印章管理实施细则.doc

XX银行（中国）有限公司

印章管理指引（暂行）

目 录

第一章 总则 2
第二章 印章种类 3
第三章 规格标准 5
第四章 制发程序 6
第五章 授权管理 7
第六章 保管使用 9
第七章 收缴销毁 15
第八章 监督管理 16
第九章 附则 18

第一章 总则

第一条 为加强XX银行印章管理，规范用印程序，维护印章的法定性、权威性，促进加强业务管理，防范风险，保持正常的工作秩序，制定本指引。

第二条 本指引所称印章是XX银行各级机构依法刻制的，用于确认并表明经营管理活动合法有效的重要工具。

第三条 印章管理是指对印章的刻制、分发（领取）、启用、使用、保管、更换、收缴、销毁等一系列活动的规范、监督、检查和考核。

第四条 印章管理实行统一管理，分级负责，规范操作，防范风险的原则。

第五条 总行各部门、各分支机构的负责人要高度重视印章管理工作，模范遵守本办法并加强对本单位印章管理工作的监督检查。

第六条 各级行办公室是印章的归口管理部门，负责主管本级行印章，并指导、检查下级行印章管理工作。具体负责起草本行有关印章管理的制度并指导和监督执行；统一办理公章的刻制、启用、更换、收缴和销毁等工作。

第七条 各职能部门负责本部门职责范围内业务专用印章的管理。具体负责起草业务专用印章管理制度并检查和监督落实；审批或组织业务专用印章的刻制、分发和销毁等工作。

第八条 各级行办公室应指定专人负责印章管理工作，熟悉有关流程和管理制度，加强监督、检查，并做好教育和培训等工作。

第二章 印章种类

第九条 公章。按照法定规格、外形、尺寸和式样刻制的，标明各级行及其内设机构名称的印章。

第十条 财务用章。各级行用于经费资金会计核算在开户行预留签章卡片上的签章及办理本外币结算业务中在会计凭证上加盖并表示业务合法性的特定印章。

第十一条 业务用章。各级行为便于工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，其法律效力只适用于印章上标明的使用范围。
（1） 质押章
（2） 副本章
（3） DUPLICATE章
（4） 正本章
（5） 文件齐全章
（6） 附件章
（7） 销户章
（8） 不得提取现金章
（9） 作废章
（10） 黑名单已审章
（11） 见证章
（12） 印鉴核符章
（13） 与原件核对一致章
（14） 复印件与原件一致章
（15） 关联方审核章
（16） 手型标记章
（17） 已供汇章
（18） 汇票背书章
（19） 信用证保兑业务专用章
（20） 出口收汇核销专用联章
（21） 外汇业务专用章
（22） 携带外汇出境专用章
（23） 进口付汇已报审章
（24） 假币专用章
（25） 委托收款章

（26） 一交收妥抵用章
（27） 二交收妥抵用章
（28） 业务核算专用章
（29） 业务受理专用章
（30） 结算专用章
（31） 汇票专用章
（32） 押运交接专用章
（33） 业务章

第十二条 人名章。

第十三条 部门专用章

第三章 规格标准

第十四条 公章。包括各级行的公章。规格标准：
（一）总行公章，直径4.5厘米。
（二）分行公章，直径4.2厘米。
（三）支行公章，直径4.0厘米。具体规格式样附后（附件1）。

第十五条 财务用章。规格标准：各级行财务用章为正方形章，边长2.5厘米。具体规格式样附后（附件1）。

第十六条 业务用章。根据不同的业务需要制作。规格式样按照总行相关规定执行。

第十七条 人名章。正方形章，边长一般为2厘米。长方形章，一般为0.4×1.2厘米。

第十八条 部门专用章。总行部门专用章：圆形，直径4.2厘米；分行部门专用章：圆形，直径4.0厘米。

第十九条 印章所刊名称应为法定名称。具体要求：

（一）总行公章全称为“XX银行（中国）有限公司”。
（二）分支机构行政公章应与营业执照记载的机构名称一致，所刊全称为“XX银行（中国）有限公司××分（支）行”。
（三）部门专用章全称为“XX银行（中国）有限公司××部”。

第二十条 印章的质料，须采用公安部门认可的质料，由总行确定。具体要求：
各级行公章使用铜质材料。
财务用章使用牛角质材料。
业务用章使用硬质橡胶材料。
部门专用章使用硬质橡胶材料。
正方形章使用牛角质材料，长方型章使用硬质橡胶材料或光敏材料。
为提高防伪能力，应按照公安部门印章治安管理信息系统规定的标准刻制。
各类印章均不得使用原子印章。

