采购部工作流程.docx

深圳市奔马电子科技有限公司 奔马字 20180726001 号 采购部工作流程一、 部门类流程1. 工作计划表跟进（每日工作汇报汇报机制表格化）为了跟踪和推进采购部部门各工作人员的业务跟进，部门每个人每日需做工作计划表；每日17：30前将次日或近期内需要跟进的重要事项列进计划表中，发给部门负责人；部门负责人统筹审核，同时将部门的工作计划一并列入工作计划表中，每日18：00前发送给吕总及部门各岗位工作人员。工作计划表填写内容主要包括：（1）次日到货或未来几日需到货项目；（2）品质异常类；（3）样品进度；（4）退货处理；（5）新品跟进等等2. 采购订单下达流程：采购订单执行、管家婆操作、审批；(管家婆系统：采购作业指导、规范；系统外订单流程图)一. 采购订单执行工作流程采购计划开发供应商供应商送样样品质检判定合格供应商建立供应商名册按PMC备库日常请购新品（工程邮件通知）PMC请购日晖达OEM产品（业务邮件通知）下订单跟进材料到位情况检验入库应付账款对账付款申请流程内容1根据PMC物料系统请购下达采购订单。2物料交期的控制。3材料市场行情的调查。4查证进料的品质和数量。5进料品质和数量异常的处理。6与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调。7. 结账对账付款安排及申请跟进。二.采购单据流转流程执行部门（采购、PMC） 部门负责人 总经理 财务系统审核系统审核下单请购审核签字审批签字审核签字询价采购（录入采购订单）审核签字审批签字审核签字付款申请付款记账三管家婆系统采购订单操作工作流程1.进入管家婆系统，打开采购订单2.点击选单，弹出查询条件穿口，选好日期点击确定。3.选择需要下单物料前打勾，点击选中。4.输入对应单价、供应商、经办人、部门、收入仓库及订单号，点击保存。四 交期跟进1. 采购订单下达后，跟进供应商24小时内必须回复交期，回复不了的，标记清楚持续跟进并反馈给PMC及业务；供应商回复的交期满足不了要求的，反复与供应商直接对接人沟通，必要时与供应商处领导沟通得到更好的交期，得到的交期仍不能满足要求的，汇报给采购部负责人，部门负责人跟进沟通及反馈，以达到最好交期满足出货要求。2. 供应商回复的交期，采购员将交期跟进记录在订单明细表中，并每日跟进交货情况。对即将到达交期的提前三天与供应商再次核实确定，有问题的跟进及反馈；已到交期未交货的，与供应商核实原因并跟进立即交货，异常的向部门领导反馈解决。3. 对回复交期供应商处因生产异常或物料异常不能按期交的，要求供应商有问题第一时间反馈，并沟通协调解决。4. 供应商交货后及时对接仓库收取签收货物的送货单，并登记更新订单明细表中的已交数量，并按供应商类别整理。五 对帐及付款（采购拟制对帐单提供给财务内部结帐、结算）1. 每月月底采购员整理经仓库签收的送货单，与系统收货、退货记录核对，与订单跟进表核对，问题项与仓库、供应商及财务核对并修正；2. 每月3号前将对账的应付明细及汇总表邮件发给财务、部门负责人、吕总；3. 每月3号前打印各供应商签字盖章的对账单交部门负责人及财务签字，以备作付款申请单使用，供应商不能及时回传的，采购员先行将对账单打印签字，并交部门负责人签字交财务。4. 每月15号前做好各供应商的付款申请单，付款申请单填写及相关单据要求及注意事项：（1）正确填写供应商收款账号，必须是供应商盖有公章的收款资料账号，若供应商提出更改收款资料的，必须在收到资料后，电话与供应商负责人再次确认核实，方作按新的收款账号付款。（2）月结付款申请单原始凭证附单要求：仓管员签收及仓库主管签字的送货单（含补货）、退货单，经供应商签字盖公章、采购员及采购经理签字确认的对账单、供应商盖有公章的收款资料复印件。六 新品开发1. 关于新产品开模：得到产品部或客户的新品开模要求，需将开模产品的要求、能否实现、模具费、市场预估数量及产品成本接受程度等细节信息清晰传递，跟进供应商评估能否实现、模具费及产品单价，模具交期等。2. 在评估过程中，问题细节对接并了解（供应商处的技术实现与内部产品部对接好），推进好新品评估进度。3. 遇到问题及时反馈并跟进。七 样品流程(一)原材料及外购成品样品确认1. 接收客户订单后，业务员制作订单表格文件下发订单、包装明细资料给到PMC、品质留档同时业务需要准备包材图档，并以邮件方式发送给PMC、采购、品质。2. 采购收到订单后，了解订单需求、明确包装、产品细节及相关产品资料，然后发放给供应商进行打样。3. 采购首次拿到样品需由采购对照资料进行初步确认，确认合格后填写样品送检单，由采购将实物样品和样品送检单转交给工程部。4. 