鼎丰汽车租赁管理系统使用说明.doc
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1、鼎丰汽车租赁管理系统使用说明一、系统登录:系统登录需要输入管理员为用户分派的用户编号,及登录密码方可登录软件。登录后,系统将根据管理员为用户分派的权限,来控制用户对软件功能的使用。二、系统管理系统管理菜单下的选项是系统的基本设立功能,多数为一次性设立,不需要反复设立。1、 门店设立:门店设立是通过添加、修改、删除等功能键来设立门店信息的模块,门店信息属于软件的基本信息设立。门店信息会与每个软件用户相关联,用户登录后将通过门店信息来归属数据的来源。2、 用户类型:用户类型是通过添加、修改、删除等功能键来设立用户类型的模块,可以根据软件使用单位的具体情况来设立不同的用户类型,并为各个类型分派相应的
2、权限。3、 用户管理:用户管理是通过添加、修改、删除等功能键来设立软件用户的模块,根据使用人员的具体情况设立相应的软件用户,为用户分派登录编号,登录密码,并通过对用户类型的选择,为各个软件用户分派相应的权限,来控制用户对数据操作范围。4、背景设立: 背景设立是对软件主界面上背景图片进行设立的功能模块,分以下两个操作: A、自选背景:会弹出图片选择对话框,用户可以从计算机硬盘上选择自己喜欢的图片作为背景; B、默认背景:背景将恢复到软件初始状态的背景图片;5、提醒设立:提醒设立是对租赁到期、验车、保养、支付到期、保险到期等相关数据提醒设立提醒条件的模块。在相应的提醒设立里输入相应的条件,为提醒设
3、立数据范围。如在【软件启动时自动提醒】的选项上打勾,则相应的提醒,在满足提醒条件的数据部位空时,每次启动软件都会弹出相应的提醒界面。6、违章押金设立: 违章押金设立是对违章押金的一个预置操作。用户可以根据自己的实际情况进行设立。假如用户需要在客户还车的时候支付违章押金,可以在启用违章押金选框上打钩,并设立违章押金的金额;该金额针对一辆车,假如协议里牵扯多车情况,系统会在还车结算模块里根据车辆数目自动累加计算应付的违章押金金额。假如客户不需要收取客户违章押金,可以将启用违章押金选框上选中钩去掉;此设立完毕后,当进入还车结算操作模块时,相应的违章押金信息显示会根据此处的设立显示不同的状态。7、数据
4、库配置:数据库配置是软件选择数据库类型,并接入服务器的功能设立。次设立为基本设立,设立完毕后,在服务器地址没有变化的状态下,应严禁反复配置操作。管理员应当慎重设立此权限,以避免误操作带来的数据丢失。数据库配置功能的使用方法,可参见软件附带的数据库配置说明。三、车辆管理:1、基本设立: 基本设立是通过添加、修改、删除等功能键,对车辆相关属性,涉及:品牌、型号、车型、厂商、车配、颜色、燃油标号的设立。设立这些属性后,在录入车辆的时候无需对这些属性反复录入,只需要从相应的列表中选择即可。2、车辆入库: 车辆入库是对车辆进行录入的功能模块,通过添加、修改、删除来解决车辆数据,编辑窗体下,带有星号的字段
5、为必填字段,假如置空,系统会做出相应的提醒。车辆档案的录入支持图片保存,假如存储图片,图片大小应尽量保持在30K以下,以保证在对该车进行租赁操作时的数据传输速度。该模块下同时提供查询,及对查询数据打印或者导出EXLCEL数据的功能。更换状态是对待租车辆进行状态调整的操作,可转换待租状态为送修、待修、公务等,为租车操作时明确了可用车辆的范围。 校验状态,是在由于发生断电、死机等突发状况引起的车辆状态混乱时,纠正车辆状态的功能操作。3、租金设立: 租金设立是为入库车辆设立租金、租车押金、超程费、超时费等金额信息的功能模块。其总租金分日租金,以天为单位计算租金;月租金、年租金则以月为计算单位。 租金
6、设立有两种方式,一种是指定某一车辆进行设立,具体操作是:选中按牌号制定金额,在列表中选中要设立的车辆,或者在录入框内直接输入所要设立车辆的车牌号,在相应的金额录入框内输入相应的金额,点保存,即完毕操作;另一种是指定某一类型的车,统一设立,具体操作是:选中指定车型制定金额,在选择框内或者列表里选择一个车型,然后在相应的金额录入框内输入相应的金额,点保存,即完毕操作。要注意的是,当选择指定车型制定金额时,假如该类型车里已有设立过金额的车辆,列表中显示的金额信息,应当是相应当类型车辆数量所产生的平均值,重新输入金额信息,保存后,从属该类型的所有车辆将会更新为当前输入金额设立;反之,假如按车牌制定金额
