SBO系统管理员操作手册.doc

SAP Business One

用户操作手册
(系统管理员岗位)

福建讯盟软件有限公司
2023年9月

目录
一、概述 2
二、系统管理 3
1系统安装与维护 3
1.1、系统安装/环境配置 3
1.2、License 服务器设立 5
1.3、备份/还原 10
1.4 系统升级 12
2系统一般配置与开帐 13
2.1 新建帐套 13
2.2 一般设立 14
3系统个性化设立 19
3.1 打印格式设立 19
3.2 强大数据挖掘功能,查询报表工具 23
3.3 个性化表单 28
3.4 强大的扩展性-新增用户表单 34
4、系统安全配置/权限分派 36
4.1权限设立 36
4.2 单据审批流设立 38
4.3 预警-警报设立 42

一、概述
系统管理员的职责：保证系统的正常运营，针对公司的新需求进行二次开发

二、系统管理
1系统安装与维护
1.1、系统安装/环境配置
（1）系统安装
系统安装分服务器安装和客户端安装。
A、作业环境：
服务器 基础配置：
Cpu：Intel xeon 2.0G以上
内存：2G以上
硬盘：73G SCSI以上
网卡：1000M
作业系统系统:Win2023 Server(SP4)/win2023 server+MS SQL 2023(SP4)/MS sql2023
客户端 基础配置：
Cpu：Intel PIII 500以上
内存：512M以上
硬盘：20G以上
网卡：100M
作业系统系统:Win2023 PRO 或Win XP
B、安装 SAP Business One 服务器
(B1)安装服务器数据库
一方面必须先安装SAP B1系统的服务器数据库,安装方法:直接进入安装盘或安装目录“ 安装盘目录\Packages\Server“点击setup.exe进行安装，在安装过程中选择“coumter”自定义安装演示帐套，由于系统会默认安装各种语言的演示帐套，我们一般只需选择一种即可，避免反复安装占用空间。安装 SAP Business One服务器时，在服务器的共享目录里(安装服务端后自动共享),默认情况下在”C:\Program Files\SAP\SAP Business One\ SAP_SHR”，安装向导自动复制客户安装的安装文献。
(B2) 安装Server Tool
这个安装用户安装SAP B1系统的基础服务工具,里面集成了Licenses 服务,备份服务,数据接口服务<用于支持开发和自定义表单用>等.这个是必须安装的,否则系统将无法运营.
安装方法: 进入安装盘或安装包” Packages\Server Tools”,执行setup.exe进行安装,依据提醒安装即可.安装完毕后,打开“开始菜单à所有程序àSAP Bussiness OneàServer ToolsàServerManager.exe“,打开后如下图,Service选择 License Manager 2023à按下面绿色的三角型Start/continueà再将下面的 Auto-Start service when os starts 勾上,此选项意思,当服务器启动时自动启动该服务.

C、安装 SAP Business One 客户端
客户的安装文献可在可从在 \\’server’\SAP_SHR\Clients\Client_Setup\setup.exe下的服务器中找到。运营setup.exe根据提醒完毕安装即可

D途径设立
该作业重要是用于设立SAP B1中附件文献的存放途径,每一项只能设立一个文献夹,
Microsoft Excel 导出、图片和附件的途径

途径请以网络途径显示即\\server\sbo_shr\worddoc此方式显示，否则其他客户端将无法访问。

1.2、License 服务器设立
A、安装导入
Step 1 获取服务器硬件系列号
1 从开始菜单à SAP Bussiness OneàServer ToolsàServerManager.exe 打开server tool 服务 如 图1.2.1
2 选择license Manager 并启动à点击 Settings
3 记下Hardware key 如图1.2.2①

Step2 申请License 文献
将Step1的Hardware key和贵公司的资料(公司全称,英文名称,联系人,电话,传真等)发给阳光通软,由阳光通软帮你们申请License 文献

Step3 导入License
当你完毕第一步,获得SAP的license后，接下来将进行导入,操作:参考Step1进入到license Manager设立如图1.2.1,点击“settings”按钮进入图1.2.2，透过②选中license文献，点击③“Import license file”导入license文献，系统提醒成功后，则license安装完毕。

