行政制度新版.doc
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1、泰盛公司总公司行政管理制度(讨论稿)编制单位:行政部编制时间:五月目 录员工行为规范制度1收发文管理制度3档案管理制度4保密管理制度7图书、资料管理制度9固定资产管理制度10办公用品管理制度12机动车辆、驾驶员管理制度14保洁工作管理制度16印鉴管理制度17宿舍管理制度. .19职工宿舍文明守则22通讯工具管理制度23员工行为规范制度一、职业道德 忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。二、礼貌仪表 1、礼貌服务:尊重客商,礼貌待人,文明用语,热情服务。2、仪表举止:职工工作时间应穿着职业装。男职工应穿职业装,系领带, 穿皮鞋,夏天不穿无领衬衫和短裤;女职工应穿职业裙装或裤装,穿皮鞋,夏天不穿紧身
2、服装、超短裙、凉拖鞋、不得穿着运动装或休闲装上班,周末可适当放宽。必须佩带胸卡;举止大方文雅;讲究公共卫生;维护公司形象。三、工作秩序1、遵章守纪;2、尊重同事,服从安排,联系下属,精诚团结;3、认真工作,忠于职守;4、不擅自从事非职务活动;5、工作时间不做私事(涉及看报、上网聊天、打游戏、打私人电话);6、营造和保持经营场合的良好环境,办公区内不喧哗、非吸烟区(办公区、会议室)不吸烟、不吃零食。7、未经主持人批准,参与会议期间不许使用手机。8、未经主持人批准,参与会议期间不得半途离开。四、安全保密1、对的使用设备、设施,安全操作;2、实行事故报告制度;3、保密制度职工应自觉执行公司的保密制度
3、。公司的发展策略、计划设想、劳动协议及经营和技术方略均属公司秘密。不经批准不得提供市场内部信息、数据和资料。任何泄露公司机密的行为将承担相应的法律责任。4、个人物品不得随意放置,文档必须存入适合的箱柜内。工作时间不得擅自离岗。下班前清理文献,锁入文献柜。保持桌面整洁。关闭照明灯、计算机、空调机电源等。爱惜公司财物,不得损坏、丢失、浪费各种办公用品。5、电话、传真与电脑的使用 接听电话时,应用: 您好! (或报自己姓名),总台应用您好!泰盛集团; 再见; 谢谢等礼貌用语。尽量放低声音,以免影响别人工作;通话尽也许简短,更不应在电话中闲聊。公司的长途电话仅限于工作使用,不得因私使用,一经发现,除个
4、人支付电话费用外,还将按违纪解决。职工在工作需要使用传真机时, 应使用公司统一传真格式。传真机不允许因私使用。 公司计算机设备在使用中注意防病毒感染,如使用过程中出现问题,请与信息部工程师联系。公司电脑严禁使用游戏软件,严禁上网浏览与工作无关的网页,严禁上QQ、上网炒股、下载MP3歌曲、游戏等,上述行为一经发现,公司将根据人事管理制度规定解决。职工因工作需要将公司的设备或物品携带出办公区, 需得到本部门经理、行政部门的批准。收发文管理制度 一、收文1、登记:所有外来文献由行政部统一在文献上编写总流水号,按流水号、接受日期、文献标题、发文单位、附件、传阅去向等项目登记在收发文献清单上。2、传阅:
5、由行政部填写文献阅办单将登记后的文献按轻重缓急、保密限度在文献解决卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅,及时分发、及时收回归档。二、发文1、公司文献的拟定签发,对内外具有指令性和权威性。2、拟稿:公司文献一般由各部门在职责范围内自行起草,要对文献内容负责。文献内容涉及跨部门事务,须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文献,由董事长指定专人负责起草。3、核稿:公文起草后,由拟稿部门经理审核签字,如公文内容涉及其他部门事务,须由有关部门共同审核签字;会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文献,由董事长签发。4、签发:凡以公司名义行文的,须经行政部经理、董事长签发后