7、,只会影响到所选车辆的金额信息,不会对其他车辆导致影响。4、车辆保险: 车辆保险是对车辆保险相关数据进行录入的功能模块;5、车辆保养: 车辆保养是对车辆保养相关数据进行录入的功能模块;录入里程时,会根据里程数与车辆档案中相应车辆里程数进行对比,当此时录入里程大于档案里程将会更新档案里程值。6、车辆加油: 车辆加油是为车辆加油数据进行录入的功能模块;录入里程时,会根据里程数与车辆档案中相应车辆里程数进行对比,当此时录入里程大于档案里程将会更新档案里程值。4、 车辆维修:车辆维修是对车辆维修数据进行录入的功能模块;录入里程时,会根据里程数与车辆档案中相应车辆里程数进行对比,当此时录入里程大于档案里
8、程将会更新档案里程值。该数据将是车辆送修率的记录依据。5、 里程更新:里程更新是实现车辆长租时,通过客户回访更新车辆档案中里程的功能。10、违章等级: 违章登记是记录车辆违章数据的功能模块;该数据将是记录客户违章率的依据。11、事故登记: 事故登记是记录车辆出险事故数据的功能模块;该数据将是记录客户事故率的依 据。四、人员管理1、司机档案: 司机档案是用来录入公司配备的司机人员的档案信息的功能模块,通过添加、修改、删除等功能对司机的档案信息进行编辑。此档案信息会在租车操作中体现,租车操作中可以直接选取已录入的档案信息的司机,无需反复录入,并在协议打印中体现司机的相关档案数据。 2、客户档案:
9、客户档案是用来记录个人普通客户信息的功能模块,进入此模块可以通过添加、修改、删除等功能,对个人普通客户的档案信息进行编辑。此档案信息会在租车操作中体现,租车操作中可以直接选取已录入的个人普通客户信息的客户,无需反复录入,并在协议打印中体现个人普通客户的相关档案数据。 3、会员档案: 会员档案用来记录个人会员客户信息的功能模块,进入此模块可以通过添加、修改、删除等功能,对个人会员客户的档案信息进行编辑。此档案信息会在租车操作中体现,租车操作中可以直接选取已录入的个人会员客户的客户,无需反复录入,并在协议打印中体现个人会员客户的相关档案数据 4、公司客户: 公司客户是用来记录普通公司客户和会员公司
10、客户信息的功能模块,进入此模块可以通过添加、修改、删除等功能,对公司客户信息进行编辑。此档案信息会在租车操作中体现,租车操作中可以直接选取已录入公司客户信息的公司客户,无需反复录入,并在协议打印中体现公司客户的相关档案数据。五、租车管理 1、预订管理: 预订管理是记录车辆预订信息的功能模块,在进行车辆预订操作后,相关的预订数据信息将在此功能模块里体现。用户可以通过此模块中提供的查询功能,对预订数据进行多条件检索,同时可以通过打印和EXCEL导出等功能,对检索的数据进行导出。 2、出租管理: 出租管理是记录车辆出租信息的功能模块,在进行车辆出租操作后,相关的租赁数据信息将在此功能模块里体现。用户
11、可以通过此模块中提供的查询功能,对预订数据进行多条件检索,同时可以通过打印和EXCEL导出等功能,对检索的数据进行导出。此模块提供协议撤消功能,选中某一租赁数据后,点协议撤消,此数据将会被删除,同时与此协议相关联的所有其他数据也将恢复到添加该租车数据前的状态。此功能用在租车信息录入发生错误时使用,对录入错误的租车信息进行撤消协议操作后,可以重新录入。 3、车辆出租: 车辆出租是记录车辆出租的录入车辆出租及生成协议信息的操作模块。假如出租车辆是有预订而来,可以直在已预订选项框上打钩,打钩后预订编号录入框被激活,可以从下拉框菜单里选择预订编号或者直接手工输入预订编号,选择或者输入完预订编号后,点击
12、输入框后的查找按钮,或者按下回车键,系统将会将预订信息自动生成在租车模块的相应信息栏里。假如是非预订车辆出租,需要在此操作界面上选择和填写相应的租赁信息: A、协议号的输入:系统将会每个协议自动分派一个13位数字的协议号,其组合规则为当天8位年月日(例如:20230808)+5位当天流水号(例如:00001);假如用户希望自己定义协议编号,而不合用系统自动分派的协议号,可以在自定义协议号选框上打钩,在其后相应的录入框内录入自己定义的协议编号;由于协议号必须是唯一的,所以系统在保存数据前会自动检测该协议号是否已经被使用,假如已使用将会提醒用户输入一个新的协议号;B、 承租人信息:选择相应的客户类
