门店库存管理办法.docx

第三节 门店库存管理办法
第一章总则
第一条：为实现****医药连锁有限公司的经营战略目标，确保公司库存商品的账务相符性，提高对库存商品的管控力度，加强一体化运营的合理性，特制订本制度。
第二条：存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。对于****下属门店，存货是指公司购进的用于出售的各类商品（如药品、保健品、日用品等），包括存放于各直营门店的所有权归属公司的所有商品。
第三条：本制度适用于****医药连锁有限公司所属全部门店。
第二章 部门职责
第四条：商品保管部门的职责
(一) 盘点前商品合理到位的准确摆放；
(二) 针对贵重商品的日盘工作由各门店自行组织，确保盘点结果真实完整有效；
(三) POS系统中进销单据的及时完整录入确认，及时核查，确保库存数据实物与系统数据的一致性；每日营业结束后应及时日结进行数据传送；
(四) 根据商品的销售情况，进行合理请货，定期进行库存结构及库存质量分析，及时进行效期商品的催销及库存调拨申请，以确保库存结构和质量合理。
第五条：门管部的职责
(一) 组织监督门店须按要求进行定期日常库存盘点，并及时进行差异核查处理；
(二) 确定门店盘点前停止所有商品出入库、所有到货商品验收完毕、在途数据全部处理完毕或不存在不合理的在途数据；
(三) 督促门店关注近效期及滞销商品，及时催销及调整；关注门店库存周转及库龄情况，督促库存周转效率的提升。
第六条：信息管理部职责：
(一) 确定POS系统数据传送及时完整准确，核对POS系统与业务系统间库存结存数据一致；
(二) 对门店未处理的单据、数据及时确定清理，同时提供在途数据至财务部进行备份。
第七条：财务管理部的职责
(一) 负责公司季度、年度盘点工作的组织推进，合理编制盘点计划并予以协调推进；
(二) 负责对参与盘点人员做事前及事中的培训工作，明确盘点过程中的操作要求；
(三) 负责对门店上报的差异以及对损益处理及时进行审核，跟进盘点差异的清理工作；
(四) 及时出具财务盘点分析报告，报送领导审批后，根据审批意见进行后续监督执行，及时进行账务处理，确保账账相符、账实相符。并同时根据国药国大要求的时点将盘点分析报告提供至总部；
(五) 对商品保管单位不定期抽盘（包括盘点结果差异太大时、重要人员调动或离职时、意外事件发生时、停业清算等）检查保管单位日常的库存管理情况并督促纠偏。
第三章 库存管理流程
第八条：商品购进
各门店查看实际库存数量，合理分析后进行商品进货补充。根据系统中的补货公式，进行提前需要量及安全库存量的备货。
第九条：商品验收入库
门店验收时，店长及质量员须负责审核购进商品的质量，应认真检查，如果发现短缺或包装毁损及质量不合规的，应按公司要求进行24小时反馈，确保收货数量与签收数量一致；同时，收货后应及时将商品进行验收上架。
第十条：商品存储
各门店应做好商品存储工作。保管人员应当按照商品的类别、品种、规格依次摆放，负责商品的收发、结存数量的登记。定期盘点，确保商品存储质量符合要求及账实一致。如存在差异或坏损商品应及时查明原因，落实责任人赔偿或提交报损报告，批准后处理。
第十一条：商品出库
门店商品出库存在两种形式：正常销售及销售退回。正常销售商品时业务部门销售商品时，应按流程规范操作，不得主观随意操作。各公司应根据具体情况制定存货的出库、退回的管理要求。
第十二条：商品盘点检查
（一） 商品盘点的目的
1、 账实相符：通过盘点发现实盘商品数量与账面数量的差异，掌握所有单品的损溢状况，落实责任人或提交相应报告处理，做到账货相符
2、 库存质量：盘点应同时进行效期批号盘点，对于滞销品、近效期商品，应进行催销、调剂、退库，以避免损失
（二）商品盘点的方式
1、 定期盘点：
(1) 日盘——门店交接班时间对贵重商品盘点。（贵重商品定义：日达仙、万珂、易瑞沙、珂立苏、类克、凯美钠、多吉美、美罗华、索坦、格列卫片、特罗凯片、赫赛汀、达希纳、安维汀、芙仕得）
(2) 日盘点清单门店经保管人员、门店经理签字后留存，留存时效为30天。
(3) 季盘——门店按季进行季度循环盘点。即每季度最后一天营业结束后，门店进行季度盘点。
季度盘点清单门店经保管人员、店长签字后留存，留存时效为12个月。
(4) 年盘——每年12月31日营业结束后要进行一次年度商品静态大盘点
年度盘点清单门店经保管人员、店长签字后留存，留存时效为24个月。
2、 不定期盘点时点要求：
(1) 盘点结果差异太大时进行复盘
(2) 重要人员调动或离职
(3) 意外事件发生时
(4) 停业清算
其中，重要人员调动或离职时盘点：
人员调动或离职时，须由门管负责人到场进行三方盘点。交接表格由人力资源部制定，盘点内容包括门店存货、备用金、营业款、手工帐、促销费、其他零星费用及固定资产。
盘点完毕，及时确认并调整差异。盘点清单须交接人，接收人及监交人三方签字确认。
将差异原因在第二天传真至门管进行系统处理。处理完毕后，财务部于隔天进行交接抽盘工作，在确认无误前提下确定交接完毕。
（三）商品盘点的流程
1、盘点前的准备
(1) 门店经理负责处理完毕所有应确认的在途单据
(2) 安排盘点人员，落实盘点计划
(3) 所有商品和赠品全部按类归位，按货位摆放整齐
(4) 失效期商品、污染不能再销售的商品、破损商品要单独存放
2、盘点过程中
(1) 门店经理须在每次盘点日之前（5个工作日）及时处理调拨及退货等流转单据。门店封账结束后打印数量为空的盘点表。
(2) 将打印出数量为空的盘点表由门店经理分配给每个区域的保管人员进行盘点工作。将所盘商品实数登记在盘点表上，盘点完毕，所盘人员须在盘点单据上签字确认。
(3) 由店经理指定人员将所盘保管帐与打印出有实数的保管帐进行复核工作，复核完毕后将差异清单一一列明《盘点差异表》。要求涉及的全部员工签字确认。《盘点差异表》格式如下：
门店盘点差异表
门名：

