采购部管理制度和工作流程.doc

采购管理制度与工作流程

第一条 为统一公司的采购工作，使其合理、高效，特制定本制度。
第二条 各请购部门应根据“营业”、“工程”、“生产”，计划及办公用品的预算表或库存不足部分开立请购单，须将品名、规格、用途、数量、生产厂商、商标及交货期等详细填写，并依采购核决权限表的规定呈准后办理
第三条 请购单由请购部门编列号码，并将请购单送采购部门或直接办理采购。
第四条 请购部门对于所请购材料，需变更规格或数量时，必须立即通知采购部门。如因已订购，而于事后变更的，采购部门须立即回复已订情形，并洽请购部门设法收受，或由请购部门负责会同采购部门与承售商协调解决，但应尽可能避免这种情况。
第五条 采购部门在接到请购单时，立即办理询价、议价，并将询、议价结果记录于请购单，然后将请购单呈准，必要时须事先送请购部门签注意见
第六条 请购单呈核后送回采购部门向承售商办理订购，必要时应与承售商签订买卖合同书一式四份。第一分正本存采购部门，第二份正本存承售商，第三份副本存请购部门，第四份副本及暂付款申请书送财务部供整理定金用，如不需支付定金时，第四份副本免填
第七条 采购部门订购手续办完后，应立即填写订货收料单一式三联，并将第一、二联送请购部门登记及验收手续
第八条 因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购部门应立即通知请购部门。
第十条 请购部门于厂商交货时，先将供应厂商的托运单据与请购单查封，并实际清点品名、型号、规格、数量及质量，相符后签收，如发现不符时，立即通知采购部门会同处理。
第十条 请购部门于厂商交货时，立即通知使用部门(或质检部门)派人验收品质，验收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章，并将第二联及供应厂商单据、发票等一并送采购部门整理付款。
第十一条 分批交货以分批方式收货时，必须以“分批收货单”(一式三联)办理收货，其手续与本制度第十条规定相同。
第十二条 采购部门将已办妥收货的收货单第二联与发票单据等并在一起核算，然后送财务部整理支付传票转出纳付款
第十三条 承售商领款时，须将托运单据签收联缴回出纳，经出纳人员核对无误后，再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款。
第十四条 建立好供方及用户档案，并做好工作记录。
第十五条 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。
第十六条 建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。
第十七条 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。
第十八条 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤
第十九条 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
第二十条 采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确记录存档。
第二十一条 采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册
第二十二条 违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。
第二十三条 本制度由有限公司负责解释。
第二十四条 本制度自年月日起实施。

采购部主要职责

1、审核采购需求；
2、决定合适的采购方式；
3、分配、选择和维护潜在供应资源；
4、负责供应商的调查和实地勘察，评估供应商的生产能力；
5、采购合约与订单的起草，签发以及管理；
6、根据采购需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪；
7、解决与供应商在合约上产生的分歧以及支付货款问题。

采购经理的工作重点

1、制定采购谈判的策略和方案并加以实施；
2、处理质量问题，以及退货方案的实施；
3、同公司内部其它各功能部门建立并维持良好的关系；
4、对公司采购管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议；
5、运用一些战术性的方法如供应商伙伴关系；供应链管理等建立良好的供应商关系；密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。
6、处理供应商的问讯，异议及要求；
7、实施对新供应商的开发和扶植工程；
8、此外，采购经理的工作常常能够体现出采购部门对整个公司所起到的关键作用和真正价值所在，这些有影响力的工作包括：保证产品质量，降低生产成本等等.
9、配合财务在整体上用的付款策略，如：
①整理，控制及存储原物料；
②立库存量与及时供货策略；
③决库存矛盾；
④理废弃或过剩的设备与物料；
⑤发并实施标准化程序；改善流程；降低成本；规避成本以及成本的固定；
⑥进新产品和改良产品或服务之间的协调。
10、负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况
11、buyer（采购）要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低buyer（采购）成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。
12、组织本部门员工业务培训
13、树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。

采购主管的工作职责

1．新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。
2．对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。
3．与供应商的比价、议价谈判工作。
4．对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供麻商的稳定供货能力。
5．及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。
6．采购计划编排．物料之订购及交期控制。
7．与供应商以及其他部门的沟通协调等。
采购部人员职责

1、严格遵守公司规章制度，树立、维护公司的专业形象，保证公司的名誉不受侵害。
2.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
3.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
4.负责公司生产及办公所需材料的采购工作。
5.负责供应商的开发、管理及维护工作。
6.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
7.大项批量材料必须做多家供应商进行选择。
8.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，做到早知道，早处理。
9.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
10. 具体工作完成后，按规定时间及时汇报本部门经理。做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
11.完成领导交办的其他工作及临时任务。
12、参加本部门员工业务培训。

采购员工作流程

我公司采购的物品大致分成：常用的工具材料、常用办公材料、常用的生产材料、新的配件材料，四种类型其中常用的生产材料，新的配件材料按照以下流程。常用的工具材料及办公材料直接填写请购单，由部门经理和总经理签名后直接申请资金采购。
一、下单：
1、请购单
“请购”是进货业务的起点。
请购部门需要根据目前的生产状况制订进货计划，填写好请购单后在相关部门审批，送到采购部。
2、讯价
接到请购单后对请购单上的产品进行多家供应商讯价，并且记录相关信息和意见，以供总经理核准。
3、下定单
总经理核准后，采购员对核准的供应商下定单，同时根据采购情况向财务部门申请资金的支配。向供应商签定合同。
二、稽催
采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司
三、入库
1、实物入库
采购员协助请购部门及质检员对供应商提供的产品进行核对，再入库。收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，需根据合同进行协商或退货处理。
2、单据入库 采购员根据收货单据进行整理入档，安排付款计划。
四、对帐
1、月结表
每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。
2、增值税发票
校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。
五、付款
根据手中单据及付款周期编制付款计划，安排付款 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)