学习任务七(费用结算)国际货代集装箱海运操作实务.pdf

学习任务七学习任务七 费用结算与提单签发费用结算与提单签发 2 0 1 7 工作任务 1.1.任务描述任务描述 完成催补料及制作海运提单之后，广州星运国际货代有限公司文件员要进入结算费用环节，随后船公司签发提单。2.2.任务结构图任务结构图 工作目标 6 向客户签发提单 4 了解月结与票结的结算方式 3 学会分别与供应商和客户结算 2 理解应付账款与应收账款的区别 1 了解涉及海运费用的项目 掌握通过电子邮件确认收费、催收款等的技巧 工作准备工作准备 1.1.海运费的基础知识海运费的基础知识 （1）什么是海运费？海运费，指的是班轮运费，是按班轮运价表的规定计算，根据各种商品的不同积载系数，不同的性质和不同的价值结合不同的航线综合来确定的。（2）班轮运费主要包含哪两大类？答：（3）具体费用的中英文名称及适用范 写出具体费用的中文名称 O/F（Ocean Freight）：ORC（Origen Receive Charges）：THC（Terminal Handling Charges）：BAF（Bunker Adjustment Factor）：CAF（Currency Adjustment Factor）：海运费海运费 启运港接货费启运港接货费 码头操作附加费码头操作附加费 燃油附加费燃油附加费 货币贬值附加费货币贬值附加费 YASYAS（Yard Surcharges）：EPS（Equipment Position Surcharges）：DDC（Destination Delivery Charges）：PSS（Peak Season Surcharges）：PCS（Port Congestion Surcharge）：DOC（Document charges）：PCF（Port Construction Fee）：AMS/ACI：HANDLING CHARGE：TELEX RELEASE FEE/SURRENDERED FEE：NOMANTION EQUIPMENT FEE：SEAL CHARGE：CUSTOMS CLEARAN：FORKING CHARGE：SECURITY CHARGE：DUTY：VAT VALUE ADDED TAX：DELIVERY CHARGE：码头附加费码头附加费 设备位置附加费设备位置附加费 目的港卸货费目的港卸货费 旺季附加费旺季附加费 港口拥挤附加费港口拥挤附加费 文件费文件费 港口建设费港口建设费 反恐费反恐费 手续费手续费 电电放费放费 选柜费选柜费 封条费封条费 结关结关/清关费清关费 叉车费叉车费 安全附加费安全附加费 关税关税 增值税增值税 派送费派送费 CUSTOMS DECLEARANCE DOC.CHARGES:CUSTOMS CENSORING DOC.CHARGES:STORAGE FEE:在网上查找资料，指出以上的费用项目有哪一些是存在适用范围的？它们各自适用于哪些情况和航线？写出东南亚航线的费用组成。美西：O/F+PSS+AMS+WRS+ZAC+IPI+ERS+ACC.美东：O/F+PSS+AMS+WRS+PCC+RIPI+ERS.东南亚线：O/F+BAF+WRS+PCS.欧洲：O/F+BAF+CAF+PSS（旺季时会加）日本;O/F+PSS(EBS+BAF/YAS+CYS一般到付).韩国：O/F+PSS+EBS.东南亚航线常见的费用项目有哪些？海运费+燃油附加费+战争风险附加费+港口拥挤附加费 报关文件费报关文件费 报检文件费报检文件费 仓储费仓储费 （4）与费用相关的计费单位分别是什么？在以下表格中补充计费单位的英文名称 2、费用项目的计算是按集装箱或者提单来计算的吗？还是两种计算单位在实际操作中都存在？英文缩写英文缩写 中文全称中文全称 英文全称英文全称 W/T M/T W/M 重量吨 体积吨 重量/体积择大计费 Weight ton Measurement ton Weight or measurement 补充：补充：Ad valorem或或 ad.val 按货物按货物FOB价格收取一定比例价格收取一定比例 W/M or ad.val 按货物重量、尺码或价值，择高者计费按货物重量、尺码或价值，择高者计费 两种计算单位在实际操作中都存在。整箱货按集装箱算，拼箱货按提单算。两种计算单位在实际操作中都存在。整箱货按集装箱算，拼箱货按提单算。1 CNY=1.3HKD 1CNY=0.18USD 1.3 1.3 1HKD=0.77CNY 1 HKD=0.77CNY X0.18 USD =0.14usd 1 CNY X 0.18USD 1.3HKD 1CNY （5 5）根据提供的汇率换算公式，完成以下两组的汇率换算）根据提供的汇率换算公式，完成以下两组的汇率换算。