酒店物品验收管理流程与制度.doc

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酒店物品验收管理流程与制度
库房验收管理规定

1. 货品、物资的流入都应经过严格的验收程序。坚持“先验后收，不验不收”的原则。采购员购回的物品、供应商送货或授权其他(管理)人员购回的货品都应经过质检员、使用部门及库房管理员共同验货，方可办理入库手续；
2. 验收人员应准确熟练掌握货品的规格型号、质量要求等。货品质量使用标准改变时应及时正式通知采购人员及供应商；
3. 采购部应该严格按照既定质量标准进货，从第一关控制产品质量，如因控制不严而造成的损失应由采购员负责赔偿；供应商送货亦应严格按照公司要求的质量标准送货，货品质量要求达不到标准的应予以退回，并在不影响经营的时间内补充完毕；
4. 对容器包装或者内包装物料必须利用磅秤或盘秤进行重量检验（如件装蔬菜、瓜果、海鲜等）；
5. 对特殊贵重的货物，必须进行量检、味检、形检、色检、温检等，不符合验收标准的应拒收；
6. 关于酒水类验货程序：
库管员及使用部门应严把验货关，酒水类尤其高档酒水类应该严格执行验货程序；
第一 检查酒水外包装是否完整，是否有开启痕迹；
第二 有防伪电话的拨打防伪电话落实真伪；
第三 在入库单上记下酒水序列号及防伪编码， 并由三方（供应商、酒水员、库管员）共同签字确认，最后由店经理审核签字；
如果因控制不严而流入企业的假冒伪劣商品应由库管员及当值验货酒水员负责损失处理（赔偿）；
7. 原材料及调料验货程序
7.1 鉴别其质量是否符合使用部门质量标准，对质量不合格和不符合使用要求的，需向采购人员或供应商提出退货和更换，决不允许不合格品进入使用部门及仓库。对检验合格的产品要查看发票的名称、规格、型号、单位、数量、价格、金额、经手人等项目是否合法合规，然后按照合格的发票填写一式三联的验收单；
7.2 要求供应商提供产品质量检测报告及卫生合格报告书，肉类产品应提供当地卫生部门开具的动物检验检疫合格票、产品检疫合格证，证明内容与产品内容要一致。库管员及使用部门验货员如果因控制不严而使不合格原料流进企业，造成损失应由库管员及使用部门验货员负责赔偿；

8 店经理、厨师长应不定期抽查验收现场、进货记录和抽盘实物。

总部验货部验货控制流程

验货单中包括：1名验货员签字
供应商送货至总部
验货员行使职责验收
库管员办理入库
手工验货单
手工入库单
机打入库单
1名库管员签字
验货单中包括：
1名验货员签字

验货部人员根据库管员手工单《入库单》、机打入库单签字

库管员、供应商复核签字
`
配送主管审核
财务审核
根据各单审核并签字
配送主管根据各单签字

验货流程说明：

1. 供应商送货至总部验货部；
2. 验货部人员根据岗位职责描述、相关规章制度及验收标准实施货品验收职能；库管员根据岗位职责描述、相关规章制度以及验收人员验收合格货品进行数量清点；
3. 验货员验收完成后，对合格商品出具手工《验货单》，并签字认可；库管员清点货品完成后，出具手工《入库单》，并在手工单上签字认可；
4. 供应商和库管员共同至物流中心输单室并出具机打入库单，同时，在机打入库单上分别签字认可；
5. 供应商持机打入库单至验货部由验货人员根据手工《验货单》、手工《入库单》核准后在机打入库单上签字认可；
6. 配送主管根据机打入库单、手工《验货单》、手工《入库单》审核并签字；
7. 财务人员根据机打入库单、手工《验货单》、手工《入库单》审核并签字，并分发相关入库单据。

