IT保障制度ITM系统运行制度.doc
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1、_ERP系统运营管理制度(系统管理部分)建立日期: 2023-4-10 修改日期: 2023-5-23 文控编号: UF_U8_XX(项目名称)-05(阶段序号)_XXX(流水号)客户项目经理:日 期:用友项目经理: 日 期:第一章 整体说明1.1. 合用对象本制度合用于与本ERP系统运营相关的所有岗位的人员:涉及EPR各个岗位的操作员,系统管理员,IT部门相关人员等。1.2. 制定制度的目的目的是为了保证ERP系统正常运营,严格规定在系统管理和维护的各个环节的相应岗位的标准做事方法和规则。1.3. 具体内容1.3.1. 系统管理员部分建议内容:序号操作名称操作描述时间和策略1系统防病毒定期相
2、应用服务器和数据库服务器进行杀毒。天天,安排在系统空闲时刻2数据库备份对ERP数据库进行备份天天,安排在系统空闲时刻,可以设立为系统定期自动执行,要把备份复制到备份磁带中3产品补丁使用用友提供的产品补丁维护系统用友服务会不定期地提供相关的产品补丁,系统管理员应依据补丁使用流程安装补丁、做好相关备份和记录。4系统优化对数据库系统优化比如:每周一次,对数据库索引进行重新组织。5客户端维护对操作人员的操作终端的相关设立进行维护比如NC ERP,要对客户端PC的IE浏览器进行相关安全设立。在新增终端或重装系统时要设立。1.3.2. 操作用户部分建议内容: 1. 定期对系统终端防杀软件病毒;2. 不更改
3、客户端软件的相关设立,如IE浏览器的设立;3. 保证系统终端不安装使用游戏软件等无关软件,保证ERP系统高效稳定运营;1.3.3. 制度文本附件第二章 ERP管理系统及计算机操作管理制度2.1. 总则ERP管理的最终目的是运用核算手段及分析手段的现代化,实现公司管理工作的现代化,为公司管理的现代化提供基础。ERP系统是由系统各类人员,计算机硬件系统、计算机、核算软件,及各类会计信息组成的一个有机整体,为保证已建立的ERP系统的安全、可靠、正常稳定的运营,并且在运营过程中不断提高运营效率,增强信息系统的运营效果,有必要对系统进行科学、严密的管理,即:1、 建立、健全各种组织控制措施,保证系统安全
4、、正常、可靠、稳定运营;2、 加强对已建立的信息系统的管理,提高系统的运营效率;3、 充足运用系统提供的各种手段,便利灵活地为管理提供服务。根据以上目的,并结合财政部对公司财务系统的特殊性与我公司的实际情况,制定出我公司ERP系统的管理制度。本制重要涉及ERP系统的使用管理、帐务系统管理、报表系统管理、人员组织管理维护管理及档案管理等内容。本制度由ERP领导小组负责解释说明及监督实行。本制度是依照财务的有关规定并结合当前ERP系统的运营实际情况制定的,为满足本公司ERP管理发展的客观需要应及时进行补充修改。本制度从公布之日开始执行。ERP管理就是把物料控制、生产计划和财务管理等管理系统工程、电
5、子计算机应用技术、INTERNET、网络等学科与会计理论和方法融为一体,通过货币计量信息和其它有关信息的输入、存储、运算和输出,运用最新科技成果,以现代机器工作取代手工操作,实现公司整体工作方式的变革和人的解放,并定期或不定期地提供计划和控制经济过程需要的会计信息和生产信息等,为此,为保证ERP管理正常运转并完毕预定的任务,特制定ERP管理操作使用管理制度。此制度重要是通过对系统运营的管理,保证系统正常运营完毕预定的任务,保证系统内各类资源信息的安全与完整,只有加强使用管理才干避免非法舞弊行为和公司商业秘密泄露等的发生,避免系统内数据由于误操作而被破坏或丢失,保证发生故障后能及时恢复,出现错误
6、后能及时发现,及时纠正,保证输出信息对的、真实。2.2. 计算机的管理:计算机属公司常规而又重要办公设备,应发明一个良好的运营环境,为保护计算机设备,软件与数据的安全可靠,现规定如下:1、 计算机由系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调管理、非工作人员严禁拆卸;2、 保持计算机卫生,定期清洁(每周末下午)微机以及其它设备的尘埃和赃物;3、 严禁在微机前用水和吸烟,以免引起短路、火灾或其它操作;4、 为防止意外事故的发生,杜绝一切火源,计算机内所有电器设备须经电工安装,其它人员不得随意拆迁或安装;5、 在工作中忽然停电,应注意及时关闭有关设备电源,在操作人员离开微机时应关闭微机电源,下班前应检
