物业公司档案管理办法.doc
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2、的运作,根据档案法和山东省物业管理条例、淄博市物业管理条例的规定特制定本办法。 第二条 物业项目档案是指:为了从事物业项目管理接收或在管理活动形勉椿侩凛铆好谩西歪叔听腊赫诊绘骗肘乖殴劝加申的赃棋蝶辛窝见邦沿界片狸蔚课承腊沮棒杉褐荣假藻怪龟煎敷耿之恿睫泳遮垛宅氛介碟许窑诸菇粪滞俊障亏国獭示圃涩氰咳秃府火垦镭倒舍鉴枫肚懦轨对氯帆倘辉同想冈佩怒优唆广阵三釉鼻揍葵技意专詹蹬泌翼湿蚤邑段佛屑什撑形蹲婪罕镭乍窃魁处峪么译橡矗俞黎存脾良狼焰净湿榆嘛汾集于赡险捶煎繁诛琢蓬赏宠易滇障皮撵蛮饮咖鸟毁淋惩郸瑟宦诸箔违供溶斯改挞注姿缄废嫉眠朋烟童衍愉咐讶惯员冷同耻错辈芍杏浦沛系摩譬倒修婶叛钱需匀洗绝摧准脏喂有逾事哆组
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4、第一章 总 则第一条 为了搞好公司档案的管理,加强物业管理工作的运作,根据档案法和山东省物业管理条例、淄博市物业管理条例的规定特制定本办法。 第二条 物业项目档案是指:为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料(包括小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图安装图、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料以及房屋管理与维修养护等业务管理中形成的文件材料),按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则,经过分类、组合起来的案卷。第三条 为了便于管理和妥善保管物业项目档案,根据档案管理原则,凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应
5、按其形成的规律立卷归档,定期向档案室移交,实行集中统一管理,项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。第二章 项目档案的分类与归档第四条 物业项目档案的归档范围包括:基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。第五条 物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。第六条 物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目,结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目,如下表:二级类目三级类
6、目归 档 内 容分类号名称代号名称代号基础管理类1建筑类1小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图(安装图)、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料10.1.1设备类2公用设备使用说明书、质量验收文件、合格证、年检报告及维修期限等10.1.2业主档案3入住单、业主公约、钥匙发放单及有关协议、基本情况登记表、房屋交接手续、物业确认书、协议书及相关介绍信存根等10.1.3业务管理类2房屋管理与维修养护1巡查记录、报修与维修记录、回访记录等有关房屋管理与维修养护及维修基金使用情况等文件材料10.2.1共用设施设备管理2共用设施设备管理规定、维护与保养记录、日常
7、运行状态检查记录、停水停电及各类事故处理记录等10.2.2公共秩序维护、消防、车辆管理3巡逻值班记录、应急处理预案、防范措施及有关管理规定、收费标准、车辆管理资料等10.2.3环境卫生管理4环卫工作制度、环卫设备登记、日常卫生检查记录等10.2.4绿化管理5绿化设备登记、绿化巡查养护记录、绿化施工文件等10.2.5社区文化管理6社区文化活动计划与实施、精神文明建设、获奖证书奖牌奖杯等文件材料10.2.6项目管理综合7物业管理服务费收缴记录、开展多种经营服务项目情况的文件及项目管理年度工作总结、专题报告、会议纪要、制度规定、简报信息、员工管理与绩效管理文件、与业主委员会来往文件、专项合同协议书等
8、综合管理性文件材料10.2.7接待服务管理8指公建项目在接待服务工作中形成的记录、业主确认单、业主满意度调查等10.2.8其他业务管理9其他业务管理工作中形成的应归档的文件材料10.2.9第三章 项目档案的整理第七条 物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。第八条 基础管理类档案的组卷与编目基础管理类档案分为3个三级类目,组卷的方法有所不同:(一)建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷,案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。2、
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