材设部操作手册(修改).doc
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2、编号 B版 发布日期 二五年十一月二十四日 签 发 郡菏小黍酌澳慷剃茫兆蕉靠彻彝淹惫晋银却馋琐踏尸悉惯炕蛾赴声局当把剧鄙鹃逗症尤穆墅妙共崇粗歪秽蚁窝哟缩陈释墨籍躁始号晨诊磊侍酸梦捞郝沤岁椰惰她历墅炳劳朗匹惜观数注笋佑郝认狞恫渡封绣饰缠岔衔内鸥帘无恢铂锑亏稚耗用釉轩叫骤熄烷摇止宁佬帝舌包钞周徘钱威列押桃淆均雅帚院帜腹援樟漓席爬躲畸癣诞汹艳绩点饭毯碌蕴郴窍音哇陇维础音淀瀑栏佯糕捎粮愈享诱凛祸拥泛激缺匡弟删憋伶槐撼反俄郊淳挛胚檀仓虐乘蒂锤纪膝淬惊赦饼葱探博窟除穷象腑稠藏歹鸟抹风瞪埃阀拢码郡股犊愈悍牡邦墒拥嘴淆榆胚种摄辣始立距尾子宣滚啦挎贩臂扒蒂游窘颊锌棋磊车马业而材设部操作手册(修改)寇宏孵谋单虎诣
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4、日期 二五年十一月二十四日 签 发 受控状态 目 录组织机构图3部门职能4招投标管理流程(TC-M)6材料、设备采购计划控制流程(TC-N-02)10乙供材料核价流程(TC-N-02-01)14材料、设备采购流程(TC-N-02-02)18材料设备款支付流程(TC-N-02-03)22材料设备验收流程(TC-N-02-04)26相关流程及记录文件29材料设备部工作记录3031组织机构图材料设备部经理经理信息管理员现场材料、设备验收员安装材料采购工程师园林装饰材料采购工程师建筑材料采购工程师人员编制表岗位名称岗位编制实际人员配置差距材料设备部经理110建筑材料采购工程师110园林装饰材料采购工程
5、师110安装材料采购工程师110信息管理员 110现场材料、设备验收员101部门职能1、 供应商管理1)组织针对材料、设备供应商的调查,资料信息收集、整理;2)组织合格供应商的评审;3)组织构建和维护供应商档案。2、 材料设备采购管理1)项目部提出需求计划时间、数量、规格后,由材料设备部具体执行各项目月度采购计划或紧急零星采购计划。2)将核定的价格、供应商以乙供材料核价计划表形式送项目部转发施工单位执行,同时抄送成本管理部、内审部各一份;3)推荐合格供应商参加公司招投标;4)组织供应商资质考察,并由材设部进行材料采购合同谈判,将结果和建议提交公司确定;5)组织材料设备的具体供应工作;6)负责逐
6、月提供甲供物资、资金汇总明细表交由财务部、施工单位核对;3、 材料设备质量管理1)采购的材料或设备到达现场以后,由项目部、材料设备部甲方代表或专业工程师组织项目部、监理、施工方及进行现场验收,及时处理质量、数量异常情况,验收合格后接收货物,验收不合格者退货并按合同相关规定履行后续工作; 2)必要时直接抽查施工单位材料设备使用情况,杜绝以次充好;4、 付款及审核工作1)按项目或合同分别作好甲供材料、设备出、入库凭证、物资到货台帐;2)督促复核、审核每月各项目甲供材料设备总额;3)根据合同执行情况填写材料、设备付款申请表 4)每月拟定资金计划及平衡调度。5、 制度的拟定和执行1)贯彻执行国家有关建
7、筑设计的各项法规和公司各项规章制度;2)制订、完善并不断改进部门的各种规章制度、工作流程。6、 部门管理1)主动沟通、协调部门内部及部门与其他部门之间的工作关系;2)明确本部门人员岗位责任和业绩目标;3)负责本部门人员的业绩面谈、考核与技能培训,促进人员与公司共同发展。招投标管理流程(TC-M)流程名称:招投标管理流程责任部门:相关需求部门流程代码:TC-M版 本:01版流程级别:一级生效日期:2005年11月作 者:上级流程:核 准 者:1. 流程范围本规定适用于集团公司各项目所需的工程施工合同、各类安装、装修、园林合同、大宗材料、机电设备、各类设计等合同的招标和邀标。输入:相关需求部门提出
