sap发票流程.doc

SAP-FI学习手册-发票开具功能描述：开具系统发票物理发票流程事务代码：VF01、VF04、VF11、ZSD004、VF02、VFX3目录1功能用途2 使用的业务流程3 操作岗位4 业务过程概述5 具体操作环节5.1 业务场景1：开具系统发票（VF04）5.1.1 业务描述5.1.2 操作途径5.1.3 具体环节5.2 业务场景2：取消系统发票（VF11）5.2.1 业务描述5.2.2 操作途径5.2.3 具体环节5.3 业务场景3：开具物理发票（ZSD004）5.3.1 业务描述5.3.2 操作途径5.3.3 具体环节5.4 业务场景4：取消物理发票（ZSD004）5.4.1 业务描述5.4.2 操作途径5.4.4 具体环节5.5 业务场景5： 个别生成系统发票（VF01）5.5.1 业务描述5.5.2 操作途径5.5.5 具体环节5.6 业务场景6： 定期检查系统票是否生成会计凭证（VFX3、VF02）5.6.1 业务描述5.6.2 操作途径5.6.5 具体环节5.7 业务场景7： 增值税红字专用发票5.7.1 业务描述5.7.2 操作途径5.7.5 具体环节5.8 业务场景8： 钞票折扣5.8.1 业务描述5.8.2 操作途径5.8.5 具体环节6.常见问题问答1功能用途公司发票相关业务解决。2 使用的业务流程合用于公司平常发生的发票相关的业务，在财务部门的解决。3 操作岗位应收会计4 业务过程概述仓库出货过帐后，系统单据流转至财务模块，财务在VF04事务代码处生成批量生成系统发票，鉴于公司实际情况，需导出文本格式和电子表格两版。把电子表格发给销售内勤进一步确认可以开物理发票的客户名单，根据反馈对文本格式进行删减。再将文本拷入金税桌面的文本文献中。点击进入金税系统，传入桌面的文本文献，初步检查后生成物理发票并打印盖章。最后交给销售内勤，并把发票存根联和签收单归档。5 具体操作环节5.1 业务场景1：开具系统发票（VF04）5.1.1 业务描述在SAP系统中查询单据状态并生成系统发票。5.1.2 操作途径VF04 - 开票解决 - 解决出具发票到期清单。5.1.3 具体环节按照事务代码VF04操作，进入如下屏幕：双击进入：只需录入 出具发票日期 & 7000 & J9 & 与交货相关的 即可，如图：日期从月初至月末 如:2023.10.01到 2023.10.312023.10.01到2023.10.31点击左上角 显示开票清单 即出现如下屏幕：选中客户名称一列，点击按升序排列。排序后的效果如下图：看 运点 那一列，运点为7431的规定单独开票，运点为7031的规定集中出具发票（联机）。如：选中运点为7431的前四行，点击 个别出具发票凭证，出现如下屏幕：点击保存，屏幕左下角出现 凭证已保存 的字样，说明第一张票据已经生成相应系统发票。并且关联生成相应会计凭证。如此继续点击保存生成此外三张票据相应系统发票。这时解决状态列会变成对钩的状态。如图：有变化呀如图，选中某一客户的几张运点同为7013的票据，点集中出具发票凭证/联机出现如下屏幕后，同样点击保存。这时大连金玻的五张单据合并生成一张系统发票。同理把显示的其他票据一起生成系统发票即可。注意：1.关联公司系统发票开具,只需录入 发票日期&7000&与公司间出具发票 即可，运点为7013，关企所有发票均为 个别出具发票2.对于 分销渠道 J9代表粉末，98代表废品收入等，99代表关联公司，月末结帐时，一定要反复检查这三个渠道的状态，保证都已经生成系统发票。下图状态即可。5.2 业务场景2：取消系统发票（VF11）5.2.1 业务描述应销售内勤或者其他业务部门规定，对已经生成的系统发票进行作废解决。5.2.2 操作途径VF11 - 开票解决 - 取消出具发票凭证(取消系统发票)5.2.3 具体环节一般取消发票要有邮件告知，否则取消发票后没有人继续跟进相关进程。按照事务代码VF11操作，进入如下屏幕：双击进入，出现如下界面，在笑脸处输入系统发票号 然后回车，出现如下界面，点击 保存之后会出现下面界面，左下角有提醒 凭证 已保存。94开头的单据是91的负数单据，表达系统发票已经取消。邮件答复所有人，告知大家系统发票已经取消，继续跟进。5.3 业务场景3：开具物理发票（ZSD004）5.3.1 业务描述物理发票就是纸质发票，这一环节就是把系统已经确认过收入的系统发票信息写入金税开票系统中，生成税务局认可的税务发票，并打印出来盖章寄送给客户以便完毕进一步流转。