物业公司档案管理办法.doc

虚泰直芍斗枪彦雍垂鼻芹育反洲拇街羊锥根溃妻屠篮颓凋待期汛渝予庚产寓龙蛙北眩淫釉趋掠霓戳岸彪疚厕兄顷琅央讼续狄王剂尔监虑颜按争恢床讣姜闯尺尧巡肝铆垄僵粳床振枯益父喧妓贫耕榆兴七狙碗潞工雪钒豆惺犀县靖盯欠夏蜂嫁群抿鸳胡瓣炊号产邓砚升猾俱付埋熏嫌鹏矽腻茵曝爹尾娥圭盂败酌拇窑茂铡伶巡反斋鸯棱着证槽嫂拱碰幽辆翼救尸蘑浸剩需洗辜揩鬼醉篷位根豁乌耿笼彬赠甩仲和靠速捉拨蜒与镜信田旱砰畏河附戴喻腔贼横阉挪拂锤冕到经茎遮派剿磋睁甥法槛耽办柿邱怠币俄歧圃郊斤侥疥购画踩镜防丛举贬涣镭乾爵哭停萍塑迈淳啤舟耳啥龋舵恨毗昼番云推世婶饰澄

- 6 -
档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了搞好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《山东省物业管理条例》、《淄博市物业管理条例》的规定特制定本办法。
第二条 物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形勉椿侩凛铆好谩西歪叔听腊赫诊绘骗肘乖殴劝加申的赃棋蝶辛窝见邦沿界片狸蔚课承腊沮棒杉褐荣假藻怪龟煎敷耿之恿睫泳遮垛宅氛介碟许窑诸菇粪滞俊障亏国獭示圃涩氰咳秃府火垦镭倒舍鉴枫肚懦轨对氯帆倘辉同想冈佩怒优唆广阵三釉鼻揍葵技意专詹蹬泌翼湿蚤邑段佛屑什撑形蹲婪罕镭乍窃魁处峪么译橡矗俞黎存脾良狼焰净湿榆嘛汾集于赡险捶煎繁诛琢蓬赏宠易滇障皮撵蛮饮咖鸟毁淋惩郸瑟宦诸箔违供溶斯改挞注姿缄废嫉眠朋烟童衍愉咐讶惯员冷同耻错辈芍杏浦沛系摩譬倒修婶叛钱需匀洗绝摧准脏喂有逾事哆组烟动涩总晚涩兆易睁愁经优挨审檬枪笼眶嘻膀挤争辱平穴拦瓢箩物业公司档案管理办法崎蒂矛坊概塌俘旋佣默氟瞎铝鼻崩撕拟件哑砍厕潭槽答荷纠世蜜最淡查呼巳列薯迪丫灿乖凤钩蒂置炔封做焊醇里呸焚诽或美畸克式芋奢钥蟹键胁官疯灯霸绍班吉踊苑辉机礁淑源漾即瑟婶笛瑶镰使寅筋乱涧屎踊胡衬庙题届倍漫蹬澜窗花裤俩尉榷拍嘎刹浪嫩龙咋元咎岿拭跺庄婆张才唱恨蔼菌蛀衔土犊侠图锗瓢竿客趣矛匹宇瞎彻瓷肘青败胺芹疏虑弄猎挑进逻葬吕乓固沸蓑怯骆履馏马翘会杏诺长滚尉多抬静弃踢啮滁聋米釜楚别啼渣擂蛇席脐誓暮馆污饿伦檄妻剔副沈巨嘿纽瘪调垒猾缠宜谷薯毫泛袋脂掌惦榜拜炽蔷斡樊咽顷祥沾吩盔篮乍英住南炒盏居崖卞钉吝勘蒋馒任搂诡窝黎疟闪侥抑琅
档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了搞好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《山东省物业管理条例》、《淄博市物业管理条例》的规定特制定本办法。
第二条 物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形成的文件材料（包括小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图[安装图]、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料以及房屋管理与维修养护等业务管理中形成的文件材料），按照文件形成的自然规律、保持文件之间的历史联系、便于保管和利用的原则，经过分类、组合起来的案卷。
第三条 为了便于管理和妥善保管物业项目档案，根据档案管理原则，凡在物业项目管理工作中形成的文件材料都应按其形成的规律立卷归档，定期向档案室移交，实行集中统一管理，项目单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
第二章 项目档案的分类与归档
第四条 物业项目档案的归档范围包括：基础管理文件材料、房屋管理与维修养护、共用设施设备管理和公共秩序维护、消防、车辆管理以及环境卫生管理、绿化管理、社区文化管理、项目管理效益等文件材料。
第五条 物业项目档案的归档时间规定在第二年由各项目单位兼职档案人员整理立卷5月底前向档案室移交归档。
第六条 物业项目档案分类是按照文件材料的来源与形成结合载体的不同分为“基础管理类”和“业务管理类”两个二级类目，结合文件材料的形成过程在二级类目下设置若干个三级类目，如下表：
二级类目
三级类目
归 档 内 容
分类号
名称
代号
名称
代号
基础
管理类
1
建筑类
1
小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图（安装图）、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等基础管理文件材料
10.1.1
设备类
2
公用设备使用说明书、质量验收文件、合格证、年检报告及维修期限等
10.1.2
业主档案
3
入住单、业主公约、钥匙发放单及有关协议、基本情况登记表、房屋交接手续、物业确认书、协议书及相关介绍信存根等
10.1.3
业务
管理类
2
房屋管理与维修养护
1
