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档案人员基本业务知识讲座

                 目录
    1、档案与档案工作
    2、文书材料归档与整理
    3、科技文件材料归档与整理
    4、会计核算材料归档与整理
    5、声像文件材料的归档与整理
    6、电子文件归档与整理
    7、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
    8、档案保管与保护
    9、档案的利用
    10、档案法制
    11、《档案安全保护条例》法规知识
    12、档案人员职业道
                          档案与档案工作
                                    主讲人：高冠钰
    第一节   档 案
    一、档案的概念
  （一）档案的概念
《中华人民共和国档案法》在定义档案概念时指出：“本法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
  （二）档案概念的基本含义
    上述档案概念的基本含义，主要表现在以下三个方面：
    1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。其内涵有一点：揭示了档案的本质属性。原始性和记录性是档案的本质属性。档案与图书、资料的根本区别，在于档案是直接记录，是原始的第一手材料，是最真实、最可靠的原生信息，而不是事后追记、编写或任意收集来的间接资料。所以档案注重原本、原稿，往往只是孤本，这是档案更为宝贵的原因之一。
    2、档案是由文件有条件地转化来的。其内涵有一点：明确了档案与文件材料的区别。文件材料是档案的前身，是形成档案的基础，档案是文件材料的归宿。文件材料与档案是同一事物在不同阶段发展演变而成的两种不同性质的事物。两者的区别就在于“有保存价值”的这部分文件材料是档案，也就是说“有保存价值” 是文件材料转化为档案的前提和界限。文件转化为档案的条件是:办理完毕的文件才能作为档案保存；对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。
    3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。其内涵有两点：（1）明确了档案的产生领域。档案是各级国家机构、社会组织以及个人在广阔的社会领域中形成的，它来源于一定的形成单位和个人，它产生的领域又非常广泛，主要包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动等等。（2）明确了档案的形式是多种多样的。档案的形式主要指档案信息的载体形式、表现方式和记录方法。从档案信息的载体形式看，有甲骨、金石、竹木、缣帛等古老的档案，也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案，还有胶片、磁带、磁盘、光盘等现代形式的档案；从档案信息表现方式看，有文字的图表的和声音的等方式；从档案信息记录方法看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像、录音和数字化存贮等方式。
    二、档案的种类
    档案从总体上讲，是由多种成份构成的，它具有多方面的属性，因而可以进行多层次和多途径的分类。根据档案所固有主要属性，结合国家对档案管理的要求,通常按照档案历史时期、档案内容性质、档案形成者、档案载体形式的属性等各种特征，采取不同的标准进行分类。
    （一）按档案的历史时期分
      我国国家全部档案的基本构成，按历史时期可分为两部分：
    1、中华人民共和国时期的档案。它包括建国以来党和国家的各级机关、部队、团体、企业和事业单位形成的档案，以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案。这部分档案，反映了我国新民主主义革命完成的历史，主要是社会主义革命和社会主义建设的历史，是国家全部档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的部分，而且还在不断地产生。
    2、中华人民共和国建国以前时期的档案。这部分档案按其性质大致划分为革命历史档案和旧政权档案。革命历史档案是指1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立前整个新民主主义革命时期内，中国共产党及领导的人民政权、军队、企事业单位、革命团体和革命活动家形成的档案。这部分档案，记录了我党领导中国人民进行艰苦革命斗争，缔造新中国的历史。旧政权档案是指中华人民共和国成立以前的历代王朝、中华民国、北洋军阀、日伪政权的机关、军队、企事业单位以及党、团、会道门的档案，以及一般社会组织、私营企业、私立学校，为国家所接收的外国在华侵略性机构的档案。这部分档案，记录了我国奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会的历史。
    （二）按档案的内容性质分