7、查电源的关闭及UPS使用等情况;6、 严禁在微机内安装或运营游戏盘;7、 不能在上班期间,浏览一些与工作无关的网站。不能浏览色情、暴力、反动的网站。8、 未经许可,不准对外服务,以防病毒传入;2.3. 操作使用管理:本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度,重要任务是建立、健全和完善ERP管理运营环境,保证主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整,防止违规操作,避免因误操作而导致数据失真和丢失,保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复,同时保证ERP管理信息资源的对的性、及时性、完整性和连续性。1、上机运营系统的规定:1) 系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及
8、经系统管理员批准的有关人员,有权上机操作运营系统;2) 非指定人员不能上机运营系统;3) 上机使用人员必须使用其真实姓名,操作密码注意保密,一旦泄漏,操作人员有权修改自己的口令,否则,出现问题,操作人员有不可推卸的责任;4) 上机人员必须按照各自的操作权限进入,不得越权,为防止此类情况的发生,上机人员操作完毕后,必须退出系统;5) 应及时作好各自的备份工作,以防止意外事故的发生;6) 不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作,以防止病毒的传入;7) 未经批准,不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令;8) 对各应用软件word、excel等的使用,必须在D盘上建立自己的子目录,存入自己的文献,
9、系统文献目录不应存任何非系统文献,维护人员有权删除这些非系统文献。如被删除,文献编辑者自负后果。2、上机使用人员职责和权限:1)系统管理员:对整个系统的运营进行负责。(1)、协调系统内各类人员之间的工作关系;(2)、负责组织和监督系统运营环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。(3)、负责保证计算机系统操作的安全性、对的性和及时性的检查,并做好上机记录的整理工作,应按规定及时性归档。(4)、负责作好系统运营情况的总结,提出更新软件或修改软件的需求报告。2)、系统维护人员:负责系统运营中硬件和软件的维护工作:(1)、负责系统维护工作,涉及各环境库的修改和更新操作;(2)、负责定期或不定期
10、地检查硬件和软件的运营情况;(3)、负责系统的安装和调试工作;(4)、按规定程序实行软件的完善性、适应性和对的性的维护;(5)、系统维护人员除实行数据维护外,不允许随意打开数据库运营操作,实行数据维护时不准修改数据库结构,其它上机人员一律不准实行数据库操作。3)、系统操作人员:系统操作人员是指有权进入当前运营的ERP系统所有或部全功能的人员。(1)、负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。(2)、严格按照系统规定进行操作;(3)、负责软盘备份及归档工作;(4)、负责输出打印凭证、帐簿和报表,并管理及归档工作;(5)、日记帐应当天登录,登录后即打印出当天的日报表,做到日清月结;(6)、月底满
11、页可打印所有的帐簿和会计报表;(7)、记帐凭证按规定随时打印。4)、数据录入人员:(1) 、检查原始数据是否合理、合法与对的,对于违规记录不得录入;(2) 、数据录入过程中,如发现有疑问或错误时,应及时询问有关人员,不得擅自修改和作废。(3) 、认真录入数据,录入完毕后检查核对,核对无误后交复核人员进行复核;(4) 、日记帐数据录入应做到日清月结。5)、数据审核人员:(1)、负责数据录入的审核工作,涉及各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的对的性;(2)、复核人员不得进行数据录入操作,复核时如发现录入错误时,应告知录入人员修改,待修改后再进行复核;(3)、负责输出数据的审核;(4)、对不符合规
