信息化背景下中学档案数字化管理现状与对策分析.docx
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1、 信息化背景下中学档案数字化管理现状与对策分析 玉敏圆摘要:随着社会发展水平的提高,以信息化技术为首的现代化技术广泛应用于各个领域,其中包括教育事业。基于此,档案管理作为开展高质量教学管理、支持中学院校长远发展的重要基础工作,本文分析信息化背景下数字化档案管理先进意义,探究当前管理现状,重点分析有效应对策略,以期为相关工作提供参考性建议。关键词:中学档案;信息化;数字化管理引言:数字化档案管理是指以数字化的方式将档案资料存储于电脑和虚拟云端上,以此改善传统纸质档案、光盘存储等方式存在的弊端,节省档案存储空间的同时降低管理人员工作压力。但是在信息化背景下,数字化档案管理仍存在专业人员不足、理念未
2、革新等现状,因此,分析应对策略是必要的。一、分析信息化背景下数字化档案管理先进意义(一)节约资源以往传统档案管理工作需要开展大量资料收集、分析、匯总归档工作,不仅容易出现档案整理不完全等现象,资料利用效率也不高。但是在信息化背景下,数字化档案管理的开展主要以信息化技术为基础,相较于以往的使用专业设备整理和打印档案,以及专门存储空间场地等,整个流程得到有效简化,而且,不需要较大的存储空间,直接以电子资料的形式存储于计算机或者虚拟云空间等,有效减少占地资源。另外,对于档案资料的使用,只需存储、上传和拷贝,即一次投入多次使用,无需重复复印纸质档案,有效节约纸张资源和人力资源,且减少对纸质档案的破坏从
3、而实现纸质档案的永久保存。(二)便于存储,具有较高档案管理效果纸质档案是以往中学档案管理的主要载体,但是在环境等多种因素的影响下,极易出现丢失或者损坏等情况,不利于长远保存与使用,这对中学历史的积淀以及日常管理发展具有重要不良影响。但是在信息化环境下,数字化中学档案管理工作的开展能够最大化降低环境对档案资料造成的不良影响,使用计算机技术通过网络、云端等进行存储与管理,有助于资料完善保存的同时还能够降低档案存储成本,延长保存年限。(三)实现档案信息资源共享,提高资料利用率调档难度大、工作量大、管理时间成本高是以往档案管理中,使用档案资料时出现的主要难题,但在数字化档案管理下,能够在网络与计算机的
4、使用下,通过检索关键词等方式,瞬时获得相关档案资料。同时,统一系统平台这一基础也实现了档案信息资源的高效共享,资料利用率得到有效提高。二、探究中学档案数字化管理在信息化背景下的现状(一)信息化管理思维不稳定缺乏信息化档案管理意识,未能形成信息化档案管理思维是当前信息化背景下中学档案数字化管理现存的主要不足。意识思维决定行为行动,许多管理人员在完成档案资料整理工作后直接归档、保存,与以往档案管理方式差异不大,只是在某些环节使用了信息技术,没有充分利用数字化技术,且部分中学院校缺乏对档案管理的重视,导致管理环境较差。(二)缺乏综合素质管理人才综合素质管理人才指向专业管理能力以及信息技术运用能力,就
5、目前现状来看,数字化档案管理人员整体素质良莠不齐,在欠缺专业管理知识技能的同时,由于信息化平台技术难度较高,导致其数字化技术使用效果有限。而档案管理人员作为管理工作主要开展者,其专业能力无法适应不断更新的档案管理工作要求,在该情况下,数字化档案管理工作效果与效率无法得到有效保证。(三)信息化建设的软硬件投入不足即便大多数中学院校认识到信息技术对档案管理的先进意义,但是部分中学院校过于注重教学水平的提高,有关档案管理数字化方面的建设力度不够大,所使用的技术设备存在一定滞后性。在基础设施薄弱的情况下,档案管理数字化发展速度缓慢,且不利于促进管理人员形成对档案管理数字化的正确认知,影响档案管理数字化
6、进程。三、分析应对信息化背景挑战的中学档案数字化管理策略(一)革新理念,培养信息化管理意识思维在当前信息化背景下,要想充分发挥信息化技术的先进作用,推进中学档案数字化管理发展,中学院校内部领导人员应充分发挥带头引领作用,积极转变以往传统的档案管理意识理念,认识到信息技术建设重要性的同时,明确了解数字化技术与档案管理工作有机融合的正确渠道与意义,从而营造良好数字化管理环境,促进管理人员信息化管理意识思维的形成与巩固。具体而言,日常工作中加强档案管理数字化的宣传,使中学院校内部上下师生都明确档案管理发展进程,提高数字化管理影响力与渗透力。与此同时,利用完善的数字化管理工作体系规范各项管理工作的开展
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