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信息化背景下中学档案数字化管理现状与对策分析

玉敏圆
摘要：随着社会发展水平的提高，以信息化技术为首的现代化技术广泛应用于各个领域，其中包括教育事业。基于此，档案管理作为开展高质量教学管理、支持中学院校长远发展的重要基础工作，本文分析信息化背景下数字化档案管理先进意义，探究当前管理现状，重点分析有效应对策略，以期为相关工作提供参考性建议。
关键词：中学档案;信息化;数字化管理
引言：
数字化档案管理是指以数字化的方式将档案资料存储于电脑和虚拟云端上，以此改善传统纸质档案、光盘存储等方式存在的弊端，节省档案存储空间的同时降低管理人员工作压力。但是在信息化背景下，数字化档案管理仍存在专业人员不足、理念未革新等现状，因此，分析应对策略是必要的。
一、分析信息化背景下数字化档案管理先进意义
（一）节约资源
以往传统档案管理工作需要开展大量资料收集、分析、匯总归档工作，不仅容易出现档案整理不完全等现象，资料利用效率也不高。但是在信息化背景下，数字化档案管理的开展主要以信息化技术为基础，相较于以往的使用专业设备整理和打印档案，以及专门存储空间场地等，整个流程得到有效简化，而且，不需要较大的存储空间，直接以电子资料的形式存储于计算机或者虚拟云空间等，有效减少占地资源。另外，对于档案资料的使用，只需存储、上传和拷贝，即一次投入多次使用，无需重复复印纸质档案，有效节约纸张资源和人力资源，且减少对纸质档案的破坏从而实现纸质档案的永久保存。
（二）便于存储，具有较高档案管理效果
纸质档案是以往中学档案管理的主要载体，但是在环境等多种因素的影响下，极易出现丢失或者损坏等情况，不利于长远保存与使用，这对中学历史的积淀以及日常管理发展具有重要不良影响。但是在信息化环境下，数字化中学档案管理工作的开展能够最大化降低环境对档案资料造成的不良影响，使用计算机技术通过网络、云端等进行存储与管理，有助于资料完善保存的同时还能够降低档案存储成本，延长保存年限。
（三）实现档案信息资源共享，提高资料利用率
调档难度大、工作量大、管理时间成本高是以往档案管理中，使用档案资料时出现的主要难题，但在数字化档案管理下，能够在网络与计算机的使用下，通过检索关键词等方式，瞬时获得相关档案资料。同时，统一系统平台这一基础也实现了档案信息资源的高效共享，资料利用率得到有效提高。
二、探究中学档案数字化管理在信息化背景下的现状
（一）信息化管理思维不稳定
缺乏信息化档案管理意识，未能形成信息化档案管理思维是当前信息化背景下中学档案数字化管理现存的主要不足。意识思维决定行为行动，许多管理人员在完成档案资料整理工作后直接归档、保存，与以往档案管理方式差异不大，只是在某些环节使用了信息技术，没有充分利用数字化技术，且部分中学院校缺乏对档案管理的重视，导致管理环境较差。
（二）缺乏综合素质管理人才
综合素质管理人才指向专业管理能力以及信息技术运用能力，就目前现状来看，数字化档案管理人员整体素质良莠不齐，在欠缺专业管理知识技能的同时，由于信息化平台技术难度较高，导致其数字化技术使用效果有限。而档案管理人员作为管理工作主要开展者，其专业能力无法适应不断更新的档案管理工作要求，在该情况下，数字化档案管理工作效果与效率无法得到有效保证。
（三）信息化建设的软硬件投入不足
即便大多数中学院校认识到信息技术对档案管理的先进意义，但是部分中学院校过于注重教学水平的提高，有关档案管理数字化方面的建设力度不够大，所使用的技术设备存在一定滞后性。在基础设施薄弱的情况下，档案管理数字化发展速度缓慢，且不利于促进管理人员形成对档案管理数字化的正确认知，影响档案管理数字化进程。
三、分析应对信息化背景挑战的中学档案数字化管理策略
（一）革新理念，培养信息化管理意识思维
