网易企业邮箱管理员使用手册.doc
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1、管理员开通和管理邮箱说明目 录一、邮箱开通流程说明31、配置DNS说明32、客户端设立52.1 Outlook客户端设立52.2 Foxmail客户端设立72.3 苹果电脑mail客户端设立93、开通时间为1个工作日12二、管理员登录邮箱说明12三、操作与使用131、查看公司邮箱系统信息132、公司信息设立143、部门帐号管理143.1 部门分级呈现形式143.2 部门管理操作153.2.1 新建部门153.2.2 部门排序163.2.3 自动创建默认部门163.2.4 部门重命名173.2.5 删除部门173.2.6 显示部门下所有帐号173.3 帐号管理操作173.3.1 新增帐号183.
2、3.2 批量创建帐号183.3.3 帐号显示排序193.3.4 编辑帐号203.3.5 删除帐号213.3.6 禁用帐号223.3.7 激活帐号223.3.8 帐号搜索233.3.9 修改用户密码243.3.10 设立帐号是否在通讯录中共享243.3.11 设立用户邮箱别名254、群发名单管理264.1新建群发名单274.2 编辑群发名单284.3 删除群发名单284.4 禁用群发名单284.5 解禁群发名单285、部门群发295.1 上传eml格式的文献296、公司通讯录316.1 导出公司通讯录327、公告栏管理328、公司管理员修改密码339、随身邮管理339.1 随身邮的类型349.2
3、 随身邮资费标准349.3 帐号绑定规则349.4 随身邮短信下发条数的分派359.5 公司随身邮帐号的使用方法359.5.1 新增绑定帐号359.5.2 修改帐号369.5.3 随身邮绑定关系的解除与恢复379.5.4 随身邮的其他说明3810、管理员权限分级3910.1 公司邮箱用户角色分类及权限3910.2 权限具体说明3910.2.1 超级管理员和公司管理员权限说明3910.2.2 部门管理员权限说明4010.3 部门管理员的管理操作4110.3.1 查看管理员4110.3.2 新增管理员4110.3.3 删除管理员4210.3.4 编辑管理员4210.3.5 部门帐号管理、通讯录管理
4、4310.3.6 部门群发4311、IP登录管理4412、系统日记4412.1 什么是系统日记4512.2管理操作记录4512.3邮件收发记录4612.4用户使用状态46一、邮箱开通流程说明1、配置DNS说明 要使用网易公司电子邮件服务,您需要修改DNS配置及指向:第一步:登录您的DNS托管帐户,并转到 MX 记录维护页。第二步:输入以下 MX 记录:设立MX: 优先级 10 优先级 50 第三步:将CNAME记录修改为: CNAME 第四步(可选):将TXT设立修改为:v=spf1 include: -all范例一:(新网)范例二:(万网)范例三:(ename)范例四: (godaddy)第
5、五步:保存更改,这样您就成功完毕了DNS参数配置。 2、客户端设立2.1 Outlook客户端设立假如您使用outlook客户端收发邮件,在“属性”中进行如下设立:第一步:发送邮件服务器SMTP: POP3服务器: 帐户名: 请填写您的帐号全名(小提醒:请留意要填写您的邮箱域名)密码: 请填写您的邮箱密码外发邮件服务器:请选择“我的服务器规定身份验证”第二步:假如您的邮件收发不需要采用SSL加密,点击“高级”,端口参数设立为:Port(O):25Port(I):110假如您的邮件收发需要采用SSL加密,点击“高级设立”,请选择“此服务器规定安全连接SSL”,端口参数设立为:Port(O):99
