销售公司业务流程和经营管理重点手册样本.doc
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1、经营部业务操作流程和经营管理重点手册 目录一、 公司安全管理1、 协议管理- 12、 印章管理- 2二、内部经营管理1、 价格管理- 32、 资金管理- 43、 订货管理- 54、 费用管理- 65、 效率管理- 7三、人机一体化的业务流程1、 提货流程- 8四、人员聘任、调动、离职流程- 9五、统一协议内容1、 代销协议-102、 经销协议-113、 连锁协议-12 流程一:业务协议管理流程图计划留存协议一份客户选定 业务员 财务 客户 业务主管 客户 经理 财务 计划客户盖章(见注1)签署协议领取协议核查审批签字盖章 进销存系统维护注:1、 协议客户必须先盖章,经营部经理见客户盖章协议后才
2、干签字盖章;2、 财务必须每月核查协议编号。财务留存协议一份(见注2)客户留存协议两份第一章 资产安全管理协议管理一、 所有发生业务往来(销售、广告、工程、服务、运送、租赁、采购等)的客户必须签定相关协议,任何口头承诺一律无效。二、 协议内容按销售公司规定的协议文本执行。各地区签署销售协议时出现销售任务、奖惩政策、售后服务管理等约定,以协议附件Page: 4补充协议还是附件?的方式补充。三、 签定协议严格按业务协议管理流程图执行。四、 业务主管核查责任如下:1、 检查协议发生的支出是否超过预算。2、 协议是否符合总部销售政策和财务管理规定。3、 销售业务主管对代销协议客户进行资信等级核查。4、
3、 核查未通过,责成相关人员重新进行洽谈或客户选定。五、 经营部经理的审批责任如下:1、 是否符合总部协议管理规范,协议附件是否违反总部销售政策。2、 客户选定及代销客户的批准是否符合规定。3、 审核未通过,责成相关人员重新进行洽谈或客户选定。4、 经营部经理对协议的签定负完全责任。六、 经理审批签字后,加盖协议专用章和骑缝章生效。无协议专用章的单位,须加盖公章和骑缝章生效。七、 销售协议生效后,计划员依据生效协议进行进销存系统维护,建立客户档案。八、 协议档案管理1、 销售协议一式四份,盖章生效后财务计划留存一份,业务留存一份,客户留存两份。其他协议一式四份,财务留存一份,相应职能部门留存一份
4、,客户留存两份。2、 相关部门对协议档案进行规范管理。将协议装订成册,保管期限为2023。九、 自营专卖店、店中店等按照代销模式管理。十、 销售协议期限为1月1日到12月31日,除新开发客户外,续签的销售协议必须于1月份签完。印章管理一、 公章用途:办理各项公务、对外发文、开具介绍信、财务帐簿启用。保管人:分公司总经理、经营部经理或其委托人。二、 协议专用章用途:凡签定商品购销、货品运送、租赁等协议,一律加盖协议专用章。如无协议专用章的单位,用公章代替。 保管人:分公司总经理、经营部经理或其委托人。三、 财务专用章用途:提货单、对外开具或接受银行票据一律加盖财务专用章。保管人:财务主管。四、
5、法定代表人印章用途:对外开具或接受支票一律加盖法人章。保管人:出纳。五、 发票专用章用途:开具增值税发票、普通发票一律加盖发票专用章。保管人:负责开具发票的人。六、 货品发讫章用途:仓库按提货单发货后必须加盖货品发讫章。保管人:仓库管理员。七、 各印章保管人对相应的印章负所有责任。八、 协议公章的管理必须建立备查薄。第二章 内部经营管理重点价格管理 一、供货价格的分类及执行1、 经营部供货只能有经销价或代销价。2、 代销价必须高于经销价2个点以上的水平。3、 经销客户按经销价供货,银行承兑汇票在经销价上按每月上浮0.3%(视银行利率浮动)供货,但最多不能超过6个月。4、 代销客户、连锁经营客户
6、按代销价供货,银行承兑汇票在代销价上按每月上浮0.3%(视银行利率浮动)供货,但最多不能超过6个月。5、 对客户实行统一供价,任何人不得以任何理由违反该项原则。6、 工程用户、内部员工或关系单位个人购机,原则上不得低于经销价,如因特殊情况低于经销价时,必须经第一负责人批准。一、 价格水平价格的制定必须依据上述策略并与费用预算、费用管理结合起来,并保证毛利率高于费用率。假如有返利等额外开支,必须另加相应的额度进行定价。二、 定价人员对价格毛利水平负重要责任,经营部经理负所有责任。三、 价格调整出现价格调整时,补差数量为自调价日起,20天以内开出的客户提货单列明数量的总和,补差金额必须以货品的形式