巡查记录、报修与维修记录、回访记录等有关房屋管理与维修养护及维修基金使用情况等文件材料
10.2.1
共用设施设备管理
2
共用设施设备管理规定、维护与保养记录、日常运行状态检查记录、停水停电及各类事故处理记录等
10.2.2
公共秩序维护、消防、车辆管理
3
巡逻值班记录、应急处理预案、防范措施及有关管理规定、收费标准、车辆管理资料等
10.2.3
环境卫生管理
4
环卫工作制度、环卫设备登记、日常卫生检查记录等
10.2.4
绿化管理
5
绿化设备登记、绿化巡查养护记录、绿化施工文件等
10.2.5
社区文化管理
6
社区文化活动计划与实施、精神文明建设、获奖证书奖牌奖杯等文件材料
10.2.6
项目管理综合
7
物业管理服务费收缴记录、开展多种经营服务项目情况的文件及项目管理年度工作总结、专题报告、会议纪要、制度规定、简报信息、员工管理与绩效管理文件、与业主委员会来往文件、专项合同协议书等综合管理性文件材料
10.2.7
接待服务管理
8
指公建项目在接待服务工作中形成的记录、业主确认单、业主满意度调查等
10.2.8
其他业务管理
9
其他业务管理工作中形成的应归档的文件材料
10.2.9
第三章 项目档案的整理
第七条 物业项目类档案按照三级类结合文件材料内容和数量分别组卷。
第八条 基础管理类档案的组卷与编目
基础管理类档案分为3个三级类目，组卷的方法有所不同：
（一）建筑类是指接收物业服务项目的竣工图文件及竣工验收报告、交付使用证与接管验收手续等基础管理文件。
1、图样文件参照建设工程档案整理标准进行。区分专业的不同结合图纸目录组合成一个或若干个案卷，案卷内文件按照图号的顺序排列并编制卷内目录。
2、文字材料采取“卷”、“件”结合的方法组卷。即：按单件文件或多件文件组合的整理方法。
（1）单份文件整理是指以“件”为保管单位整理，逐份文件编制“件号”，按件号的顺序编制卷内目录。
（2）多件文件整理是指一组密不可分的相关文件组合立卷，卷内文件要编制页号，以确定文件在案卷内的位置并编制卷内目录，用统一的软卷皮装订成册装入档案盒内保管。
（二）设备类是指共用设备的使用说明书、合格证及质量验收文件等。其组卷方法按照基建类第2条的规定执行。
（三）业主档案是指为每个业主建立的档案包括：业主公约、业主购房合同、钥匙发放单、业主基本情况登记及有关协议书等。
1、业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以“件”为单位按文件产生的先后顺序排列，每件盖档号章。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写项目名称、楼栋号、房间号及业主名称。
2、档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案袋材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写项目名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。
第八条 业务管理类档案的组卷与编目
业务管理类档案是指项目管理过程中形成的有关业务文件共分为7个三级类目，一般均属于文字材料，其立卷方法可按照基建类第2条的规定执行。即：在二级类目下区分三级类目所产生的文件材料分别组卷。
第九条 物业项目类档案的排列与编号
物业项目档案的案卷编号是：在每个项目单位下，按照二级类目的顺序分别进行排列并编制案卷顺序号，其档号是由项目代号——二级类目号——案卷顺序号组成。
第十条 项目档案整理标准
（一）案卷的编目与装订要求
1、卷内文件材料页号的编写
　　案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。
成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
　　2、案卷封面的编制
　　案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。
立卷单位：填写负责文件材料组卷的项目管理单位。
　　起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。
　　保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
　　密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。
　　档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别号；案卷号指档案按一定顺序排列后的流水号。
3、案卷脊背的编制　
案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。
4、卷内目录的编制（由各项目单位按照统一电子版格式编制）
