政绩效专员负责建立营销线所有员工的《二级培训记录表》，按照每个课时0.5学分的计分规则，记录参训员工的培训积分，具体按公司统一培训积分标准；
3.1.3.3根据培训计划安排，如有需其他部门师资力量参与的培训，由内务主管负责协调师资安排；
3.1.3.4若无营销年会、展会、招商会等公司或部门重大活动安排，原则上每周二级培训次数不少于1次，每月不少于4次。《木门营销线月度二级培训计划表》内计划的培训场次不能无故取消，因工作原因推迟的培训需在次周补训；
3.1.3.5《木门营销线月度二级培训计划表》内计划的月度培训，应该至少包括2场且每场不低于2个小时的制度培训，制度培训的内容采取从一般到个别的方法，先培训集团通用制度，然后至事业线和部门制度，逐层深化；
3.1.3.6考虑到业务线长期出差的工作特点，业务线培训采取差期结束后回公司集中培训的方式，每个差期结束后业务人员做完差期工作汇报后，应至少进行1天不少于6个课时的集中强化式培训，其中应至少包括2个课时的制度培训；
3.1.3.7为鼓励部门员工积极参与集团组织的一级培训和部门二级培训，木门营销线设立“培训积极分子”荣誉奖项，每年的8月和12月各评选一次，根据人力资源部统计的培训打卡记录及《二级培训记录表》，累计积分最高者，分别评选出上半年和全年“培训积极分子”并按照集团即时奖励制度，申请经济奖励，并在部门板报上通报表扬；
3.1.3.8除传统的讲授式培训之外，部门至少每季度组织1次内部PK知识问答大赛或辩论赛，以提升培训效果。知识问答大赛以制度宣贯为主要内容，木门营销线PK辩论赛以业务技能辩论为主。
3.2文件收发归档及档案管理
3.2.1 外来的文件由内务组行政绩效专员负责领取、签收、统一编号登记，行政绩效专员应于每天上午9点查看木门营销线文件传递箱，领回其他部门传递过来的文件，并于每天下午的5点将部门文件传递出去。
3.2.2凡外来文件，行政绩效专员接件当日上午10点前，须送交相关主管领导阅批，属急件的，应在接件后即时报送。
3.2.3木门营销线、木门制造线涉及对代理商层面发布的各种通知、通告及制度文件，其编号、跟踪报批、发布、存档、传递均由行政绩效专员负责。
3.2.4凡属部门往来采购类相关的费用支出计划单、合同、发票、借支、付款、费用核销等工作，均由行政绩效专员负责，若发生报账不及时导致供应商开具发票过期、合同作废及采购不及时导致延误等情况，按集团奖惩制度处理。
3.2.5业务人员出差相关的《出差审批表》、借支单、各种费用报销及乘坐飞机申请，均由行政绩效专员传递、存档；对于出差人员的票据报销，由行政绩效专员按照集团出差管理制度初审并在《出差行程报销表》上签字后，再传部门负责人签字。
3.2.6考勤表和工资表实行严格的保密管理，其报批传递等环节均由行政绩效专员跟踪并专人跟批到底，报批传递过程中用传递袋全程封闭传递。
3.2.7凡是往来人力资源部相关的招聘类、绩效考核类、薪酬类文件，往来财务部门的费用、报表类文件，往来行政部商场需要办理的授权书、合作协议书、外部合同等各种需要至集团行政部办理盖章的文件，往来内务部的当天用车申请，原则上采取当面传递的方式传递至对方部门责任人，并要求对方在《文件签收表》上签字，以确保传递的准确性。
3.2.8凡由木门营销线发起的部门级以上会议，由行政绩效专员于会议结束后的次日起草好书面《会议纪要》，报部门负责人审核后形成书面版报批，报批完毕后连同电子版一并发送至参会人员手中和OA邮箱内后存档保存。
3.2.9行政绩效专员应该建立文件往来的档案记录，档案记录按《文件存档登记表》的方式集中进行汇总，并于每月的26日前报内务主管审核归档情况。
3.3客户接待流程管理
3.3.1当接到客户来访信息时，各业务人员至少需提前三天将《来访客户信息表》（见附件一，下同）电子版发送至营销内务主管，表内详细填写：客户姓名、联系电话、到达时间、人员数量等情况，同时用电话或短信形式告知营销内务主管。
3.3.2原则上，凡客户来访，公司只提供集团会所最多两顿招待用餐和往来接送机服务，各业务人员若有特殊接待要求，须判定来访客户的重要等级，提前一天根据向公司提出接待要求；三级以上市场重要客户及当地红星美凯龙、居然之家及家居建材卖场经理级以上人员，须报木门经销部负责人审批。
3.3.3招待用餐费用开支标准：

