西软酒店管理系统系统基础知识手册5.0.doc

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西软酒店管理系统系统基础知识手册5.0

FOXHIS系统基础知识 2
第一节 如何进入、退出FOXHIS系统 2
一．如何进入Foxhis系统 2
二.如何退出功能模块 4
三.如何关机 5
第二节 系统菜单的构成 6
第三节 FOXHIS系统的基本概念 7
一．帐号的构成和使用 8
二．主单状态 8
三、楼号与房号 9
四、房间类型 9
五、虚拟房类 10
第四节FOXHIS系统的常用辅助功能 11
一、运行状态 11
二、职员留言 12
三、口令修改 14
四、更换工号 15
五、退 出 15

FOXHIS系统基础知识
第一节 如何进入、退出FOXHIS系统
一．如何进入Foxhis系统
一般系统管理员在你使用的电脑中，已预先安装了你可使用的饭店管理软件模块。打开电脑进入WINDOWS桌面，如图（1-1）所示。

图1-1 Windows桌面
根据需要在桌面上选择功能模块的快捷图标，例如：需要打开‘预定接待系统（reserve）’只需双击相应的图标即可。如图（1-2）所示：

图1-2 预定接待系统图标
该模块启动后，屏幕上会弹出登陆界面，如图（1-3）所示：

图1-3系统登陆界面
观察登陆界面，其内容主要包含了Foxhis饭店管理软件的版本、模块名称、用户等信息。
正确输入：‘S班号’—— 根据上班情况分别输入1、2或者3。1对应与早班；2对应于中班；3对应于晚班。
‘E工号’—— 操作员编号，代表相应的操作员，代码长度为三位；
‘P口令’—— 操作员自己的密码，密码长度为1至7位，在密码输入时要注意字母的大小写的区别。
正确地输入工号和口令后，按回车键即可成功地登录到该系统中，屏幕上会出现如图（1-4）的界面。
Foxhis系统欢迎界面

图1-4 Foxhis欢迎界面
此时用左键单击x关闭‘欢迎使用西软产品’的界面（或者用ESC键），即可进行正常的前台预定接待操作。
如果他人给你输了留言，系统将首先显示职员留言画面，如图（1-5）所示：

图1-5 职员留言画面

其中：
1． 留言人工号和留言人姓名：给你留言的操作员的工号和姓名。
2． 收言人号和收言人名：你的工号和姓名。
3． 留言日期和留言时间：留言的日期和时间。
4． 收到日期和收到时间：你第一次查阅留言的日期和时间。
5． 留言内容：留言的具体内容。
6． 屏幕右上角中的第一数字表示总的留言数，第二数字表示当前留言的序号。
此时，操作者可以进行以下的操作：
1． 按[PageUp]键：上翻给出前一个留言（若不止一个留言）。
2． 按[PageDown]键：下翻查找下一个留言（若不止一个留言）。
3． 单击删除按键：可删去当前留言。删除后下次就不再显示此留言。]
4． 退出：单击退出按键退出留言查阅功能，进入相应系统。

二.如何退出功能模块
一般情况下，操作员平时不必也不允许任意开、关机，遇到特殊情况应请系统管理员来处理。如确需退出模块(如宾馆要停电时，后台部门正常下班等)，则有以下2种常见的方法：
1. 可选择模块中的‘其它’功能 → ‘退出’功能，如图（1-6）所示：
快捷键

图1-6 退出子菜单
2. 直接按键盘上的快捷键Ctrl+X；
不管是哪种方法，操作之后系统都会出现如图（1-7）的提示框

图1-7 FOXHIS信息提示框
如果选择‘是（Y）’即可以退出该模块。
三.如何关机
正常关机的过程可以由以下三步完成：
1. 退出正在应用的功能模块（方法参见上 二.如何退出功能模块）。
2. 单击‘开始’，出现如图（1-8）所示的界面，在‘开始’栏选择单击‘关闭系统’（图中兰色条所在位置），Windows会出现如图（1-9）的提示框，单击‘关闭计算机’前的圆，单击‘是（Y）’，系统自动关机；
3. 切断电脑主机和显示器电源。

图1-8

图1-9

第二节 系统菜单的构成
为了用户操作方便，系统通过屏幕将各功能模块象菜单一样显示出来，等待用户观察和选择。下面以图（2-1）Foxhis预订接待系统的菜单格式为例，描述Foxhis系统的菜单构成。