12、定的凭证和不对的的输出数据,不予签字确认。6)、专职会计人员:根据原始凭证编制记帐凭证,编制记帐凭证应符合财务制度的规定,做到内容完整、数据对的、代码准确、摘要简明规范; 7)、档案管理人员:(1) 、负责ERP管理各类系统软盘、各种文档、种类数据软盘及输出打印的记帐凭证,帐簿和报表等有关会计资料存档管理;(2) 、按规定期间催交入档;(3) 、对不符合规定的会计资料及软盘不予接受;(4) 、做好安全保密工作;2.4. 上机操作注意事项1、开机环节:1、 打开电源开关;2、 打开UPS电源开关;3、 打开打印机开关;4、 打开显示器开关;5、 打开主机开关。2、关机环节:1、 关上主机开关;2
13、、 关上显示器开关;3、 关上打印机开关;4、 关上UPS电源开关;5、 关上电源开关。3、每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟;4、工作完毕后一定要完全退出系统后离开;5、停电后UPS不间断电源会发出警告,要及时将数据存盘,执行上述操作环节;6、使用键盘时要轻击,牢记不可重打;7、严禁使用游戏盘,违者重罚。2.5. 计算机上机操作记录制度实际应用ERP管理软件的公司在实践中发现,必须规定对ERP管理单位规定有“必要的上机操作记录制度”,为保证我公司ERP管理的正常发展,更好地完毕系统维护任务,了解故障发生因素、地点、时间以及解决方法和解决结果等情况,严格微机管理制度,现规定如下:1、 所有上
14、机操作人员必须登记所有上机操作情况,规定填写日期、操作员姓名、操作内容,运营时间和运营情况。2、登记操作记录要认真具体,操作过程中没有问题,运营情况及备注栏填写运营正常字样,若有问题则应及时登记录,并向系统维护员报告。3、不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。4、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和解决方法,解决结果都应有明确记载,对于严重或重大运营故障,除按规定登记外还须另行填写故障报告单。并向系统总负责人报告。5、操作记录每月装订成册,平常文档由管理人员妥善保管,年终整理归档。6、要真实完整地填写操作记录,发生问题不登记者,按有关制度根据问题的严重限度予以解决,请所有操作人员及维护人
15、员必须严格遵照执行。上机操作记录:上机时间操作员姓名操作内容运营时间运营情况备注2.6. ERP管理岗位责任制为使我公司ERP管理工作进程不断加快,保障ERP工作正常开展,保证此项工作的合法性、准确性、安全性,特制定ERP管理岗位责任性。1、 ERP管理岗位:根据公司的内部物料、制造管理和会计核算的特点及公司对ERP管理岗位设立的规定,在系统总管理员的领导下,从各个岗位出发围绕ERP来开展工作,更好地发挥其应有的作用,特设如下管理岗位:主管会计、财务负责人、系统管理与维护、业务经办与操作录入、业务复核、业务稽核、业务数据管理、档案管理。2、岗位职责:1) 信息部长:对公司ERP发展方向、规模及
16、重大硬件、软件、使用、应用项目进行决策,保证ERP管理工作的健康发展。2) 财务负责人:制订财务ERP发展规划,为主管会计提供重大硬件、软件使用、应用项目的决策依据,根据本公司特点合理的设立ERP管理岗位及配备岗位人员,检查岗位人员的工作情况,严格按各岗位标准进行考评。3) 系统管理维护岗:(1)、参与制定本厂财务ERP发展规划及ERP管理制度;(2)、执行对操作人员的管理和计算机档案管理职能,对部门使用到软件进行平常维护,保证计算机软件、硬件财产安全可靠;(3)、及时了解计算机故障情况,并采用相应解决措施,碰到重大的系统运营故障必须根据故障的发展,解决情况填写故障报告单并及时报给主管人员;(
