物资管理程序.doc
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1、物资管理程序 QB/ZTDE-TX09-2013 中铁电气化局集团第二工程有限公司企业标准物资管理程序QB/ZTDE-TX09-20131 目的对工程所需建筑材料、构配件和设备、工器具(以下统称物资)的采购和管理过程实施有效控制,满足采购的物资符合质量、环境和职业健康安全的要求,保证施工生产需要,确保公司综合管理体系的实现。2 适用范围本程序适用于公司物资采购及管理活动全过程。3 相关文件和术语3.1相关文件QB/ZTDE-TX17-2013 不合格品控制程序QB/ZTDE-TX18-2013 应急准备与响应控制程序TB/T2631-1995 铁路物资仓库技术管理规定79铁物字446号 铁路物
2、资技术保管规程中铁电气化局集团二公司工程物资公开招标采购实施办法中铁电气化局集团二公司物资供应商管理办法管理办法中铁电气化局集团二公司低值易耗品(小型机具)管理办法中铁电气化局集团二公司安全工器具、劳动防护用品管理办法3.2术语3.2.1主要物资工程主要材料a) 牵引供电设备及器材:高、低压开关柜、低压配电柜、高压电容器柜、箱式变电站、高压开关、隔离开关、高压负荷开关、5KV 以上电力变压器、电力整流器、互感器、避雷器、电力电容器、保护屏、交流屏、直流屏、硅整流屏、电度表屏、集中控制屏、配电所及变电所微机监控系统、电车线、钢绞线、铜绞线、铝绞线、各种合金绞线、高压电瓷、接触网供电设备及零件、电
3、力金具、钢塔梁、钢支柱、混凝土支柱、电杆、各型电力电缆、控制电缆。b)通信、信号设备:通信、信号整机设备及器材、微机联锁监控设备、各型通信、信号电缆及光缆。c)房屋及站前建筑工程:空调、各种风机,安防系统设备、客服系统、消防系统、站房钢结构,钢轨及配件。d)施工工器具3.2.2一般物资主要物资以外的材料。4 职责4.1公司物资管理部职责4.1.1公司物资管理部负责制定本程序及相关管理制度,对本程序的运行进行监督检查。4.1.2公司物资管理部负责公司物资公开招标采购平台及评标专家信息库的建立及管理;协助、组织各单位开展物资公开招标采购工作。4.1.3负责组织对公司内的供应商进行初评、考评并上报集
4、团公司物资部。4.1.4 根据公司合同评审要求,组织职权内主要物资合同的评审和签订工作。4.1.5 公司物资管理部负责对公司能源消耗进行管理,统计并上报。4.2相关部门职责4.2.1各单位、项目部负责本单位自购物资公开招标请示报告的编制汇总上报工作,负责自购物资招标组织及招标资料的编制工作。对工程所需全部物资按质量、环境和职业健康安全的要求,实施采购和管理。4.2.2各单位、项目部负责本单位所需一般物资供方评审、考评及职权内合同评审工作。4.2.3各单位、项目部技术和安质部门负责明确有关物资的质量、环境和职业健康安全的要求。4.2.4各单位、项目部技术部门负责物资需用计划的提报工作。4.2.5
5、各单位、项目部、社管中心负责本单位能源消耗管理并提供相关数据。5 工作程序5.1物资采购5.1.1采购计划5.1.1.1各单位、项目部工程技术部门根据施工图纸、合同及相关要求,向物资管理部门提出的工程物资需求计划。物资管理部门经过审核分别编制甲供物资申请计划、自购物资采购计划。5.1.1.2物资申请(采购)计划应准确填写物资名称、规格型号、材质、计量单位、数量、环境、健康安全要求等,必要时提供图纸,新产品应提出设计要求和技术标准。5.1.1.3物资申请(采购)计划需附编制说明,其主要内容有:编制依据、使用项目或地点、要求供货时间、收货地点(到站)、运输方式及收货单位详址、联系人及电话等。5.1
6、.1.4物资计划需要变更时,应由工程技术部门提出变更申请,经主管领导审批,由物资部门进行相应的变更处理。5.2供应商管理5.2.1公司成立物资供应商评审领导小组,评审小组根据供应商准入条件及资质要求进行供应商准入综合初级评审。 5.2.2 对“合格物资供应商”的考评和评审采用两种方式:5.2.2.1经集团公司法定程序中标的供应商(补充相关资料)直接进入“合格物资供应商名册”;5.2.2.2根据供应商准入条件及资质要求并满足公司的质量、环境、职业健康安全管理体系文件进行调查和评审并合格的供应商,进入初评“合格物资供应商名册”。5.2.3调查和评审的主要内容5.2.3.1供应商准入要按中铁电气化二