7、从下次提货中冲减。四、 价格变动审批经营部可以在总部规定价格的1%范围内根据市场变化自行调整价格;若价格变动在总部规定价格的2%以上时需报请分公司批准;若价格变动在总部规定价格的3%以上时需报请大区批准。资金管理一、 经销客户的资金管理1、 经销客户必须现款现货,不能以任何理由产生应收帐款。二、 代销客户的资金管理1、 结算间隔不得超过一个月,尽量控制在半个月以内一次。2、 结算日客户占用资金最高额度不超过该客户未来20天的销售额。3、 未结算时,客户占用资金最高额度该客户未来20天的销售额+当月销售额度。4、 违反上述三个条件中的任一项,均不得开单提货。5、 第2、3项的具体额度每月由计划、
8、财务、业务共同商定,并形成书面规定,责成计划人员、财务人员、业务员进行控制。三、 连锁客户的资金管理1、 结算期最长不得超过20天。2、 占用资金的最高额度不得超过该客户结算期内的销售额度。四、 应收帐款的管理1、 应收帐款超过30天,不满60天的按呆帐解决,不得开单提货,责令有关人员负责催收。2、 应收帐款超过60天的,终止协议,采用法律手段或其他手段,进行催收。订货管理一、存货资源计划管理 1、存货资源计划管理必须以销售速度和订货完毕周期为依据。 a、销售速度 = 每日销售量 b、订货完毕周期 = 订单响应时间+储运响应时间+在途时间 订单响应时间:经营部报要货计划,总部受理后,向储运部下
9、达发货计划的时间。 储运响应时间:总部储运部接到发货计划后,到货品发出时的时间。 在途时间:货品发出,到经营部收到货品的时间。 2、库存订货点(什么时间订货): 仓库库存加上在途货品低于第一个订货完毕周期销售量 3、订货批量(订多少货): 第二个订货完毕周期销售量 4、自身库存存货量平均上限不得超过未来10天的总销售量,商家存货量平均上限不得超过未来20天的销量。各地区、各型号依据订货完毕周期情况设定相应的库存存货上、下限。费用管理一、 经营部必须进行费用预算,按费用预算对费用进行管理。二、 4%营运费用,包含员工收入、福利、售后、房屋租赁、通讯、交通运送、差旅等。三、 1%广告费用,作为广告
10、宣传、展台制作、促销等费用。四、 1%利润目的,作为填补业务操作中不断出现的和不可预见的潜亏因素及经营部基本建设投资。五、 2%扭亏为盈的目的。六、 依据上述目的,经营部毛利指标为最低为8 %。假如有返利和其他额外开支,必须另加相应额度的毛利点,并保证毛利大于费用。七、 对北京、上海及条件特殊的地区,因物理性运作成本和市场性运作成本高于全国平均水平,预算时必须加上相应额度的毛利点。八、 规定全员参与费用预算管理,经理及财务主管对费用管理承担所有责任。效率管理一、 经营部年人均回款规定指标:1、 最低指标:120万/人。2、 合理指标:150万/人。3、 追求指标:300万/人。二、 人数为经营
11、部所有员工总数,涉及打更人员。流程二、代销客户、连锁经营客户自提管理流程图业务库管业务提货单二联提货单三联提货单五联提货单五联申请单业务业务按单发货签字/盖货品发讫章业务计划留存计划联留存业务联留存客户联留存仓库联留存财务联确认出库签字盖章签字/盖财务专用章开单签字互换业务、财务联客户作废提货单是否符合开单条件业务签字审核客户仓库计划业务业务财务开申请单流程三、代销客户、连锁经营客户送货管理流程图业务库管业务提货单二联提货单三联提货单四联提货单五联申请单业务业务按单发货签字/盖货品发讫章业务计划留存计划联留存业务联留存客户联留存仓库联留存财务联确认出库签字/盖财务专用章开单签字互换财务、业务联