点日期
商品货号
商品名称
盘缺数量
盘溢数量
单价
合计金额
发生原因
解决方法
解决时间
店长签字

要求：解决方法选项栏１、个人赔偿；2、串号调整；3、退货/调拨/召回；4、额度内损益调整
盘点数量及合计金额如果显示盘亏，则用负数表示
(4) 门店经理对盘点结果进行抽查，确保盘点结果准确性。
(5) 年度盘点中，财务部拟订年终盘点计划，经审核后签发盘点通知，并负责召集组织各部门召开盘点会议后，展开年终盘点工作。
(6) 财务部将对所有反馈盘点信息进行差异整理，及时出具书面报告呈交总经理。
3、盘点后的差异分析和报告
每次盘点后，店长要对盘点情况进行分析，并写出此次盘点情况的报告，并根据不同的差异原因进行分析及后续跟进处理，属于人为差错的应落实责任人。
4、盘点的账务处理
商品报损分为正常和非正常报损。
因门店员工人为原因造成的损失，应追究相应的责任，由责任人等进行赔偿，不得报损。
正常报损：指在门店合理报损额度的范围内，门店管理不善造成的商品丢失、破损、串号等因素造成的损失。店长填写《财产、商品损耗/溢余报告表》上报财务管理部做账务处理。
财产、商品损耗/溢余报告表
填报日期： 编号： 制单人：
发生部门
门店代码
发生日期
责任人
商品号
品名、规格
厂家
批号
单位
溢余数量
损失数量
单价
金额

损/溢理由
部门意见
财务意见
领导意见
非正常因素：指门店因意外发生被盗、火灾等突发事件或药监部门抽检而造成的商品损失，店长上呈专题报告，公司门店管理部酌情处理
如报损原因不祥的，在公司允许损损额度内的，经审批后财务部做报损处理，且要求该部分损失须经税务机关报备审批。超出部分按零售价金额进行赔偿，门店店员赔偿存货价值的50%，门店负责人赔偿50%。
（四）日常盘点、季度盘点、年度盘点管理要求上的区别点
1、 牵头发起部门：日常盘点由门店自行组织发起，盘点后根据差异落实解决情况。季度盘点及年度盘点由各公司财务部门组织牵头，召开业务协调会，进行总体协调安排。
2、 盘点分析报告：日常盘点后的结果，由所负责的门店归纳、整理并自行汇总解决落实。季度盘点及年度盘点，各公司需将盘点前准备落实方案、推进计划表、存货两账差异表、盘点后的差异整理的总结、盘点分析报告总体汇总后，上缴至总部财务管理部。
3、 盘点资料归档：季度与年度盘点分析报告，应视于库存账簿等辅助账簿管理保管，保管期限为15年。

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