在当前信息化背景下，要想充分发挥信息化技术的先进作用，推进中学档案数字化管理发展，中学院校内部领导人员应充分发挥带头引领作用，积极转变以往传统的档案管理意识理念，认识到信息技术建设重要性的同时，明确了解数字化技术与档案管理工作有机融合的正确渠道与意义，从而营造良好数字化管理环境，促进管理人员信息化管理意识思维的形成与巩固。具体而言，日常工作中加强档案管理数字化的宣传，使中学院校内部上下师生都明确档案管理发展进程，提高数字化管理影响力与渗透力。与此同时，利用完善的数字化管理工作体系规范各项管理工作的开展，进而在各个管理环节中深化管理者的信息化管理思维，从而紧跟时代与技术的发展步伐。其中，在落实健全档案数字化管理工作体系时，先要以信息技术为基础对档案管理流程进行简化与优化，省去不必要的繁琐步骤，将重复性大、基础性强的工作交给计算机完成，利用完善的工作流程创新档案数字化资料采集、整理分析以及归档等各个工序。与此同时，做好数字化档案资料和设备的管理工作，根据实际情况设置相关权限，为后续档案资料使用有序性的实现奠定良好基础。通过健全档案管理工作体系的落实以及宣传工作的开展，切实将信息化技术融入到档案管理工作中，促进管理人员逐渐形成高水平的数字化管理思维，以此保证信息化技术的充分发挥，以及档案管理数字化建设工作的有序推进，提高档案数字化管理质量。
（二）加强人才培养，打造综合管理队伍
管理工作人员作为档案数字化管理工作的主要开展人员，其专业能力和综合素质直接关系到最终的工作质量，因此，为有效应对信息化发展背景对档案管理提出的要求与挑战，中学院校应加强综合人才培养力度，逐渐打造一支具有较高综合素质的档案管理队伍，从而为各项数字化档案管理工作的开展奠定良好人才基础，保证档案管理水平稳步提升。具体而言，有关领导与部门应定期开展面向档案管理工作人员的专业教育与培训工作，围绕专业业务知识开展培训教育，使其掌握最新的管理理论与专业技巧。同时，以信息技术为核心开展培训工作，尤其是信息化平台系统的使用、计算机软件的操作等，不断提高档案管理人员资料信息采集能力与信息价值挖掘能力，使其更好适应信息化背景对档案管理人才提出的要求。
在具體工作中，档案管理人员也应该时刻要求自己，比如做好“两勤一查”，并使用校报、中学院校内的宣传平台等做好档案保密的定期宣传工作，开展有关《保密法》、《档案法》的宣传，从而提高使用者使用档案资料的科学性。不同于其他组织单位，中学档案管理面向的档案资料使用者包括校内外人员，中学学生的档案资料保存意识不够强，所以还应强化责任制度，通过细化责任内容，保证管理者、使用者等均能够合理使用资料文件，避免档案资料健全性受到影响。在条件允许情况下，可以落实《档案利用制度》、《工作责任》等，从规章制度方面提高学生档案管理工作的有序性。最后，调整管理组织机构，利用奖惩制度、激励制度以及与绩效工资挂钩的考核制度约束管理人员，不断优化档案管理人才队伍结构，从而促进高素质档案数字化管理队伍的快速成形，通过复合型知识结构的人才队伍提高数字化档案管理效率与质量。
（三）加大建设投入，落实档案数据库
根据中学院校实际情况加大数字化技术投入，尤其是软件设施和硬件设备，及时将具有一定滞后性的设备替换下来，提高基础设施设备的完善性，为档案数字化管理工作的开展提供基础设施支持。除此之外，中学院校还应积极引入最新档案管理软件以及信息数据的处理软件，比如大数据技术、云计算技术等，以此增强信息数据的追溯性。值得注意的是，信息化档案管理存在一定脆弱性，比如病毒入侵或者网络不良黑客攻击等，极易造成档案资料的丢失与篡改等，因此，还应落实信息安全建设，以此保证档案数字化管理工作有序展开。
除此之外，还应建立档案数据库，及时向使用者提供档案信息资源，并为中学中学院校历史发展的顺利积淀提供基础支持。在建立该数据库时，首要任务是明确档案数据来源，信息资料采集中要明确记录数据来源，保证数据的真实性和准确性，从而实现各项档案数据的完整输入。其次，根据中学院校实际情况科学分类档案资料，并以此为基础进行基本目录数据库的设置，根据权限分类管理不同人员档案，从而优化档案查询效率与质量。最后，以档案资料实际内容为基础进行主题设置，比如中学科研成果、学籍档案、校史档案等，便于查找的同时，也增强了档案管理的有序性，保证数据库的稳定、高效运作。
结论：综上所述，信息化发展背景要求中学档案管理向数字化方向建设发展，中学院校应正确认识到数字化技术的重要性，加强人才培养、革新管理思维意识、落实管理工作体系以及搭建数据库和信息安全保障等，从而提高管理质量与效率。
Reference：
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