     我国在多年的档案工作实践中，还有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容性质为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案
    1、文书档案。文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
    2、科技档案。科技档案是反映科研、生产、基建等活动的档案。
    3、专门档案。专门档案是反映专门领域活动的档案。如人事档案、会计档案、诉讼档案等。
    （三）按档案的形成者分
    根据国家档案行业标准，按档案的形成者可划分为公共档案和私人档案。
    1、公共档案。公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
    2、私人档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
    （四）按档案的载体形式分
    按照档案的制成材料和档案信息的记录方式，可以把档案分为甲骨档案、金文档案、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、音像档案、电子档案等。
    三、档案的作用
    （一）档案作用的表现
     档案作为一种社会事物，之所以得到精心呵护，关键在于它的有用性。对于档案作用的表现，我们可以从五个方面去认识：
    1、机关工作查考的依据。档案是过去工作活动的过程和情况的记录,它可以有效地满足机关工作者起草文件、制定计划、熟悉情况、总结经验、进行决策、研究案例、处理问题等方面的信息需要。
    2、生产建设的丰富资料。档案记载了各种生产建设活动的各种情况、成果、经验和教训。如新产品研制开发。
    3、科学研究的基础和条件。档案所包含的信息知识，是科研工作的第一手材料，它可从两方面为科研提供丰富的历史资料：一方面，从记录的事实和经验中可为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料；另一方面，过去专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴。如马克思写《资本论》查阅资料和1910-1930年吉林省疫情报告。
    4、政治斗争的必要手段。档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的状况，可以作为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。如《毛泽东评点二十四史》被赠送给哈佛大学、《西藏历史档案荟萃》证明领土问题。
    5、宣传教育的生动素材。档案以其历史性、直观性、原始性和内容丰富的优点，成为宣传教育的生动素材。如各种档案展览。
    （二）档案作用的性质
    档案作用可概括为两个基本方面：即凭证作用和参考作用。
    1、档案是历史的真凭实证。档案是一切活动中直接形成的真实的历史记录。因此，档案具有澄清事实真相、判明是非曲直的证据作用，它是在一切领域中发生各种纠纷、争执时，依法判决或仲裁的客观凭证。例如，知识产权纠纷、土地使用权纠纷等，都可以档案为有力证据。
    2、档案是第一手的参考材料。档案是人类文明进步的阶梯。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产等，都具有广泛的参考价值。例如，搞一项基本建设项目的设计，设计人员离不开借鉴前人的经验，这些历史记录都可以作为一切活动的参考材料。
    第二节   档案工作
    一、档案工作的概念及其构成
    （一）档案工作的概念。《档案工作基本术语》对档案工作定义为：管理档案和档案事业的活动。
    （二）管理档案活动的构成。管理档案的活动是指档案馆、室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作。它包括档案的收集、整理、保管与保护、鉴定与销毁、统计、利用等活动。这六项业务工作定义如下：
    1、档案收集。收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
    2、档案整理。整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
    3、档案保管与保护。保管是维护档案完整与安全的活动。保护是防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
    4、档案鉴定与销毁。鉴定是判定档案真伪和价值的过程。销毁是经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
    5、档案统计。统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
    6、档案利用。利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。