5.3.2 操作途径ZSD004 - 金税系统接口(NEW)- 金税系统接口(开票、回写)5.3.3 具体环节按照事务代码ZSD004操作，进入如下屏幕：双击进入：只需录入 公司代码 & 出具发票日期 即可，如图：点击增值税会显示需要开增值税专用发票的明细。同理点击普通票会显示普通发票明细。一定要选到月末如图出现如下明细。导出文本文档导出电子表格点击 数据导出 会出现如下界面：点击笑脸处箭头，会弹出一个保存途径，选择桌面上的一个位置保存。点击 传输 ，输出后是ASC格式的文本文档。之后会出现如下界面，提醒数据导出信息，点击对钩处。这如下途径处得到了可以开物理发票的批量数据。但是为了避免废票红字发票产生，在开物理发票之前，我们需要导出同样项目的电子表格发给销售内勤加以确认，把反馈为 暂不开票 的行项在这个文本文档中删除，再以更新后的数据传入金税系统开出物理发票。下图是进行电子表格的输出界面，点击图标，选择 电子表格输出电子表格bia提醒框中 点击 对钩选择 表 点击 对钩一直回车 会出现如下EXCEL 表格，F12另存为刚才文本文档同一地址并且变更文献名称。重新打开该电子表格，把上次销售内勤的反馈列出，提醒各位注意下这次有没有最新进展，以保证反馈的连贯，完整。整理完毕后发给销售内勤并告知拟开票时间，以便及时反馈。根据反馈结果对文本文档进行修改，假设销售内勤反馈安徽广德暂不开票，打开同时导出的文本文档，选中相应行项，删除。都根据反馈更正后点击保存。然后把文档中的数据全选，复制，从终端拷贝到金税桌面的另一个文档中，保存。打开金税系统，双击回车后进入如下界面，点击 文本接口 ，出现如下对话框。点击 上图中的 单据传入 ，选择文本传入 ，传入途径：选择金税桌面上的文本文档，选择开票类型。这批数据是在增值税端口导出，此处开票类型选择 专用发票。点击拟定。如下图，数据导入后出现下面提醒，已接受单据4个。点击拟定后，出现下面界面，在 发票生成 里按需要选择 专用发票。系统会提醒下图之后出现如下界面，点击 选择进入如下界面，选中需要开票的四行数据，点击 退出出现的下面界面 选择单据 后变为数字4， 点击 拟定 后，出现下面界面，点击 生成 运转完毕后，会出现如下界面显示发票已经生成。物理发票已经生成，退出该界面，点击发票传出，需要把系统发票号码相相应的物理发票号码回写到SAP系统中。点击 发票传出，选择刚刚开出的发票，点拟定，发票回写数据制作完毕。打开发票回写数据，全选、复制，然后拷贝到终端桌面的文本文档中终端界面打开ZSD004，在 金税SAP 框中 点击增值税，表达把增值税信息由金税系统回写到SAP系统。弹出对话框，点击笑脸处箭头选择上传文献地址点击 打开 ，在点击 传输提醒已经上传成功，点击 对钩。发票回写信息工作完毕。1。重新进入金税系统，点击 发票管理 ，发票查询2选择月份，确认如下图，选择相应发票号码，点击 打印发票1牢记，打印发票前一定要确认打印机对的，是SK-820，物理发票打印完毕，把第一联存根归档，第二三联盖章，然后继续打印发票清单。在打印发票的界面，如图点击 查找 ，在 按开票日期查询 中选择日期范围，点击 组合查询条件12选中 带有销货清单 点击 执行当前查询21会出现选定日期内的所有带销货清单的发票，依次选中发票号码，点击 打印 销货清单，每个发票号码打印三份清单，存根联一份，给销售内勤两份。发票签收表的制作：打开金税文本接口发票查询，进入如下界面，选择需要的日期，点击 查询 如图，显示的是满足选择日期的发票信息，点击 导出选择一个位置 保存拟定打开导出的文献，把里面的内容 全选 复制到终端的 签收文献表sheet1 中，顺次粘贴 把V、W列的公式复制到新粘行项中删除 V、W列中非正常状态的数据在前面一张sheet 签收单中就会出现想要的签收单表格，定义好打印范围打印即可，并把电子版表格发给销售内勤，告知前来财务领取发票。5.4 业务场景4：取消物理发票（金税系统，ZSD004）5.4.1 业务描述假如销售内勤等业务相关部门规定取消的系统发票号是已经开具物理发票并回写过的，SAP系统会提醒先取消物理发票。5.4.2 操作途径1.金税发票管理发票作废2. ZSD004 - 金税系统接口(NEW)- 金税系统接口(开票、回写)5.4.4 具体环节1.进入金税系统，金税发票管理发票作废5.5 业务场景5： 个别生成系统发票（VF01）5.5.1 业务描述1.