从以上的换算情况，总结出费用涉及到的常见货币。1CNY=0.18 1CNY=1.3HKD 1HKD=CNY 1HKD=USD 1USD=HKD 1USD=CNY 0.77 0.14 7.14 5.56 练习：1 CNY=0.14 EUR 1 CNY=16.64 JPY 求：1 EUR=?CNY 1 JPY=?CNY 1 EUR=?JPY 1 JPY=?EUR 作业作业 已知1 CNY=0.13 GBP 1 CNY=0.21EUR 求1 EUR=CNY 1 EUR=GBP 1 GBP=CNY 1 GBP=EUR 14 运费运费计算公式（提单）计算公式（提单）F运费=（O/F+O/F*X%+Y）*W/M 说明：O/F为基础运费 X为燃油附加费 Y为直航附加费 W/M 按毛重或体积取最大值 计算题计算题1 按提单计算的运费按提单计算的运费 某班轮从上海装运重量为10公吨，共计11立方米蛋制品，到英国普利茅斯港，要求直航，计算这篇货物的全部运费。已知：经查货物分级表可知，蛋制品是10级，计算标准是W/M；该航线10级货物的基本运费为116元/公吨 根据附加费率表，普利茅斯港直航附加费，每计费吨18元 燃油附加费为35%16 解：F=（116+116x35%+18）x11=1920.6（元）附加费 具体数字 直航附加费18元 百分数 燃油附加费35%F=（O/F+18+O/FX35%）X11 17 练习题练习题 按提单计算的运费按提单计算的运费 出口加拿大温哥华罐头水果汁一批，重量为8公吨，尺码为10立方米，计算该批货物的总运价。已知：该商品运价等级为8级，计算标准为M/T 中国至加拿大航线等级费率中8级货物相应的基本费率为每吨219元 燃油附加费为20%18 解：F=（219+219x20%）x10=2628（元）练习练习2 出口一批水果，体积为15立方米，重量为12公吨，计算运费 已知：水果计算标准为W/T 基础运费为123 燃油附加费为20%，直航附加费为每吨30元 F=（123+123x20%+30）x12 19 集装箱运费计算公式集装箱运费计算公式 集装箱容积*（1-方箱率）=集装箱有效容积 货物总体积/集装箱有效容积=箱数 F运费=箱数*每箱运费 计算题计算题2 集装箱运费计算集装箱运费计算 有批货物总体积为1000立方米。如果一个20英尺的集装箱容积为30立方米，装运该货物的亏箱率为20%，由甲地运至乙地每箱的运费为400美元，求需要多少个集装箱？运费多少？21 解：集装箱有效容积：30 x（1-20%）=24立方米 需要的集装箱数量：100024=41.6742（个）运费：42x400=16800（美元）集装箱练习题集装箱练习题 一批货物体积为3240立方米，一个40英尺的集装箱容积为57立方米，亏箱率为25%，每个箱的运费为300，求集装箱个数和总运费 57*0.75=42.75 3240/42.75=75.xxx=76 76*300=22800 22 集装箱计算 1.计算集装箱的有效容积 集装箱的实际体积x（1-亏箱率）2.要用多少个集装箱 货物体积/集装箱的有效容积=（有小数进一位）5.01=6 3运费 集装箱个数x每一个箱的运费 23 作业作业 1.出口一批海鲜，重14吨，体积为8立方米，计算运费。已知：海鲜计算标准为M/T 基础运费为165 燃油附加费为18%，直航附加费为每吨28元 2.出口一批货物，总体积为850立方米，使用20英尺的货柜装载，亏箱率为26%，由甲地运至乙地每箱运费为360元，请问要使用多少个货柜，总运费是多少？24 2 2.应付账款的形式和应付账款的形式和确认确认 在费用结算的过程中，有两方是货代公司需要与之确认的，一是供应商，即船公司、拖车行、报关行等等；二是客户，即托运人，可以是货主或货主代理人。（1）应付账款是与哪一方进行结算的？（2）票结和月结的应付账单有什么区别？供应商，即船公司、拖车行、报关行等等供应商，即船公司、拖车行、报关行等等 票结：票结：一票一结费。一票业务做完之后马上交付相关费用。月结：月结：一月一结费。每个月初把上个月做的业务产生的费用一起结费。1）票结的账单：船公司会直接在海运提单的费用栏目上列明向货代收取的费用。2、月结的账单：除了在票结账单，也就是提单上列明费用发给货代，还会另外出一份月度的费用账单汇总，表格形式与以上海运提单费用项目基本一致。一般情况下，货代文件员会认真核对应付费用账单一般情况下，货代文件员会认真核对应付费用账单上的金额与项目，无误后通过邮件方式与船公司确认。上的金额与项目，无误后通过邮件方式与船公司确认。3 3、应收应收账款的形式和确认账款的形式和确认 应收账款是在应付账款的基础上，由货代公司文件员或核算员经过成本核算，进而向客户，也就是托运人发出的费用项目，一般是以费用确认单或者费用确认通知书的形式，使用邮件发送给客户。