招待类型
性质
招待级别
招待额度（元/人/次）
常规客户
五级及以下市场代理商
1级
40
合作关系较浅的供应商、服务商
一般客户
有合作意向，对公司进行初次拜访或考察的客户
2级
60
三、四级市场代理商
合作关系较紧密、业务量较大供应商、服务商
重要客户
来公司签订正式协议的代理商
3级
80
一、二级市场代理商
合作关系排名前五名，业务量前五名供应商、服务商
关系客户
为公司推荐工程、订单的客户
4级
100
特殊客户
有关政府部门
5级
具体接待标准由总经理审批时确定
大型卖场负责人
对公司进行采访报道的新闻媒体
工程项目签约客户
3.3.4招待用餐地点规定：招待用餐地点原则上为集团会所(在会所用餐后需由接待申请人签单)，如因特殊原因需在外招待，需事先电话经部门负责人批准，在外招待的需提供正规餐饮发票。
3.3.5招待用餐时，应杜绝产生烟、酒费用。
3.3.6若招待用餐费用超出批准招待额度，超出部分的费用由招待人员自行承担。
3.3.7《来访客户信息表》内若注明需要公司派车的接送的，由行政绩效专员提交用车申请单至内务部车队，原则上接送来访客户只提供机场和人和地铁口两个接送点。
3.3.8内务组行政绩效专员需于客户抵达前一天再次与客户确认来访信息，并将接送司机电话以短信形式发送至代理商手机上。
3.3.9招商拓展分部经理最终审核《来访客户信息表》后，由负责接待人员按要求，做好接待时的准备工作，具体接待流程如下：
行政绩效专员需再次与客户确认来访信息