（三）管理档案事业活动的构成。管理档案事业的活动是指档案行政管理部门从宏观上对档案事业依法进行系统的管理。档案事业包括档案行政管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作和档案外事交往工作。
    1、档案行政管理工作。它是整个档案事业的组织和指挥中心，是整个国家行政管理系统的重要组成部分。其基本任务是在统一领导、分级管理的原则下，档案行政管理部门对档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导，为社会各方面服务。
    2、档案室工作。它是整个档案事业组织系统的基层组织，是档案馆工作的基础。其基本任务：一是对所属单位的档案工作和本单位各业务部门归档工作进行监督、指导；二是统一管理本单位的档案，积极提供利用，为档案馆积累和输送档案。
    3、档案馆工作。它是整个档案事业的主体。档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案的中心。其基本任务是收藏档案资料，对库藏档案进行整理、保管和保护，为社会提供服务。
    4、档案教育工作。它是对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培训的过程和活动。我国档案教育包括学校教育和在职教育两个方面。档案在职教育以实施岗前培训和继续教育为主。
    5、档案科学研究工作。它是探求档案和档案工作的性质、规律的过程和活动。它包括档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作。
    6、档案宣传工作。它是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓励和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。
    7、档案外事交往工作。与国际档案界进行交往与合作，是国家档案事务中的重要部分，是发展我国档案事业的外部条件。
    二、档案工作的领导
    对档案工作的领导，已经从档案法律、国务院的档案行政法规加以明确。其内容可概括为以下两点：
    1、各级人民政府对档案工作的领导。《中华人民共和国档案法》第四条规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第五条第一款规定：“县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。”
    2、各单位对档案工作的领导。《中华人民共和国档案法实施办法》第五条第二款规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”
    三、档案工作的性质
    档案工作的性质,是指档案工作区别于社会其他工作的属性,它包括档案工作是一项管理性、服务性、政治性、科学性和文化性的工作。
 （一）档案工作是一项管理性的工作
    从档案工作的原则讲，“统一领导、分级管理”的原则就能说明它是一项管理性的工作；从某项具体管理工作讲，它又是其中必不可少的环节。如科技档案工作，就是生产管理、技术管理、设备管理、科研管理等的重要组成部分。
（二）档案工作是一项服务性的工作
    档案工作的本质属性就是提供档案信息为各项社会实践服务的，是各项工作不可缺少的重要条件。服务性是档案工作赖以生存和发展的主要因素。
 （三）档案工作是一项政治性的工作
    政治性就是讲档案工作服务的方向和机要问题。
  （四）档案工作是一项科学性的工作
    科学性就是说档案工作是有规律可遵循的、有法可依的。档案工作的各个环节，都是以科学知识为指导，都有一套科学的工作原则和方法。
  （五）档案工作是一项文化性的工作
  档案馆（档案室）的档案都汇积国家珍贵的历史文化财富，是人类文明进步的阶梯。
  四、档案工作的基本原则
 （一）我国档案工作的基本原则
《中华人民共和国档案法》第五条从法律高度对我国档案工作的基本原则作了规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”
（二）档案工作基本原则的含义
  档案工作的基本原则主要有以下三层含义：
  1、档案工作实行统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。这一组织原则的内容，可概括为三个方面：第一方面，国家全部档案由各级档案机构分别集中保存。第二方面，全国档案工作，由各级档案行政管理机关统一、分级、分专业负责监督和指导。第三方面，实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。
  2、维护档案完整与安全，是档案管理的基本要求。这一基本要求，可概括为二个方面：第一方面，维护档案的完整，即从数量上要保证档案的齐全；从质量上要维护档案的有机联系。第二方面，维护档案的安全，即从物质上保证档案不遭受人为和自然的损坏，尽量延长档案寿命；从政治上保证档案不丢失、不被盗、不泄密。
