寿险业务档案管理标准.doc

寿险业务档案管理原则（征求意见稿）1范围1.1本原则规定了寿险业务档案文献归档、整顿、保管、运用和过期销毁规定和措施。1. 2本原则合用于寿险企业业务档案管理与运用。2引用原则下列原则所包括条文，通过在本原则中引用而构成为本原则条文。在原则出版时，所示版本均为有效。所有原则都会被修订，使用本原则各方应探讨、使用下列原则最新版本也许性。DAT 15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T 22-归档文献整顿规则GBT 18894电子文献归档与管理规范3术语和定义本原则采用下列定义3.1寿险业务档案：投保人在投保过程中和寿险企业在承保、协议保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成，具有保留和运用价值多种单证、文字、图表、照片、声像等文献资料。3.2承保：投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险协议过程。3.3保全：寿险企业为了维持人身保险协议持续有效，根据保险协议条款约定及客户规定而提供一系列保单服务总称。3.4理赔：寿险企业按照协议约定，承担保险责任、履行保险金给付义务过程。3.5纸质档案：指在老式直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读多种纸质（包括纸、塑、胶等）文献档案。3.6件：是归档业务档案整顿单位。一般以一份业务申请及其有关业务处理资料为一件。3.7电子档案：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送档案。3.8逻辑归档：指在计算机网络上进行，不变化原存储方式和位置而实现将电子文献管理权限向档案部门移交过程。3.9物理归档：指把电子文献集中下载到可脱机保留载体上，向档案部门移交过程。3.10真实性：指对电子文献内容、构造和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时原始状况一致。3.11完整性：指电子文献内容、构造、背景信息和元数据等无缺损。3.12有效性：指电子文献应具有可理解性和可被运用性，包括信息可识别性、存储系统可靠性、载体完好性和兼容性等。4总则4.1 业务档案是寿险企业承担经济责任、履行经济义务法律根据,同步又是企业进行业务活动与管理重要根据和凭证。寿险企业对我司在业务工作中形成多种文献材料要做好归档、分类、整顿、保管、定期鉴定及销毁工作,必须保证业务档案安全、完整和精确。4.2寿险企业工作人员，在工作中形成各类业务档案，都必须按规定进行整顿，并移交企业业务档案管理部门统一管理，任何部门和个人不得据为己有。4.3寿险业务档案可采用纸质档案和电子档案保管形式，归档业务档案同步存在对应纸质及其他载体形式文献时，应在内容、有关阐明及描述上应保持一致。4.4各寿险企业业务档案，应当逐渐以电子档案进行辅助管理运用。4.5业务档案分类4.5.1从档案保留形式划分，寿险业务档案一般包括纸质档案和电子档案。4.5.2从档案业务来源划分，寿险业务档案一般包括个险档案、团险档案。4.5.3从业务环节划分，寿险业务档案一般包括承保资料档案、保全资料档案、理赔资料档案和其他类别业务档案。4.6寿险企业对自身业务档案可以采用自行管理或委托具有对应档案管理资质第三方管理管理方式。4.6.1采用自行管理方式，可以根据各企业档案管理需要,选择集中管理或分散管理方式。4.6.2采用委托档案馆管理方式，可以委托中央和县级以上地方各级档案馆，但要保证受托管理业务档案单位具有档案管理资质，并可认为业务档案接受、整顿、保管和运用提供便利服务。4.6.3寿险企业也可以对自行管理一定年限后业务档案采用委托档案馆管理方式。4.7寿险企业要逐渐提高档案管理电子化水平，依托信息技术对业务档案进行科学、规范管理。 4.8寿险企业平常要注意掌握档案运用状况，总结运用经验和效果，提高档案管理水平。4.9档案管理工作应当列入寿险企业发展规划和年度计划。档案设备和所需经费，应当列入寿险企业年度预算。5管理机构和管理岗位职责5.1为保证寿险业务档案管理工作正常运作，各寿险企业应设置专门档案管理机构和岗位，配置责任心强、有敬业精神，熟悉寿险业务和档案工作专职管理人员。5.2各寿险企业必须建立健全业务档案保密制度、归档制度、交接制度、库房管理制度、查（借）阅制度、鉴定销毁制度、记录制度等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。5.3档案管理机构和岗位有关职责5.3.1按照国家有关法律、法规和企业有关规定制定符合我司档案管理工作实际状况档案管理实行细则。5.3.2平常完毕各类业务资料按有关规定归档和保管等工作。档案管理人员要定期检查档案保管状况，对破损或变质档案要及时采用补救措施进行急救。5.3.3遵守保密制度，严格执行档案查、借阅有关制度。严禁私自将业务档案外借。5.3.4定期清理业务档案，对于到达销毁期限业务档案应按销毁制度定期鉴定销毁，对到达移交期限业务档案应按移交制度定期移交。5.3.5积极开展档案运用工作，为各项保险业务和管理工作服务。