金蝶EDMS档案管理系统用户手册.doc

金蝶EDMS档案管理系统

用 户 手 册
前 言

感谢您使用《金蝶EDMS档案管理系统用户手册》。
本手册包含的内容可以帮助您进行有效的档案管理，重要涉及以下内容：
§ 档案管理基础理念介绍
§ 操作建议
§ 具体的操作流程
§ 系统的功能和特点
在手册的前言部分还向您提供了获得其它帮助信息的途径及编写约定。
读者对象

本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识，并假设您对金蝶EDMS产品的基础知识有整体的了解。假如您没有使用过本系统，我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程（请同金蝶本地分支机构联系，获得更多培训信息）。假如您希望了解更加进一步的系统知识，请阅读金蝶EDMS系统相关的技术文档。
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关于金蝶

金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的公司管理软件及电子商务应用解决方案供应商，是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一，是中国软件产业的领导厂商。金蝶开发及销售的软件产品涉及针对快速成长的新兴市场中公司管理需求的、通过互联网提供服务的公司管理及电子商务应用软件和为公司构筑电子商务平台的中间件软件。同时，金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理征询、实行与技术服务。金蝶独特的“快速配置，快速实行，快速应用，快速见效”的全球化产品与服务定位，可以帮助顾客从容面对动态不拟定商业环境带来的挑战，实现业务流程与IT技术的完美结合，有效管理变革，保证组织快速连续和健康成长。
金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个WINDOWS版财务软件，第一个纯JAVA中间件软件，第一个基于互联网平台的三层结构的ERP系统—金蝶K/3的缔造者，其中金蝶K/3是中国中小型公司市场中占有率最高的公司管理软件。2023年3月，金蝶正式对外发布了第三代产品—金蝶EAS (KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶EAS构建于金蝶自主研发的商业操作系统—金蝶BOS之上，面向中大型公司，采用最新的ERPⅡ管理思想和一体化设计，有超过50个应用模块高度集成，涵盖公司内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等，并能实现公司间的商务协作和电子商务的应用集成。
编写约定

l 通用格式约定
格式
意义
宋体
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斜体
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l 图形界面格式约定
格式
意义
“”
窗口名称。
〖〗
普通菜单项或树状结构菜单项。
【】
窗口中的按钮。
< >
窗体中的选项。
→
连续选择菜单及其子菜单或树状结构。
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格式
意义
[键1 ]
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[键1+键2]
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目 录
第1章 档案管理的基础理念介绍 8
1.1 档案与档案行业 8
1.1.1 档案的概念 8
1.1.2 与档案相关单位及组织结构 8
1.1.3 档案的来源 9
1.1.4 档案的基本特点 9
1.1.5 档案的基础性质 9
1.1.6 档案的基础术语 9
1.2 档案的分类与组织结构 10
1.2.1 档案的种类 10
1.2.2 全宗内电子档案的分类 10
1.2.3 全宗实体分类方案 11
1.2.4 全宗内档案的组织结构 11
1.3 档案的管理过程 12
第2章 登陆系统及常用功能 15
2.1 登录系统 15
2.2 常用功能 16
第3章 我的首页 17
第4章 文献管理 18
4.1 收发文登记 18
4.2 文献修改 19
4.3 文献删除 20
4.4 文献查询 21
4.5 修改件号 24
4.6 文献归档 24
4.7 原文管理 25
4.8 文献报表 25
第5章 档案管理 27
5.1 档案调整 28
5.1.1 件号顺序调整 28
5.1.2 卷内顺序调整 29
5.1.3 分卷调整 30
5.1.4 合卷调整 31
5.1.5 拆卷调整 32
5.1.6 案卷顺序调整 33
5.2 档案关联 34
5.3 档案门类设立参考 34
第6章 检索运用 37
6.1 档案查询 37
6.2 档案借阅 40
6.3 档案收藏 41
第7章 档案保管 42
7.1 存放位置索引 42
7.2 库房温湿度登记 42
第8章 档案鉴定 43
8.1 到期鉴定 43
8.2 鉴定销毁 44
8.3 销毁清册 44
第9章 档案报表 45

第1章 档案管理的基础理念介绍
1.1 档案与档案行业
1.1.1 档案的概念

微观概念：档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文献与材料。
宏观概念：档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。