  3、便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的。便于社会各方面的利用，体现着档案工作的服务性质，档案工作必须不断提高服务效率和服务质量，才能为档案利用创造方便条件；便于社会各方面的利用，是档案工作系统的总目标，全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上；便于社会各方面的利用，是档案工作各个业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程；便于社会各方面的利用，是检查档案工作效果的主要标准，档案工作做得是否有成效，最主要的是看它能否为国家和社会做出贡献，能否创造社会效益和经济效益。
  五、档案工作的组织机构及其职责
（一）档案行政管理部门及其职责
  1、国家档案局。《中华人民共和国档案法》第六条规定：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第七条规定：“国家档案局依照《中华人民共和国档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施；对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导；组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；组织、开展档案工作的国际交流活动。”
  2、省、市、县档案局及其职责。《中华人民共和国档案法》第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织档案工作实行监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。”
（二）乡（镇）人民政府及其职责
《中华人民共和国档案法》第六条规定：“乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。”
（三）机关、团体、企业事业单位和其他组织及其职责
《中华人民共和国档案法》第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。”
（四）中央和地方各级各类档案馆及其职责
《中华人民共和国档案法》第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第十条规定：“中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，依照《档案法》第八条的规定，承担下列工作任务：收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；对所保存的档案严格按照规定整理和保管；采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。”
  六、档案工作人员
（一）档案工作人员的基本素质
《中华人民共和国档案法》第九条规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是用国家法律形式确定下来的我国档案工作人员的基本素质。
（二）档案工作人员应具备的知识结构
  1、档案专业知识。档案工作人员应比较系统地掌握档案专业的基本知识，熟悉档案法规和标准，掌握档案工作的基本方法和技能。
  2、现代科技知识。档案工作人员应掌握计算机知识与技能，应学习网络技术、信息开发技术等。
  3、文史知识。档案工作人员应具有较好的语言文字水平，包括外语知识等。档案工作人员根据需要也应当学习与管理档案内容有关的历史知识。
  4、本行业知识。档案工作人员在哪一行业、哪一部门，就应该熟悉和掌握那一行业、那一部门的专业知识。换句话说，就是档案工作人员要学习和掌握本单位的专业知识。
（三）档案工作人员应具备的基本能力
  1、文字表达能力。文字表达能力是档案工作人员的基本功之一。其主要表现为字体的工整、美观和书写的速度。
  2、信息意识能力。档案工作人员要有敏感的信息意识，广泛收集信息，精心加工、准确提供、快速传递，充分利用，以适应领导决策和社会发展的客观要求。
  3、驾驭现代科技设备能力。档案工作人员要熟练使用电子计算机、打字机、传真机、复印机等设备。
  4、沟通协调能力。档案工作人员要积极与领导汇报，争取他们支持，使领导对档案工作重视，并解决必要的人、财、物等实际问题；要协调好与本单位其他部门的联系，保证各部门文件材料的整理质量，并按时向档案部门归档移交。
（四）档案工作人员的奖励
《中华人民共和国档案法》第九条第二款规定：“在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。” 《中华人民共和国档案法实施办法》第六条规定：“有下列事迹之一的，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励：对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；对档案学研究做出重要贡献的；将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。”
（五）档案工作人员应具备的职业道德
档案工作人员的职业道德是指从事档案职业的人们在其档案工作中应自觉遵守的行为准则与规范。档案工作人员职业道德的具体内容，包括以下七个方面：
