人力资源管理者必备的12个法律文件.doc

人力资源管理者必备的12个法律文件
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一、劳动合同
　　1.必备理由：劳动合同在现代企业管理中所起的重要作用已不言而喻，没有与劳动者签订合同，那么企业将每月支付员工二倍工资。
　　2.合同内容：企业至少应准备三份合同：固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同，有需要的企业还应备一份非全日制用工劳动合同。
　　《劳动合同法》第十七条规定，合同主要内容应包括：（一）用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人；（二）劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码；（三）劳动合同期限；（四）工作内容和工作地点；（五）工作时间和休息休假；（六）劳动报酬；（七）社会保险；（八）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；（九）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

二、集体合同
　　1.必备理由：《劳动合同法》第十一条规定：用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同，与劳动者约定的劳动报酬不明确的，新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行；没有集体合同或者集体合同未规定的，实行同工同酬。
　　另第十八条规定：劳动合同对劳动报酬和劳动条件等标准约定不明确，引发争议的，用人单位与劳动者可以重新协商；协商不成的，适用集体合同规定；没有集体合同或者集体合同未规定劳动报酬的，实行同工同酬；没有集体合同或者集体合同未规定劳动条件等标准的，适用国家有关规定。
　　由此可见，集体合同可以在企业与劳动者因劳动报酬、劳动条件等标准约定不明确产生争议的时候起到重要的标准作用，一份完备的集体合同可以避免很多不必要的劳动纠纷。
　　2.合同内容：劳动者的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额、法律法规规定的其他内容等。
　　三、职工名册　　

1.必备理由：《劳动合同法》第七条规定：用人单位应建立职工名册备查。《实施条例》第三十三条补充：用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改，由劳动行政部门处2000元以上２万元以下罚款。企业必备职工名册，既可以在产生劳动争议时作为有力的证据，也可以避免不必要的行政罚款。
　　2.职业名册内容：劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。

四、职位说明书
　　必备理由：《劳动合同法》第八条规定：用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。公司必须如实告知劳动者职位情况是主动义务，即使员工不提出要求也得主动告知。公司如忽视这个主动告知义务，将导致发生因“欺诈”而导致劳动合同无效并赔偿劳动者损失的法律风险。

五、入职登记表
　　必备理由：《劳动合同法》第八条规定：用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。如果劳动者在入职时存在不实或欺诈，将成为日后用人单位解除劳动合同的重要证据。

六、劳动合同变更协议书
　　必备理由：《劳动合同法》第三十五条规定：用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容。变更劳动合同，应当采用书面形式。
　　主要内容：用人单位基本情况、劳动者基本情况、原劳动合同基本情况、具体变更内容、变更日期、双方签字盖章等。

七、解除、终止劳动合同通知书
　　必备理由：解除、终止劳动合同是结束劳动者与用人单位之间关系的唯一途径，解除、终止劳动合同的具体时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。
　　解除合同内容：劳动者名称、解除或终止劳动合同的原因、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限、用人单位盖章、劳动者签收等。

八、解除、终止劳动合同的证明
　　必备理由：《劳动合同法》第五十条规定：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。第八十九条规定：用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。
　　证明内容：公司出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等。并需离司员工签字确认。

九、劳动合同续签意向书
　　必备理由：《劳动合同法》第四十六条规定：除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实地反映双方的意向，避免日后不必要的劳动纠纷。

十、解除、终止劳动合同的证明
　　1、必备理由
　　《劳动合同法》第五十条规定：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
　　第八十九条规定：用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明，由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。
　　2、证明内容
　　用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等。

十一、加班申请书
　　1、必备理由
　　《劳动合同法》第三十一条规定：用人单位应当严格执行劳动定额标准，不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的，应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。
　　另第八十五条中规定：用人单位安排加班不支付加班费的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿。
　　《劳动合同法》第八十五条规定：用人单位有下列情形之一的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿：劳动报酬低于当地最低工资标准的，应当支付其差额部分;逾期不支付的，责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金;安排加班不支付加班费的。
　　加班费的支付一直是个敏感问题，加班时间多少是计算加班费的重要根据，一份书面记录加班情况的文件尤为重要。
　　2、申请书内容
　　劳动者名称、申请加班日期、加班原因、加班预计的时间、部门主管确认、人事主管确认等。