6、,方可交付打印,属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的,部门经理签发即可。5、打印:在拟稿、核稿、签发手续齐备后,交行政部审核登记,标明文号,密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文,但要补办登记手续,按审核份数打印。6、盖章:文献打印校对完毕后,按公司的印鉴管理制度加盖公章。7、存档:公司所有文献均须存档一份,发文部门也须自留一份备查。8、传递:保密文献的传递,按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。三、传真1、由前台统一收、发传真,并记录到传真接受、发送登记表上。2、发送传真要统一用公司传真纸。档案管理制度一、 职责 各部门经理负责本部门管理范围内的档案管理工作。对
7、本部门工作过程中产生的文献资料及与本部门工作相关的外来文献进行管理和控制,所有档案立卷、归档后由行政部实行管理。行政部应设立档案管理员。二、管理内容与方法1、立卷归档(1)公司应立卷归档的文献资料涉及:证照资料:涉及营业执照、税务登记证、法人代码证、以及公司开办、年检、变更等有关资料;规章制度:涉及公司制定和修改的所有制度、规定、办法、细则等。收发文书:涉及总公司内部文献、总公司与各子公司(办事处)往来文献、总公司与政府公文及批复、总公司与其它公司业务文献、总公司发出的决定、通报、纪要、重要告知、会议记录等。协议资料:涉及公司订立的各类协议及协议订立、履行、变更、终止及协议纠纷解决过程中产生的
8、有关资料。工程技术资料:涉及公司工程技术项目实行过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。照片、声音资料:涉及反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。其他需归档的文献资料。(2)立卷归档的规定:各类文献应分别立卷。所有外来文献、内部文献由行政部统一分类、登记、编制目录、按年按类装订成册,外来文献、内部文献包含公文、传真、会议记录、通报、纪要等。文献的正文与附件、底稿等应归案在一起,保持文献、材料的完整性。立卷归档的文献要便于查找。文献有标题的,应在目录中列上标题。无标题的,应根据文献内容拟定标题,并标上方括号以示立卷人加的标题。案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚,对破损文献应加以
9、裱糊。照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。2、档案的运用(1)各部门因工作需要借阅档案,应在借阅登记簿上登记。(2)借阅档案,要填借阅簿,用后应准时归还。借阅人员对所借档案应妥善保管,严防遗失,泄密和污损,不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借,不得擅自复制。(3)借阅和查询公司档案,应经借阅和查询人的分管领导批准。(4)外单位人员借阅和查询公司档案,应经董事长批准。3、销毁(1)档案保存期,由行政部建议,报董事长批准。专业性档案(如工程技术、财务等)保存期限按照国家有关制度。(2)对超过保存期限、失去保存价值的档案,由档案室提出销毁申请,报董事长批准。(3)销毁档案时,应认真清点,由
10、2名以上监销人员监销。监销人员由行政部经理指定,销毁后,由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字。(4)对已销毁文献,应制定目录清册存档。4、档案室管理(1)档案室应建立登记、记录制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记,对保管、运用情况定期进行记录。(2)档案管理人员离职或调职,必须与接任人员办理移交手续。(3)档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查,平时注意档案的保存情况,发现问题,及时报告解决。(4)档案室须特别注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压,并注意温度适宜。(5)立卷的档案应分类放入档案盒存放;(6)档