主菜单

‘其它’功能的子菜单
工具栏
快捷键提示

图2-1 预定接待系统的菜单
1．主菜单：（如图2-1所示）就是进入系统后出现在屏幕顶端的那一行菜单，它显示了系统的各种基本功能。例如：“预订接待系统”的主菜单共包括以下七个部分:
1)散客 2)团体 3)AR帐 4)房类 5)房间 6)报表 7)其它

2．子菜单：（如图2-1所示）单击选中主菜单中某一项，系统自动弹出其下拉式子菜单，子菜单中的每一条都对应相应的功能。选择执行子菜单的常用方法有2种，介绍如下：
（1） 移动鼠标，单击选中某一项，即可执行该项功能。
（2） 用键盘右下方的↓或↑键移动蓝色条，将其停留在要执行的功能项，按回车键，同样可以执行该项功能。

3．工具栏：（如图2-1所示）主菜单下的一组图形按钮，当您把鼠标指针停留在某一图标上时，系统自动会显示相应的功能提示。单击图标可以直接进入该项操作，而无需从菜单中选择进入，这样可以简化操作。这也是系统建议的一种方式，因为工具栏集成了模块中最常用的功能。
4．快捷键：（如图2-1所示）在菜单系统中，如要快捷地操作某项功能，可以按下组合键[ALT]加字母（相应字母在系统中均以下划线标明）来快速选择。如在预订接待主菜单中，按[ALT]+[G]键就可选择“团体”功能。子菜单中，相应快捷键也会特别标明，如[Ctrl]+[X]键即为退出系统的快捷方式，系统在屏幕菜单上会有相应的提示。
至于其它许多功能按钮都支持快捷方式，例如‘是〔Y〕’你可以使用[Alt]+[Y]来实现快捷操作，说明中编写了《快捷键一览表》，读者可以根据需要查询此表。

第三节 FOXHIS系统的基本概念
要掌握Foxhis系统，首先必须领会该系统的一些基本概念。下面依次介绍以下这些基本概念：帐号、楼号、房类、虚拟房类、房号、主单状态等。
一．帐号的构成和使用
帐号是客人帐单的计算机代号，它由计算机自动产生。本系统有许多种帐号，如散客帐号、团体帐号、团体成员帐号、宾馆工作帐号、AR帐号、历史档案帐号和特别提醒客人帐号等。但是无论什么帐号都由7位数组成，且有统一的规则。熟记这些规则，有助于操作员快速掌握客人的分类信息（比如看到一个帐号能马上分辨是团体客人还是散客等）。下面我们用下表（1-1）解释几种主要帐号的构成规则：
名称
第1位
2-4位
5-7位
举例
散客帐号

本年的最后一位

一年中的第几天(元旦为第0天)
流水号
2001003注释1
团体帐号
800001-949999之间按顺序取流水号
2800003注释2
团体成员
一年中的第几天+400
流水号
2401003注释3
宾馆工作帐
950000-999999之间按顺序取流水号
2950008注释4
历史档案档案
流水号
2000008
特别提醒档案
流水号
2000008
AR帐
1-2位固定为“AR”，后五位为流水号
AR00008注释5
表1-1 Foxhis系统帐号
注释1：“2001001”这个数的含义，第一个2取自于本年即2002年的最后一位，001说明今天是一年中的第二天（即1月2日），最后三位数003说明此人是1月2日本宾馆的第3位客人。（思考：解释帐号2023005的意思）
注释2：“2800003”根据帐号的结构（第二位开始是800001-949999之间的流水号），此帐号必定为团体帐号。类似与散客帐号，第一位数字2取自于2002年的最后一位，800003说明此团队是今年本宾馆接待的第3个团队。
注释3：“2401003”第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位，401根据团体成员帐号的构成规则可以拆成400+1，其中400说明此人是团体成员，1代表一年中的第一天（即1月2日）；最后三位数003说明此人是第3位客人。
注释4：“2950008” 第一位数字2含义同上即取自于2002年的最后一位，950008是950000－999999之间的流水号。
注释5：任何一个AR帐都是以字母AR开始的，其后加上五位流水号。例如AR00023代表它是第23笔AR帐。
二．主单状态