7、公司物资供应商管理办法要求提供其相关资料。5.2.3.2 对供货生产厂家评价时,一般应在如下范围内收集可以溯源的证明资料:资质证明、产品生产许可证;产品检测报告;质量管理体系证明;产品生产能力证明;供应业绩;产品运营情况证明。5.2.3.3 对经销商进行评价时,一般在如下范围内收集可以溯源的证明资料:经营许可;生产厂家授权委托的有效代理销售证书及生产厂家资质资料;供货业绩。5.2.3.4 对业主推荐的供应商也要按规定程序进行评审。5.2.4公司物资管理部负责组织公司供应商的初评工作,经公司评审领导小组评审,初评后的合格物资供应商名册经主管领导批准后,上报集团公司物资管理部。经集团公司批准后,纳
8、入集团公司的合格物资供应商名录。5.2.5地方高速公路工程、市政工程,工程投标中需要捆绑投标的供应商,按业主单位的要求提供相关资料由业主进行审核,在工程中标后其捆绑供应商需按公司供应商评审程序进行评审。5.2.6在项目施工过程中,集团公司发布的合格物资供应商名录不能满足需要时,公司各单位、项目部须按公司物资供应商管理规定的评审程序和要求提供资料,由公司进行“应急评审”并报集团物资供应商管理领导小组核准后方可实施采购,同时纳入集团公司临时物资供应商名录。5.2.7每年初,公司物资供应商管理领导小组根据各单位、项目部上报的各物资供应商动态考核内容及评分标准表,作为物资供应商复评审的主要依据,按考核
9、最低得分进行综合评审,对出现质量事故或由产品质量影响工程质量的物资供应商,采用一票否决的方式。对于满足要求的物资供应商(含临时物资供应商),核准后更新公司初评的合格物资供应商名录上报集团公司物资部。5.3采购的实施5.3.1 物资公开采购范围。集团公司投资、集团公司名义中标公司承建的铁路工程项目,一亿元以上集团公司投资、集团公司名义中标公司承建的非铁路工程项目,铁路工程项目的高速铁路站后系统集成项目,物资单项合同估价在100万元人民币以上的物资进行公开招标采购。公司名义中标公司直管项目及公司委托段管项目的主要物资单项合同估价在100万元人民币以下10万元以上、一般物资50万元以上的物资须进行公
10、开招标采购。5.3.2 采购物资类别5.3.2.1 主要物资a) 牵引供电设备及器材:高、低压开关柜、低压配电柜、高压电容器柜、箱式变电站、高压开关、隔离开关、高压负荷开关、5KV 以上电力变压器、电力整流器、互感器、避雷器、电力电容器、保护屏、交流屏、直流屏、硅整流屏、电度表屏、集中控制屏、配电所及变电所微机监控系统、电车线、钢绞线、铜绞线、铝绞线、各种合金绞线、高压电瓷、接触网供电设备及零件、电力金具、钢塔梁、钢支柱、混凝土支柱、电杆、各型电力电缆、控制电缆。b) 通信、信号设备:通信、信号整机设备及器材、微机联锁监控设备、各型通信、信号电缆及光缆。c) 房屋及站前建筑工程:空调、各种风机
11、,安防系统设备、客服系统、消防系统、站房钢结构,钢轨及配件、d) 施工工器具5.3.2.2 一般物资主要物资以外的材料。5.3.3 采购权限5.3.3.1集团公司投标中标或以集团公司名义投标中标公司承建的工程项目,各单位、项目部物资部门根据技术部门的物资使用计划,经过审核确认后,编制物资采购计划及请示报告上报公司物资管理部,由公司汇总统一上报集团公司物资管理部审批,根据集团公司批复,如需在集团公司指定采购平台上进行招标采购的,各单位、项目部作为招标人在集团公司指定平台上完成物资招标工作。5.3.3.2集团公司投标中标或以集团公司名义投标中标公司承建、公司中标的工程项目经集团公司批复的自购物资,
12、各单位、项目部物资部门编制物资采购计划及请示报告上报公司物资管理部,公司根据工程的实际情况,确定采购方案和采购方式并报公司物资公开招标采购领导小组审批后在公司招标平台上实施完成物资招标工作。5.3.3.3根据集团公司、公司批复的物资公开招标采购方案和采购方式,各单位、项目部按要求编制招标文件、技术规格书等相关招标资料文件,经公司相关部门审核后在集团公司指定网站或公司网站物资招标平台上公开发布招标公告。5.3.3.4 一般物资50万元以下的由各单位、项目部根据技术计划编制自购物资采购计划经本单位领导批准后自行采购。采购物资符合环境、职业健康安全要求。5.4采购合同管理5.4.1采购合同的签订5.