  1、维护历史的真实面貌。第十三届国际档案大会通过的《档案工作者职业道德准则》中指出：“档案工作者的首要任务，就是维护他们所保存的档案资料的完整性，他们应该抵制来自任何方面的，为隐瞒和歪曲事实而要求窜改证据的压力”。因此，档案工作人员必须要尊重历史，尊重事实，坚持维护档案文献的完整与安全，维护档案内容的真实性和可靠性，维护历史的真实面貌。
  2、忠于和热爱档案事业。只有热爱档案事业，才能忠实地履行自己的职责，认认真真、脚踏实地做好本职工作；只有热爱档案事业，才能提高对档案工作重要性、目的的认识，才能极大地激发起档案工作人员的工作热情及积极性、主动性、创造性，才能无怨无悔地付出、奉献自己的才智与心血。作为一名档案工作者，要想有地位，他必须有所作为，必须爱岗敬业。爱岗敬业是一种道德的情感，它会引起档案工作者思想深处的变化，达到以从事档案工作为荣，以做好本职工作为乐的思想道德境界。
  3、具有全心全意为人民服务的精神。服务性是档案工作的基本性质，全心全意为人民服务是档案工作人员的基本行为准则。这就要求档案工作者要对每一位利用者提供积极主动、热情周到和公正的服务。
  4、养成良好的保密习惯。档案工作人员应当自觉地养成良好的职业保密习惯，珍视单位给予的特殊信任，注意保护国家的安全、集体的利益及公民个人的隐私，要保证机密档案不失密不泄密。
  5、树立高度的法制意识与观念。从职业道德讲，档案工作者必须自觉遵守党纪国法和档案工作各项规章制度，强化纪律观念，变约束为自觉行动。我们只有保护档案的义务，不允许有损毁、丢失国家所有档案的行为；不允许有擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的行为；不允许有涂改、伪造档案的行为；不允许有擅自出卖或转让档案的行为；不允许有倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的行为；不允许有明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的行为等。
  6、保持严谨细致的工作作风。档案工作是一项严谨、操作性很强的工作，这就要求我们在工作中具有高度负责的精神，要严谨细致，一丝不苟，来不得半点的马虎和粗心大意。我们在工作中出现的一些问题，究其原因，多是由于业务不熟或工作不细造成的。
  7、发扬开拓进取的奋斗精神。每个档案工作人员都要进一步解放思想，树立勇于改革、大胆创新、积极进取、有所作为的新观念，在档案工作的实践中，注意适应新形势，探索新问题，研究新情况，总结新经验，才能使档案事业与国民经济和社会发展同步。
  七、档案工作规章制度的编写
（一）档案工作规章制度编写的原则
档案工作规章制度编写的原则可概括为以下四个方面：
  1、依据法规原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当依据有关档案工作的法律、法规、规章、标准和国家有关方针政策，不得与法律、法规相抵触。
  2、符合实际原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当结合本单位实际情况，不得与其脱离。
  3、统一管理原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当履行“统一管理本单位的档案”的职责，建立科学的、统一的档案工作规章制度，不宜分别按档案种类或部门编写档案工作规章制度。
  4、纳入协调原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当列入本单位规章制度或标准之中，成为其组成部分，应作为单位规章制度或标准发布，不得与单位其他规章制度或标准相互矛盾。同时，档案和档案工作方面的相关内容也应当列入单位其他相关规章制度或标准之中。
（二）档案工作规章制度编写的方法
  档案工作规章制度编写的方法可概括为以下五个方面：
  1、学习材料。档案工作人员要认真学习有关档案工作的法律、法规、规章、标准和国家有关方针政策，参考其他单位的档案工作规章制度。
  2、调查研究。在学习有关材料的基础上，档案工作人员应进行深入细致的调查研究，了解本单位各部门工作和活动的主要内容及其形成的各种形式的历史记录。
  3、草拟初稿。经过学习材料和调查研究之后，档案工作人员应进行档案工作规章制度的草拟初稿工作。
  4、征求意见。档案工作规章制度的初稿拟出之后，应就其科学性和可行性广泛征求本单位各部门和有关人员的意见，经过深入的分析研究，采取正确的意见，对初稿进行修改，形成定稿。
  5、审查批准。定稿后的档案工作规章制度，在本单位领导审查、履行了批准手续后，即可作为本单位的规章制度印发执行。
（三）档案工作规章制度的构成
    一个单位档案工作规章制度的表现形式可以不同，可以是综合性的，也可以是单项配套的，但其构成的基本内容不应重复。档案工作规章制度的构成可概括为以下两个方面：
  1、档案工作组织管理
  这里所讲的档案工作组织管理，是就一个单位内部档案工作如何组织管理而言。具体包括档案工作的领导关系、档案机构及其职责和奖励与处罚等方面内容。
   档案工作的领导关系。各单位在编写时，应当依法明确一位领导分工负责档案工作。