1.1.2 与档案相关单位及组织结构

与档案相关的单位关系图如下：

l 档案局：档案业务监督和指导部门，属行政单位。
l 档案馆：集中存放社会上各单位的档案的单位，负责档案的收集和保管，属事业单位。涉及国家档案馆、地方档案馆、专业档案馆。
l 立档单位：产生档案的单位，一般都有档案集中保管的部门，大部分称为档案室，有的也称为保密室或其它名称。
l 各单位之间存在关系：
? 间接的行政管理：国家和各省、各省和个地区之间的行政关系。
? 直接的行政管理：市与各区、行业上级部门和下级部门之间的行政关系。
? 业务监督和指导：档案局对立档单位的档案工作进行监督和指导。
? 档案移交：立档单位的档案向专业档案馆和综合性档案馆上报。
l 其他辅助机构：
? 档案专业教育部门：档案学院，档案系；档案业余大学；档案中专。
? 档案学会：国家学会；省、市、县学会；专门行业学会。
? 档案科学技术研究所。

1.1.3 档案的来源
l 来源的对象（多样性）
? 国家机构
? 社会组织
? 个人（家庭、家族）
l 来源的范围（广泛性）
? 产生档案社会活动领域是各行各业。如政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等。
l 来源的种类
? 官方档案与半官方档案
? 公共档案与私人档案

1.1.4 档案的基本特点
l 档案的职能性
? 档案是由档案形成者在其职能活动过程中产生的文献与材料转化而来的。职能活动的需要是档案形成和保存的基础。
? 立档单位的职能活动是多种多样的，因而产生形成各种各样内容和载体的档案。
l 档案的原始性
? 档案是当时本地直接形成于立档单位职能活动过程中的历史产物，不是事后编造的。
? 档案原件具有不可替代的办文特性和时代特性。
l 档案的价值性

1.1.5 档案的基础性质
档案是一种历史活动的原始记录，也是一种信息资源。档案的基本性质就是原始记录性，它可以分解为两方面的属性：原始性和记录性。

1.1.6 档案的基础术语
l 立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组织和个人。
l 全宗：一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文献整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。档案整理工作的第一步就是区分全宗。
l 联合全宗：由两个或两个以上立档单位形成的、互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的文献整体。
l 汇集全宗：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少具有某些共同特性或联系的作为一个全宗对待的文献整体。
l 全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特性的全宗组成的群体，是档案馆组织管理档案的一种方式。
l 全宗内档案分类：在一个全宗内，按照来源、时间、内容、形式和其他特性把档案实体提成若干层次和类别，构成一个有机的体系。
l 档案实体：档案实体是指档案原始形态，涉及各种载体的档案及实物。
l 案卷：在一个全宗内，由互有联系的若干文献组合成的放入卷夹、卷皮内的基本保管单位，简称卷。
l 卷内备考表：卷内文献状况的记录，排列在卷内文献之后。
l 档号：档案实体编号的总称。通常涉及全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
l 编目：按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程。
l 目录：按照一定顺序编排的、揭示档案或其他文献特性的条目，是档案的一种检索、报道工具。
l 卷内目录：登录卷内文献题名及其他特性并固定文献排列顺序的表格。排列在卷内文献之前。
l 案卷目录：按照特定规定登录案卷题名和其他特性编排成的一种档案检索、报道工具。
l 著录：在编制档案目录时，对档案内容和形式特性进行分析、选择和记录的过程。
l 标引：对档案内容进行主题分析，把结果以规范化的检索语言赋予检索标记的过程。
l 分类标引：对档案给予分类号标记的过程。
l 主题标引：对档案给予主题词标记的过程。
l 检索：有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程。
l 检索工具：查找档案使用的目录、指南、索引等的统称。
l 索引：指明档案或目录的内容特性、形式特性，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具。

1.2 档案的分类与组织结构
1.2.1 档案的种类
通常，可以将档案划分为三大种类：文书档案、科研档案和业务档案。
l 文书档案：传统上，将诸如党群管理、行政管理、业务管理活动中形成的档案称为文书档案。
文书档案按照国家档案局的标准，从2023年后，规定采用简化方式来整理。
l 科研档案：涉及产品、工艺等工业生产技术和农作物、林业、畜牧、水产等农业生产技术的各种生产技术档案、基本建设档案、设备档案和涉及气象、天文、水文、地质、测绘、地震、环境保护、医疗卫生等的各种专门性科技档案称为科技档案。
l 专门档案：人事、会计、审计、公司、高校、城建、诉讼、艺术、病历、商标、地名、婚姻、音像、照片等档案称专门档案。
不同种类档案的管理需要不同的目录。