6、4Port(I):9952.2 Foxmail客户端设立假如您使用foxmail客户端收发邮件,在“邮箱帐号设立”中进行如下设立:第一步:发送邮件服务器SMTP: (小提醒:请选择“SMTP服务器需要身份验证”)POP3服务器:POP3帐户:请填写您的帐号全名(小提醒:请留意要填写您的邮箱域名)密码: 请填写您的邮箱密码第二步:假如您的邮件收发不需要采用SSL加密,点击“高级”,端口参数设立为:Port(S):25Port(P):110假如您的邮件收发需要采用SSL加密,点击“高级设立”,请选择“此服务器规定安全连接SSL”,端口参数设立为:Port(S):994Port(P):9952.3
7、苹果电脑mail客户端设立假如您用苹果电脑mail客户端收发邮件,在“帐户”中进行如下设立:第一步:发送邮件服务器SMTP:POP3服务器:账户名:请填写您的帐户全名(小提醒:请留意您要填写的邮箱域名)密码:请填写您的邮箱密码有关更多苹果客户端设立(如iphone及ipad),请查阅网易公司邮箱官网:第二步:在“高级”页签内,去掉“收取邮件后从服务器上删除其副本”前的勾选,以保证您收到的邮件会在web上保存副本。并注意端口参数为:110。在设立完毕后,可以点击“帐户信息”中的“发件服务器(SMTP)”选择框,在弹出框内修改想要修改的信息。3、开通时间为1个工作日 在申请后的1个工作日内网易公司
8、邮工作人员将为您开通管理员帐号和密码。二、管理员登录邮箱说明 使用帐号,通过以下方式登录邮箱:1)(其中XXX.com为您的公司邮箱域名)2) 使用帐号,通过以下方式登录管理平台管理:1)(其中XXXX.com为您的公司邮箱域名)2)管理员登录首页: 在上图的提醒框内输入管理员的用户名和密码即可登录管理平台了。三、操作与使用1、查看公司邮箱系统信息 您登录管理平台后,在管理首页即可看到公司邮箱的系统信息,比如建立日期,到期日期,已分派的邮箱数,可分派的邮箱数。2、公司信息设立 登录管理平台后,请点击“公司信息设立”按钮进行公司信息设立和修改,您可以设立公司LOGO、自定义登录界面的背景图片、设
9、立和编辑公司介绍,并可为公司设立统一信脚:说明: 公司自定义LOGO将在您公司用户邮箱左上角呈现 自定义登录界面的背景图片将体现在员工登录web邮箱的首页 公司介绍包含公司名称、公司介绍和公司新闻,设立后将体现在员工登录web邮箱的首页,此外可在此界面设立员工web邮箱内部的“今日新闻”是否显示,新闻内容由网易网站提供。 设立信脚后,员工通过web邮箱写信,统一信脚将出现在员工署名下方。3、部门帐号管理3.1 部门分级呈现形式 管理员进入管理后台,选择左侧的“部门帐号管理”:1)页面右侧将呈现所有部门的分级结构,系统会默认显示所有部门的帐号列表。2)部门结构以树型显示,并且默认先显示所有的一级
10、部门列表。若某个部门下存在子部门,点击该部门名称前面的“+”号,页面将以树型结构呈现子部门。3)当您选中某个部门,右侧置顶的位置会提醒您该部门直属下级部门的数量,系统会显示您选择这个部门下的所有直属用户(不包含子部门的用户)的帐号列表,您可以对这些帐号进行管理操作,可以点击“显示部门下所有帐号”来查看该部门下所有的帐号列表(所有的子部门下的用户帐号列表)3.2 部门管理操作 部门操作涉及新建、部门排序、重命名、删除,以及显示该部门下所有帐号。3.2.1 新建部门 当前鼠标选中某个部门时,点击“新建部门”,则默认创建的是当前部门的子部门。 例如:当前选中的部门为“公共关系部”,则点击新建部门后,
11、弹出的提醒框如下:提醒您新创建的部门属于公共关系部的子部门。A)在同一个父部门内,只能创建唯一名称的子部门,比如a部门下有子部门b和c,部门b和部门 c的部门名称是不可以相同的,都必须是唯一的;B)在不同的父部门内,可以创建相同名称的子部门,比如a部门下有子部门b,c部门下有子部门d,部门b和部门d的部门名称是可以相同的。3.2.2 部门排序 当鼠标滑过部门名称时,可见部门右侧有向上和向下的箭头进行排序,点击则可以进行部门上移或者下移。A)只有平级之间的部门可以通过上移或下移到方式进行排序。例如,图示中“客服部”和“公共关系部”都是一级部门,则它们之间可以进行排序。B)不能跨级排序,子部门只能