12、业务作废提货单是否符合开单条件业务签字审核客户仓库财务计划业务业务验收签字加盖客户有效公章(注1)开申请单注:1、 经营部必须备份客户签字手样和有效公章印件。2、 远途业务2天内交业务联到财务部,室内业务当天天必须送2日内缴清流程四、经销客户自提管理流程图留存仓库联库管业务仓库客户计划业务/客户客户客户提货客户提货单二联提货单二联提货单五联提货单五联提货单五联申请单业务客户按单发货签字/盖货品发讫章客户客户计划留存计划联留存业务联留存客户联留存财务联确认出库签字/盖财务专用章客户作废提货单是否符合开单条件客户签字开申请单审核财务会计开具收款单出纳收款加盖收款掌开单签字流程五、经销客户送货管理流
13、程图卸货提货单五联业务库管业务提货单二联提货单三联提货单五联提货单五联申请单业务业务按单发货签字/盖货品发讫章业务计划留存计划联留存业务联留存客户联留存仓库联留存财务联确认出库出纳收款签字/盖财务专用章开单签字办欠款手续互换欠款手续货款业务作废提货单是否符合开单条件提货人签字开申请单审核客户仓库计划业务财务业务付款签收加盖客户有效公章(见注1)(见注2)注:1、 经营部必须备份客户签字手样和有效公章印件。2、 远途业务2天内交业务联到财务部,室内业务当天必须送交财务。提货流程管理规定一、 为减少资金风险,不鼓励代销业务、送货业务。二、 有下列情形之一,财务计划不准开单:1、 无有效协议。2、
14、经销客户按经销价供货,银行承兑汇票在代销价上按每月上浮 %供货,但最多不能超过6个月。代销客户违反此价格规定,不准开单。3、 代销客户、连锁经营客户按代销价供货,银行承兑汇票在代销价上按每月上浮 %供货,但最多不能超过6个月。代销客户违反此价格规定,不准开单。4、 客户物流周转超过20天。5、 应收帐款超过30天。6、 代销客户结算间隔超过一个月。7、 结算时,代销客户结算日占用资金超过未来20天销售额的。8、 未结算时,代销客户占用资金当期结算日占用资金最高额度+当月销售额度。9、 连锁经营客户超过帐期尚未结款。10、 连锁经营客户占用资金的最高额度超过该客户结算期内的销售额度。11、 其他
15、违反公司开单条件情形。12、 计划、财务、业务须随时共同协商拟定开单条件,并形成书面规定,交计划与财务主管进行流程控制依据。三、 财务职责1、 属经销客户自提的,收妥款后,开具收款证明。 2、 属经销客户送货的,业务员办理欠款手续后。送货收到款后业务员立即办理交款手续。3、 核查提货单是否符合开单条件。4、 属代销客户、连锁经营客户提货的,留存业务联必须由客户的签收和加盖有效印章,并以次作为追回有客户签字财务联的凭证。5、 属经销客户提货的,核查是否已办妥财务入账手续。6、 上述条件符合后,由财务主管在提货单上签字并加盖财务专用章后生效。四、 仓管员出库原则1、 无提货单严禁出库。2、 提货单
16、签字财务专用章不完整的,不准出库。任何人不得以任何理由违反仓库出库原则,涉及最高负责人。五、 提货单执行结果确认仓库管理员必须将每日出库信息当天反馈至计划部。六、开除的提货单如在3日内未提货的,所开货单作废。流程六、关键岗位人员异动或离职流程图面谈组织审计部门经理或经营部经理个人部门经理或经营部经理到岗工作工作交接有无问题法律途径解决问题办理离职手续是否交接完毕是否通过法律解决批准变动或离职申请YYYYNNNN财务部门 注:1、业务人员在异动前,自行到客户出去取得认可的对帐单。 2、经营部经理在办理离职手续时,经理人员应提前三个,业务员提前一个月,否则一切国家福利保障制度不予办理,并对问题严重
17、的要追究紧急责任 一、经营部组织结构财务计划部、业务部、售后服务部。二、经营部人员聘任规定1、 公司重要岗位人员必须具有担保和推荐书。2、 公司人员的岗位变动必须符合总部相关管理规定。3、 公司人员的聘用、变动、离职报相关部门或上级机关批准备案。4、 应聘人员所提供的个人材料必须真实。担保材料须经营部经理、财务部门认可生效。5、 公司要职要员实行亲属回避制度。6、 公司负责人及人事部门负责人对员工的聘用、变动、离职负相关责任。变动或离职审计1、 个人或部门经理提出变动或离职申请,必须进行业务交接,业务交接涉及以下几项:1、业务交接必须得到客户确认2、 财务交接必须得到财务部门确认3、实物交接必
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