第四章 制发程序

第二十一条 公章的刻制
依照企业法人营业执照经办理有关手续后到公安部门指定的刻章单位刻制。

第二十二条 财务用章的刻制
除XX分行的财务用章由总行统一管理外，其他分行的财务用章实行总、分行两级管理的原则，凡属全行范围内使用的财务用章由总行统一刻制管理；其他财务用章由总行统一设计格式，由分行刻制、管理，中国人民银行、国家外汇管理局等监管部门另有规定的，从其规定。

第二十三条 业务用章的刻制
由总行营运部统一管理制作，包括明确业务印章的种类，制定印章的规格式样及安排刻制，人民银行及其他有权机构另有规定的除外。
第二十四条 人名章的刻制
根据工作需要报总行营运部统一安排刻制。

第二十五条 部门专用章的刻制
由总行有关部门提出需求，提交总行合规部审核同意后，由办公室安排刻制，人民银行及其他有权机构另有规定的除外。

第二十六条 刻制公章、内设机构公章和涉及资金安全、表示职责权力等重要业务专用印章，必须按规定向公安部门办理申请登记和审批手续，在指定的刻制单位刻制。

第二十七条 机构名称变更需要刻制印章的，应由印章管理部门依据相关文件刻制；印章损坏或遗失等需要刻制的，应由使用单位填写《XX银行印章刻制申请单》（附件2）向印章管理部门申请刻制。

第二十八条 颁发程序
（一）印章刻制完成并验收合格后，制发部门应予以登记，并预留印模存档备案。
（二）颁发印章，应严格履行手续，确保安全。
（三）各使用单位的印章收妥无误后，上级行应以正式文件形式宣布启用。行文应规定启用日期并附印模。印章在宣布正式启用后方可使用。

第五章 授权管理

第二十九条 XX银行总裁为法定代表人的授权人，各分（支）行均为XX银行的分支机构，依法在总行的授权范围内开展经营管理活动。

第三十条 XX银行印章实行总裁授权管理制度。
(一） 公章由总裁指定专人保管。执行副总裁为总裁授权的公章授权人，各分（支）行行长为总裁授权的各分（支）行公章授权人。
(二） 会计财务部为全行的财务管理部门，其负责人为总裁授权的财务用章授权人。

第三十一条 营运部为全行的业务管理部门，其负责人为总裁授权的业务用章授权人。

第三十二条 总行各部门的负责人为总裁授权的部门专用章授权人。

第三十三条 为保证银行正常经营活动的顺利进行，维护银行利益，特明确以下印章使用授权原则：
（一） 印章使用一般按“谁分管谁负责谁核准”的原则办理。
（二） 涉及到银行有关重大合同、重要协议的签定、重大业务的办理，以及重要文件、通知或需要对外发放的公文、信函、报表等，须由用印人填好《XX银行用印申请单》，经总裁室或其授权人批准后，方可用印。
（三） 涉及到银行有关财务管理方面的日常事务的办理等事宜，经会计财务部负责人批准后，方可用印。
（四） 涉及到银行日常业务的办理，须经各相关业务部门审查，经有权人批准后，方可用印。
（五） 涉及需使用公章的所有文件、报表等，应按照权限划分进行审批后，方可用印，具体权限划分详见《公章用印权限划分表》（附件8）
（六） 涉及到使用部门专用章的各类报表，须经各相关部门审查，经部门负责人或被授权人批准后，方可用印。

第六章 保管使用

第三十四条 印章均应指定专人保管，按规定程序使用。各级行的公章由本行办公室或指定专人负责保管；财务用章、业务用章、人名章及部门专用章按其使用范围由办公室或相关部门指定专人保管。

第三十五条 印章应存放在保险柜或带有密码锁的铁皮柜等安全设施内，随用、随取、随时入柜上锁，使用时不得脱离保管人员视线。对需交接使用的印章或印章保管人变更时，应及时办理交接手续，明确责任，并在《XX银行印章保管（交接）登记单》（附件3）上签字。不得出现印章无人监督，随意使用的现象。

第三十六条 印章一般不得离行使用。确需在行外使用的，应填写《XX银行印章行外使用审批单》（附件4），报经有权人及印章保管部门负责人审批，总行公章需经总裁室批准、分（支）行公章需经分（支）行行长批准、财务用章需经会计财务部负责人或其授权人批准，业务用章需经营运部负责人或其授权人批准，部门专用章需经各部门负责人或其授权人批准、并经合规部（如需）负责人或被授权人复核后，由印章保管人和另行指定专人随同办理、监印。未经批准，任何人不得私自携带印章外出办事、随意用印。