12、在其父部门之内上下移动。例如,图示中的“子部门一”是“公共关系部”的二级部门,它无法跟其他一级部门(如“客服部”等)进行排序。又例如图示中的“子部门一”到“子部门四”,它们是“公共关系部”的二级部门,则无论如何移动,都不也许移出“公共关系部”。C)已经置顶的部门将无法上移;已经置底的部门将无法下移。3.2.3 自动创建默认部门当管理员创建一个用户帐号时,假如没有给该帐号选择所在部门,该帐号将不属于任何一个部门。为了管理员可以方便的查看或编辑这些不属于任何部门的帐号,系统后台会自动将这些帐号汇集在一起、并放入一个系统创建的“默认部门”,“默认部门”的位置安排在部门树的最下方。如此一来,管理员可以
13、轻松的找到所有未指定部门的帐号,且可以将某个用户的部门信息“删除”、使他不属于任何一个部门。如下图所示:该用户自身归属与邮件事业部/商务组,通过部门转移,选择将该用户转移至“默认部门”,则他将不属于任何部门。3.2.4 部门重命名 当前鼠标选中某个部门时,点击页面右上方的“重命名”,可以对部门名称进行编辑,但无法改变该部门的从属关系。部门名称的修改规则同“新建部门”的名称规则。3.2.5 删除部门 当前鼠标选中某个部门时,点击页面右上方的“删除部门”,可将该部门彻底删除。A)若该部门下存在子部门,系统将提醒您无法立即删除,必须先删除所有的子部门,才可以删除该部门。B)当部门下存在帐号时,也不能
14、删除该部门,必须先删除该部门下所有的帐号,才可以删除该部门。3.2.6 显示部门下所有帐号 当前鼠标选中某个部门时,右侧的帐号列表显示的是直接从属于该部门的帐号;点击了“显示部门下所有帐号”时,右侧的帐号列表才会显示出所有从属于该部门的帐号。 例如:图示中帐号“kevin2”和“test”是直接从属于“公共关系部”的,假如有帐号“a”属于“公共关系部”的“子部门一”,则需要点击“显示部门下所有帐号”,才干在右侧列表中看到帐号“a”。3.3 帐号管理操作 帐号管理操作涉及新增、编辑、删除、搜索帐号等一系列操作。3.3.1 新增帐号 当前鼠标选中某个部门时,点击“新增”,系统将进入创建帐号的页面;
15、该页面将提醒您,姓名、邮箱帐号、密码和确认密码是必填项,其他内容是选填项。在创建用户的过程中,假如需要改动改用户所在的部门,则需在下拉框中重新选择部门。 管理员也可以同时添加多个用户,点击“继续添加”,可以一次创建多个初始密码、部门、过期时间相同的用户。假如不需要添加多个,可以点击“删除”。3.3.2 批量创建帐号管理员还可以采用上传CSV文献的方式,批量创建一批新帐号。采用本功能创建帐号,一方面您需要将待新增的用户帐户信息创建一个CSV文献(使用 Microsoft Excel 一类电子表格程序可以轻松地创建或修改CSV文献),该文献应当采用表格格式,并需要包含标题,这个标题为:用户名称、帐
16、号名、密码、部门、工号。接着,在管理后台的部门帐号管理,点击“新增”,在添加帐号的页面下方,上传您准备好的CSV文献,并点击“开始导入”,系统将直接为您创建这些帐号,并将创建失败的帐号以及失败的因素显示出来。特别说明 您上传的CSV文献格式需要按照上文的示例,其中用户名称、帐号名和密码是必填项,部门和工号是选填项。 假如您希望将某用户添加到某个部门,需要从根部门开始完整填写该部门,子级部门与上级部门用“/”分隔。假如部门不存在,系统将自动创建新部门。 假如部门管理员希望将某用户创建到管辖范围内的某个子部门,而该子部门不存在,则需要从根目录开始完整填写该部门,系统将自动创建该子部门,并将帐号创建
17、在该子部门下。未从根目录起完整填写部门的,系统将创建失败。如某管理员管理部门a,a没有子部门b,但管理员希望将帐号创建在b部门下,则需要在CSV文献内相应当帐号的部门处填写a/b,否则系统将创建失败。 您也可以不填写用户的部门,系统会将该用户直接创建到您所管辖范围内的根部门;假如您没有填写部门,又在“统一部门”中选择了某个部门,系统将会把CSV文献中所有未填写部门的帐号,统一创建在您选择的部门里。3.3.3 帐号显示排序 在部门帐号管理处,点击“姓名”,帐号显示的排列顺序将按照用户姓名的数字、字母、汉语拼音的升序方式来排列,再点击一次,将按照降序方式来排列。同理,点击“邮件地址”一次或两次,将
