SBO系统管理员操作手册.doc
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1、SAP Business One用户操作手册(系统管理员岗位)福建讯盟软件有限公司2023年9月目录一、概述2二、系统管理31系统安装与维护31.1、系统安装/环境配置31.2、License 服务器设立51.3、备份/还原101.4 系统升级122系统一般配置与开帐132.1 新建帐套132.2 一般设立143系统个性化设立193.1 打印格式设立193.2 强大数据挖掘功能,查询报表工具233.3 个性化表单283.4 强大的扩展性-新增用户表单344、系统安全配置/权限分派364.1权限设立364.2 单据审批流设立384.3 预警-警报设立42一、概述系统管理员的职责:保证系统的正常运
2、营,针对公司的新需求进行二次开发二、系统管理1系统安装与维护1.1、系统安装/环境配置(1)系统安装系统安装分服务器安装和客户端安装。A、作业环境:服务器 基础配置:Cpu:Intel xeon 2.0G以上内存:2G以上硬盘:73G SCSI以上网卡:1000M作业系统系统:Win2023 Server(SP4)/win2023 server+MS SQL 2023(SP4)/MS sql2023客户端 基础配置:Cpu:Intel PIII 500以上内存:512M以上硬盘:20G以上网卡:100M作业系统系统:Win2023 PRO 或Win XPB、安装 SAP Business On
3、e 服务器(B1)安装服务器数据库一方面必须先安装SAP B1系统的服务器数据库,安装方法:直接进入安装盘或安装目录“ 安装盘目录PackagesServer“点击setup.exe进行安装,在安装过程中选择“coumter”自定义安装演示帐套,由于系统会默认安装各种语言的演示帐套,我们一般只需选择一种即可,避免反复安装占用空间。安装 SAP Business One服务器时,在服务器的共享目录里(安装服务端后自动共享),默认情况下在”C:Program FilesSAPSAP Business One SAP_SHR”,安装向导自动复制客户安装的安装文献。(B2) 安装Server Tool
4、 这个安装用户安装SAP B1系统的基础服务工具,里面集成了Licenses 服务,备份服务,数据接口服务等.这个是必须安装的,否则系统将无法运营. 安装方法: 进入安装盘或安装包” PackagesServer Tools”,执行setup.exe进行安装,依据提醒安装即可.安装完毕后,打开“开始菜单所有程序SAP Bussiness OneServer ToolsServerManager.exe“,打开后如下图,Service选择 License Manager 2023按下面绿色的三角型Start/continue再将下面的 Auto-Start service when os sta
5、rts 勾上,此选项意思,当服务器启动时自动启动该服务.C、安装 SAP Business One 客户端客户的安装文献可在可从在 serverSAP_SHRClientsClient_Setupsetup.exe下的服务器中找到。运营setup.exe根据提醒完毕安装即可D途径设立该作业重要是用于设立SAP B1中附件文献的存放途径,每一项只能设立一个文献夹,Microsoft Excel 导出、图片和附件的途径 途径请以网络途径显示即serversbo_shrworddoc此方式显示,否则其他客户端将无法访问。1.2、License 服务器设立A、安装导入Step 1 获取服务器硬件系列号
6、 1 从开始菜单 SAP Bussiness OneServer ToolsServerManager.exe 打开server tool 服务 如 图1.2.1 2 选择license Manager 并启动点击 Settings 3 记下Hardware key 如图1.2.2Step2 申请License 文献 将Step1的Hardware key和贵公司的资料(公司全称,英文名称,联系人,电话,传真等)发给阳光通软,由阳光通软帮你们申请License 文献Step3 导入License当你完毕第一步,获得SAP的license后,接下来将进行导入,操作:参考Step1进入到licen
7、se Manager设立如图1.2.1,点击“settings”按钮进入图1.2.2,透过选中license文献,点击“Import license file”导入license文献,系统提醒成功后,则license安装完毕。图1.2.1图1.2.2Step 4 确认导入成功 导入提醒成功后为了,确认是否已经真正导入,您可进入SAP B1系统管理许可证管理员,如下图1.2.3,若导入成功,则在右边的框内您可以看到你所购买的license具体信息,如图1.2.4,其中Professional User 表达专业用户,Available 表达未分派的用户数,若已分派完则为0图1.2.3 图1.2.