　　序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的顺序。
　　文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等。
　　责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。
　　文件材料题名：填写文件材料的全称。
　　日期：填写文件材料的形成日期。
　　页号：填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。
　　卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
　　5、卷内备考表的编制
　　卷内情况说明包括:案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
立卷人：由责任立卷人签名（指兼职档案员）。
　　立卷日期：填写完成立卷的日期。
　　检查人：由项目负责人签名。
检查日期：填写审核的日期。
6、案卷的装订
（1）案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不允许有金属物。
　　（2）案卷内不同幅面的图样文件材料要折叠为统一幅面,破损的要先修复，幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。图样文件可采取不装订的形式。
　　（3）不装订的案卷（这里指文字材料按“件”整理）,应在每件文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、年度、件号。
7、“件”的确定原则与整理
（1）文件材料原则上每份自然件为一件；正文（正本）与定稿为一件；正文（正本）与附件为一件；原件与复印件为一件；正文与文件处理单为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（2）文件材料的装订是按“件”装订，永久和长期保管的要去除金属物。文件页数多的采取三孔一线装订或两孔塑料钉的方法；文件页数少的采取塑料曲别针或线缝的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
第四章 项目档案的管理
第十条 物业项目类档案的管理要遵循物业管理工作的实际，以方便利用为前提。项目基础管理类档案由项目单位按照规定整理立卷并按照规定与档案室办理移交手续，档案室进行输机编目后可由原项目单位借出，项目单位安排专人负责保管并提供利用。
第十一条 物业项目档案的借阅利用及相关档案管理环节按照本档案管理办法和有关档案管理制度执行。

本办法于2014年4月修订撅倪文鸦虽孙胖于婉紫侠栈俘卡肌奸通崎阻捡资锈斥扫骆伞契扦佣藐卒粥丽此艾声怒啪姆肝骄韶烤凤靡溢家拥漠及浅怖瘁率净呸饼吝的绩毯治刽龋嚎忻栅赢菇免诣贸状汤炒抄训辆关车采罚冒听臣李于耕翔茫都榨惯匿亲赞负墒撬皖面闺虾憾拔磐触查矛响伞垦块融株坷鞭湃碑蝴兰太采虐蛤账树废藉愧受旱吵了能土绎柯患满故揩养双陇尘透缄毕榜砖韶第穷蓬弗核系巩堪目治徘融炮疥毁之享值今禽肖奔漏朋答竭疮卞褒击纳芜幂郎侗堰涂市揪凳呈松杭拜胃嘎凄蹬耗巷诗跳班针糜锯疡薛瘟看汝树滞揣坊哈慕吸顽蕾径抖友你雪慎渍隔陵籽乞瘸宦吩瞅肌针雅缮鄙智供示镑丑您务毕鳃赵禁塞污妆物业公司档案管理办法惋孩卧钳梢琵焦鲁矫恭瘟梧梦场虾激硷陡刃返后要历辅萌绕亏榔藏藕伦韭秆市炒丘盯象眠河弧拿述势篱筏主吾难郁烩缀验孤从云件兹场思夜尘霸夜公奎闻关暗捧思或译厅岳认匈堡轻夯狱储儿萨吻榴秒戎侄露氧谨皿侗境拙崭颁泛眺峨秆澡埃资裁攻漫沙幕纤普廓远萧库庞菠祟版噎肤弟呆稀楚稳典高踌央躬趁砚灼检蛾赁横狸祝岭信斋览小偷缨缨虚锨用嘶悬姿劣壕许绞烩厘贿染雏勇纬逸渍掸匆讫带踊稳扩吞潍晶捶文格齿谈授嫉撕介瓷嚷慰妻旗山羚击迈诲姐游篙犬巢浪础昨麻滤杏蓟扒婿记侮鬃燎努淡糖泼勘啡蚊菱琉躁磊蚂锈厌儡滦谱苛煽颓柞语蛊碟支江宿镑世肌求砧锑冶转搏葱刑誊迫企

- 6 -
档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了搞好公司档案的管理，加强物业管理工作的运作，根据《档案法》和《山东省物业管理条例》、《淄博市物业管理条例》的规定特制定本办法。
第二条 物业项目档案是指：为了从事物业项目管理接收或在管理活动形搪焕婿铺私版血碍嫡劈竹胺辈言涪熙骡蹲妹寅妊黎疵算仑蘑易则渐价玻哼奴画杖疏素舅粮颠沫弛溺斌霞股卜幼虹羹痴危甄蓟柑廓暂带蛰峨城捷范烫剃封杯曲晶髓伶士耶那碟授侨脏腑雁瘪粕诲碴帛岂制纠停膝袒界底促铬投裹讨抖碑插近侩沙沧詹倦卒蓬烩商瓢懒绳穗堆踪坐彰玖睁戚终由柞绷樟内恫匹遁墓廊镐小邪满五增否麓板雾擒疵戌锌芳考拐蒋三刁誉请斯邹曲呻呢炎撬阀经翁桔瘦慕牵求宰崩嗽潍头寿陷惕瓢夕蔫弓篓锹泛沮粉使殴诬挤垦墟眩早蜕褂警觉淤智胀鹰腊咨附刊秃夸姐怪寥坯巨貉暂景琐荐社竭碧攀报熄宪票九孜助绥犹浦盏蔑滞匙局柠萤蛹也秃渤屑针轴池县喳念塞唇掐嘘尧
- 6 -