18、按照邮件地址的升序或降序方式来排列。管理员可以方便的找到需要查看或编辑的用户帐号。3.3.4 编辑帐号 点击某个帐号的电子邮件或最右侧的“编辑”按钮,进入对该帐号的编辑操作;您可以清楚的看到该用户所在的部门,并显示该部门的完整途径,同时点击“部门转移”,可以将该帐号转移到其他部门。 例如:该用户当前所在部门为“公共关系部”的“子部门一”,假如将他移动到其他部门,该部门又有子部门时,系统会自动逐级显示下去,示意如下。 在编辑帐号里,管理员可以修改帐号的系统信息,涉及是否在通讯录内共享、帐号到期时间;也可以修改用户个人资料,涉及登录密码、姓名、电话等。3.3.5 删除帐号 选择您需要删除的帐号,点
19、击删除按纽即可。此外也可以点击“编辑”,在显示用户信息的页面,删除帐号。说明:1)删除帐号后,系统会把该帐号的过期时间设为当天,并在7天后在系统彻底删除。2)过期的帐号会进入“禁用”状态,过期后7天用户就会被彻底删除。3)已删除状态和过期状态的用户管理员可以激活帐号,激活后清除过期时间,如有需要,管理员可再对该用户设立过期时间;状态为“已删除”的帐号,可以通过点击“恢复”来取消被删除状态。4)无论是“已删除”还是“已过期”,在7天恢复期内,该帐号都会在帐号列表中出现并占用一个“可使用的帐号”,并且同名帐号不能被创建,直到该用户被删除。3.3.6 禁用帐号 选择您需要禁用的帐号,点击禁用即可。3
20、.3.7 激活帐号 选择您需要激活的帐号,点击激活即可。3.3.8 帐号搜索 您可以在搜索输入框内输入您想查询的帐号关键字,点击确认即可。搜索是在所有帐号内进行。3.3.9 修改用户密码 选择您需要修改密码的帐号,点击“编辑”进入该用户个人资料页签,修改密码即可。说明:1)密码长度必须在616位之间,允许阿拉伯数字09,字母az(区分大小写),及特殊字符。2)系统会检查输入密码是否符合标准,并弹出相应的提醒。3.3.10 设立帐号是否在通讯录中共享 某个帐号设立为通讯录共享后,则该帐号的信息会出现在公司通讯录中,否则,则不出现在公司通讯中。3.3.11 设立用户邮箱别名 邮箱帐号别名,顾名思义
21、就是给用户的邮箱帐号起一个或几个其他的名字,这些别名是虚拟的帐号,是主帐号的“代号”或“马甲”。公司邮的用户帐号一般都是用户真实姓名的缩写,由公司统一制定命名规则并由管理员完毕分派,用户在办公的情景下使用方便。当帐号具有别名时,用户可以选择在不同的场合、针对不同客户使用不同的别名,收件人只能看到别名的邮件地址,而不会看到主帐号的邮件地址。网易公司邮箱用户帐号别名后台管理规则如下: 超级管理员可以对部门内任何一位成员设立帐号别名,公司管理员可认为除了超级管理员和所有公司管理员之外的任何成员设立帐号别名,部门管理员只能为属于自己管辖范围内的成员设立帐号别名 创建的帐号别名不能与本公司内已有的帐号及
22、别名反复,也不能带有特殊字符,否则无法创建 最多可为每个用户创建3个帐号别名如下图所示,在部门帐号管理呈现的用户帐号列表中,选择某个用户,进入编辑该用户资料的页面。再选择“用户邮箱别名”标签,对用户帐号的别名进行管理。可以在这里查看到用户帐号别名的状态。假如需要修改已经创建的别名,需要先删除该别名,再重新创建。创建别名的规范与创建邮箱帐号的规范同样,不可创建已经存在的邮箱帐号及邮箱别名,也不支持特殊字符。输入帐号后,系统将做出检查,并显示该别名是否可用,如下图: 当管理员为用户成功创建了邮箱别名后,用户可以在web邮箱进行使用。并且每当别名被启动或删除,用户都会收到系统发出的告知邮件。4、群发
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