以广州星运国际货代有限公司开出的费用确认通知书为例，具体内容见下表：应收费用与应付费用相比，哪一种费用包含的项目更多？请尝试说明原因。在邮箱发送应收费用确认单时，邮箱的主题如何命名？正文又该如何表述？在邮箱主题命名中主要包含哪些信息要素？邮箱邮箱正文主要内容正文主要内容费用处理、账户资料等，具体表述如下费用处理、账户资料等，具体表述如下：1.费用处理（1）收到账单后，请盖章扫描回传，以确认费用无误，如 2 天内未回复确认，视为贵司默认同意无误。（2）如费用无误，请直接盖章回传给我司信控人员，联系方式如下：开发票，取发票，寄发票，请联系：李英 邮箱： 电话：[phone] 查汇率，查到账，寄提单，请联系：黎仪 邮箱： 电话：[phone] 如费用有争议，请先与我司业务员或文件员联系确认好后，再按以上流程让信控人员开发票。文件员：叶红 邮箱: 电话：[phone] 传真：[phone].账户资料:收款户名：广州星运国际货代有限公司 开户行：广州中行白云支行 CNY 账号：765357941060 USD 账号：749757961345 HKD 账号：762757960003 4 4、在、在应付和应收账款的确认过程中，确定开发票的关键信息。应付和应收账款的确认过程中，确定开发票的关键信息。（1）在确认应付账款案例中，确认船公司开出发票的抬头，这里的抬头指的是其发票中的客户名称，也就是货代公司名称，注意必须写_，不能写简称或者名称缩写。（2）填写货物名称或收费项目，必须根据劳务名称逐项如实填写。（3）填写规格、大小、_、单价等项目，必须严格按照实际填写。（4）注意金额的大小写填写规范。必须_填写大小写金额，缺一不可。（5）在确认应收账款案例中，协助公司财务结算人员确认客户开出发票的抬头、金额和发放方式，其中抬头指的是其发票中的_名称，检查其有效性的注意事项与确认应付账款的基本相同。全称全称 数量数量 全部全部 收货人收货人 5.5.通知通知转账船公司和催收款，跟进货物提取状态转账船公司和催收款，跟进货物提取状态 （1）对于应付账款，根据付款货币的形式不同，操作的流程也会有所区别：若是付款货币是美元等外币，则货代文件员要求船公司等供应商开立正本发票，并寄到货代公司。因为货代一定要有正本发票，才能到银行柜台付款。所以，先寄发票给货代文件员，再将发票交货代财务部相关人员付款。（2）如果付款货币全是人民币，则货代可以先转账付款，再向船公司索取发票。对于应收账款，经双方确认无误后，货代文件员需要跟进催收账款。对于非月结客户：近洋航线和远洋航线一般会根据接单后未放单的天数来主动催收账款。对于月结客户：账款的最后交付日期以协议信用期最后一天为准，超过了这一天的货代文件员应催收款，可通过邮件或电话等形式进行催款。催收款的相关邮件及具体表述如下：催收款的相关邮件及具体表述如下：邮件主题：【催收款通知】SO:_-VOY:_ -POD:_,CA-CTNS:_ 正文：尊敬的_：您好！感谢您选择广州星运国际货代有限公司的货运代理服务！贵公司的费用确认项目如下：应付总金额是：RMBRMB 4295.00 请速交款至我司的相关账号：收款户名：广州星运国际货代有限公司 开户行：广州中行白云支行 CNY 账号：765357941060 USD 账号：749757961345 HKD 账号：762757960003 水单传真或邮件至相关文件人员：文件员：叶红 邮箱: 电话：[phone] 传真：[phone] 请务必在_日前完成付款。谢谢！6.6.制作制作应付费用的水单应付费用的水单 这一环节主要是针对应收账款而言的。（1）水单是付款的_。在货代业务中，应该是费用_人支付各种费用后的银行_，即以传真或其他方式提供给收款人的银行付款凭证的复印件。一般情况下，货代接受凭水单传真件以后就发放全套提单给发货人。To:（Vender name）No.TEL:FAX:ATT:DEBIT NOTEDEBIT NOTE NO Description Qty(PCS)Unite Price(USD)Amount 1)2)Total Amount:xxx Payment:Deduct from invoice Amount(Invoice#xxx)REMARK:Confirmation:凭证凭证 支付人支付人 凭证凭证 （2）货代公司一般要求：收到客户的发票当天就付款，制作水单。7.7.收款收款后核销后核销 （1）核销，主要是指应_与收款业务的核销，应付款与_业务的核销，通过核销可以了解尚未结算的往来业务及账期，便于及时_或催收。（2）少半天一次搜索是否有新到账的单证，协助结算人员在款项到账后当天进行核销,核销内容应清晰准确。（3）核销的规则：核销的往来单位（即明细科目核算项目）必须一致；核销双方在同一方（同是借方或同是贷方）的，只能正数与负数核销；核销记录在不同方的（一借一贷），只能正数与正数核销，负数与负数核销。