档案机构及其职责。各单位在编写时，应当依法设置统一管理本单位档案的专门机构和依法明确档案机构的职责。档案机构的职责，可以依法结合本单位实际情况确定。
   奖励与处罚。各单位在编写时，应当依法和结合本单位实际情况，明确奖励与处罚的条款。
  2、档案管理
   这里所讲的档案管理，是指单位档案机构对档案实体和档案信息开发等项业务工作进行的管理。制度内容包括文件材料归档、档案鉴定与销毁、档案整理、档案保管与保护、档案利用、档案统计等方面内容。
文件材料归档。包括归档责任、归档范围、归档时间、归档份数、归档文件整理标准、归档手续等。
档案鉴定与销毁。包括档案鉴定的标准、组织和销毁等。
档案整理。包括档案系统分类、档案检索等。
档案保管与保护。包括档案的库房管理、安全检查、技术保护等。
档案利用。包括档案的利用范围、利用方式、利用要求、借阅手续、编写参考资料和保密要求等。
档案统计。包括档案统计的指标、时间、要求和档案工作原始记录的管理等。
  复习思考题：
  1、什么是档案？什么是文书档案？什么是科技档案？什么是专门档案？
  2、简述档案工作的基本原则。
  3、简答档案工作规章制度的构成。
                          文书材料归档与整理
                                   主讲人：张颂春
  一、《归档文件整理规则》概述
  1、实施的时间。《归档文件整理规则》属我国档案的行业标准（DA/T22—2000）。为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，该标准从改革我国传统的文书立卷方法出发，对归档文件整理的原则和具体方法做出了规定，为归档文件整理工作提供了技术依据。在“简化整理，深化检索”的客观需求下，国家档案局于2000年12月6日颁布了《规则》并于2001年1月1日实施。这是我国档案工作改革的重大举措。市档案局于01年在市直进行试点，02年在市直推开，县、区进行试点。03年起市直的所属单位和县、区直属单位全面实施。
  2、适用的范围。各级机关、团体和其他社会组织（社会—以共同的物质生产活动为基础面相互联系的人们的总体。组织—按照一定的目的、任务和形式加以编制。如组织起来。也指所编制的集体，如工会组织）；仅限于文书档案的整理。
  3、实施的意义。《规则》取消了组卷的环节，以“件”为单位进行整理和保管。的确很有实用意义。
一是缓解工作压力,提高工作效率.《规则》的实施，使归档工作可结合日常文书处理同步操作，即“随办随归”，简化手工劳动。克服检索途径可靠性差，在立卷上投入精力过多等弊端。使档案人员可以把时间和精力投入到完善利用服务功能上来，更好地满足档案的服务需要。
二是节省物力，减少财力投入。《规则》推行文件级管理，不再对档案原件实施形式上的加工。取消了卷皮，直接装盒，不仅节约购置卷皮资金， 同时也相应减少对档案装具的需求和库房资金的投入。缓解了档案工作在财力投入上的压力。
三是保证进馆档案质量，有利于档案的社会开放。传统的案卷内不同的文件在密级、价值等方面也不尽相同，利用者可能接触到不属于利用范围的内容,既不利于保密，也影响其他档案的使用寿命。《规则》推行文件级整理，很好地解决这些问题，为馆藏档案向社会开放铺平了道路。
四是提高档案的查全、查准率、方便鉴定销毁及应用计算机文档一体化管理等都奠定了良好的基础。有利于档案部门发挥“收全、管好、用活”的职能。因此说，《规则》是顺应社会发展需要的产物，是使档案更有效地服务于经济建设和各项事业的必然需求。
  4、归档文件——是立档单位在其职能活动中形成的并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料．
  5、归档文件整理——将归档文件以“件”为单位进行装订，分类，排列，编号，编目，装盒，使之有序化的工作过程．
  6、整理原则——遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用（时间、内容、相互关系等）．
  7、质量要求——归档文件应齐全完整。已破损的文件应修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理长期以上保管期限的归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
二、归档文件的整理方法
工作程序：①件的确定；②归档章内容的填写；③装订（件内文件）；④分类（按年度和期限）；⑤排列（机构或问题—时间顺序—重要程度）；⑥编号（永、长、短三个顺序号）；⑦编目（编制目录）；⑧装盒。
（一）件的划分“件”是归档文件的整理单位，原则上单份文件为一件。具体情况可根据需要，按下述方法处理（区分5种情况）：
  1、正本与定稿，为一件，正本与附件为一件，正本与文件处理单为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。
  2、来文与复文。同年度的（请示与批复、来函与复函）一件；跨年度的作为两件分别存放于形成年度，并在各自的“归档文件目录”备注栏中分别注明。
  3、成册的材料,书刊、简报、图册、报表、名册、会议纪要、会议记录等成套性材料一册为一件；采用活页用纸的会议记录，一次会议的记录为一件。