8、4B 访问配置关于2023B License 具体说明,请参考安装包下”DocumentationSystemSetup LicenseGuide.pdf”文献.在此我们将介绍如何设立局域网内部访问license.基于以上的图,我们可以了解到,license 服务器可以和SAP B1存放于不同的电脑上,这样就可让公司更灵活的设立SAP B1的安全性.此方面涉及windows 服务器安全设立,不在本手册中说明,具体请参考windows 服务器系统的相关书籍.在登录SBO系统时,一方面要保证登录Licence服务器畅通,SAP B1 license的端口默认是30000,在window安全策略中须
9、开放此端口 。请在license 服务器上设立每个客户端的windows登陆帐号,保证客户端能顺利登陆到license.C、License的分派关于SAP B1 不同License类型对单据限制及具体说明,请参考安装包下”DocumentationSystemSetup LicenseGuide.pdf”文献。一般注意2点:1 Professional User 专业用户,权限最大,但是费用最高,分派时谨慎根据用户的作业权限和单据分派,2 运用好SAP addons和SDK Tool ,这两个是用于SAP扩展包和客户运用SAP B1的SDK自行开发SAP B1程序的授权,目前,短期内SAP的政
10、策是没有限制,属于赠送,而这两个license 可以在 SAP B作业的单据与表单也很多(基础数据维护:物料档案,客户/厂商资料,BOM表,生产模块,用户查询报表,用户自定义表)操作:管理 许可证管理 许可证管理员,进入如图界面,选择左边的用户,在右边的license选择相应的license打勾即可,系统会自动扣去Available用户数,点更新按钮,退出即可,如图1.2.4。注:运用此功能你可以让不同用户在不用时间段获得license访问权,从而可以解决系统用户数大于license用户数的。图 1.2.41.3、备份/还原ERP系统最有力的数据安全手段之一,就是作好备份,它的重要性我就不再反
11、复说明。对于SBO数据的备份,我们有两种方法:一种是直接用MS SQL2023/2023数据管理工具有份;此外一种就是用SBO自带的备份工具,集成在Server tool里如图3,(注:SBO自带的备份功能和MS SQL的备份不同,SBO自带的备份功能会在备份数据库的同时,把我们在“一般设立”“途径”下设立的文献夹备份即SAP B1中的附件)Step1 进入SAP B1的备份工具界面1从开始菜单 SAP Bussiness OneServer ToolsServerManager.exe 打开server tool 服务 如 图1.3.12 Service选择 SBO Backup ,点 St
12、art/Continue 启动Step2设立与服务器的连接 1 点Connection 选项,在db username 中输入登陆SAP服务器数据库的帐号,一般是saDb password中输入登陆密码确认即可 图1.3.2 图1.3.1图1.3.2Step3选择要备份的帐套1点击 DataBase 选项,进入勾选要定期备份的帐套数据库名称 ,图1.3.3 图1.3.3Step4 设立备份文献的存放途径1点击settings设立备份文献的存放途径,BACK up directory存放备份后的数据库文档,BACK up temp 备份时存放的临时文献夹 图1.3.4Step5 设立自动备份计划
13、1点击schedule,设立备份排程即备份计划,by date指定具体的日期备份,by intervals指当天具体的时点,daily 指天天备份,weekly指每周备份,每周那天自动备份,monthly指每月哪天自动备份,一般只要选一种就好了,通常假如不需要天天备份,就选每周,指定周几备份就好了,如图1.3.5 图1.3.5关于还原,还原还是要用MSSQL的还原功能还原,SBO不提供还原的功能,至于怎么操作,我就不再反复说明,您可以参考有关MSSQL的说明。1.4 系统升级假如您每年有向SAP缴交升级费的情况下,您可以在该年度定期获得SAP B1升级包,这个升级包是SAP收集全球用户所提交的