十二、劳动合同续签意向书
　　1、必备理由：
　　《劳动合同法》第四十六条规定：除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。
　　劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实的反映双方的意向，避免日后不必要的劳动纠纷。
　　2、主要内容
　　劳动者名称、原劳动合同到期时间、续签劳动合同与原劳动合同区别、答复期限等。
　　后文：以上12条必备文件，以备在企业发生劳资纠纷时以作证明之用，但并不是只要做好这12件文件准备就万事大吉，如保密协议、竞业禁止合同、服务期协议等法律文件在此就没有具体展开。因此，我们建议每个企业HR都应根据自身不同的状况制定出专用的法律文件，并加以妥善保存。最后，希望每个企业都能有一个健全的HR管理体系，避免不必要的劳动纠纷和法律风险。
　　以上几条是在人力资源管理者实践工作中总结出来的一些必备的法律法律文件，但并不是只要做好这几件文件的准备工作就万事大吉了。社科院在职研究生网小编提醒大家各地区在劳动法相关法规的实施上会有一些细微的差别，这就需要我们HR从业人员不断学习、总结经验，避免不必要的劳动纠纷和法律风险。
八招教你做好人力资源主管

许多人问有没有什么方法可以使人力资源主管工作好做一些，就这个问题，我们来看一下人力在职硕士课程班的老师给的一些建议：

第一建议：走群众路线
　　任何方案、制度的制定必须广泛征求意见，我想如果你主动谦虚一点，大家都愿意参与，别人也会感到被尊重，不存在逆反心理，同时也为你的制度作一次宣传，自然制度执行起来就顺畅多，中国人有一个特点，在制定制度时大家都没意见，但在实施制度时个个意见纷纷，所以必须沟通到位。
　　人力资源经理需要清醒地面对这个事实：工作对人而言，已越来越成为一种重要的生活方式，而不再是单纯意义上的谋生手段；工作也不再与个人生活相分离，所有人员都一样，工作不快乐，生活也不会很幸福。现在，人力资源工作的核心价值之一，是调动员工的积极主动性；而人力资源经理所面对的员工群体越来越复杂，他们来自不同时代、不同年龄段、不同家庭背景、不同生活环境，他们拥有多元化的价值观。可以想象，如果人力资源经理不了解人力资源制度的作用对象――员工，不了解他们期望从工作中获取什么、期望工作给他们的生活带来什么，不了解他们看重或关注什么、关心或担心什么，人力资源制度就必定“有眼无珠”、“无的放矢”，所以必须走群众路线。

第二建议：定好方向
　　不管理企业发展到什么阶段，必须制定公司人力资源战略规划，理清工作思路，正所谓“思路决定出路”，如果思路不清晰，不可能做好HR工作，同时还必须做好年度、月度人力资源工作计划，实行“PDCA”循环，不断调整计划，扎实做好每项工作。
　　我国民营企业在制定发展战略时，往往忽视人力资源规划，也不考虑本企业的人力资源状况及本企业的人力资源体系能否有效的支持企业发展的战略，人力资源与企业发展战略不匹配。许多民营企业在人力资源成为企业发展的瓶颈时，才进行人才招牌、员工培训等。同时，我国许多民营企业存在功利主义，把人看作是成本而不是资源，对人才只使用不培训，缺乏开发人才、培训人才、合理使用人才、有效管理人才的观念。缺乏人力资源战略规划，严重阻碍了企业发展战略的实现，陈旧的人才观念使企业的人才开发能力只停留在现有水平上，不能挖掘人的潜能，不能调动员工的积极性和创造性，对企业发展极为不利。