客户退货，销售内勤做28单据（退货单据）2.客户部分退货，销售内勤做28、31、33单据（31、33单是换票解决的单据，31是原票的冲减，33是对的的正数单据）3.一些客户急需开发票，需个别解决4.根据红字告知单，销售内勤做28、或31、33单据5.客户特殊规定，必须某几张单据合并开成一张发票5.5.2 操作途径VF01 - 开票解决 - 创建出具发票凭证5.5.5 具体环节按照事务代码VF01操作，进入如下屏幕：双击进入后，进入如下界面注意：其实VF01和VF04的作用是同样的，只是在批量正常发票操作时侧重于使用VF04，解决个别发票时，侧重使用VF01，例如，客户退货退票，销售内勤返给财务客户退票，并在退票上标注已经做好的28退货单，这时财务习惯使用VF01解决，进入如上界面，在笑脸处录入28单据号，回车，检查28单据显示的负数金额是否与原票合计为零。一定要保证合计为零。然后保存。假如不一致一定规定销售内勤更改。28单据生成93开头的系统发票，用ZSD004可以显示在待开物理发票的清单中，生成的物理发票是销项负数发票。假如是部分退货，销售内勤做的28单和31单同为退票的抵减票，28是退货部分，31是换票部分，两者的合计金额与原票金额合计为零，33单据是换票的对的金额。个别出具发票时，进入如上界面，在笑脸处录入28单据号和31单据号，回车。保证两张单据生成一张负数系统票。5.6 业务场景6： 定期检查系统票是否生成会计凭证（VFX3、VF02）5.6.1 业务描述假如订单日期为上月，本月才生成系统发票（公司一般不允许出现）或者对上月系统发票进行变更，虽然对系统发票生成或变更可以操作，但是后台却不能自动关联生成会计凭证。需要定期检查，手动生成会计凭证，已便这种业务在财务数据上留下痕迹。5.6.2 操作途径1. VFX3 - 列出冻结的出具发票凭证清单2. VF02 - 开票解决 - 修改出具发票凭证5.6.5 具体环节1. 按照事务代码VFX3操作，进入如下屏幕：双击进入，只需录入 销售组织 以及 不完整由于 部分，执行上图显示的是没有生成会计凭证的明细，根据上面提供的信息逐笔解决，使用VF02，录入系统发票号码，进入如下界面点击 ，出现下面界面，把 出具发票日期 由本来的2023.08.02变更为当月当天2023.09.13，保存5.7 业务场景7： 增值税红字专用发票5.7.1 业务描述财务开具的增值税专用发票假如跨月退回，想开负数票冲回，得先去税务局办理一张开具红字增值税专用发票告知单才可以。5.7.2 操作途径金税系统发票管理红字申请单红字申请单填开5.7.5 具体环节销售内勤准备相关资料，涉及： 情况说明或客户拒收证明 原发票复印件加盖公章 原发票 发票问题反馈单（需经两位张经理签字）财务准备的资料，涉及：审核内勤准备的资料对的，红字发票申请单红字申请单的制作：打开金税系统，发票管理红字申请单红字申请单填开点击进入下面界面，根据实际情况填写下面信息，并且录入需要开红字的发票代码号码带如下资料去税务局办理：A. 红字发票申请单盖公章B. 原发票C. 原发票复印件盖公章D. 情况说明或者拒收证明E. 红字申请单电子导出数据税务局一般三个工作日后出具红字告知单，财务领来告知单后，把发票原件和告知单一起返给销售内勤做相关单据，如28、31、33单。财务再根据返回的单据信息进行开票解决。（可参考5.5个别出具系统发票）5.8 业务场景8： 钞票折扣（ZKDM、ZKDL、VF04）5.8.1 业务描述根据公司返利政策，会有钞票折扣或者实物折扣的产生，假如是钞票折扣，财务在开票解决时要进行相关操作。涉及接到告知单时设立钞票折扣，生成系统发票时查询并且解决钞票折扣。5.8.2 操作途径ZKDM - Customer Discount Manual Maintain 折扣设立ZKDL - 事后返利查询 - 事后返利查询(客户折扣查询)VF04 - 开票解决 - 解决出具发票到期清单5.8.5 具体环节1.折扣设立按照事务代码ZKDM操作，进入如下屏幕：只需录入 客户号&7000&J9&折扣类型&年度&月份&促销案号 点击 创建在下面界面中录入 折扣金额 备注 保存即可2.查询钞票折扣6.常见问题问答1 个别开具系统发票时出现错误，查看日记时发现 ？ 说明这张发票已经清帐，需要把相应凭证重置(FBRA).2 个别开具系统发票时出现错误，查看日记时发现 ？ 说明这几个出库单仓库没有进行过帐，只有过完帐后财务才干开具系统发票。