5.4业务档案工作考核5.4.1寿险企业应建立和完善业务档案管理工作检查和考核制度。5.4.2对于业务档案管理工作中，做出明显成绩部门和个人，应予以表扬和奖励。5.4.3对在业务档案管理工作中，违反本规定和国家有关档案法规行为，导致业务档案损毁、丢失、泄密，应当予以当事人和重要负责人行政处分及经济惩罚。情节严重、构成犯罪，应移交司法机关追究刑事责任。6归档范围6.1投保人在投保过程中和寿险企业在承保、协议保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成业务档案。6.2为保证业务档案完整性，按照业务档案产生业务环节，划定各类业务档案归档范围。不管采用何种载体形式，在业务过程中产生属于归档范围业务资料，都应当进行归档保管。6.3承保业务档案归档范围6.3.1核保申报表6.3.2投保单6.3.3保险单副本6.3.4被保险人清单6.3.5业务员汇报书6.3.6首期收费凭证6.3.7体检汇报6.3.8各类问卷6.3.9生存调查表或生存调查汇报6.3.10保险企业保留各类告知书、提议书及确认书6.3.11授权书类资料：如自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件6.3.12权益保障书6.3.13客户身份类资料，如投保人身份证复印件、被保人身份证复印件6.3.14其他资料6.4保全业务档案归档范围6.4.1申请书类资料，如：保险协议变更申请书、解除协议申请书、生存保险金/利差/红利领取申请书、恢复协议效力申请书、保险关系转移申请书、借款申请书、保险协议补/换发申请书等。6.4.2保险协议6.4.3收费凭证6.4.4客户身份类资料，如：投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等6.4.5授权书类资料，如：自动转账授权书、账户复印件、账户所有人身份证复印件6.4.6问卷类资料，如：补充告知问卷等6.4.7确认书类资料，如：投保单补充改对认书、减额缴清确认书等6.4.8联络单类资料，如：保险关系转移联络单等6.4.9告知书类资料，如：保险关系转移告知书等6.4.10回执类资料，如：附加险续保告知书回执等6.4.11清单类资料，如：增/减人数清单等6.4.12证明类资料，如：单位证明等6.4.13领款凭证6.4.14其他材料6.5理赔业务档案归档范围6.5.1理赔申请书6.5.2理赔协议书6.5.3理赔委托书6.5.4理赔案件调查笔录6.5.5理赔计算书/理算汇报6.5.6理赔案件调查汇报6.5.7领款人身份及金额确认书6.5.8保险协议原件6.5.9理赔案件抄单6.5.10资料交接凭证6.5.11多种证据材料及证明类文书6.5.12业务批单6.5.13客户身份类资料，如投保人身份证复印件、被保人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等6.5.14其他材料7纸质档案归档7.1各寿险企业都要建立健全业务档案归档制度，各有关部门都应当将在承保、协议保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中办理完毕，具有保留和运用价值多种单证、文字、图表、照片、声像等文献资料，及时整顿、定期归档。7.2业务人员在业务处理完毕后，要按照各类业务档案归档范围和资料排列次序规定整顿档案资料。7.3质量规定归档纸质业务档案应齐全完整。已破损文献应予修整，字迹模糊或易蜕变文献应予复制。整顿归档纸制业务档案所使用书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护规定。7.4整顿措施7.4.1装订纸质业务档案装订原则是以件为单位，一件一装订。可以采用“三孔一线”、连发卡式装订机或不锈钢钉装订措施。7.4.2分类纸制业务档案可以采用年度业务环节保管期限等措施进行分类。分类方案一经确定应保持稳定。7.4.3排列归档业务档案应在分类方案最低一级类目内，准时间结合业务处理次序等排列。7.4.4编目归档业务档案资料应根据分类方案和排列次序编制归档目录。归档业务资料应逐件编目。归档目录设置保险协议号、投保人、作业流水号、页数、备注等项目。7.4.5装盒7.4.5.1档案管理人员选用一定量装订好待归档业务资料按照归档目录次序装入档案盒。装满一盒后，顺次装入下一盒。7.4.5.2档案盒应根据摆放方式不一样，在盒脊或底边设置年度、保管期限、类别、盒号等必备项，并可设置起止件号、起止业务流水号、件数等选择项。7.4.5.3备考表备考表置于盒内档案之后，项目包括盒内档案状况阐明、整顿人、检查人和日期。8.电子档案归档8.1寿险业务电子档案可以采用逻辑归档和物理归档两种方式。8.2在进行物理归档时，业务人员按照规定流程和方式生成电子档案，电子档案归档内容与其对应纸质档案归档内容保持一致，并按档案管理规定格式将其存储到符合保管期限规定脱机载体上，定期向档案部门移交。8.3档案管理人员按照规定项目对电子档案真实性、完整性和有效性进行检查，确定密级、归档范围和划定保管期限，由主管人员签订审核意见后做好有关登记。8.4把带有归档标识电子档案集中，拷贝至耐久性好载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保留。