1.2.2 全宗内电子档案的分类
全宗内分类的方法很多，按分类的构成方式可以提成单式结构分类法和复式结构分类法。
l 单式结构分类法中最常用的分类方法重要有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。
? 年度分类法：根据文献形成和解决的所属年度，将全宗内的档案文献提成若干类别的一种分类方法。因其简便易行，又可以同其他分类方法分层联用，因而是种常用的档案文献分类法。
? 组织机构分类法：指依据立档单位的内部组织机构或文献解决阶段形成和解决文献的承办单位，将全宗内文献划分为若干各类别的分类方法。
? 问题分类法：根据文献内容记述于反映的基本或重要问题，将全宗内文献划分为若干各类别的分类方法。
l 复式结构分类法：指将两种或两种以上的单式结构分类法分层联用所构成的全宗内文献的各种实用分类方法的统称。常用的复式结构分类法有：
? 年度 — 组织机构分类法
? 年度 — 问题分类法
? 组织机构 — 年度分类法
? 问题 — 年度分类法

1.2.3 全宗实体分类方案
档案分类方案，又称为“档案分类大纲”，指在拟定档案全宗内文献的具体分类方法之后，用文字或图表等形式，标列出各级类目名称，并按一定顺序排列而成的一种类目表，它是指导立档单位进行档案文献分类的工具。
档案分类方案的内容一般涉及编制说明、分类类目表和使用说明三部分组成。
l 编制说明：说明分类方案的编制目的、分类依据、分类规则、体系结构、类目设立以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。
l 分类类目表：由各级或各层次类目构成的类目表。
l 使用说明：涉及对个别类目的含义的解释说明、对分类中的有关注意事项的说明等具体内容。

1.2.4 全宗内档案的组织结构
档案的组织方式是人们在长期的档案管理工作实践中总结出的有效的信息组织方法，能和档案的具体的库房存放有机地结合，并让档案运用起来方便。档案的组织方式和库房以及库房中档案保管方式非常类似，形如档案库房、排架、柜、抽屉。计算机操作系统中的文献管理的目录结构也非常类似。本质都是“物以类聚”的思想，也符合人们的思维习惯。档案的组织方式也合用于图书、资料等的管理。
对于任一全宗，档案组织结构可以用实体关系图描述如下：

通过前几章节内容我们可以知道，事实上，全宗内档案的分类是多层的，分类方法是多样的，因而全宗内档案的组织结构图可以细化为下图（图2.3）。

1.3 档案的管理过程
档案管理过程涉及档案收集、整理、鉴定、保管、记录、检索、运用、编研等。其大体工作流程如下图表达：

一、档案收集
档案收集工作，就是指依据党和国家的规定，通过惯常的接受制度和专门的征集方式，把分散保存在各个机关、单位及个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有秩序地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。
档案馆档案的来源重要有四种：现行机关档案、撤消机关档案、征集历史档案和档案馆间交接的档案。在此，我们只讨论与立档单位有关的现行机关档案的移交进馆工作。