13、4.1.1主要物资的采购合同应使用公司统一的合同范本,采购合同要按采购计划的内容和要求签订,明确质量、服务、环境和职业健康安全等要求,合同必须符合合同法的有关要求。5.4.1.2采购合同变更时,物资人员必须及时通知有关供方,在供需双方协商一致条件下进行,采购合同的更改、审批按原签发程序执行。5.4.1.3采购物资必须符合国家标准或行业标准,供方所供材料、设备,在保证质量同时,还应符合环境、健康安全的要求。对产品本身容易造成环境影响或可能危及人身财产安全的产品,要进行识别和检验警示标志或警示说明。 5.4.1.4采购合同的签订必须依照“合同法”的有关条款实施,应采用书面形式签订合同。 5.4.1
14、.5合同的条款内容要完整:物资名称、品种、规格、型号、单位、单价、数量、金额、币种、计量方法等要清楚;严格注明物资的质量、等级、产品的技术标准及环保要求,必要时要附图纸;履约期限、交货地点、结算方式要明确;应有物资的包装方式、检验标准和方法、相应的服务条款等内容;违约责任要分明。 5.4.1.6采购合同签订后,物资人员应建立合同目录,妥善保管,在采购合同执行过程中,物资人员要随时掌握执行情况,并作好“采购合同执行情况记录表”5.4.2 合同的履行和变更5.4.2.1合同履约期间,需变更或解除合同时,应由双方协商一致后,采用书面形式变更或解除,并妥善处理善后事宜。 5.4.2.2发现对方不履行或
15、不完全履行合同时,经办人员应查明原因,除要求对方继续履约或采取补救措施外,要及时报告部门领导,必要时还要通知建设单位,以便共同协商解决。 5.4.2.3对于不能按合同履行的事项均应做好记录,并将有关信函、电报视为合同一起管理,并及时采取补救措施,以减少企业损失。 5.4.2.4对于设计变更而造成的损失(包括货已到而变更的),经办人应以书面形式将损失金额报告有关部门,作为索赔的凭证。 5.4.3 合同争议的解决 5.4.3.1当发生合同纠纷时,首先要通过协商解决,协商解决不了时,可按“合同法”规定的程序申请调解或仲裁。 5.4.3.2需要仲载或诉讼解决的合同纠纷,应由合同管理部门登记、审查和办理
16、授权委托手续后,由被授权人进行处理。5.4.4合同评审5.4.4.1物资采购合同评审的目的是依法防范风险、确保投入施工生产的物资符合采购要求、保证生产进度和产品的服务质量,加强工程成本控制。5.4.4.2 公司物资管理部相关物资专业人员按照合同评审职责及程序组织公司相关部门对物资采购合同进行评审。5.5进货验证5.5.1与工程质量有关的物资,在入库前必须进行检验验证。其目的是检验其数量和质量是否符合采购要求。5.5.2验证方法5.5.2.1管库员负责对进货清单与采购合同进行核对,进货清单的名称、规格、数量、标准和质量是否满足采购合同要求 。5.5.2.2管库员负责核对供货单位提供的合格证等技术
17、证件,危险化学品中有毒有害成份标识、物资出厂检验报告及产品合格证。5.5.2.3管库员应根据供方提供的技术资料及相应的国家标准或行业标准进行验证其符合性。5.5.2.4有特殊质量要求的产品,按其要求进行验证;5.5.2.5进口物资的验证按照该项目规定的外资料管理办法执行;5.5.2.6物资入库检验按铁路物资技术保管规程、铁路物资仓库技术管理规定有关要求执行。5.5.3采购物资的验收5.5.3.1物资提运人员,根据承运部门的有关规定,发现问题要求承运部门做出记录,及时找有关单位和部门索赔。入库前,与管库员做好交接手续。5.5.3.2管库员应根据采购合同、进料凭证、技术证件对到达产品分别采取验质、
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