对于加密电子档案，则在解密后再制作拷贝。 8.5推荐采用载体，按优先次序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不容许用软磁盘作为归档电子档案长期保留载体。8.6存储电子档案载体或装具上应贴有标签，标签上注明载体序号、卷宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子档案载体设置成严禁写操作状态。8.7对需要长期保留电子档案，在每一种电子档案载体中同步存有对应机读目录。9保管9.1寿险企业必须设置与我司档案业务发展相合适档案库房。档案库房需符合抗震、防盗、防火、防高温、防水、防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本规定，保持合适温湿度。9.2档案室建设和基础设施配置，要按照国家档案局有关规定执行。9.3电子档案应严格按照档案保管有关规定执行，定期对档案进行抽样检查。9.4业务档案库房是集中保管业务档案重要场所，必须明确专人管理，并切实遵守保密制度。9.5档案管理人员调动工作时应在离职前办好档案库房交接手续。10保管期限10.1寿险业务档案保管期限必须划分精确，保管期限可分为永久保留（永久）、长期保留（）、短期保留（6年）和极短期保留（2年）四类。10.2本原则所规定保管期限是综合参照各类业务档案运用状况而制定该项业务档案最低保管期限。各寿险企业可结合我司实际业务管理状况，制定我司业务档案保管期限，但保管期限不能低于本规定。10.3业务档案保管和运用可采用纸质档案和电子档案管理形式并轨管理，详细档案保管期间见附表一。10.4业务档案保管期限以实际生成该业务档案日期起算，超过保管年限业务档案可以申请鉴定销毁。11业务档案运用11.1档案管理工作人员要熟悉所保管档案状况，积极做好档案提供运用工作。11.2业务档案查阅是指企业内、外部人员，到档案室对原始业务资料进行查找、阅读和摘抄简要内容过程。业务档案查阅只能在档案室内进行，不能将业务档案带出档案室。查阅档案应遵守档案查阅制度，履行档案查阅审批手续。11.3若寿险企业已经采用了电子档案管理方式，查阅档案时，一般应优先查阅电子档案，减少对原始档案查阅，以防止也许对原始档案导致毁损。11.4业务档案借阅是指企业内部人员因工作需要，在办理了一定手续后，把业务档案借出档案室，进行使用、阅读、摘抄或复制过程。业务档案借阅要办理严格登记、审批制度。11.5档案借阅时间一般要设定最长借阅期限，超过规定期限，需重新办理借阅手续。11.6借阅人员偿还业务档案后，档案管理人员应检查偿还业务档案，保证业务档案为原件，如发现丢失、损坏、缺页等状况，应追究有关人员责任。11.7档案运用者应负安全和保密责任，不得泄密、遗失、污损档案，严禁剪裁、涂改、篡改档案违法违规行为。未经档案管理部门准许，一律不得转借业务档案。 12销毁12.1寿险企业对超过保管期限档案要进行鉴定。鉴定工作应由业务档案管理部门和有关业务部门构成鉴定小组，对超过保管期限档案提出存毁意见。12.2对确定销毁档案，要登记造册，经主管领导审查同意后予以销毁。12.3经核准销毁业务档案应送地方保密部门指定造纸厂进行销毁。12.4销毁档案时，必须有两人监销，监销人员应在销毁清单上签字，严格防止业务档案遗失和泄密。13附则13.1本措施自公布之日起执行。13.2本措施由国家档案管理局和中国保险监督管理委员会负责解释。附表一：业务档案保管期限表管理形式业务档案类别单独采用纸质档案管理形式纸质档案与电子档案并轨管理30日如下（含）业务：1承保业务档案2保全业务档案3理赔业务档案1极短期2极短期3极短期1极短期2极短期3极短期30日以上一年期如下（含）业务1承保业务档案2保全业务档案3理赔业务档案1短期2短期3短期1纸质档案保管为极短期，电子档案保管为短期2纸质档案保管为极短期，电子档案保管为短期3纸质档案保管为极短期，电子档案保管为短期一年期以上业务1承保业务档案2保全业务档案（1）职业变更、投保人变更、受益人变更、协议效力恢复、权益转换、补换发、保险协议代服务、保险关系转入、领取方式/年龄变更、减额缴清、补充告知、投保要约确认、付款方式/授权账户变更或撤销、保额增长权益、生存金转保等保全业务档案。（2）增/减人数、减少保额、解除保险协议、性别/出生日期错误改正、证件类别/号码错误改正、红利/利差领取方式变更、垫交（取消垫交、申请垫交、垫交还款）、出国申请、保险协议质押、汇交保险协议与个人保险协议转换等保全业务档案。（3）保险关系转出、新增附加险、附加险续保、地址/住址变更、文字错误改正、保单借款/还款、交费方式变更、生存（满期、利差、红利）领取、附加险续保、踌躇期解除协议、附加险加保、附加险减保、附加险终止续保、年金领取等保全业务档案3理赔业务档案1永久2（1）永久（2）长期（3）短期3长期1纸质档案保管为短期，电子档案保管为永久2（1）纸质档案保管为短期，电子档案保管为永久（2）纸质档案保管为短期，电子档案保管为长期（3）纸质档案保管为极短期，电子档案保管为短期3纸质档案保管为短期，电子档案保管为长期主题词： 寿险 业务档案 管理原则 函 抄送：中国保险行业协会。 编录：李娜 校对：刘娜 中国保监会办公厅 3月7日印发