17、4)、对的分派系统操作人员的使用权限及以后软件开发工作;(5)、开发的软件应充足运用本公司已经应用的信息系统、报表系统的功能,并应以易接受、易掌握为原则;(6)、未经各种主管、系统管理员核准的开发项目,不得上机;(7)、保证各种ERP管理规定的正的确施。4) 业务经办与操作:依照科目负责制的原则,设立成本核算、费用核算、材料、销售、债权债务往来的核算、钞票、银行存款、固定资产、记帐、二级核算等岗位,各岗位严格按照本公司财务制定的业务工作标准进行平常工作。做好记帐前对明细帐的审核,保证录入数据对的。充足使用计算机对帐、核销等功能来完毕工作,并按帐务管理制度规定打印帐簿、报表。5) 数据录入:(1
18、)、执行系统管理对岗位工作的具体指挥、规定;(2)、及时、准确地按规定标准输入手工记帐凭证、生成机制凭证及帐表;(3)、通过系统管理员及时准确地为领导提供所需数据;(4)、系统管理员给本岗位设立的口令不得告知其他任何人;(5)、对的执行ERP管理中的有关操作,使用等各项规定;(6)、发现问题,及时向系统管理员及财务主管负责人反映;6) 数据复核岗:(1)、对输入计算机凭证质量把关,保证手工凭证与机制凭证的一致性;(2)、对已录入的凭证及时复核,最迟不得超过次日复核完毕;(3)、发现凭证错误,分析责任因素,告知有关岗位人员进行修改,复核人员不得擅自修改;(4)、填好上机操作及其有关事项登记表,发
19、现问题告知有关人员协调解决;(5)、按日整理复核后的手工凭证,交数据管理员进行汇总、打印汇总凭证;(6)、复核后的凭证要加盖岗位人员印章,并对审核结果负责。7) 数据稽核:(1)、审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字;(2)、审核记帐凭证是否符合会计制度规定,借贷关系式是否平衡,各种帐表互相之间数据是否一致,保证帐帐相符、帐表相符;(3)、发现不合法的原始凭证及手工记帐凭证填写有误时,退回业务经办人员进行协调解决;(4)、每周对所有原始凭证、机制凭证、报表进行一次稽核,保证录入数据对的无误;(5)、稽核后的凭证要加盖岗位人员印章,并对所有因人为因素导致而未及时稽核发现
20、的凭证问题负责。8) 数据管理岗:(1)、执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、规定;(2)、根据复核后的计算机凭证,按本汇总、打印、输出机制凭证汇总表,粘贴在机制凭证上,保证机制凭证在内容、编号、金额上的对的性。(3)、对存贮在磁盘(含硬盘及软盘)上的会计文献、凭证、帐表等要及时备份,备份软盘要编号及盖章归档;(4)、根据帐务管理制度有关规定,进行及时对帐结帐、结转下年;(5)、对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作;(6)、注意保管、查看计算机操作记录,发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档;(7)、按档案管理规定移
21、交档案,填写档案移交单;(8)、对本岗位负责,在档案移交单上盖章。9) 档案管理岗:(1)、严格按照档案管理制度规定进行平常工作;(2)、对会计核算结果的历年资料要保存三份,分别存放在不同地点;(3)、对购置或自制开发的会计软件,要作为会计档案妥善保管,并负责督促计算机凭证、帐薄、报表的装订归档;(4)、注意查看档案移交登记表,对接受的计算机档案资料负责。 各岗位严格执行制度规定,互相协调工作,发现问题及时反 映,提出有助于ERP发展的建议,保证我公司财务ERP向着健康有效的方向发展。3、监督、贯彻本规定由财务主管及系统管理员监督执行。帐务系统管理制度为保证帐务系统安全、正常、可靠的运营,根据
22、ERP软件的实际规定及我公司的实际情况,特制定帐务系统管理制度。本制度涉及帐务系统人员组织、操作管理、业务管理工作标准等内容。1) 、人员的组织系统配备系统维护员、录入员、操作员、复核员、稽核员、数据管理员,从业务管理及财务解决流程来分,系统配备系统管理员,系统维护员,数据管理员,财务主管,主办会计,出纳,往来会计,存货会计,销售管理员,具体配备见下表:编号岗 位姓 名1系统管理员系统管理孙彦军2系统维护员系统维护、录入、审核孙彦军3数据管理员数据管理、审核孙彦军4财务主管稽核、查询5主管会计复核、录入、操作6出纳、银行录入、操作7往来会计录入、操作8原材料、成本会计录入、操作9材料采购会计录
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