图1.2.1
①
②
③

图1.2.2

Step 4 确认导入成功
导入提醒成功后为了,确认是否已经真正导入,您可进入SAP B1系统à管理à许可证管理员,如下图1.2.3,若导入成功,则在右边的框内您可以看到你所购买的license具体信息,如图1.2.4,其中Professional User 表达专业用户,Available 表达未分派的用户数,若已分派完则为0

图1.2.3

图1.2.4

B 访问配置
关于2023B License 具体说明，请参考安装包下”Documentation\SystemSetup\ LicenseGuide.pdf”文献.
在此我们将介绍如何设立局域网内部访问license.

基于以上的图,我们可以了解到,license 服务器可以和SAP B1存放于不同的电脑上,这样就可让公司更灵活的设立SAP B1的安全性.此方面涉及windows 服务器安全设立,不在本手册中说明,具体请参考windows 服务器系统的相关书籍.
在登录SBO系统时，一方面要保证登录Licence服务器畅通,SAP B1 license的端口默认是30000,在window安全策略中须开放此端口 。请在license 服务器上设立每个客户端的windows登陆帐号,保证客户端能顺利登陆到license.

C、License的分派
关于SAP B1 不同License类型对单据限制及具体说明,请参考安装包下”Documentation\SystemSetup\ LicenseGuide.pdf”文献。一般注意2点:1 Professional User 专业用户,权限最大,但是费用最高,分派时谨慎根据用户的作业权限和单据分派,2 运用好SAP addons和SDK Tool ,这两个是用于SAP扩展包和客户运用SAP B1的SDK自行开发SAP B1程序的授权,目前,短期内SAP的政策是没有限制,属于赠送,而这两个license 可以在 SAP B`作业的单据与表单也很多(基础数据维护:物料档案,客户/厂商资料,BOM表,生产模块,用户查询报表,用户自定义表)
操作：管理 à许可证管理à 许可证管理员，进入如图界面，选择左边的用户，在右边的license选择相应的license打勾即可，系统会自动扣去Available用户数，点更新按钮，退出即可,如图1.2.4。
注：运用此功能你可以让不同用户在不用时间段获得license访问权，从而可以解决系统用户数大于license用户数的。

图 1.2.4

1.3、备份/还原
ERP系统最有力的数据安全手段之一，就是作好备份，它的重要性我就不再反复说明。对于SBO数据的备份，我们有两种方法：一种是直接用MS SQL2023/2023数据管理工具有份；此外一种就是用SBO自带的备份工具，集成在Server tool里如图3，（注：SBO自带的备份功能和MS SQL的备份不同，SBO自带的备份功能会在备份数据库的同时，把我们在“一般设立”à“途径”下设立的文献夹备份即SAP B1中的附件）

Step1 进入SAP B1的备份工具界面
1从开始菜单à SAP Bussiness OneàServer ToolsàServerManager.exe 打开server tool 服务 如 图1.3.1
2 Service选择 SBO Backup ,点 Start/Continue 启动

Step2设立与服务器的连接
1 点Connection 选项,在db username 中输入登陆SAP服务器数据库的帐号,一般是saàDb password中输入登陆密码à确认即可 图1.3.2

图1.3.1

图1.3.2

Step3选择要备份的帐套
1点击 DataBase 选项,进入勾选要定期备份的帐套数据库名称 ,图1.3.3

图1.3.3

Step4 设立备份文献的存放途径
1点击settings设立备份文献的存放途径，BACK up directory存放备份后的数据库文档，BACK up temp 备份时存放的临时文献夹

图1.3.4

Step5 设立自动备份计划
1点击schedule，设立备份排程即备份计划,by date指定具体的日期备份,by intervals指当天具体的时点,daily 指天天备份,weekly指每周备份,每周那天自动备份,monthly指每月哪天自动备份,一般只要选一种就好了,通常假如不需要天天备份,就选每周,指定周几备份就好了,如图1.3.5