l 档案移交及接受规定
? 进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。
? 进馆档案必须是通过鉴定的、具有长远保存价值的档案。各立档单位应按照鉴定档案的有关标准，科学的划分档案的保管期限，并将其中具有永久或长期保存价值的档案，在本单位保存若干年后向有关档案馆移交。
? 与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交。不同的接受单位也许对接受的内容有具体的规定，一般要移交的内容有：档案实物、移交清册、全宗历史情况、立档单位历史情况、立档单位进馆历史情况、全宗历史考证、分类方案、保管期限表、案卷目录（一式两份或三份），以及其他档案目录等。对于移交内容在计算机辅助管理系统中应移交出档案目录数据及电子原文，并对移交内容进行记录，而接受端应可以自动的接受目录数据及电子原文。
? 清点核对。即移交与接受双方根据移交的清册与目录进行核对。
l 移交清册：用于记录移交与接受双方信息及所移交案卷相关信息的清单。
? 移交清册内容应涉及：移交单位、（移交单位）经办人、接受单位、（接受单位）经办人、移交年度，以外尚有（案卷）移交明细表。移交明细表中内容涉及：案卷目录号、案卷题名或组织机构名称、所属年代、移交（接受）因素、移交（接受）日期、总案卷数量小计、永久案卷数据小计、长期案卷数据小计、备注等项。
? 移交清册的格式见附录（…）。
? 移交清册明细表中的内容应直接查询得到，而不用用户输入，但可以让用户进行修改。
l 全宗历史情况：记录某全宗的历史情况和全宗历次进馆的明细情况，两者的关系是主从关系。
? 历次进馆明细情况的内容涉及：进馆时间、档案所属年代、总档案数量小计、永久档案数量小计、长期档案数量小计、累计卷数、累计米数。
? 全宗历史情况的内容涉及：全宗名称、全宗号、全宗名称变化和起止时间（用文本串记录）、档案初次入馆时间、档案存放库房号、对历次进馆档案质量和完整情况说明。
? 全宗历史情况表的格式见附录（…）。
l 立档单位历史情况：
? 记录立档单位的历史情况，涉及：单位名称、建立年月、初建时名称、领导成员姓名及党政职务、内部机构名称、人员编制数、实有人员数。
? 立档单位历史情况表的格式见附录（…）。
二、档案整理
档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，重要涉及对档案文献的内容真伪的鉴别、对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，重要是将零散的和需要进一步条理化的文献或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。我们通常所说的档案整理，重要指档案的实体整理。
三、档案鉴定
档案的鉴定工作应当涉及两个方面的内容，即鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪。目前，在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值，因此，当前档案界人士统称的档案鉴定工作指的重要就是鉴定档案的保存价值的大小。那么，给档案价值鉴定工作下个完整的、科学的定义就是：档案保存价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来鉴定档案的价值、拟定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。它是档案管理工作中一个独立的环节，是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。
四、档案保管
维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本规定，也是档案工作各项业务环节的共同任务，从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案保管工作的中心任务，这是由于档案保管工作这个环节，是实现维护完整与安全的重点环节和重要手段。从实质上讲，档案保管工作，也是人们向一切也许损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之，档案保管工作应当做到四不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。
五、档案记录
档案记录工作，是用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现状及其一般规律的一项档案业务工作。档案记录工作的基本任务，就是要对档案和档案工作的发展情况进行登记、记录调查、整理和分析，提供记录资料，实行记录监督。
六、档案检索
档案检索有广义与狭义之分。狭义的档案检索是指运用各种检索工具，从各种角度查找运用者所需档案的过程。广义的档案检索则是指存贮档案信息线索和运用检索工具查检所需档案的所有过程。我们这里研究档案检索是从检索的广义概念出发的，即档案检索涉及档案存贮和档案查检两个具体过程。
七、档案运用
档案开发运用工作，就是档案工作者将本馆（室）及其他单位所收藏的静态的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给运用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足社会需要的一项档案业务工作。
八、档案编研
档案编研工作，是以馆（室）藏档案文献为重要物质对象，以积极提供或报道档案信息内容，满足社会运用为重要目的，在进一步研究档案内容的基础上，按专题对档案文献进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。

第2章 登陆系统及常用功能
2.1 登录系统
在IE浏览器的地址栏内输入档案管理系统的访问地址，如：http://localhost:7899/firstda/回车，进入公司文档电子管理系统登录页面，如下图所示：

系统设立初始密码为六个零，用户第一次登录系统后，可以自行修改密码。
假如用户标记和密码通过了系统的验证，用户就可以登录到系统中了。公司文档电子管理系统的页面可分三个部分：页面头部、左页面和右页面，如下图所示：

一、页面头部：
1、提供了8个功能模块的链接，涉及“我的首页”、“文献管理”、“档案管理”、“检索运用”、“档案保管”、“档案鉴定”、“系统管理”、“控制面板”，功能模块显示有多有少，根据用户的权限而定。单击上述相应功能模块，进入该模块功能。
2、提供了退出系统按钮，单击“退出”可退出此系统，中间部分显示登录用户的信息及此用户上次登录的时间。
二、左页面：
上方有三个图标按钮，它们的功能依次是返回系统首页，恢复左边菜单和隐藏左边菜单。单击相应按钮即可以达成此效果。
三、右页面：
一般状态下，右页面呈现相应功能页面的欢迎页面，但假如用户单击了左页面的某个功能项时，右页面就会显示该功能项的具体内容。