11、案移交 由部门自定负责人保管的档案不移交,但每年要接受档案室一年一至两次的档案检查;按年度归档的档案,在每个自然年结束后1个月内,由各部门立卷归档,移交档案室;负责保管档案的职工离职或调离工作岗位时,应将有关档案资料按规定整组卷后,与档案室负责人、部门经理一同进行档案移交,移交给本部门经理或接岗人;档案移交时,移交人填制移交清单一式三份,交接双方按清单核对交接,并在移交清单上签字;移交清单由移交人、接交人、档案室各执一份。三、责任1、损坏、丢失公司档案的;2、擅自提供、销毁公司档案的;3、涂改、伪造档案的;4、违反第三条制度,不按制度归档或不按期移交档案的;5、档案管理人员玩忽职守,导致公司档
12、案损失的。违反档案管理制度的,公司将据人事管理制度,视情节轻重,给予处罚。保密管理规定一、保密范围公司全体员工均应树立保密意识,严格保守公司秘密。二、保密原则公司全体员工应遵守以下原则:不该说的,绝对不说;不该问的,绝对不问;不该看的,绝对不看;不该听的,绝对不听;不该记录的,绝对不记录。三、保密内容与方法1、文献的保密环节涉及其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等。2、保密文献划分为三级,第一级为绝密,第二级为机密,第三级为秘密。(1)绝密公司有针对性的竞争策略和计划;交易商有关资料;尚未公布的工资福利和人事调整方案;其他绝密内容。(2)机密公司发展规划;公司事故调查报告;公司领
13、导的人事档案;尚未公布的公司机构改革方案;员工个人的薪金;其他机密内容。(3)秘密没有明确规定可以传达的公司办公会议内容;不宜对外单位公开的内部规章;尚未公布的人事处罚决定;其他秘密内容。3、保密文献的复制(1)保密文献的复制由董事长或主管副董事长批准;(2)复制保密文献,应派人在复制现场监督;(3)保密文献的复制情况应予登记。4、保密文献的发出、传递、签收、保管(1)发出保密文献应履行审批手续,审批权限同保密文献的复制一致;(2)行政部经理负责绝密文献的传递工作,其他保密文献的传递工作由秘书负责;(3)保密文献的接受人,应在接受记录簿上签收。接受人应对保密文献妥善保管,不得随旨在办公桌上堆放
14、,不得携带回家或公共场合;(4)经批准由个人保存的记有秘密内容的记录本等应防止遗失。离职时,应清理交回公司。(5)绝密文献由行政部经理直接保管,其他文献由行政部(档案室)保管。5、保密文献的查询和借阅,要严格履行审批制度,权限同保密文献的复制一致;6、保密文献的解密和销毁(1)保密文献的解密有两种形式,一是因正式公布而解;二是经鉴定已丧失秘密特性而解密;(2)因公布而解密的,由保管人确认;(3)经鉴定解密的,鉴定由保管人提出;(4)经鉴定已丧失保存价值的秘密文献应销毁;(5)解密与销毁应报董事长批准(6)销毁保密文献,应有两个监销人,并制作销毁记录。四、处罚违反本规定的,公司将据人事管理制度,
15、视情节轻重,对负责人予以处罚。图书、资料管理制度一、 图书、资料购买程序1、技术类、财务类图书、资料由工程师或财务人员提出申请,经所在部门经理、行政部经理审批后,该部门自行购买。2、其他类型图书、资料由职工向行政部提出建议,行政部审批后,由提出建议的职工自行购买或由行政部统一购买。3、购买图书、资料经手人应事先查阅行政部书目,防止反复购买。二、图书、资料保管与借阅1、图书、资料购置后,由经手人到行政部进行统一编号登记,由行政部管理。2、行政部对所有图书、资料做文本和电子版记录,定期向全体职工发送最新书目,以便职工借阅。 3、职工到行政部办理借阅手续,行政部对借阅期限及图书资料完好度进行记录;有
16、借阅冲突时,由借阅职工或图书管理负责人协调。4、借阅图书的职工应在借阅期限内归还,原则上以两周为限。办理归还手续时,行政部对图书损坏度进行记录。 5、图书借阅期间受到损坏或丢失,借阅职工应根据情节予以补偿。 固定资产管理制度一、定义固定资产指单位价值在2023元以上,使用期限在1年以上的房屋、设备、交通工具、计算机及网络设备、家用电器、家具等。二、固定资产购置1、实行申报审批制度:使用部门将所需固定资产的购置书面报告报送公司领导审批,书面报告的内容涉及:固定资产名称、型号、数量、产地、品牌、价格标准、购置目的、质量规定等。审批后报财务部。2、采购固定资产时,由行政部按批准后的采购计划购置固定资