图1.3.5
关于还原，还原还是要用MSSQL的还原功能还原，SBO不提供还原的功能，至于怎么操作，我就不再反复说明，您可以参考有关MSSQL的说明。

1.4 系统升级
假如您每年有向SAP缴交升级费的情况下,您可以在该年度定期获得SAP B1升级包,这个升级包是SAP收集全球用户所提交的问题和需求,进行有计划的改善系统,融合了当前最新的管理理念和需求.所以建议您定期的升级系统.
升级环节

Step1 升级服务器数据库
1 解压升级包,打开Packages\Upgrader Common\Upgrade.exe,
2 输入服务器名称,登陆服务器数据库的帐号,一般为saà输入登陆密码à下一步 按提醒完毕即可

Step2 升级帮助文献
1 解压升级包,打开Packages\Upgrader Help\Upgrade.exe
2 输入服务器名称,登陆服务器数据库的帐号,一般为saà输入登陆密码à下一步 按提醒完毕即可

Step3 升级应用程序即客户端程序
1 当您执行完前面2个环节后,进入系统,系统会提醒升级,选”确认”,依提醒作业,系统会自动升级,升级成功后会自动进入正常的登陆界面,其他客户端,登陆系统,会自动提醒升级,所以不需要逐个客户端进行升级.

Step4 升级公司帐套
1 当您升级完应用程序后,登陆帐套时,若此升级包须升级公司帐套,系统会自动提醒您数据库版本太旧须升级,选择”是”升级
2 备份公司帐套,升级帐套前,系统会提醒需要一个数据库备份,请在后台用MS SQL备份好数据库,再登陆SAP B1 公司帐套,系统提醒升级否,选是 系统自动升级数据库,这个过程根据公司帐套数据量大小,时间长度会不同样,请耐心等待.注,升级数据库过程中,请让各个客户端退出SAP B1系统,以免出现不可预知的错误

2系统一般配置与开帐
2.1 新建帐套
一切准备就绪,开始运用了,开帐之前,我们必须先建立一个新的帐套.做法如下:

Step1 进入登陆界面 ,点 “新建”按钮,如图2.1.1

Step2 设立新帐套的基本信息
1 点新建按钮后,进入以下画面,输入相关信息-公司名称和数据库名称<这个命名没有规定,建议规范一点比较好>
2本地设立,根据公司的需求,一般选中国;科目表根据公司财务需要 “一般选股份有限公司会计制度”选此系统会自动根据股份制会计科目创建一个科目表模版,后续财务再去调整,若选择”用户定义”,则系统不会创建科目表.须人为去一个一个建,基础准备工作会比较多;

3定义过帐期间,这个必须设立,用来设立公司帐套的会计记帐期间
类别与期间名称,一般输入年份;子期间一般设立”月”,即按整月来设立每个会计期间;”到期日”的终止日期
一般要设立跨一年,即2023年的到期日须设立到2023年12月31日,由于到期日是用来管理销售订单,采购订单等有到期日期的单据,假如到期日终止日期只设立到2023-12-31,则2023-12-31接的订单,在2023年交货的,就没法存档了.

Step3 开始建立帐套
在完毕以上2步后,点”继续”,开始建立帐套,建完后系统自动进入新帐套,开始”配置”之旅.

2.2 一般设立
新帐套建好后,须先作一些初始设立
Step1 设立汇率
若有涉及到外币业务,则设立好汇率,从 管理à汇率与索引进入à选择年月,输入天天的汇率,若采用每个标准汇率,则点击 “按选择标准设立汇率”进行设立

Step2 设立公司明细:用于设立公司基本信息(地址等及打印昂首)和与公司相关的初始参数,
初始化:非常重要,有些参数一经设立,开始录入数据后,就不能更改了,所以要慎重,如图2..2.3,需要注意:a即缺省评估方法,就库存的成本计算模式,一般时移动加权,b 按仓库管理物料成本,即系统将对每个仓库进行独立核算物料成本,所以后续再作业过程中每次仓库间的调拨都会涉及到成本的计算,此项看公司是否有需要,其余默认即可,具体设立说明请参考sap b1的随机帮助.