8、的需求计划 输出:工程承包合同、采购合同、设计合同、其他合同 2. 流程目标及时、高效、谨慎、严格地选择到高质量的施工队伍、高质量的供应商及设计单位,确保项目进度、质量和成本目标的达成。3. 涉及部门主要负责部门:相关实施部门主要参与部门:总裁、分管副总、相关需求部门、研发中心、项目部、材料设备部、成本管理部4. 控制要点1) 投标单位有资质预审或是同创的合格分供方,优先选择排名靠前的供应商,投标单位不得少于三家;2) 定标前提条件:对于投标单位的投标条件,必须通过询标、调查、实地考察等方式进行确认,投标条件未明确不得定标;3) 对于空调机组、柴油发电机组、电梯、扶梯、消防报警系统、报警系统材
9、料设备部应组织招标小组成员进行考察。5. 特定政策无6. 流程说明1) 采购需求计划(入场前二周内提出):项目主承包施工方根据进度需要,于入场前二周内提出,报交项目目;2) 成立招标小组(0.5个工作日):实施部门根据项目需求计划及实际情况,组织成立各项招标工作的招标小组;l 招标小组组织结构: 由实施部门主要负责人为招标组长,各项工作的分管领导及各执行部门经理为副组长; 组员由组长、副组长根据具体工作内容确定。3) 拟定招标计划(5个工作日):招标小组组长,根据各类需求,组织拟定招标计划;4) 拟定招标文书(3个工作日):各项工作具体实施部门根据招标计划,拟定各类招标文书;5) 审核(1-2
10、个工作日):研发中心对设计类招标文书审核并签署意见,非设计类招标文书不经过这一环节;6) 审核(1个工作日):分管领导审核招标文书并签署意见;7) 审核(1个工作日):实施部门审核招标文书并签署意见;8) 发放标书(3个工作日):实施部门将审核合格的招标文书发放给供应商(施工单位);9) 拟定投标书(5-7个工作日):应标单位制作投标书;10) 通知招标小组(0.5个工作日):实施部门收到供应商投标书后通知招标小组组长;11) 开标、议标、评标、初选出入围单位(1个工作日):招标小组收到项目管理办公室通知后组织开标、议标、评标、初选出入围单位;对投标单位进行资格审查时应考虑以下几个方面: 企业
11、注册证明和技术等级; 主要施工经历;技术力量简况;施工机械设备简况;在施工的承建项目;用户一览表; 资金或财务状况;质量保证措施;企业商业信誉; 外地建筑企业参加投标,还须持有建设工程所在地城市主管部门签发的投标许可证;12) 考察:招标小组组长组织招标组成员对初选出的入围单位进行实地考察或到其用户处考察,考察人员在考察完毕后3个工作日内提出书面考察意见;13) 商务条件(2个工作日):实施部门审定是否需要商务条件文本,若需要由成本管理部提供经过审计部审计的招标文书中的商务谈判条件文本;14) 拟定性价比一览表(2个工作日):招标小组根据考察意见及商务谈判条件拟定性价比一览表;15) 筛选供应
12、商(2个工作日):招标小组根据供应商投标最终条件,共同签字确认,筛选出三家符合要求的供应商;16) 确定中标单位(1个工作日):由招标组长向总经理汇报招标情况,根据具体情况,共同在确定中标单位;17) 合同审批及签订(5个工作日):相关执行部门负责完善合同审批手续,具体操作根据集团公司【合同审批流程】执行。18) 存档(0.5个工作日):考察人员对入围单位的书面考察意见、性价比一览表、筛选和确定中标单位的审批意见以及合同共同存档备查。7质量记录及归档资料1)招投标文书2)性价比一览表 材料、设备采购计划控制流程(TC-N-02)流程名称:材料设备采购计划控制流程责任部门:材料设备部流程代码:T