第三十七条 印章的使用范围
（一） 公章
（1）以本行名义制发的文函、报表及介绍信；
（2）对外出具的合同等法律性文件；
（3）各类证书；
（4）其他需要加盖公章的材料。
（二） 财务用章
（1）用于经费资金会计核算在开户行预留签章卡片上的签章、办理支付结算业务的相关凭证等。
（2）其他需要加盖财务用章的材料。
（三） 业务用章
应按有关业务管理制度在限定的范围内使用，只对涉及的业务承担责任，不得混用和代替。各业务用章使用范围和管理规定参照《XX银行业务用章指引》。
（四） 人名章
（1）使用范围：在办理业务需个人盖章时使用。
（2）管理规定：个人妥善保管，临时离岗、人离章收。不可借与他人使用
（五） 部门专用章
仅限于对外出具的各类报表使用部门专用章。其他需要使用部门专用章的情况，需要获得合规部审核及经总裁室批准后方可使用。

第三十八条 用印要求
印章应在使用人的法定权限和授权权限范围内使用，严格实行审批登记制度。
（一）公章一般由机构负责人或被授权人审批用印。
（二）财务用章由会计财务部负责人或被授权人审批用印。
（三）业务用章按照业务管理权限用印。涉及资金安全、表示职责权力等重要业务专用印章，要按照有关要求和业务操作程序，建立用印、复核相互制约的制度，并应定期检查和严格管理。
（四）人名章应按持有人的职权用印。
（五）部门专用章由相关部门负责人或被授权人审批，及合规部负责人或被授权人（各类报表除外

）复核后用印。

第三十九条 用印
印章管理人员必须严格按用印规定或业务操作程序办事，用印前必须检查是否符合用印要求和范围，是否经有权审批人签字批准等。使用公章时，需检查是否有经过有权审批人签字批准的《XX银行用印审批单》（附件5），审核无误后方可用印。用印的基本要求：
（一）盖印要端正、清晰。
（二）盖印位置通常在文件、函的末尾或表头处，且骑年压月。
（三）如果在营业执照、企业代码证书、金融许可证或负责人身份证的复印件上加盖印章，应加注“仅供办理××事项使用”字样，并在此字样上盖印。

第四十条 使用程序
（一） 公章
1.非法律性文件用印
（1）以本行名义制发的文函、报表等，依据总裁室或被授权人在有关文稿报表或电子文件上的签名用印。除文件用印外，其它用印时应在《XX银行用印登记簿》（附件6）上登记。
（2）各类证书依照有关文件用印。
（3）介绍信由经办部门主要负责人或被授权人审批用印。
（4）其他非法律性文件用印，需由经办部门填写《XX银行用印审批单》，并经主要负责人或被授权人审批用印。
2.法律性文件用印，由经办部门填写《XX银行用印审批单》，经总裁室或其授权人批准后方可用印。其中，非标准格式文本须经合规部签署审核意见。
3．公章使用流程图

用印人提出用印申请，填写《XX银行用印审批单》

用印部门负责人签字

非法律性文件或标准格式法律文本用印
非标准格式法律文本用印

送合规部审核

合规部签署意见

总裁室或其授权人签字批准 (如需)

公章保管人员检查《XX银行用印审批单》是否经过有权审批人签字批准

用印
主动向领导汇报、待弄清情况后，方能用印
是 否

公章保管人员在《XX银行用印登记簿》上进行登记

（二） 财务用章
（1）财务用章必须严格按照规定的范围使用，严禁错用、串用、提前或过期使用，严禁在空白会计凭证预先留盖。
（2）财务用章的使用必须做到：专匣保管，固定存放；临时离岗，人离章收，加锁保管；非经管人员严禁使用财务用章；不得擅自授受财务用章；除获得会计财务部负责人或其授权人批准外，不得将财务用章携带出行外办理业务；非营业时间必须入库或保险柜保管。
（3）有关负责人员进行岗位轮换或短期、临时离岗由他人使用财务用章时，必须办理移交手续，移交人、接收人、批准人均应在《XX银行印章保管（交接）登记单》上填写有关内容并签章。总行及各分行印章管理人员因工作调动、轮岗、抽调或短期内离岗工作需由他人接替时，必须与交接人员办理相关的移交手续，同时须将交接人员的姓名、联系电话等情况于24小时内报备总行会计财务部。
（三） 业务用章
按照《XX银行业务用章指引》用印。
（四） 人名章
1.正方形章
按规定要求使用。
2.长方型章
对联机完成账务处理或打印输出的会计凭证、账表必须按规定加盖个人名章，但如果会计凭证、账表上有计算机输出打印的操作员姓名，可代替会计人员的签章；对计算机自动处理的账务，输出打印的会计凭证、账表可不加盖个人名章。
（五） 部门专用章
1、部门专用章的使用范围仅限于对外出具的各类报表。其他需要使用部门专用章的情况，需要获得合规部审核及经总裁室批准后方可使用。
2、对外出具的各类报表需经各部门负责人或被授权人批准并在“部门用印申请单”上签字同意后，方可用印。
3、其他需要使用部门专用章的情况，需要获得合规部审核及经总裁室批准，并在“部门用印申请单”上签字同意后，方可用印。
所有部门专用章的用印均应在部门用印登记簿（可参考附件6《XX银行用印登记簿》的格式）上登记。