图2.2.2

图2.2.3

Step3 一般设立—设立公司运营的基本参数

注：需要使用“利润中心”时需要预先设立预算栏目；

注：特别注意对小数位的设立；

对库存的设立则在该页面中进行；若需要跑MRP，则需要在计划页面中进行设立；

最后是对钞票流的设立；

3系统个性化设立
3.1 打印格式设立
在B1中，可以进行丰富的打印格式设立，用户可以根据自己的需求，对单据的打印格式进行自定义调整，达成符合客户规定的格式。
以销售报价单为例：
一方面，在销售报价单界面，点击红色方框中的“打印格式编辑器”：

显示打印格式编辑界面：

打印界面的顶部工具栏如下：

从左到右依次为：选择（移动所选择框体时使用）；自由文本框；数据库；公式；系统变量；图片；条形码；外部数据；
对表格内容输入可分四个源类型：

选择“自由文本”源类型时：直接在内容框中输入您需要的内容即可；
选择“数据库”源类型时：通过“表”下拉选单中选择您需要取内容的来源表；再从“列”下拉选单
中选择来源表中的来源列内容；

举例如图：（取退货表中的过账日期）

选择“公式”源类型时：可以使用“公式编辑器”；

从插入左方的下拉菜单中可以选择您需要的公式，选择后点击插入；在公式中填写您需要的变量，点击“更新”，“拟定”完毕公式的填写；
常用公式的含义（与SQL中的公式大部分均相同）：
例如：Abs(number) 取得数值的绝对值；
Round( numeric_expression , length )取整；
Day(datetime) 依接受的日期参数传回日；
Month(date) 取得日期的月部分；

选择“系统变量”源类型时：在需要取一些没有来源表或随时会发生变动的表数值时，选择该项；

一方面勾选视图选项中的“系统信息”；

将鼠标移动至您想要取值的表的框中；例：选择“总计”；

此时左下角显示该选框的系统信息：

Variable的值即为该变量的取值。

此外：在“常规”选项页中可以进行标记，字段类型，链接到，框体大小，是否可视的选择；

在“格式化”选项页中可以进行字体，大小，对齐方式，换行等内容的选择，
注：若需要将数字用大写汉字表达，则勾选“字数记录”框；

在“边框”和“颜色”选项页中，则可以选择是否需要或需要哪几个方向的边框和对字体颜色的选择（0表达无边框，1表达有边框）；

3.2 强大数据挖掘功能,查询报表工具
查询是用户定义的直接在数据库中读取所需表的报表，并使用结构化查询语句（SQL）显示它们的格式。
有两个不同的可用工具可创建必需的 SQL 语句。
l 查询向导
l 查询接口
两个工具都提供相同的功能，但是尚有以下差别：
1.查询向导从创建查询过程开始一步一步的指导您。系统在后台生成 SQL 语句，并永久隐藏它们。用户不规定 SQL 知识。
2.查询接口有创建 SQL 语句的用户和谐界面。系统显示 SQL 命令，这样您才干直接编辑。具有 SQL 知识是个优势。
a.查询向导
选择报表 ® 查询向导执行查询向导。
查询向导从创建查询过程开始分五步：

l 选择表格。该表与上面选择的表连接，显示在屏幕的下方。双击选择它们；

l 选择在下一步选择的表的规定字段。更改列表头并包含计算字段；
l 定义数据记录的排序和分组；

l 定义选择数据记录的条件。还可以使用变量，变量必须输入为 [%0], [%1]，等等。系统自动拟定选择的表之间的关系。如有需要，您还可以更改这些条件；
l 最后，系统显示自动生成的 SQL 报表。要执行报表，请选择结束。

b.查询接口
选择报表 ® 查询接口开始查询接口。
l 查询接口只允许您在一个屏幕上创建 SQL 语句；
l 您可以在左列中指定规定的表。系统自动拟定选择的表之间的关系。假如选择用户定义的表格，必须给用户定义的表格的名称添加方括号，例如：SELECT * FROM [@<table name>]；

l 窗口中间部分两列显示的是选择表的字段和它们的描述。通过双击字段名称，选择需要查询的字段。使用右边的显示框编译数据记录的条件；
l 根据您想要系统如何排列数据记录，通过双击选择字段；
l 还可以指定分组字段，但是您必须手动输入选择字段的分组类型。

l 在您使用两个工具中的其中一个创建查询之后，系统执行查询。结果还可以以图表显示。当您保存查询之后，您可以将它分派到类别。每个类别分派到一个或多个权限组。在用户权限组中，可以定义用户是否允许执行和更改某个权限组的查询。
l SAP 提供的查询位于系统目录中。
l 选择右下角的保存进行保存查询。