内务组负责安排接待用车

负责接待人员办理新总部门禁手续

内务组负责安排招待用餐

负责接待人员与木门研发部对接安排客户考察事项

返回新总部由行政绩效专员引领代理商办理相关加盟手续（签署合作协议、缴纳保证金）

行政绩效专员通过发货员领取加盟资料（销售技术手册、导购手册、主动营销指导书、价格手册、木门大画册、9大理由折页、木门产品折页、高级U盘、展示软件安装包）

行政绩效专员向客户提供木门营销线通讯录并介绍加入QQ群

行政绩效专员为客户预定住宿场所或负责接待人员跟车送客
3.4木门营销线会议管理
3.4.1会议准备：凡是木门营销线人员组织的一般会议，须至少提前2个小时将以下事项由会议组织者在木门营销线内部群内发布，包括：
3.4.1.1会议名称；
3.4.1.2会议主旨和目标；
3.4.1.3会议议程；
3.4.1.4会议时间；
3.4.1.5会议地点；
3.4.1.6会议主持人；
3.4.1.7出席人员（名单）；
3.4.1.8是否需要手提电脑及投影仪等会议设备；
3.4.2每周例会：木门营销线固定于每周五下午16:00-16:30分组织例会，参会人员为木门营销线全体人员（出差人员除外）。凡是木门营销线级级别会议、由木门经销部发起的不同部门之间的协调会议、木门公司总经理室领导参加的会议，须由内务组指定专人进行会议记录及签到，具体见3.2.8。
3.4.3会议室管理：会议室清洁由内务组每天安排值班人员进行清扫，每场会议结束后由会议组织发起者立即组织清扫桌面卫生并摆放整齐桌椅。会议室为开会专用场所，任何人不得在会议室内打电话、聊天等从事与会议无关的工作。
3.4.4木门营销线会议投影仪及配套数据线和电源线、排插、电视机等会议设备，由行政绩效专员保管维护，其他部门人员借用需办理借用手续。每次会议开始前，由会议组织人员指定人员到行政绩效专员登记领取，结束后立即归还。
3.4.5会议准则：
3.4.5.1 8个凡是
⑴凡是会议，必有准备
⑵凡是会议，必有主题
⑶凡是会议，必有纪律
⑷凡是会议，必有行动
⑸凡是会议，必有议程
⑹凡是会议，必有结果
⑺凡是会议，必有记录
⑻凡是会议，必有跟踪
3.4.5.2 8个杜绝
⑴杜绝频繁开会
⑵杜绝推诿扯皮
⑶杜绝无果而终
⑷杜绝形式主义
⑸杜绝个人表演
⑹杜绝纠缠不清
⑺杜绝假大虚空
⑻杜绝胡说八道
3.4.5.3 2条纪律
⑴任何会议，时长不得超过30分钟。
⑵无会议时，不得占用会议室超过10分钟。
3.5办公室日常行为规范
3.5.1下班后应由行政绩效专员或加班人员负责关灯、关门。
3.5.2夏天空调开放时应注意关闭门窗、下班后由行政绩效专员关闭办公室空调系统。
3.5.3办公室大门钥匙分别由各部门负责人、内务主管、行政绩效专员及审价员保管。
3.5.4文件存放专柜钥匙由内务主管及行政绩效专员负责保管，内务之星板报由运营支持分部设计主管负责更新管理。
3.5.5木门营销线全体人员桌面需自行清理，所有业务文件及私人物品不能胡乱堆放。
3.5.6上班时间不翻阅与工作和学习无关的资料，不浏览与工作和学习无关的网站；提倡在工作中学习。
3.5.7午休时间不得办公室内大声喧哗，出入办公室、行走和关门等动作尽量放轻，避免制造响动，影响他人工作,避免长时间离开坐席，不做与工作无关的事情。
3.5.8来访来客接待尽量言简意赅，避免漫谈长谈，影响工作，不接待与公司业务无关的来访者，外来人员进出公司办公区域要留意询问。
3.6卫生管理
3.6.1卫生清理的标准
卫生清理的标准是：地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、文件柜内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土。
3.6.2室内卫生的管理
3.6.2.1内务组应建立每日轮流清扫卫生的制度，编排值日人员表格并张贴公示。
3.6.2.2室内应保持整洁，做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上无灰尘、污迹，清洁、整齐；室内无蜘蛛网、无杂物。
3.6.2.3办公室内办公用品、报纸等摆放整齐有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。
3.6.2.4木门营销线办公室内产生的垃圾、废弃物，应当按照集团公司规定的地点、方式处理。
3.7传真机的维护及传真件处理：
3.7.1传真机的日常管理
3.7.1.1传真机由行政绩效专员负责管理，其他人员不得随意拆卸和移动。
3.7.1.2传真机管理人员要熟悉机器性能及操作技术，尤其需注意传真纸张的放置，保持传真机持续接收。
3.7.1.3保持传真设备清洁卫生，加强传真设备的日常保养，传真机管理人员须按设备的使用说明定期维护，并对每次维修和保养做详细记录。
3.7.1.4传真机一旦出现故障应即时与厂家或修理公司联系，争取在最短时间内修复，保持传真机运转正常。
3.7.1.5加强成本核算，注意了解设备配件和传真机耗材的市场价格, 对每次申领的耗材和设备配件进行记录。
3.7.2传真件的接收
3.7.2.1对接收到的传真函件，按“紧急”、“重要”、“普通”、 和“垃圾”程度进行甄别分类；其中合同订单、遗留单应列入“紧急”类别，代理商发货申请等应列入“重要”类别。
3.7.2.2对接收到的重要传真或私人函件，应及时通知收件人，避免延误工作。
3.7.2.3及时处理传真垃圾产生的废纸，保持传真工作台面整洁。
3.7.2.4节假日收到的传真，一律由值班人员负责接收，非订单类紧急函件应及时向值班领导汇报，并负责做好处理结果记录，于节假日后第一个工作日早晨移交给行政绩效专员。
3.8行政违规处罚
3.8.1违反二级培训3.1.3所涉及条款将对责任人处以每次30—100元标准的行为规范考核奖金扣减。
3.8.2文件延迟传递或保管不慎导致文件遗失的对责任人按《欧派集团保密管理制度JTTY-020》最新版标准进行奖金扣减；涉及到如工资表、考勤及绩效考核等保密信息外泄的，对相关责任人按《欧派集团奖惩管理制度JTTY-063》最新版进行处罚，直至无条件解除劳动合同。
3.8.3客户来往需派车接待的如相关责任人未提前三天通知内务组，将对责任人按每次30—100元标准进行处罚，如因接待不周导致客户长期呆滞在机场、车站等公共场所，对相关责任人处以200-500元奖金扣罚。
3.8.4会议组织者因工作失误，影响会议举行，每次处以30—100元奖金扣减；无故缺席会议，按旷工处理，并纳入该时段绩效考核卡考核。
3.8.5对违反3.5办公室日常行为规范相关条款的责任人每次30-100元奖金扣减。
4.生效执行：本制度自二0一四年二月起开始实施，解释权归木门公司。
5.相关记录：
5.1关联制度：《欧派集团奖惩管理制度JTTY-063》、《欧派集团保密管理制度JTTY-020》最新版。
5.2相关附件：《来访客户信息表》（附件一）。

欧派家居集团
广州欧派门业有限公司
木门营销线
二〇一四年十二月二十六日

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