  4、不宜分开的材料，如：一个会议的文件、案件材料、行政审批材料等视其数量多少，可以分别作为一件或多件；
  5、格式相同的单页表格，如登记表、审批表等，此类表格多份合并为一件的，要遵循方便利用的原则，可按一定的特征组合成一件，（像涉及人员的审批材料，可按区域、系统、部门、职务、职称等等）。
件的划分总体讲是灵活的，要根据各单位及文件材料的具体情况来确定。
(二)归档章的使用。归档文件按“件”确定之后，在归档文件首页的上端空白处加盖归档章。 对于珍贵文件，如领导、名人的题字、题词等，要编制文件说明，与文件同时存档，并在文件说明的上方空白处加盖归档章。下面介绍下归档章的内容和填写方法：（视图：长45mm,宽16mm）
全宗号：上栏左侧，填写档案馆给立档单位编制的全宗代号（全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即一个单位全部档案的总和。全宗号，全宗的代号，由档案馆编制，一个单位全部档案的代号）。
年度：上栏中间，用四位阿拉伯数字标注文件的归档年度。
室编件号：（件号，即文件的排列顺序号）上栏右侧，填写立档单位当年同一保管期限文件的排列顺序号。
*机构或问题：下栏左侧，全宗内档案按机构或问题划分档案种类的，填写机构或问题的规范化简称。
保管期限：下栏中间，填写归档文件的保管期限。
（目前，仍然执行国家局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，即永久、长期、短期三个期限。2000年11月国家档案局下发了《关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定》征求意见稿（档办[2000]121号）期限分为永久和定期，定期内又分为50、30、15和5年四个期限；省档案局于2001年下发了《吉林省机关文书档案保管期限的规定》试行标准，期限分为永久和定期。我们有的单位八十年代中期实行了“三位一体”的两分法，这些单位实施《规则》时，取消“三位一体”立卷用纸。期限上仍然延续永久、定期两分法，待国家局的档案保管期限新规定实施后再行落实办法。）
*馆编件号：下栏右侧，进馆时按档案馆要求填写。
（三）装订方法——“件”内文件的装订。归档文件要按件装订。从整体上确定“件”的形态。用来固定文件的页数，便于保管和利用。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。长期以上的归档文件要用符合档案保护要求的材料装订。
一是粘贴，粘贴位置在文件左上角；二是线订，对文件份数较多的组合件，可附上文件封皮，用“三点一线”的方法在文件左侧装订。由印刷厂装订的文件、书刊等材料可不再重新装订。
多份文件组合成件的要加订文件封皮，这里介绍下文件封皮填写方法(A4纸型)，包括题名和归档章两个栏目。题名要填写完整的文件标题。没有标题或标题不规范及组合件都要重新拟制标题，拟制标题以能准确揭示文件主要内容为准，并加“[  ]”。会议材料要体现会议名称和文件的对应关系。
（四）分类，归档文件采用年度—保管期限进行分类，即先将归档文件按其形成年度分开，同一年度的按保管期限分开。
（五）排列，同一年度、同一保管期限的归档文件按机构（或问题）排列；同一机构（或问题）的按事由结合时间、重要程度等排列。
（六）编号，同一年度、同一保管期限的归档文件编制一个顺序号。即按现行保管期限的种类，每年要编制永久、长期、短期各自独立的流水号。提请各位注意，这是我们长春地区文书档案立卷改革变化较大的地方。
（七）编制目录  归档文件按照分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。同一年度同一期限的归档文件编制一本目录。如果同一年度内两种不同期限的两套目录合订为一本，不可省略单独成本装订时的用表。
一本归档文件目录由目录封面、目录和备考表组成。用纸幅面为A4型（长297mm,宽210mm）归档文件目录编制结束后，为避免损坏应使用文件夹夹起来。下面分别介绍三种用纸的填写内容及方法。
  1、归档文件目录封面（视图），包括四个项目，全宗名称，填写立档单位规范化简称或全称；年度、保管期限、机构或问题填写内容和方法与“归档章”相同。
  2、归档文件目录（视图），在“归档文件目录封面”之后，包括七个项目。
件号：填写方法同归档章的室编件号。
责任者：用全称或规范化简称填写制发文件的组织或个人作者。联合发文的以文号单位为准；组合件以排列的首份文件责任者为准。
文号：填写文件的发文字号。要照实抄录，代字、年度、顺序号均不得省略。
题名：填写内容与方法与“文件封皮”题名项的填写方法相同。
日期：用八位阿拉伯数字填写文件制成时间，文件没有月、日的用“0”顶位。填写空间不够，表示月、日的数字可以回行填写，即写两行。例如：成本会议记录为一件时，登记日期项标注记录的形成年度，月、日以“0”顶位；一年内相同内容形成多本记录的，在标题上标注起止月份。次年填报的报表，登记日期以报表填报时间为准。
组合件填写件内最后形成文件的时间。例如：两份以上文件组合成件的，以装订时排前的文件日期为准（即以复文、正本、正文的日期为准），复文在前来文在后，登记时间以复文日期为准。
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