3.3 个性化表单
3.3.1用户定义字段
SAP Business One 允许您在系统中添加任意多个额外字段到业务对象中。系统在此外一个窗口（下图右边的窗口）显示这些额外字段；假如对象以表显示，则在表中增长一列显示这些字段。

选择工具 ® 用户定义字段®管理用户字段来创建和维护定义用户字段 。

在字段类别中，选择需要添加自定义字段的类别，点击添加：

您可以根据不同的需求设立类型，结构的自定义字段。
自定义字段还可以设立为下拉式菜单，通过设立字段有效值及字段默认值，如图：

此外，自定义字段还可以通过“设立链接表”选项链接到您所需的表。
通过使用标准凭证设立，表中用户定义的字段可以是隐形或者未激活。

在昂首等级的用户定义字段可受特殊事务影响。选择 <对象名称> ® 用户定义的字段 ® 设立 。
标题和描述
类型和结构
l 文字数字 常规，地址，电话，文本
l 数字
l 日期/时间 日期，小时
l 单元和总数 利率，金额，价格，数量，比例，测量
l 常规 链接，图像
有效值 （可选）： 若字段为字母，您可以：
l 在定义中作为强制字段直接输入有效值，默认值和定义。
l 链接包具有效值的用户定义表
分派到目录
当创建一个用户定义的字段时，您必须分派一个技术名称或标题以及该字段的描述。系统将字段存储在数据库的描述 U_[title] 下。由于系统在屏幕上显示描述，该描述应当是您的本国语言。
此外，您要根据某一类型的某些结构定义字段，还要指出结构为什么由类型决定。结构影响到字段的格式。因此，带有日期结构的字段与系统中所有其它日期字段以同样形式显示，也允许相同的条目。类型一般的字段允许您粘贴文献，超级链接，或图像。双击打开超级链接。图像存储在您输入到一般设立中的图片文献夹或附件目录中。以后，您就不能更改字段类型。
假如您已经将字段定义为文字数字，您有定义字段有效值的下列选项：
直接在用户定义字段的定义中输入有效值列表。该列表可作为下拉框用于字段中。您可以定义系统用来预先分派字段的缺省值。假如已经维护有效值，或者将字段定义为强制的，就一定要定义缺省值。
您可以将字段连接到用户定义的表中，在该表定义有效值。因此，下拉框同时提供定义的新条目，这样您就可以选择在链接的用户定义表中定义一个新的有效值。
您还可以将一个匹配代码搜索定义为条目，来帮助用户定义的字段用格式搜索。此方法会在后面加以论述。
要现实用户自定义字段，选择视图 ® 用户定义的字段，前提是必须存在用户自定义字段的前提下。

3.3.2格式化查询
使用格式化搜索功能，SAP Business One 用户可以将由预定义搜索流程创建的值输入到系统中的任何字段（涉及用户定义字段）。
以下是使用格式化搜索功能的示例：
●      在系统中使用不同的对象将值自动输入到字段中
●      通过预定义清单将值输入到字段中
●      通过预定义查询（由用户定义的）将值自动输入到字段中
●      创建系统中字段间的相关性。例如，字段 X 中的值将影响字段 Y 中的值。
●      显示仅使用查询就可以显示的字段。例如，使用署名、创建日期、未清支票余额（合用于业务伙伴）等。

在现有值中搜索是格式化搜索的最简朴类型。对于任何字段来说（无论是标准字段还是用户定义的字段），当用户选择字段并选定SHIFT+F2 时，您可以定义系统稍后作为输入值建议的值清单。

