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试论档案管理存在问题分析及如何进行规范化管理

刘巍巍
摘 要：随着改革开放的不断深化，计算机网络的不断发展，规范化管理档案工作显得尤其重要。规范化管理档案工作不但可以提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，还可以发挥档案管理工作的自身价值，为经济发展和社会进步作出应有的贡献。本文就当前档案管理存在的问题进行分析，并提出规范化管理的措施，以供广大同仁学习交流。
关键词：档案管理；问题；规范化管理
引言：要规范化管理好档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路，为经济建设和社会进步发挥更大作用。
1.档案管理的重要性
1.1企业发展要充分认识到档案管理工作的重要性。特别是在市场开放发展的经济浪潮中，管好用好档案，对加快企业建设起着重要作用。企业档案工作是贯彻企业生产经营全过程的一项重要工作，档案是真实的历史，档案是产权的身份证明，档案是效益的媒介，档案是职工的权利和尊严。档案来自于社会企业发展，具体地说，就是社会在发展的过程中，在企业活动中产生出来的。
1.2档案工作又是企业一项综合性的基础管理工作，也是企业信息工作的核心，是企业信息工作的主要组成部分。在企业各项活动中，如果忽视了档案工作，则会影响到企业的生产、经营和管理，影响企业的经济效益的提高，影响企业在市场经济中的竞争力。
2.档案管理工作存在的主要问题
2.1档案管理制度不完善
档案约束机制不健全，部分单位部门没有把档案业绩列入岗位目标责任制考核管理，监督管理没有力度。部分档案法规、规章及规范性文件存在“老化”情况，已不适应档案事业发展需要，亟需修改完善。随着改革开放和市场经济的深入发展，档案工作“产业化”，档案中介服务机构走进单位部门中，一些工作亟需的档案法规、规章及规范性文件还没有制定出来。
2.2部分单位对档案管理重要性认识不强
部分单位人员对档案法律、法规的认知度很小，不少人还不知道有《中华人民共和国档案法》，不清楚档案法明确规定的档案部门的职责、任务。不懂得档案管理利用的重要性，不知道档案对社会、政治、经济的重要作用，更不知道违反档案法规所要承担的责任，因此导致在实际工作中违犯档案法的情况严重存在，如，不按规定归档，不按期移交档案，导致档案丢失、被盗、损坏的情况时有发生，影响了单位档案的完整与安全，严重的会对单位各项事业造成不可弥补的损失。
2.3档案管理队伍不稳定
在不少单位部门，档案工作缺少奖惩激励机制，所以频繁调整的现象较为普通，此外，档案管理员掌握的专业知识较少，档案人员身兼数职。
3.加强档案规范化管理的具体措施
3.1领导重视，建立健全档案管理制度
（1）高度重视，加强领导
企业领导要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，将档案工作作为企业发展的一项重要工作来抓。一方面，思想上要高度重视，将档案工作纳入企业建设和发展规划，定期召开档案工作会议，对档案工作进行监督检查。另一方面，企业领导在日常工作中要经常对广大职工强调这项工作的重要性，只有领导重视了，才能引起广大职工的重视，档案人员才好具体操作。
（2）建立体系，健全制度
建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。企业在国家出台的各项档案管理法规基础上，还可根据自身实际情况建立和健全档案管理制度，进一步健全和完善档案在收集、整理、保管、检索和提供利用等方面的规章制度，使档案管理工作进一步规范化、科学化。同时，还可落实领导责任制，建立档案内部的考核制度，建立约束、激励、监督机制等。
3.2加强学习，提升档案管理服务意识
（1）加强学习，提高人员素质
档案管理是一门专业性很强的工作，要求档案工作人员既要有高度的工作责任感，又要有扎实的档案管理的理论知识，还要掌握现代化科技手段和先进的管理方法，因此，企业档案工作者必须加强学习，优化知识结构，提高综合素质。档案工作人员要拓宽视野，了解工作领域的发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导工作，特别要注重计算机知识、信息文化的学习；企业也应有计划地委派档案管理人员参加有关部门举办的各种研讨培训活动，全面提升档案工作者政治、业务和技术水平。
（2）转变观念，增强服务意识
档案工作不仅是一项业务性工作，同时也是一项服务性工作，企业档案管理人员应该摆脱传统观念的束缚，牢固树立“为企业运行服务、为领导决策服务”的意识。企业档案管理人员要了解当前企业管理的需求，结合档案工作的服务性特点，改被动服务为主动服务，提高服务质量，为企业的发展当好助手、当好参谋，使企业档案真正成为一种财富、一种效益。
3.3与时俱进，加快档案管理信息化建设
（1）认识档案信息化建设的重要性
信息化时代的到来，对企业档案管理工作也产生了巨大的影响，这就要求企业把档案信息化纳入企业现代化建设的总体布局，推进企业档案管理与企业信息化建设同步进行，制定相关的规章制度，深入研究档案资源的开发利用，并引进信息化人才，行之有效的开展档案管理信息化建设工作。
（2）加快档案管理信息化建设步伐
企业要加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，实现对电子文件、电子档案的全程管理；推动企业档案信息资源的数字化和数据库建设；建立网络服务系统，实现资源共享，从而进一步提高档案管理现代化水平。
4.结束语
总之，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结，通过实行标准化、规范化的工作，为档案管理的现代化进程打下扎实的基础。
参考文献：
[1]樊盛英.浅谈如何做好档案规范化管理工作[J].学理论，2011（08）.
[2]于元元.知识管理对档案工作的启示[J].档案学研究，2007（02）.
[3]薛梅.浅谈我国档案工作的服务定位[J].福建档案，2007（11）.

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