收款收款 付款付款 支付支付 8.8.接单、放接单、放单单 （1）接到船公司发来的提单后，一般由结算人员或者文件员检查单号对应的运费是否已经付清。（2）对于已经收妥运费的，应在款到账一个工作日内将提单发放给客户。（3）若所有运费收讫后，则进入放单前的最后一个步骤，收齐需客户提供的正本保函包含，并确认与提供的文件副本一致，才能放单。（4）客户接收提单有两种方式。一是客户直接领取提单时，保留签收记录；一是邮寄提单给客户，必须在邮寄单证上注明提单编号并保留邮寄底单。：工作过程工作过程 根据工作任务的基本描述，星运公司文件员开始进入费用结算和签发提单的环节：步骤一：现收到船公司发来的应付对账单，即提单中的费用步骤一：现收到船公司发来的应付对账单，即提单中的费用部分，请认真核对。部分，请认真核对。（1）提单涉及到的费用有哪几项？请把相关的英文和中文名称均写出来。（2）提单中的费用应与费用记录，尤其是系统中的费用记录对照检查。检查应注意哪些地方？（3）船公司开的发票抬头和金额，具体是什么？步骤二：确认费用后，申请转账船公司，并检查收到的发票。步骤二：确认费用后，申请转账船公司，并检查收到的发票。（1）若确认费用无误，请通过邮件向公司结算员申请给船公司转账，写出邮件的具体内容：（2）转账成功后，收到船公司开具的发票时，文件员应该检查发票的哪一些项目是否正确？邮件主题：邮件正文：步骤三：根据船公司的应付账单，制作给客户的应收账单，步骤三：根据船公司的应付账单，制作给客户的应收账单，即费用确认单。即费用确认单。（1）应收账款和应付账款是否金额相同？请说明原因。（2）制作费用确认单，与客户通过邮件进行费用确认 1 1）补充补充完整以下的费用确认单信息：完整以下的费用确认单信息：费用确认单（费用确认单（DEBIT NOTEDEBIT NOTE）发账单时间：发账单时间：20142014-9 9-2626 TO:TO:费用确认单号（费用确认单号（DN#DN#）：）：SO#SO#：费用创建时间：费用创建时间：0 0 装货港装货港:HUANGPU,CHINA MBL#:3068519220:HUANGPU,CHINA MBL#:3068519220 预计开船日期：预计开船日期：20142014-9 9-30 30 目的港：目的港：预计大船船名预计大船船名/航次：航次：头程船名头程船名/航次：航次：柜号：柜号：T T 柜型柜型/柜量：柜量：运编号运编号 收费项目收费项目 单价单价 数量数量 USDUSD HKDHKD RMBRMB SZF1409F0466 代理 THC 825 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理报关费 270 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理仓储费 700 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理打单费 35 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理电放费 450 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理封条费 50 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理港建费 65 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理海运费 1550 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理码头费 350 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理商检费 100 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理文件费 450 1 0.00 0.00 2 2）将将补充完整的费用确认单通过邮件发送给客户，补充完整的费用确认单通过邮件发送给客户，并与其确认是否已经接收到费用单并与其确认是否已经接收到费用单。邮件的具体邮件的具体内容如内容如表表 邮件主题：【费用确认通知】SO:_-VOY:_ -POD:_,CA-CTNS:_ 正文：尊敬的_：您好！感谢您选择广州星运国际货代有限公司的货运代理服务！