选择在现有值中搜索，则出现如下界面：

点击右方的“...”，显示窗口如下图：

在该界面中输入可以供选择的字段值，需要调用时直接按SHIFT+F2，从跳出的选择列表中选择所需要填入的字段值。
示例：您在文档中的备注字段中定义标准文本清单。然后用户可以从清单中选择合适的文本。字段右侧的放大镜标志显示格式化搜索的存在。为显示对每个字段格式化搜索的放大镜 ，选择工具®搜索功能 ®显示搜索字段。
您可以选择 Shift+Alt+F2，来维护格式化搜索和有效值。
您还可以使用格式化搜索来定义在任何字段（标准字段或用户定义的字段）之后的用户定义的搜索查询。搜索查询是您定义作为格式化查询的普通查询。

此时可以选择是否当字段更改时自动刷新，双击栏目中的空行，显示如图窗口：

此时可以从中调用预先保存的查询进行格式化查询的值的输入。
示例：当输入一个订单时，您希望用物料商标进行物料搜索。
要进行此操作，一方面定义一个查询，在变量字段内输入商标后，该查询显示此商标的所有物料。在订单条目屏幕中，定义该查询作为物料号字段的格式化搜索。
注意：既然有也许配置常规从清单中选择来满足您的规定，格式化搜索很少为此目的单独使用。但是，下列程序建立在后勤的基础上。
格式化搜索还可以指在条目屏幕中已经填写的字段。
例如：当您输入采购订单时，物料搜索要建议那些物料，它们是常规供应商在主记录中输入的与供应商在采购订单的供应商字段中指定的相同的物料。要进行此操作，在采购订单中定义包含供应商 字段的查询作为常规供应商字段的条件。在订单条目屏幕中，定义该查询作为物料号字段的格式化搜索。
可以使用语法在条目屏幕中参考字段，$[Table name.Field name]。表名称是属于条目屏幕的表的名称，例如，OINV 用于发票条目屏幕。
还可以使用字段项目号和字段列号参考条目屏幕上的字段。通过进行此操作，查询合用于所有凭证条目屏幕。语法是 $[$Field item.Field column.NUMBER/CURRENCY/DATE/0]。系统通过使用字段索引和字段列，还可以单独定义凭证的每个字段。假如您在工具 ® 用户工具 ®显示调试信息 下激活调试信息，则 系统在状态栏显示字段号和字段列号。
假如参与的字段包含金额和货币代码，并且您只要提取金额，可以使用 NUMBER 参数。
假如参与的字段包含金额和货币代码，并且您只要提取货币代码，可以使用 CURRENCY 参数。
假如参与的字段是日期字段，并且您要用它来计算，则使用 DATE 参数。
格式化搜索除了可以用作搜索帮助外，还可以用它自动在字段中输入数据。
示例：您在发票凭证中包含一个用户定义的科目余额 字段。您希望系统用业务伙伴的科目余额自动填充该字段。为此，您要定义一个查询，该查询的结果是业务伙伴的科目余额。然后，定义该查询为科目余额字段的格式化搜索。要保证系统显示对的的余额，假如更改客户字段，为其定义以便自动更新内容。
假如想要系统在创建凭证的同时在凭证中保存科目余额，则在格式化搜索的定义中选择显示已保存的值。
假如希望系统在打开凭证时显示当前的科目余额，则选择定期刷新。
3.4 强大的扩展性-新增用户表单
3.4.1 用户表
在SAP Business One中，可以建立新表（用户定义表）。用户定义的表允许显示储存在系统任何地方的重要数据。
选择工具 ® 管理用户字段并选择用户表来创建和维护用户定义的表。

用户定义表格成为公司数据库的一部分。由 @ 前缀鉴别。
作为默认，用户定义的表由两个字段创建：
代码（必须唯一）
名称（描述）

可以如其它业务对象同样，添加附加用户定义字段到您的用户定义表。为维持用户定义表的内容，请选择工具®用户表 ® <表名称>-<表描述>。
选择了新建的用户自定义表之后，输入数据：

在用户定义字段的定义中，通过选择设立链接表标记还可以链接用户定义表到一个或多个用户定义字段。如此，用户定义的表描述将在用户定义字段中显示为下拉列表。在用户字段中，为了从附加列中显示数据，可以使用格式化的搜索。在任何时候，都可以选择或取消选择设立链接表标记。
用户定义的字段与标准字段有完全相同的使用方法：
l 统一到文档模板
l 使用在报表（查询）中
l 查找对象
l 存储附加信息，如图片、文献和超链接。