经营店货品验收控制流程
验货单中包括：1名验货员签字
手工入库单
电脑入库单
店经理审核
核算（会计）审核
验收不合格
挂账

验收合格
供应商/采购员
送货至分店
质检员（指定）和库管员共同行使职责验收
质量、数量标准
现结算

货品验收控制流程说明：
1. 供应商或内部采购员按约定的时间送货至经营店；
2. 质检人员（厨师部或前厅部）、库管员根据岗位职责描述、相关规章制度及验收标准共同实施货品验收职能；
3. 共同验收合格后，库管员指令供应商将货品移交至指定地点，出具手工《入库单》。库管员、质检员共同在入库单上签字；对验收不合格货品退还给供应商或采购员。并与供应商或采购员确定补货具体时间；
4. 库管员开具电脑打印入库单，并签字，质检员签字。供应商在电脑入库单上签字认可；
5. 供应商持电脑入库单、手工《入库单》至核算员处审核（价格、数量、金额）签字；
6. 店经理检查各级入库手续及签字是否齐全，并最终签字确认。
货品验收程序与标准

工作程序
工作标准
验货人员
到位
1. 货品验收入库时应要有质检员、库管员共同在验货现场。验收时为8：00—10：00；
2. 无质检员时由库管员告知店经理或厨师长安排该货品使用部门负责人兼任质检；
3. 质检员和库管员同时在验货现场时方可开始验收入库；
4. 质检员、库管员同时对验收的货品负责，质检员主要对货品的质量负责，库管员主要对货品的数量负责；
凭证检查
1. 库管员检查供应商或采购员提供的送货单或票据上书写的货品名称、数量、规格、等级等，是否符合申购单要求的商品名称、数量、规格、等级、到货日期等，如不符应由供应商或采购员说明充分必要的理由，经厨师长或店经理同意后方予验收；
2. 检查供应商或采购员提供的送货单或票据上书写的货品名称、数量、规格、等级等，是否与实际所送货品名称、数量、规格、等级等相符；
酒水饮料
检验
1. 检查货物外包装有无破损，保证其完整性；货物的包装规格、等级是否符合申购要求；
2. 检查酒水、饮料的出厂日期字迹是否清晰、是否在保质期内，并确保所送酒水、饮料距离到期日半年以上方予验收；
3. 厂家、产地等是否与指定要求或所需标准货物相符；
4. 用刀具划开包装箱的封口处，抽样检验，检查大批量货物的质量是否相一致，有无滴漏现象；
5. 酒水、饮料的盒子、瓶盖的开瓶线完整无缺（注：个别贵重酒水包装内还有内包装，属不能开启，故不是所有酒水均能看到其瓶内的具体状态）；
6. 瓶内酒水、饮料无沉淀物（除标明有沉淀属正常外）且清澈、无异物；
7. 瓶盖、瓶体所贴标签、防伪标志完整、真实；
香烟检验
1. 检查香烟的外包装有无异状；有无潮湿，有无变形；
2. 抽样检查，闻香烟是否有异味，检查其防伪码是否完好，并查看其有无专卖标志，保证验收香烟的质量；
日杂类检验
1. 检查货物外包装有无破损，保证货物的完整性；
2. 杂货商品的出厂日期、厂址等字迹是否清晰，以便明确厂家地址，以方便直接与厂家的必要的沟通及相关信息的获取；
3. 用刀具划开包装箱的封口处，抽样检验其货品的质量；
4. 使用部门严格按照申购时要求的质量标准进行检查，保证验收商品的符合质量要求；
食品调料类检验
1. 检查每种调料的外包装有无异状，有无潮湿、发霉等现象；
2. 抽样检查，由厨房人员严格按照厨房对各种调料质量要求进行检验，确保调料的质量符各标准；
食品原材料检验
1. 按公司要求的质量标准（蔬菜、鲜肉、水发货、鲜鱼）严格进行检查；
2. 对于包装食品原材料，检查外包装有无损坏，用刀具划开包装箱的封口处，抽样检验其内部货品的质量；
重量检验
1. 验收货品时除进行质量检验后，应进行重量检验；
2. 部分件装货品（食品原材料）应去外包装，使用磅秤核实净重；
证票检验
1. 对肉类、禽类产品等，向供应商索要当地卫生部门开具的动物检验检疫合格票；
2. 检查产品检疫合格证是否与产品内容、日期等一至，砚章是否齐全有效；
不合格品
处理
1. 对不符合企业要求质量标的货品：供应商货品，应拒收，并要求供应商在不影响营业的时间内将货品送到；
2. 采购员自采货品，原则上拒收，根据具体原因（确实不能退换的）应请示店经理批示；
合格货品
处理
1. 办理入库手续。
2. 见《货品入库程序与标准》。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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