17、产。电脑网络设备等专业技术性强,价格弹性大的固定资产的购置,应由技术部与行政部共同负责选货、洽谈签收及验收等事宜。经办人员凭购货发票、固定资产登记卡到财务部申请付款或报帐。三、 固定资产平常管理1、行政部是固定资产的归口管理部门,应设专人负责固定资产的登记、调配和监管工作。分公司、办事处等派出机构的固定资产,由分公司、办事处负责人负责。 2、固定资产的登记记录。除由财务负责管理固定资产总帐、明细帐外,行政部固定资产管理员要按各固定资产设立固定资产登记卡。固定资产登记卡要具体记录固定资产购置使用、年终盘点、清理维修、报废、售让等情况以及各项固定资产的管理负责人。3、固定资产的出租、报废、售让等,
18、由行政部出具书面报告,公司领导审批,交财务部门作帐务解决。4、固定资产的使用人和管理负责人,应做好平常保养和维护工作,对固定资产非正常损失和遗失,应追究负责人的相应责任。固定资产的使用人和管理员离职或调离工作岗位,应由行政部负责进行固定资产进行清点、监管移交,并做相应的记录。固定资产的使用人有义务、责任对资产进行保养维护,对丢失损坏负直接责任,资产出现问题,及时向行政部门报告。公司职工要爱惜公共财务及设施。职工个人使用的各种固定资产和各类公用物品,如计算机、桌椅、柜、等,使用者必须登记,并精心使用和保管。5、年终,由财务部门、行政部会同有关管理负责人对本公司固定资产作全面清理盘点,保证帐帐、帐
19、卡、帐实相符。对盘盈盘亏的固定资产要做书面报告,查明发生的因素、责任,提出解决建议,报公司领导批准。财务部门根据固定资产盘点表及其他文献作相应帐务解决。四、固定资产的维修和报废1、固定资产的使用部门和使用人,应严格按照使用说明操作,因使用人操作不妥等非正常因素导致固定资产损坏,应追究负责人责任。2、固定资产出现破损和故障应报行政部,由行政部报公司领导批准,组织修理,并对维修情况作出记录。3、行政部会同相关部门对已无法使用的固定资产进行鉴定,对无使用价值的资产进行报废解决。待报废的固定资产由使用部门写出书面报告,说明因素,经财务部审核、行政部经理批准后,可办理报废手续。无法继续使用的固定资产,由
20、行政部出具书面报告,经财务部审查,领导批准作报废解决。办公用品管理制度一、办公用品分类办公用品分为消耗品、管制消耗品及管制品三类,分别如下:消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶水、大头针、回形针、口取纸、复写纸、便条纸、信纸、圆珠笔、钉书钉等;管制消耗品:签字笔、白板笔、笔记本、修正液、直尺等;管制品:剪刀、钉书器、计算器、印泥、名片等。二、预算报批1、行政部根据公司办公用品需求的实际情况,制定年度办公用品预算,经财务部审核后,报董事长批准,由行政经理根据批准的预算采购办公用品。2、每月28日前由各部门提出办公用品领用计划,交行政部统一采购,次月5日前发放。但请领管制性文具不以上述时间为限。3、每人每
21、月办公用品领用不得超过30元。三、办公用品的请购1、当消耗品接近最低库存限额,即接近办公用品库存最低限额时,由保管人员填写办公用品采购申请单,由 签字,交采购人员采购。2、当管制品需要购买时,由使用人填写办公用品采购申请单,由 签字,交行政部门采购人员采购。3、当公共用品(如复印机零部件、装订机等)需要购买时,由行政部填写办公用品采购申请单,由 签字,交采购人员采购。四、办公用品的采购1、采购人员本着货比三家,物美价廉的原则进行采购。2、采购完毕的办公用品需填写办公用品入库单(一式两联),同保管人员进行交接。3、采购人员负责编写大件办公用品的编号(单价 元以上)。4、采购人员每次采购后填写电子
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