第四十一条 总行及各分（支）行因组织结构变更或印章损毁、印章样式变更等涉及印章停用、变更的，原印章保管人员应在停用当日办理印章停用手续，

并及时通知有关部门、单位。停用的印章需于一个月内上缴总行，并在《XX银行印章保管（交接）登记单》上注明停用及上缴日期。上缴的停用印章核对后封存入库或销毁。总行在销毁前应编制印章销毁清册。销毁清册作永久档案保管。

第四十二条 行内公章、财务用章或是涉及资金安全、表示职责权力等重要业务专用章丢失或被盗时，印章使用部门应及时报告当地公安机关和管辖行，并迅速查明原因，采取有效的补救措施，避免影响本行信誉和遭受经济损失。业务专用章如发生丢失，用印管理部门应迅速查明原因，及时逐级报至总行。

第四十三条 人名章持有人员如经调整，其名章不需继续使用的，由原制发单位及时收缴、封存和销毁。

第四十四条 停止使用并封存的印章，不准重新启用。

第四十五条 作废印章应由总行按规定组织销毁。印章销毁，应先行审批、登记造册、预留印模，填写《XX银行印章销毁登记单》（附件7），并由总行办公室、营运部等部门监销。

第七章 监督管理

第四十六条 XX银行总行的业务主管部门有责任对分（支）行的对口业务部门的印章管理、使用情况进行监督检查；各级行办公室有权对本行各类印章的管理、使用情况进行监督检查。

第四十七条 为做好印章管理工作，各级行办公室和专用章的业务管理部门均应建立印章台账制度，将本部门审批刻制的各类印章记录在案，留印备查。

第四十八条 用印审批单应专夹保管，年度终了后应及时向档案部门移交。

第四十九条 各级机构要按规定的职权范围正确使用印章，不得超越本机构工作职权和业务范围使用印章。严禁在空白介绍信、保函、合同、承兑汇票、公文用纸等上加盖印章。

第五十条 签订各类法律性文件，必须加盖各级行公章。

第五十一条 印章保管人员必须严格照章办事，坚持原则，不徇私情。未经批准不得私自用印，不得无手续或手续不全用印，不得交由他人用印。凡有下列情况之一者，有权拒绝用印，并向直接领导报告。
（一）空白件；
（二）超越用印范围的；
（三）未经有权签字人审批签名；
（四）超越签字人权限的；
（五）有权签字人、用印人、监印人不符合规定要求的；
（六）用印审批单与所附内容不一致的；
（七）授权签名用印未附授权书或授权证明的；
（八）法律性文件用印审批单上无监印人签名的。
遇有违反规定在法律性文件或重要凭证上用印的，印章保管人员和审核人员在拒绝用印的同时，可越级反映报告。

第五十二条 考核与检查
（一）各级行应加强对印章管理工作的考核，提高印章管理水平，考评结果应予通报。
（二）各级行办公室应建立印章检查通报制度，通过检查加强对印章的管理，对发现的问题责令整改，及时纠正。
（三）业务用章归口管理部门应建立印章使用管理制度，并定期和不定期对印章使用情况进行检查。

第五十三条 如发现伪造印章应及时向公安机关举报，并向上级印章管理部门报告。

第五十四条 违反印章管理规定的，应按照《XX银行员工行为规范管理手册》对有关责任人进行处理。

第八章 附则

第五十五条 各分行可根据本办法，结合本行实际情况，制定具体的指引，并报总行批准及备案。

第五十六条 本办法由总行负责解释和修订。

第五十七条 本办法自印发之日起开始执行。

附件：1. XX银行印章规格
2. XX银行印章刻制申请单
3. XX银行印章保管（交接）登记单
4. XX银行印章行外使用审批单
5. XX银行用印审批单
6. XX银行用印登记簿
7. XX银行印章销毁登记单
8．公章用印权限划分表

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