主单状态反映一个客人的信息在饭店中所处的状态，本系统对客人的不同状态用专门的字母表示，具体见表（1-2）：
状态
状态含义
备注
R
预订状态
基本状态
I
当前在住的客人
O
当前已结帐的客人
D
昨日结账
C
已确认的预订，一般应该给他保留房间
其他状态
N
应到未到而被删除的预订 NO SHOW
L
建议到其他饭店去的预订 转馆
X
已被取消（删除）的预订
S
当前暂时挂帐的客人
H
有效的宾馆工作帐
表1-2 几种主要的主单状态
要掌握整个FOXHIS系统，理解其主单状态的变化过程非常重要，所以要求使用者记住这些字母的含义。以下图（3-1）为主单状态的流程图，你可以从中看到主单的状态是怎么转变的：
　　下图的信息流图中，字母表示客人主单的状态，箭头表示流转过程。
N
到
未 X
预订 取消
R 入住 I 结帐退房 O 夜审 D 夜审 历史档案
确 住 挂 结
认 入 住 帐 帐
C 入 S
图3-1 客人主单流转图
三、楼号与房号
本系统所指的“饭店”最多可由36幢楼组成，每幢楼由“楼号”来表示，每个楼号由一位字符表示，一般用字母A、B、C等来表示。其房间用五位的房号来标记。
四、房间类型
Foxhis系统为了便于提供全面的客房信息，创建了各种类型的房类图表。这些图表包括：VC&VD房按房类列表、VC&VD房按楼层列表、客房列表、客房简报、实时房态表等。下面我们首先以客房简报为例（图3-2），来看一下在这些图表中，房间信息分别是用什么符号来表示的。
在客房简报中有房号、房类、状态、预定房等列，系统中对于这些分类信息加以不同的标识。本系统图标中使用了三种不同的方式来表示，具体介绍如下：

房间状态表示
起止日期

图3-2 房间简报

1、对于每种房间类型Foxhis系统允许最多使用三个大写字母来表示。系统中，常用以下符号来表示不同的房间类型：
VC —— 干净的空房（可卖房） OC —— 住房净房
VD —— 脏的空房（走房） OD ---- 住客脏房
HU —— 自用房
OO —— 维修房
TP ----临时态
EA --将到 ED----预离
2、使用不同的图标显示房间类型，直观、形象，常用的有以下这些：
干净的空房
长包房
自用房
团队将走房
团队预订房
维修房

散客在住房
团队成员房
脏的空房

3、用以下符号显示特定的房间附加信息：‘预订房’这一列中红色表示在起止日期内将离开此图中起止日期是2002/09/25到2002/09/26，同时起止日期可以根据统计的需要加以修改；黑色表示将到达，表示在住房；维修房表示在该周期内要维修。
在整个系统中，有很多显示房间信息的图表，都需要用到以上这些图标。熟记这些表示能帮助操作者快速有效的从图表中获取不同信息，提高工作效率。
五、虚拟房类
在实际应用中，不少饭店会碰到因楼层或朝向等不同而设定多类标准房等情况，实行不同门市价，但在相关报表及信息统计时则需要将其统一起来。为了处理这种情况，系统在普通房类之上提出了虚似房类的概念。例如设置一虚拟房类标准房，包含了景湖标准房、高层标准房、普通标准房等多类。虚似房类主要应用于公关销售与预订接待系统，及相应的统计报表。
第四节FOXHIS系统的常用辅助功能
进入每一个Foxhis系统的功能模块之后，观察每个主菜单的最后一项，可以发现都是‘其它功能’。图（4-1）显示的是前台收银系统的‘其它功能’，可以看到在‘其它功能’里有：运行状态、职员留言、口令修改、打印设置、工具条、关于…更换操作员、退出，共八条命令。本节将着重介绍‘运行状态’、‘职员留言’、‘口令修改’、‘更换操作员’、‘退出’这五个常用的辅助功能。
‘其它功能’的子菜单

图4-1 前台收银系统菜单
一、运行状态
用于显示整个系统电脑运行的状况。执行此功能的操作方式如下：
1、 用鼠标左键单击主菜单上的‘其它功能’；
2、 移动鼠标箭头至‘运行状态’（此时‘运行状态’蓝色显示）；
3、 用鼠标左键单击‘运行状态’，屏幕上跳出运行查询状态的界面，如图（4-2）所示。