13、别:普通客户(个人)、会员客户(个人)、公司客户(普通或会员),之后可以通过添加、修改、选择等操作添加承租人信息(添加和修改操作只能在选择普通客户(个人)类型时,才会被激活,对于会员客户和公司客户需要先在软件主界面的人员管理下拉菜单下相应的会员档案或者公司客户模块里添加相应的客户信息后,才可以在车辆出租界面下,按选择键进行选择添加)。当添加完承租人信息后,会自动弹出该客户的信誉记录,记录数据涉及:预订次数、预订撤消次数(涉及积极撤消、被动撤消、总计撤消次数的记录)、预订成次数、历史租车次数、违章次数、事故次数;也可以通过点查看按钮查看当前选择客户的信誉记录;C、 租赁模式:涉及日租、月租和年租
14、三种模式。在选择车辆的时候系统会根据所选的模式生调用各个模式的租金标准。其中日租是租金标准以天为单位,即天天应支付的租金;月租和年租则的租金标准以月为单位,即每月应支付的租金;D、 租车时间:涉及发车时间和还车时间,系统会根据输入的时间,过滤可选择的车辆(这些车辆涉及以待租、预订、租出的车辆,系统会根据当前输入的租赁时间范围,显示可选择的车辆);同时也会根据输入的租赁时间来计算应收的租金总计;E、 司机配备:假如承租人需要司机配备,可以通过改操添加所配备的司机信息;通过选择按钮,来选择在案的司机(此处的司机信息为在司机档案里添加的司机信息);F、 担保人信息:假如租车需要记录中间担保人信息,可
15、以在此处填写输入;G、 车辆信息:可以直接在标注有车牌号字样后的录入框里直接输入车牌号,然后点查找按钮或者回车键,来添加车辆信息;或者直接点查找按钮,在弹出的车辆列表中选择车辆来添加车辆信息;假如选择车辆有误,可以在已添加的车辆列表选中有误车辆,点删除按钮可以对其删除;假如要修改车辆的租金标准或者押金标准,可以在已添加的车辆列表选中所需要修改的车辆,然后点修改租金按钮进行修改(此功能需要登录用户用有修改租金押金的权限才可以使用,假如当前登录的用户无此权限,将会弹出一个用户编号和用户密码输入的窗体,需要拥有修改租金押金权限的用户在此输入自己的用户编号及登录密码,拟定后,当前的用户可以执行一次修改
16、当前选中车辆租金标准及押金标准的操作);在已添加的车辆列表中选中列表中某个车辆,可以在列表中“限程/天”相应的列中修改选中车辆的日限里程数,在“发车里程”相应的列中修改发车里程数;H、 变更记录、特别预定、备注是填写相关字符信息(涉及汉字、数字、字母和符号)的输入框,用户可以根据自己的需求填写相关信息,其中变更信息和特别预订信息会生成在协议报表中;I、 金额信息:根据当前录入填写的相关信息(涉及承租人信息、租车时间、车辆信息)自动生成相应的押金、租金信息,假如预付租金,可以在预付租金选框上打钩,然后在其后相应的金额录入框内输入预付的租金金额;假如除租金外需要预付一些以其他费用,可以在预付其他费
17、用选框上打钩,然后在其后相应的金额录入框内输入预付其他费用的金额,并在标注有费用说明相应的录入框里选择或者输入相关信息;J、 支付方式:根据实际情况在相应的支付方式选框上打钩,并在其后相应的金额录入框内输入支付的金额即可;假如是多种方式支付,可以在多方式支付选框上打钩,此时相应的支付方式选框可以多选,在所需要的支付方式选框上打钩,并在支付方式后相应的金额录入框里输入各个支付方式所相应的金额即可;(注:支付方式中储值支付金额选框只有在选择的客户类型为会员类型时才会被激活,由于只有会员可以预先储蓄租金);假如需要将当前所有填写的数据置空,重新录入,可以点重置按钮实现此目的;在填写或者选择完所有的与
18、租车相关的信息后,点完毕按钮即完毕了车辆出租的数据录入与存储;之后会弹出是否打印协议的对话框,选择是将弹出协议报表的预览界面,点预览页面左上角的打印按钮即可打印协议;选择否则关闭对话框,但此时打印协议按钮已被激活,在关闭车辆租赁窗体,或者点继续按钮(原重置按钮,在点完毕后,此按钮上的文字标记将由“重置”变为“继续”)之前,可以点打印协议按钮弹出协议预览界面,同样可点预览页面左上角的打印按钮来打印协议。点继续按钮,车辆出租各个录入框将被初始化清空,可以继续进行新的租车信息的录入。4、还车结算: 还车结算是归还车辆及结算协议的操作模块。在结算协议号相应的录入框里输入或者在下拉框里选择需要结算的协议
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- 汽车 租赁 管理 系统 使用说明
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