工程部确认产品外观、尺寸、结构、功能等，确认合格后由工程部将最终成品样品转交业务部。5. 业务部接收最终确认好了的样品转交客户确认，如客户确认合格后，签样品给到采购部，采购下订单联系供应商进行批量生产且在采购订单中说明按一定比率多送2-3套备品做为签样依据。 （二）成品包装样品首件确认1. 采购回来的物料进行包装前，由仓库先包装两个成品样品给到品质，品质拿到首件后，2. 内容须跟资料先核对，并填写样品确认单如有不能确定的转交给工程、业务人员确认，首件需要业务、品质人员签字留样，并通知包装部按首件样品进行生产。3. 经确认合格后的最终成品包装样品将留给品质部永久保留，其他部门借用必须登记且使用完后立即归还。品质部于每月将最新样品登记表发邮件给各部门确认最新留样状况。4. 采购部负责与供应商沟通每批物料来料必须预留2-3套备品物料做为包装签样的依据。 5. 品质在无样品的情况下，可以拒检，但必须立即上报相关负责人和采购，如一天内未能解决，需上报总经理；品质检验原则上当日到货，次日需检测完毕，特殊情况需提前向总经理及相关业务报备； （三）外发包装成品样品首件确认1. 外发OEM订单由供应商完成包装的，须由我司提供一个包装OK的成品样品给供应商。2. 供应商提供产品物料样品给采购，采购收到产品物料样品交给品质确认的同时，文字知会PMC、仓库等相关人员。3. PMC安排包材外发时，须在外发单上特别注明包装成品样品须随包材一同发出，当产品物料及包材到货后由仓库通知品质检验检验OK后，由PMC安排仓库按包装明细包装样品2套，交品质和业务部门确认签字后品质和供应商各保留一个做为依据。4. 仓库将签字确认合格的样品，随同包材一同发供应商，并将单号通知到采购。5. 采购联系供应商点收包材及样品，并按样品批量包装生产。附件7.1样品送检单 BM-PU-0027.2样品登记表 BM-QC-0037.3样品确认单 BM-QC-004八 供应商管理流程（一） 供应商引进及管理流程1. 目的通过对供应商的控制，使供应商提供符合质量要求、价格适宜的物料，保证生产的正常进行。对供应商进行评价管理，淘汰不合格的供应商。2. 适用范围向我公司提供配件、成品、物料、辅料的供应商及代理商（客户指定的供应商除外）。3. 管理评审的流程/职责和工作要求流程职 责工作要求相关文件/记录开 始寻找供应商采购员cc采购部负责寻找新供应商，其他部门也可推荐供应商。原则上同规格物料允许有三家合格供应商。供应商送样采购员cc采购部通知供应商送样确认。不合格合格样品确认工程部品质部cc样品确认按文件样品确认流程执行。样品确认流程申请部门填写样品送检单采购员c采购部填制样品送检单及新供应商资料名称经品质部审核确认。样品送检单样品确认验厂品质部cc品质确认样品合格，并建议是否验厂样品确认单不合格合格不验厂验厂采购员c品质工程c关键元器件、零部件除文件审核外，需验厂审核的。由采购部组织品管、工程开发人员对供应商现场审核供应商考察报告签订质量协议签订供货合同采购经理产品经理cc验厂合格，采购部通知供应商签订质量协议书和供货合同。供应商质量保证协议书供货合同小批量试产交样产品部c物料样品确认后，需要试产的物料，由产品部通知PMC小批量订购。建立供应商档案采购部cc采购部建立供应商档案，编制供应商名单评审不合格的供应商，原则上半年内不得再申请。合格供应商，若要增加供货品类，需重新送样确认。供应商名单品质追踪品质部cc供应商来料不良，IQC以“品质异常单”形式通知供应商。必要时，以会议检讨，或外派工程师到供应商现场指导协助供应商改善，IQC跟踪改善效果。品质异常单定期考核品质部c采购经理产品经理c品质部IQC每季对供应商来料质量情况统计汇总，采购部、品质部、工程等相关部门对供应商进行综合评估，对来料质量问题多而无明显改善的供应商取消其供货资格。结 束编制：审核：批准：4. 供应商信息管理1. 新的供应商引进后，采购员需对供应商进行编号录入管家婆系统，同时供应商信息完整地录入供应商资料汇总表中，录入内容包括：供应商全名、供应商代号、联系人、联系电话、供应产品类别、公司性质及规模、付款方式、地址、开票明细、税点、开票名称、企业类别、经营范围/主营产品。2. 对各供应商资料含营业执照、收款资料收集整理归档及分供应商档案保管。3. 供应商名称或付款资料变更操作QQ或邮件收到供应商资料变更时，采购员必须电话与供应商老板或主要负责人，确认清楚信息的变更是否属实，属实则立即更新供应商资料汇总表并将新盖章资料存档。下次付款时使用新资料安排付款 。九 各电脑的文件夹名称的设定十 入职培训学习必要项1. 编码规则2. 岗位流程文件主送：奔马电子员工 抄送：总经理 深圳市奔马电子科技有限公司行政部印制 2018年07月26日