14、问题和需求,进行有计划的改善系统,融合了当前最新的管理理念和需求.所以建议您定期的升级系统.升级环节Step1 升级服务器数据库1 解压升级包,打开PackagesUpgrader CommonUpgrade.exe, 2 输入服务器名称,登陆服务器数据库的帐号,一般为sa输入登陆密码下一步 按提醒完毕即可Step2 升级帮助文献1 解压升级包,打开PackagesUpgrader HelpUpgrade.exe2 输入服务器名称,登陆服务器数据库的帐号,一般为sa输入登陆密码下一步 按提醒完毕即可Step3 升级应用程序即客户端程序 1 当您执行完前面2个环节后,进入系统,系统会提醒升级,选
15、”确认”,依提醒作业,系统会自动升级,升级成功后会自动进入正常的登陆界面,其他客户端,登陆系统,会自动提醒升级,所以不需要逐个客户端进行升级.Step4 升级公司帐套 1 当您升级完应用程序后,登陆帐套时,若此升级包须升级公司帐套,系统会自动提醒您数据库版本太旧须升级,选择”是”升级 2 备份公司帐套,升级帐套前,系统会提醒需要一个数据库备份,请在后台用MS SQL备份好数据库,再登陆SAP B1 公司帐套,系统提醒升级否,选是 系统自动升级数据库,这个过程根据公司帐套数据量大小,时间长度会不同样,请耐心等待.注,升级数据库过程中,请让各个客户端退出SAP B1系统,以免出现不可预知的错误2系
16、统一般配置与开帐2.1 新建帐套 一切准备就绪,开始运用了,开帐之前,我们必须先建立一个新的帐套.做法如下:Step1 进入登陆界面 ,点 “新建”按钮,如图2.1.1Step2 设立新帐套的基本信息 1 点新建按钮后,进入以下画面,输入相关信息-公司名称和数据库名称2本地设立,根据公司的需求,一般选中国;科目表根据公司财务需要 “一般选股份有限公司会计制度”选此系统会自动根据股份制会计科目创建一个科目表模版,后续财务再去调整,若选择”用户定义”,则系统不会创建科目表.须人为去一个一个建,基础准备工作会比较多;3定义过帐期间,这个必须设立,用来设立公司帐套的会计记帐期间 类别与期间名称,一般输
17、入年份;子期间一般设立”月”,即按整月来设立每个会计期间;”到期日”的终止日期一般要设立跨一年,即2023年的到期日须设立到2023年12月31日,由于到期日是用来管理销售订单,采购订单等有到期日期的单据,假如到期日终止日期只设立到2023-12-31,则2023-12-31接的订单,在2023年交货的,就没法存档了.Step3 开始建立帐套 在完毕以上2步后,点”继续”,开始建立帐套,建完后系统自动进入新帐套,开始”配置”之旅.2.2 一般设立新帐套建好后,须先作一些初始设立Step1 设立汇率若有涉及到外币业务,则设立好汇率,从 管理汇率与索引进入选择年月,输入天天的汇率,若采用每个标准汇
18、率,则点击 “按选择标准设立汇率”进行设立Step2 设立公司明细:用于设立公司基本信息(地址等及打印昂首)和与公司相关的初始参数, 初始化:非常重要,有些参数一经设立,开始录入数据后,就不能更改了,所以要慎重,如图2.2.3,需要注意:a即缺省评估方法,就库存的成本计算模式,一般时移动加权,b 按仓库管理物料成本,即系统将对每个仓库进行独立核算物料成本,所以后续再作业过程中每次仓库间的调拨都会涉及到成本的计算,此项看公司是否有需要,其余默认即可,具体设立说明请参考sap b1的随机帮助.图2.2.2图2.2.3Step3 一般设立设立公司运营的基本参数注:需要使用“利润中心”时需要预先设立预
19、算栏目;注:特别注意对小数位的设立;对库存的设立则在该页面中进行;若需要跑MRP,则需要在计划页面中进行设立;最后是对钞票流的设立;3系统个性化设立3.1 打印格式设立在B1中,可以进行丰富的打印格式设立,用户可以根据自己的需求,对单据的打印格式进行自定义调整,达成符合客户规定的格式。以销售报价单为例:一方面,在销售报价单界面,点击红色方框中的“打印格式编辑器”:显示打印格式编辑界面:打印界面的顶部工具栏如下:从左到右依次为:选择(移动所选择框体时使用);自由文本框;数据库;公式;系统变量;图片;条形码;外部数据;对表格内容输入可分四个源类型:选择“自由文本”源类型时:直接在内容框中输入您需要
- 配套讲稿:
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