图4-2 运行状态查询
上图中：
站 点： 指各工作站的IP号；
电 话： 与工作站相对应的内部电话号码，它可用于内部联系工作；
启动时间： 指启动计算机管理系统的日期和时间；
状 态： 工作站当前的状态，可选择：“运行”表示系统正在操作过程中，“挂起”表示系统正处于最外层（操作员尚未登录），“停机”表示已经退出计算机管理系统；
工号、姓名：即当前操作员的工号和姓名；
登录时间：为登录具体功能的时间，也就是输入工号的时间；
使用功能：指当前工作站正在使用的模块功能。
二、职员留言
职员留言可用于操作员之间的通讯和交接班。如果是给自己留言，那么就相当于备忘录功能。
执行此功能的操作方式如下：
1、单击主菜单上的‘其它功能’；
2、移动鼠标箭头至‘职员留言’（此时‘职员留言’蓝色显示）；
3、单击‘职员留言’，屏幕上跳出Foxhis留言系统的界面，如图（4-3）所示。
如何使用‘职员留言’功能呢？
第一种情况：给单个人留言。我们以给前台接待员徐静留言为例，说明具体的操作步骤。
1、 在A区选择收言人，单击‘前台接待员’前的‘+’号，单击‘徐静’前的，则显示。这表示，你已经选择了‘收言人’徐静。
2、 单击B区右边的选项卡‘发件箱’。
3、 在C区‘主题‘处，输入留言的主题；在主题下的空白处，输入留言的具体内容。
4、 单击C区‘发送’。留言将被发送到王静的‘收件箱’，只要王静登录到饭店管理系统，系统将自动提示王静有留言。同时屏幕变成如图（4-4）所示。
注意：收言人和留言的主题是必须选择的，否则留言发送将会失败，如果这样系统将会有所提示。

C区 输入留言的主题和内容
B区 收件箱、发件箱、垃圾桶的切换
A区 选择收言人
例如，此图中收言人是前台接待员王静

图4-3 职员留言

图4-4 留言成功后的界面
第二种情况：同时给几个人留言。操作步骤除第一步外，其余和给一个人留言的情况完全相同。
第一步，在A区选择收言人时，在所有的收言人姓名前都打上勾，即可。
第三种情况：整理收件箱或发件箱。以删除收件箱中的留言为例（如图4-5所示），说明操作步骤，其它操作类同。
1、 在B区把光标移到你要删除的那个留言条上，左键单击选中。
2、 此时主题和留言内容会在C区显示，鼠标左键单击C区右端‘删除D’键，则此留言被删除。
3、 同时此留言被放进垃圾桶，界面转换成如图4-6所示：
选中第二个留言

图4-5 Foxhis留言系统发件箱

图4-6 Foxhis留言系统垃圾桶

三、口令修改
功能是修改当前操作员的口令。操作员应该经常修改自己的口令以防止泄密（因为口令泄密可能造成一定的经济后果），该功能只有在正确地输入原口令情况下才能修改成功（以防他人误改）。执行‘口令修改’的命令方法同‘运行状态’和‘职员留言’。
‘口令修改’的界面如图（4-7）所示：

图（4-7）口令修改
如果你是第一次修改口令，有可能最初没有设口令，你可以在原口令处直接按回车，光标定位在N.新口令处，输入你的口令。你的口令最多可以由八位数字和英文字母组成，要记住的是字母区分大小写，对于密码而言，A与a是二个不同的符号。按回车键后，系统将要求你再次输入刚才的密码，最后单击“确认.O”。如果二次输入的密码相同，则修改成功；如果二次输入的密码不同，系统将会提示输入的新口令不符，即口令修改不成功。
四、更换工号
主要用于交接班、离开岗位等情况。为防止他人使用你的工号操作本系统而造成不必要的麻烦，系统建议你选择主菜单中的‘其它功能’ →子菜单的 ‘更换工号’或直接按快捷键Ctrl+Z把模块退到如图（4-8）处。输入接班人员的班号、工号、口，更换工号成功。

图4-8
五、退 出
一般情况下，操作员平时不必也不允许任意开、关机，遇到特殊情况应请系统管理员来处理。如确需退出模块(如宾馆要停电时，后台部门正常下班等)，则有以下2种常见的方法：
1、 选择模块中的‘其它’功能 → ‘退出’功能（如图4-9所示）；

图4-9 ‘其它’子菜单的‘退出’功能
2、 接按键盘上的快捷键Ctrl+X；
不管是哪种方法，操作之后系统都会出现如图（4-10）的提示框

图4-10 FOXHIS信息提示框
如果选择‘是（Y）’即可以退出该模块。

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3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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