第三建议：选一个好老板
　　越来越重视人力资源工作，但也有一部分老板思想落后，文化素质低，固执，不愿意接受新鲜事物，如果遇到这样的老板，建议你不要在浪费时间，赶快另谋高就，不然只有两种结果，一是到企业倒闭你才走，一种等到老板改变过来，你的青春也不在了。“江山易改，本性难移”。
　　俗话说：“江山易改，本性难移。”每个人各有自己的优缺点，独特的思维方式和交往风格。作为一个优秀的管理者应该意识到：改造一个人是有限度的。我们需要做的不是试图消除这些弊端，而是把他们的优点合理地加以利用，尽量避免他们的缺点，并力图帮助每个人在其独特天性的基础上持续进步。

第四建议：培训老板
　　不管老板是如何，一定还需要不断进步，要培训老板。有几种方式：
　　1、与老板多沟通，经常宣传人力资源理念，推销各种方案。老板要接受各种方案也有一个过程，在跟老板沟通先为以后各个方案的实施作准备。
　　2、提供各种老板参加内、外部培训的机会，让老板学习。
　　3、引进一些咨询顾问或培训师，与老板沟通。
　　4、开展各项活动，让老板参加。逐渐改变老板的意识，支持人力资源工作。

第五建议：要入行
　　人力资源经理必须要熟悉行业基本情况、公司的整体运作，熟悉各项业务流程，了解隐型组织情况，了解各系统负责人的个性，了解企业的发展阶段和发展战略，总之，对公司的情况应做到如数家珍，只有这样你才知道HR工作应如何开展。
　　很多人力资源经理在认识上存在一个误区：人力资源工作是个专业工作，对公司的经营和业务自然是“外行”；只要掌握好人力资源的专业技术，就能做好人力资源工作。恰恰相反，不了解公司经营和业务的人力资源经理，不可能做好人力资源工作。对人力资源经理而言，专业技术根本不是主要的。人力资源经理要走出去，走到企业高层领导关心的地方，走到企业经营一线，走到直线经理身边去。只有这此才能更好地理解经营和业务需求，把握管理要点，服务好内外部客户。

第六建议：做事之前先做人
　　在很多企业里，人力资源部门相对独立于其他部门，但实际上人力资源部门所管的事情都是面向所有员工的，影响到生产、销售、服务以及整个公司，因此开展人力资源工作，必须得到各部门的支持，HR经理首先是个关系学家，把你个人当做一个品牌来经营，以身作则，树立HR的良好形象，加强沟通，以取得各部门的支持。
　　由于人力资源经理在企业中的特殊定位与作用，决定了人力资源经理在日常工作中要处理好各方面的工作关系：处理好与上司、部下、同事、内外关系，以及全局与局部、管理与服务、决策与执行、竞争与公平、效果与效益的关系。这就要求HR做事之前要先做人。

第七建议：打好基础
　　现在人力资源管理荐在一个通病，就是基础不扎实，就草率引入各种模块，肯定要失败，例如培训调查分析没做好，还不知道公司究竟需要什么培训，就马上进行大量的培训，就好像病人胃病医生开的却是头痛药给病人，既没有把病人医好，反把病人医坏，肯定是吃力不讨好。所以要把各项人力资源基础工作做好，把工作分析做好。

第八建议：做该做的事
　　要搞清楚人力资源部门的定位问题，一定要弄清楚哪些事情应该做，哪些不应该做，特别要与行政事务划清业务，不能陷入行政事务，搞不好HR经理只能变成办事员，不能眉头胡子一起抓，注意事情的轻重绥急，有的事情做多了反而吃力不讨好，一定要做你应该做的事情。
　　许多时候，做一件正确的事情，要比正确地做十件事情重要得多。在短暂的人生面前，做正确的事情是“延长”生命的最好办法。
　　正确的时间，出现在正确的地方，面对正确的对象，做正确的事情，是一切成功的根本。
　　记住该记住的，忘记该忘记的。做应该做的，不做不应该做的。
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