例如：
l 客户和供应商的附加分类
l 使用定义的客户或供应商 URL 直接访问互联网。
l 公司标记或途径描述集成到客户
l 显示物料图片
可以将用户定义的字段归纳到类别。使用大量用户定义字段时，此功能特别有用。

4、系统安全配置/权限分派
4.1权限设立
关于系统安全设立，建议网络安全设立＋数据库访问设立＋sbo系统权限设立。在这里有关网络安全社置和数据库访问设立我不再说明，您可参考有关的书籍介绍。这里我们将著重介绍sbo系统权限设立。

具体的权限设立见文献：

4.2 单据审批流设立
审批流程可以在采购流程和销售流程中使用。审批流程允许您使用 SAP Business One 建立电子批准程序的模型。
选择管理 ® 审批流程 ® 批准模板来定义和审批流程。

在新建审批流时，一方面在批准模板-设立界面中填写审批名称，描述；并在创建者一栏中选择该审批流程创建者名称，部门（勾选“活动的”激活该审批流程）。
然后在凭证中选择需要审批的凭证。

此时再在“阶段”栏目下定义审批的阶段和审批的人员，如图：

在定义了阶段名称和描述后，可以选择需要的批准人数和审批的用户。
最后可以在“条件”栏目中选择审批触发的条件：

当选择“总是”时，则表达只要创建该凭证，则无条件触发审批流程。

选择“当下列条件满足”时，可以选择系统定义的条款来触发审批，也可以定义基于用户自定义的查询来触发审批，双击黄色区域，弹出查询管理器如图：

此时选择用户预先写好的查询语句，当创建您选择的凭证并满足该查询的条件时，触发审批流程。
在系统中输入凭证时，系统检查批准过程条件，假如必要，则防止进一步解决此凭证。这时系统保存此凭证为草稿并分派其一个临时凭证编号。随后解决此凭证时，根据当前编号级别对凭证编号进行相应的更改。
批准过程可以包含不同用户，这些不同的用户各代表单一批准阶段。
维护 SAP Business One 中所有的阶段，并分派一个阶段名称进行辨认。您也可以指定每一个阶段所需的批准数。
例如：阶段1中，批准可由史密斯小姐和琼斯先生授予。但是仅需要他们其中之一授予批准即可。也就是说，即使已分派两个用户到系统中的阶段1，所需批准的数目仍为一。
在批准模板中，您可以指定受批准过程支配的凭证，和冻结凭证进一步解决的条款（例如：金额> USD 5000，或折扣 > 10% 等等）。
系统会通过警报功能告知所述用户，规定从他们那里获取决策（批准或拒绝）。
您可以指定在先前定义的阶段中批准凭证的员工。
但是无法添加到系统提供的条款中。
在批准模板中作为凭证创建者输入的用户无法取消激活有效标记。

4.3 预警-警报设立
SAP Business One 中的警报用于告知系统中定义事件的某些用户。
对于所有警报，一定要指定系统应当发送警告给谁，它是如何发生的（内部，电子邮件，SMS，传真），以及警报的优先级和警报的合理频率。此外，您要激活警报使之生效。
选择管理 ® 警报管理来定义和维护警报。

当所要警报的内容需要通过用户或系统的查询时，点击“打开保存的查询”，从弹出的查询管理器中选择预先写好的查询即可。

当警报触发时，若勾选了内部的警报提醒方式时，会弹出警报提醒如下图：

SAP Business One 包含六个预先定义的警报功能：
l 来自预算的误差；
l 来自折扣（百分率）的误差；
l 来自毛利润比例的误差；
l 来自承付款的误差；
l 来自信贷额度的误差；
l 最小库存误差；
鉴于预先定义的警报，您通常要指定一个参数（例如，最大偏差），并指定系统应当检查的凭证。
也可以定义您自己的警报。基于查询发生的。系统总是在满足查询条件的时候触发警报。然后，查询结果以警报显示。关于用户定义警报，必须指定系统在后台中执行查询的频率。