2.2 常用功能
1、翻页功能：在系统各个窗口的右上角有翻页按钮，如图所示：

单击<向前翻页,单击>，向后翻页
2、选择项输入说明：在系统中有一些项是选择输入的，在输入框的后面有的标记，点击弹出下拉框进行选择输入。
3、自动连成项输入说明：在系统中有一些项如档号、案卷档号是由几个录入项连成的，在输入框的后面有的标记，直接点接此键即可生成输入项。
4、日期输入说明：为了统一录入的日期格式，系统在日期的输入框后面有的标记，点击弹出如下窗口（为当前年月日的日期列表）。

5、必录项说明：在系统中有些录入项是必须输入的，在输入项的后面都用*作了标记，如：，用户在输入时，一定要对这些项目进行输入，系统才会允许进行数据的保存。
6、排序功能：系统在列表界面提供了可按照某一项进行排序的功能，当用户需要按照某一项对列表内容进行排序时，单击此项的名称即可。

第3章 我的首页
登录系统后可直接进入系统首页，点击页头的“我的首页”也可以进入系统首页，我的首页提供了初始设立、修改密码、我的收藏、我的申请、授权管理、帮助手册六个功能。

1、初始设立：单击“我的首页/初始设立”，进入初始设立功能页面，如下图所示，用户可以按个人的喜好，选择输入设立列表每页显示行数，设立完毕后，单击“更新”保存设立。

2、修改密码：单击“我的首页/修改密码”，进入修改密码功能页面，如图所示：

在这个页面用户可以修改自已的用户密码，在右栏的文本框中依次输入用户旧密码、新密码、用户确认密码，然后单击“更新”，保存设立。

3、帮助手册：单击“我的首页/帮助手册”，进入帮助手册功用页面，如图所示：
4、我的收藏、我的申请、授权管理是检索运用中的功能模块前移，具体见后。

第4章 文献管理
4.1 收发文登记
文献是档案最重要的来源。
办公流程中，对于文献的管理，重要是文献的办理流程很复杂，但这些解决是办公自动化系统要更多考虑的问题，办公自动化系统侧重于文献动态流转的管理，而档案管理系统中的文献管理更多的侧重于静态文档的管理，但也应能较完整的记录文献解决的状态和结果。
文献管理按功能可分为文献登记、文献归档和文献记录。其核心功能是文献归档。

实行OA系统后，收发文登记将在工作流中完毕，审批通过后的文献，可以定期批量移交到档案管理系统中，无需再手工录入文献信息。
对于历史文献信息，也可以通过文献增长功能进行补充登记，如下图：

其中顺序号为系统按各单位各部门设立的自动年度流水号，无需填写，其他有些录入项系统按业务规定设了默认项，用户按录入界面规定输入完毕后，单击【追加】或【拟定】按钮。单击【追加】，系统自动转入下一条记录的录入界面，且会继承一些页面的设立；单击【确认】，系统则返回列表界面，新增条目将排在首位。

4.2 文献修改
l 单条记录修改
在列表界面中点击此条目的题名进入文献修改页

修改完后点击【拟定】按钮返回列表界面，或点击【重置】重新进行修改。

l 批量修改
点击列表上方的【批量】按钮进入批量修改界面。

输入查询条件、修改项，要修改的值，点击【开始替换】将会对符合条件的记录逐条修改。

点击【确认】确认修改，点【跳过】不修改当前记录。

4.3 文献删除
在要删除文献前面的复选框中打√后单击“删除”按钮，可以同时选择多条记录批量删除。

4.4 文献查询
在系统的几个功能模块中都提供了“查询”的操作，方法相同，且都提供了简朴查询和高级查询两种方法。
l 简朴查询：
单击【查询】按钮进入简朴查询界面，如下图：

用户按查询项输入要查询的要素，单击【拟定】即可，如查询条件不够，可点击【设立查询项】，增长或重新设立查询条件，如图所示：

当用户需要增长某一个查询项时，在可选查询项列表栏中单击选择需要的查询项，单击按钮，可将选中的查询项移到已选项列表中。删除某个查询项时，可在已选查询项列表中单击选择需要删除的查询项，单击按钮，将其撤回到可用查询项列表中。设立完毕后单击“拟定”保存设立，回到查询界面继续输入相关要素进行查询。

l 高级查询：
在查询界面点击【高级查询】进入高级查询界面，如图所示：

A、选择查询项：从下拉列表中选择所需要设立的查询项，如下图所示：

B、选择关系操作：从下拉列表中选择关系操作。

C、拟定查询值：根据查询项的种类，拟定查询值，如图所示：

根据查询项类别的不同，有些查询值可以直接填写，有些需要从下拉框的列表中进行选择，一旦操作错误，系统会有相应的提醒信息。如下图所示：

如有其他的查询条件可以单击【增长】，反复上述几个环节直至所有查询条件均已设立完毕为止。
D、选择逻辑操作：逻辑操作是指查询条件之间的逻辑关系，用户可以选择“结束”、“并且”、“或者”。如下图所示：