贵公司的费用确认单如下：运编号运编号 收费项目收费项目 单价单价 数量数量 USDUSD HKDHKD RMBRMB SZF1409F0466 代理 THC 825 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理报关费 270 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理仓储费 700 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理打单费 35 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理电放费 450 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理封条费 50 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理港建费 65 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理海运费 1550 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理码头费 350 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理商检费 100 1 0.00 0.00 SZF1409F0466 代理文件费 450 1 0.00 0.00 1.费用处理（1）收到账单后，请盖章扫描回传，以确认费用无误，如 2 天内未回复确认，视为贵司默认同意无误。（2）如费用无误，请直接盖章回传给我司信控人员，联系方式如下：开发票，取发票，寄发票，请联系：李英 邮箱： 电话：[phone] 查汇率，查到账，寄提单，请联系：黎仪 邮箱： 电话：[phone] 如费用有争议，请先与我司业务员或文件员联系确认好后，再按以上流程让信控人员开发票。文件员：叶红 邮箱: 电话：[phone] 传真：[phone].账户资料:收款户名：广州星运国际货代有限公司 开户行：广州中行白云支行 CNY 账号：765357941060 USD 账号：749757961345 HKD 账号：762757960003 在邮件发送后，在什么时间通过何种方式与客户进行邮件接收确认比较合适有效？3）跟踪客户费用确认进度，若需要则通过邮件或电话等形式提醒客户进行确认。一般来说，单票的非月结客户必须在单票正本提单发放或者电放放货前完成单票确认工作。（4）客户确认费用无误后，跟踪客户付款情况，若未能按时付款则通过邮件电话等方式进行催收款。通过通过邮件进行催收款的具体内容：邮件进行催收款的具体内容：邮件主题：【催收款通知】SO:_-VOY:_ -POD:_,CA-CTNS:_ 正文：尊敬的_：您好！感谢您选择广州星运国际货代有限公司的货运代理服务！贵公司的费用确认项目如下：应付总金额是：RMBRMB 4395.00 请速交款至我司的相关账号：收款户名：_ 开户行：广州中行白云支行 CNY 账号：765357941060 USD 账号：749757961345 HKD 账号：762757960003 水单传真或邮件至相关文件人员：文件员：叶红 邮箱: 电话：[phone] 传真：[phone] 请务必在_日前完成付款。谢谢！（5）与财务结算人员确认收到客户的账款后，协助结算人员为客户开具发票。请补充完整此项账款的发票：步骤四：制作水单，收款核销。步骤四：制作水单，收款核销。确认客户付款后：（1）请根据以上的费用制作水单（见表1-7-12）。（2）协助结算人员完成收款核销。To:（Vender name）No.TEL:FAX:ATT:DEBIT NOTEDEBIT NOTE NO Description Qty(PCS)Unite Price(USD)Amount 1)2)Total Amount:xxx Payment:Deduct from invoice Amount(Invoice#xxx)REMARK:Confirmation:步骤步骤五：接单放单五：接单放单 （1）当客户选择直接领取提单时，文件员所做的签收记录是：（2）当客户是通过邮寄的方式领取提单，则文件员所做的记录和工作是：工作总结工作总结 自我小结 1.总结出东南亚航线的常见费用项目，并评价OOCL收取的该航线费用在船公司当中大致处于什么价格水平？2.归纳出应付账款与应收账款的区别。3.你在费用确认和签发提单的工作过程中遇到的困难有哪些？又是如何解决的？4.工作过程中是否与其他组员和同学沟通协作？你对本工作任务的学习是否满意？_分公司分公司 考评标准考评标准 项目项目 分值分值 团队评价团队评价（40%）导师评价导师评价（60%）合计合计（100%）能否正确制作费用确认单 35 能否掌握催收款、接放单流程 20 能否有效利用邮件沟通 15 学习是否积极主动 10 是否遵守学习场所的规章制度 10 是否主动沟通合作 10 合计 100