XX公司招标会务管理办法.doc

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NCZJ—WLZX—ZGGLZD—007—A

XX公司招标会务管理办法

编 制：综合管理部
审 核：
批 准：
发布日期：

采购中心议标会务管理办法

第一章 总 则
第一条 适用范围和目的
一、本办法适用于：采购中心所有国内议标的会务费用管理及过程控制。
二、本办法制定和实施的目的：确保采购中心招标过程中会务的可控性、安全性、舒适性，同时提升公司形象、提高工作效率。
第二条 术语和定义
1、会务场地服务人员是指议标会议中负责办公、茶水等服务的人员。
2、议标接引人员是指议标会议中负责指引供应商递交相关资料或接引供应商进入会议室等的工作人员。
第三条 引用文件和标准
无
第四条 职责
一、采购部
1、负责确认议标的等级，提出会务方案的需求。
2、负责主持议标会议。
3、负责提供议标明细、供应商名称、联系方式等相关资料。
4、负责向供应商发送邀请函和接受回函。
5、负责安排议标接引人员。
二、综合管理部
1、负责制定议标会务方案。
2、负责安排会议场地服务人员。
3、负责联系与组织议标谈判小组人员。
4、负责组织发放和接收议标文件。
5、负责保存议标资料。
第二章 管理内容
第一节 会务方案的种类
第五条 会务方案种类：
方案一：会务地点为采购中心，费用由采购中心承担。
方案二：会务地点为XX宾馆，费用包括资料费、场地费、办公费等。费用由XX宾馆向应标供应商代收取，综合管理部负责与XX宾馆核实费用使用情况，《费用明细表》如下：
费用名称
构成内容
计算方式
预计合计
收取方式
会议场地租赁
议标时用于与供应商谈判的场所的租赁费用
大型会议室1580元/天，超出8小时的时间按200/小时补收取

供应商均摊
工作人员餐饮
参与议标的监察、审计、财务、成本、采购等相关工作人员的加班餐饮费用
餐数×500元/桌

供应商均摊
资料费
安排专人编制采购数量、目标价格、会务安排等资料所需费用
人数×100元/次

供应商均摊
办公费
在议标过程中由于复印资料、密封材料、粘贴信息等所需费用
临时发生办公费用100元

供应商均摊
通讯费
联系各供应商响应邀请函、沟通相关议标信息等产生的通讯费用
家数×10元

供应商均摊
招待费
议标期间相关会务服务人员的劳务费用
人数×100元/天

供应商均摊
合计

所有预计费用相加

供应商均摊
备注：1、参与当次议标的供应商数量为15家以下时，各供应商应缴纳400元会务费；
2、参与当次议标的供应商数量为15家～20家（包含15家）时，各供应商应缴纳300元会务费；
3、参与当次议标的供应商数量在20家以上时，各供应商应缴纳250元会务费。
第二节 会务方案的确定
第六条 采购部根据招标规模或预判耗时确定当次招标的等级（小型、中型、大型），以便界定会务方案。
1、应标供应商有10家以下的为小型招标，10家及10家以上且20家一下的为中型招标，20及20家以上的为大型招标。
2、采购部预判招标耗时4小时以内的为小型招标，4小时及4小时以上且6小时一下为中型招标，6小时及6小时以上的为大型招标。
3、如有特殊情况，须详细说明并由部门领导签字确认。
第七条 采购部至少提前5个工作日提交《议标会务方案申请表》（详见附件1）报综合管理部，由综合管理部经理进行审核、批准。以便迅速安排会议场所，并组织好会务准备工作。
第三节 议标会务的组织
第八条 综合管理部确定会务方案后发布议标业联，通知相关工作人员。
第九条 采购部至少提前3个工作日提交议标资料，负责向供应商发送《议标邀请函》和接收回函，并向提供综合管理部供应商名单和通讯录。
第十条 综合管理部至少提前2个工作日安排好会议场地。
第十一条 采购部至少提前1个工作日提供议标接引人员名单。
第十二条 综合管理部至少提前1个工作日安排会议场地服务人员，并负责监督议标过程中议标接引人员和会议场地服务人员的相关工作。
第十三条 综合管理部监督好费用的使用和结算。
第十四条 综合管理部保存议标会务资料，组织填写好《议标会务资料交接表》，以备查阅。
第三章 附则
第十五条 附表附录
附表1 《议标会务方案申请表》
附表2 《议标邀请函》
附表3 《议标会务资料交接表》
第十六条 本办法由综合管理部提出并负责解释。
第十七条 本办法由综合管理部负责起草、修订。
第十八条 本办法自颁布之日起执行。

附表1： NCZJ—WLZX—ZGGLZD—007—A—表1
议标会务方案申请表
议标主题

申请部门

申请人姓名

申请时间

申请方案

议标主持人姓名

议标工作人员数量

供应商家数

采购金额

会议开始时间

预计会议结束时间

特殊情况说明：

时间：
签字：
领导审批：

时间：
签字：
备注：申请方案一栏填写：方案一、方案二。
方案一：会务地点为采购中心，费用无。
方案二：会务地点为XX宾馆，费用见《费用明细表》。

附表2： NCZJ—WLZX—ZGGLZD—007—A—表2
FAX
致/To: 编号/No:
呈交/Attn: 日期/Date:
由/From: 传真/Fax:
签发/Sign: 页数/Pages:
主题/Subject: 关于议标采购邀请
我公司XXX项目采购已正式启动。定于XXXX年XX月XX日进行议标采购。现邀请贵公司作为备选供应商参加本次议标采购活动。详情如下：
一、议标时间：
二、议标地点：
三、具体要求：
1、贵公司须由公司法人或携有法人授权书的代表携带公章参加议标活动。
2、报价资料必须经法定代表人或委托代表人签字并加盖公章，以密封的方式提交。
3、请贵公司在收到邀请函24小时内对株机公司发出响应函。
4、请贵公司按时出席，如不出席需进行文字说明，无说明缺席者将在年终评定时进行扣分处理，请严格遵守本次议价采购活动有关规定。
5、会务组织与资料收发联系人：
6、议价工作组织联系人：
7、采购业务接洽联系人：
8、其他说明：本次议标采购具体采取议价方式进行，本次议标活动收取评标费XX元/单位。
顺祝商祺！
南车株洲电力机车有限公司采购中心
XXXX-XX-XX

附表3： NCZJ—WLZX—ZGGLZD—007—A—表3
议标会务资料交接表
资料名称
编制部门
提交人员签字
接收部门
接收人员签字
交接时间
备注

备注：该表格可增行和调整行高。
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