其中“结束”表达查询条件到此为止，“并且”表达这一个查询条件与下一个查询条件必须同时成立，而“或者”则表达这一个查询条件与下一个查询条件只要同时满足其中一个即可。
F、假如需要删除某一个查询条件的话，可以单击这条记录前面的【删除】按钮。
G、设立完查询条件后，单击【查询】即可查出符合条件的条目列表。

4.5 修改件号
在文献列表“件号”的输入框中直接输入件号的数字，然后点击【修改件号】按钮则可完毕修改件号的操作，此操作可以支持批量修改，系统 将自动保存当前列表页中所有用户输入的所有记录的件号。

4.6 文献归档
归档文献是指在其职能中形成的、办理完毕的、应作为公司管理档案保存的各种纸质文献。其中，办理完毕是指文献相应的文书解决程序已经完毕，而不管文献自身在实际工作中是否还在发挥作用。文献的归档工作一般涉及两个阶段，第一阶段，在机关文献归档时，对文献能否转化为档案进行资格审定，拟定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文献材料。归档的过程，是对文献的选择过程。第二阶段，对进入归档范围的文献材料，根据其在日后保存过程中也许产生的不同作用来拟定档案的生存期，提出应保存的年限，即拟定保管期限。

文献归档是指文献材料在解决完毕之后，由业务部门将其中有保存价值的文献整理，定期移交给本单位档案机构集中管理的过程。
对收文和发文中需要归档的文献进行归档解决，归档后在档案管理中就不需要再录入了。在文献归档时需要拟定全宗号、归档年度、保管期限。在归档的同时生成档号。

文献归档是对文献登记中录入的条目记录以及OA系统办理完毕的电子文献进行归档解决。点击【归档】按钮进入归档文献归档界面，在这个页面中，用户可以看到所有需要归档的数据记录列表。

文献归档的操作环节如下：
A、拟定全宗号、保管期限、归档年度及盒号，用户可以点击输入框后进行选择录入，并选择保管期限等。
B、拟定符全归档条件的文献，每个条目记录前都有复选框，选择这条记录，只需选中这个复选框即可，假如要剔出这条记录，则清空复选框。
C、单击页面左上角的【归档】按钮，所选中的数据记录就按照设定的条件归档了，这时，已归档的数据记录直接转入档案管理相应的门类数据列表中，在文献的数据列表中不再保存相应的记录。如在“接受原文”前打√表达文献的条目与原文都归入了档案管理，如不打√表达只有文献的条目归入档案管理，原文不归入。

系统还提供了选择归档，可以通过查询到相同类的文献再进行归档解决。值得注意的是：第一步和第二步是可以互逆的，用户既可以先设定归档条件，再选择相应的数据记录，也可以先拟定数据记录，再拟定归档条件，其结果完全相同。

4.7 原文管理
点击在档案条目列表界面中点击相应条目前的“”进入原文管理界面，进行原文的增长、修改、删除和阅读，
· 增长原文：在原文新增界面点击【增长】

进入下面页面，并点击【浏览】按钮，找到需上传的文献，然后单击【拟定】按钮，完毕增长原文

· 删除原文：选择相应文献，点击【删除】按钮删除该文献。
· 阅读原文：在相应文献的图标前点击打开，要改原文标题可点击文献名称打开，改完后单击【更新】。

· 原文状态管理：本系统默认新增原文为公开，点击“已开放”可改为“未开放”状态，未开放的文献无论用户权限都不能查看原文。

4.8 文献报表
文献报表提供了文献目录的打印功能，文献目录已由系统管理员设计好，用户可选择运用各类已设定好的报表，目录报表的设计详见系统管理员手册。
点击【报表】，进入目录报表查询界面，如下图：