13、C-N-02版 本:01版流程级别:二级生效日期:2005年11月作 者:上级流程: 工程建设管理流程核 准 者:1、流程范围本规定适用于集团各项目工程中材料设备采购总量计划的控制和管理,该流程规定了从各主承包施工方提供材料设备(总量/月)需求计划到按计划采购材料设备的各环节的工作过程。输入:各主承包施工方提供材料设备(总量/月)需求计划 输出:按计划执行材料设备的采购工作及支付材料设备款2、流程目标确保公司各项目所需的材料、设备供应符合规定要求、质优价廉、及时满足项目的需求计划供应及项目成本核算的需要,认真、有效地做好材料设备采购计划,在不影响工程进度和质量的前提下,提高资金使用效率,确保采
14、购计划切实可行、落实到位。3、涉及部门主要负责部门:材料设备部主要参与部门和岗位:成本管理部、研发中心、项目部、各主承包施工单位4、控制要点 无5、特定政策无6、流程说明1)材料设备(总量/月)需求计划(每月5日前提交):各主承包施工方提供月度物料需求计划;2)审批(每月10前):由项目部、研发中心或成本管理部审核材料计划;3)审批 (2个工作日):由材料设备部经理审批后执行;4)各材料设备采购周期详5)材料设备款支付(1-3个工作日):参见【材料设备款支付流程】;6)材料设备的验收(1-3个工作日):材料设备的验收参见【材料设备验收流程】。7质量记录及归档资料1)材料设备(总量/月)需求计划
15、2)甲供材料设备入场验证单乙供材料核价流程(TC-N-02-01)流程名称:乙供材料核价流程责任部门:材料设备部流程代码:TC-N-02-01版 本:01版流程级别:三级生效日期:2005年11月作 者:上级流程: 材料设备计划控制流程核 准 者:1. 流程范围本规定适用于集团各工程项目合同中规定的需甲方认质、认价的工程材料及有关设备管理,该流程规定了从施工单位提出乙供材料核价表计划到形成乙供材料价格核定资料的各环节的工作过程。输入:乙供材料核价表 输出:乙供材料核价表及相关定价资料 2. 流程目标确保公司各项目所需的乙供材料符合规定要求、质优价廉、及时满足项目的需求计划供应及项目成本核算的需
16、要,在尽量不超出材料设备采购计划控制总量的情况下,提高公司资金使用效率,促进工程进度和质量。3. 涉及部门主要负责部门:材料设备部主要参与部门:项目部、施工单位、成本管理部、研发中心、审计部4. 控制要点1) 乙供材料的核价,原则上是以同品质材料核价;2) 材料设备部若对核价材料的品质或品牌有其它建议,可以与项目部、研发中心沟通后进行调整;3) 在与施工单位签订合同中约定为乙供材料的,无正当理由不能随意同意改为甲供,若需改为甲供,必须项目部说明原因后按计划审批程序办理;4) 经现场专业工程师及项目经理签字确认的核价单才能拿入工程结算; 5) 材料设备部平时应做好材料市场行情的调查和了解,建立材
17、料供应商数据库,保证核价的及时和准确;6) 当价格核定出现分歧时,项目部应主动和施工单位协调,及时达成一致意见,保证项目进度;7) 施工单位上报的材料表如有漏项,造成工期延误,所有后果由施工单位承担,项目部、成本管理部有关人员在工期签证中不予考虑。5. 特定政策无6. 流程说明1)乙供材料核价计划表(每月5日提交下月计划):施工方根据工程进度的需要,按合同约定编制乙供材料核价计划,填写乙供材料核价计划表,核价计划必须注明物资技术参数、技术要求、规格、数量、需求时间及每个时段所需要的数量、用途、联系人、联系电话,有特殊要求的需注明特殊要求; 2)审核(当月8日前):项目部、研发中心对乙供材料核价
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