点击【拟定】后系统将以EXCEL的方式输出要查询的报表。

第5章 档案管理
档案管理模块提供了各类档案的新增、修改、删除、查询、调整、原文管理、目录报表打印功能。可以对以下类目的档案进行管理：企管档案（文书档案）、协议档案、会计档案、基建档案、出版物档案、已故人员档案、科研档案、设备档案等，且分为简化归档方式和组卷归档方式两种管理模式，简化归档管理模式有企管档案、协议档案、会计档案、出版物档案、已故人员档案。组卷归档管理模式有基建档案、科研档案、设备档案。
每类档案按照一级类目下的二级类目进行操作。点击一级类目展出二级类目，如左页面分别列出了十一大类档案的二级类目的树表结构。

每一类档案的录入界面不尽相同，但各类档案的操作环节基本相同。
以企管档案为例说明简化方式管理模式的几类档案的操作环节：
点击“企管档案”的二级类目“企管档案”进入企管档案的管理功能模块，再点击二级类目“企管档案”，在这里用户可以对企管档案的条目和原文进行管理，涉及增长、查询、删除、调整、报表、批量、关联等。如图所示：

其中增长、查询、删除、报表、批量操作请参见〖文献管理〗中的章节。

公司管理档案按组卷方式分为传统组卷方式和文献归档方式。传统组卷方式分为案卷级档案和文献级档案。
文献归档方式的特点为：
1. 取消案卷、实行文献级整理，免去了繁琐、复杂的组卷过程。
2. 分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。
3. 装订以“件”为单位进行。
4. 排列方法强调按照事由来排列，时间、重要限度等作为参考因素。
5. 取消案卷、卷内文献两级目录，只编以“件”为单位的归档文献目录。
6. 无需编页号，目录改设“页数”项。
7. 归档文献直接装盒保管。
8. 无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒背脊。

5.1 档案调整
对于已组好卷的档案，若出现下列情况之一时，需要用到案卷调整功能：
1. 同一案卷内文献顺序的变化
2. 属于某一案卷的文献要调到另一份案卷
3. 某一案卷的案卷号需要改变，其相应的所有文献的案卷号和档号需要修改
4. 以上情况并不是一定要用到案卷调整，若涉及到的数据量小，也可直接对每条需要修改的数据进行修改，但案卷调整可以提供方便和快速的调整，特别是针对大量数据需要修改的情况。

5.1.1 件号顺序调整

按新标准整理的档案只需要调整件号，点击【调整】按整进入调整设立界面，如下图：

设立要调整的数据条件，点击【下一步】按钮进入调整界面，如下图：

选择一条记录点击或可调整每条记录的件号顺序，调后点击【调整】按钮保存调整结果。选中某条记录然后在中双击前一个输入框，系统将自动将此记录的位置显示到此输入框，然后再在后一个输入框输入要调整到什么位置，然后点击【调整】按钮保存调整结果。

5.1.2 卷内顺序调整
按传统方法整理的档案需要调整卷内顺序，选择此门类下的案卷目录列表上方的【调整】按钮进入调整设立界面，如下图：

设立要调整的数据条件，点击【下一步】按钮进入调整界面，如下图：

点击或调整案卷的顺序号。点击或可以选择未组卷的文献到现有的案卷中，调整完毕后点击【调整】按钮完毕操作。

5.1.3 分卷调整
按传统方法整理的档案需要进行分卷解决，将某个案卷下的内容调整到新的案卷中，选择此门类下的案卷目录列表上方的【调整】按钮进入调整设立界面，如下图：

设立要调整的数据条件，点击【下一步】按钮进入调整界面，如下图：

点击或调整案卷的顺序号。点击或可以选择文献到新的案卷，在分卷案卷档号中输入相应的内容，调整完毕后点击【调整】按钮完毕操作。

5.1.4 合卷调整
按传统方法整理的档案需要进行合卷解决，将其他案卷中的某些文献合并到这个案卷下，选择此门类下的案卷目录列表上方的【调整】按钮进入调整设立界面，如下图：

设立要调整的数据条件，点击【下一步】按钮进入调整界面，如下图：

点击或调整案卷的顺序号。点击或可以选择文献到新的案卷，调整完毕后点击【调整】按钮完毕操作。
5.1.5 拆卷调整
按传统方法整理的档案需要进行拆卷调整，选择此门类下的案卷目录列表上方的【调整】按钮进入调整设立界面，如下图