物业收费软件标准方案.doc

物业收费软件标准方案

舒 畅 智 能 软 件

物

业

收

费

管

理

系

统

方

案

二零一五年一月

一、软件特点及对物业管理工作的帮助
1 、方便快捷的信息查询功能,可随时查询房间、业主资料及物业收
费台帐及各项统计报表。(手工查找资料要翻阅记录薄,很不方便!)支持对办公楼的大开间的房间合并、分割，费用即时结算等的工作需求。
2 、自定义收费项目和计算方法，使得费用计算快捷、准确。(与”手工算费”相比,降低了费用误差，提高算费的精度，从而减少了手
工劳动，节约管理成本。)
3 、提供各种费用的预收功能，业主可预交任意月份的费用,报表中将每个月的“预收”,和”当月实收”费用分项显示,不但加快费用
回收,而且帐目更加清楚。
4 、非常灵活的分项交费、分次交费功能。支持按单月交费,按多月
交费功能，最大限度的满足不同业主灵活结算的交费要求
5 、支付方式分为在线支付，现金,转账，减免,其它等可解决收费
过程中的因不同的支付方式带来的不便。
6 、自定义计量表，并支持一户多表，和一户多表且单价不同的仪表费用计算情况。使仪表类费用的计算更为准确,清晰。
7 、丰富的统计报表以及自定义报表功能，经过网络,数据传输方便快捷,财务部门可直接获取收费的日报表和月报表,及时掌握各个管理处的费用回收情况。 各个管理处不用再手工上报报表,省去了以前
繁琐的报表统计和上报工作,从而提高了工作效率。
8、自动生成汇总凭证，能够将各个管理处每一天的收费数据分项汇总，生成一张记帐凭证, 财务人员只需审核,记帐即可.从而大大
减少了财务制单,记帐的工作量。
9、在线收费系统:网上进行各种费用的交纳。该系统已经在物业公司稳定运行多年，该系统解决了业主交费时的空间和时间上的限制,极
大的方便了业主的交费,同时也大大的提高了物业公司的费用收缴率，也大大提高了物业公司的服务形象。
10、可增加物业的额外收入、节省人工费：平台广告费、商家入驻费、24小时超市盈利。
二、标准版收费软件的功能模块介绍
1、系统管理
l 对收费员和管理员的操作进行权限设置。对系统数据进行备份和恢复。以保证物业公司收费信息资料的保密与安全。分组、分角色的权限管理每个使用人员只能做角色权限范围内的操作，保证数据的安全性。
l 完整的日志功能，可记录每个使用人员的操作事项。使工作落实到人，权限和责任明确、清晰，便于管理。
2、基本信息
l 记录物业公司相关的基本信息
l 建立并维护物业公司所管理的小区的详细信息
l 保存与物业公司有业务联系的公司信息
l 建立并维护物业公司部门及各部门内员工的详细信息。
l 建立业主委员会成员在业主委员会中的职务及相关个人信息 分门别类的保存业主委员会档案文件信息。
l 业主信息
3、房产管理
含物业小区、楼盘、房间等基本信息管理，提供了对房产资源的全面管理功能。包括物业总体信息，小区、大楼、及各房间的基本资料。系统提供的房产验收实现了对空房以及房产移交的管理功能建立并维护小区内楼宇详细信息 。
l 建立并维护具体楼宇的套户房产资料信息 。
l 按验收项目分类，分别保存小区/楼宇/单元/套户的具体验收记录 。
l 保存详细维修工程记录和维修基金的支出/收入记录。
l 保存套户装修的申请单/审批单/验收单的详细信息和装修押金退还记录 。
4、收费管理
收费项目： 自定义设置水费、电费、暖气费、物业管理费、垃圾费、电梯费等收费项目和收费标准及方式，根据房管局物价收费标准，可定义按月、年收款。
对住户每月的应收款自动计算，实现收费数据输入、登记，提供缴费通知单，电脑收费机打出票，节省人力、物力、并可分项收费。本系统还提供了费用预存账户管理功能，方便业主预交费。该系统功能全面、实用，能够最大限度的满足不同客户、不同收费方式对收费系统的要求。
5、导出报表
本系统具有详细及全面的统计汇总功能，对物业管理公司基本房产资料，业主资料的统计报表和收费数据的统计日报表，月度报表，年度报表，都非常全面和实用。使管理层对物业公司的收费情况能够更方便的查询。节省了大量的人力，财力。而且所有的报表能够导出成EXCEL.电子表格形式。
收费报表：根据设定的查询条件获取所需的费用统计报表信息。如：收费收据明细表，收费收据汇总表，操作员收费汇总表，收费项目汇总表，月度收费项目综合统计表，欠费统计表，按户的年度台帐。
三、详细模块功能介绍
24小时配送中心（其它商家入驻需单独支付平台建设费用）
针对小区内的日常物资需求，在小区中心建立一个24小时超市，并配置一个配送团队，业主经过平台的“24小时购物”栏目可随时购物，下单后超市的配送团队24小时不间断送货上门。
物业信息管理
物业可将小区内的通知、信息及时在“信息管理模块”通知，平台首页上能够第一时间将相关消息推送到首页，业主在打开电脑、手机的时候能够第一时间收到相关消息，可联动到邮箱、QQ群等。
物业公司情况、团队、实力等。
便民管理
在平台里集成物业报修、购物、电影、教育、查询、娱乐、交费、预约等便民模块方便业主使用。
客服管理
主要包括住户投诉管理和住户服务管理，用来处理客户的投诉、服务等问题，大大提高物业公司的服务质量，提升物业公司的自身形象。
工程管理
详细记录小区、楼宇、套户设备的规格型号、厂家、启用期、检定日期等信息，并对其进行定期检修和对维修记录进行记录和查询。可对设备的维修进行有计划的检查、保养、巡查、维修、值班等。并对客户的维修报修做详细记录。
文档管理，人事管理
对公司所有的规章制度、文档资料及ISO文档的保存编辑等。
保洁管理
对保洁区及人员的资料录入，以及设施清洁周检的记录考核。业主可对保洁满意度在平台里评价，并提出建议。
绿化管理
包括对绿化区的管理、养护记录管理、环境消杀记录、绿化周检、绿化员月度考核记录、绿化区周检月报的管理。
消防管理
对消防区信息、消防员、消防器械的管理。
保安管理
对公司所有保安的资料、管辖区、排班、及发生事件的记录管理。
行政管理
公司内部的办公设备、规章制度、通知及等日常工作事务的处理。
办公处理
员工能够安排个人办公事务，发布或阅读公告信息、公司内部邮箱等。
社区满意度调查、建议收集
可在平台开设满意度调查专区、收集业物的心声，进一步提高物业的管理水平。
监控系统（可选）
可在平台加入小区的监控系统，方便工作人员在线查看小区安保情况
其它自订扩展功能
具体功能可由物业与工程师协商制定
收费服务平台
软件提供了多种渠道收费的功能。建立业主与物业管理系统之间的信息传递平台，达到业主自己交费目的。使业主缴费不受时间和空间的限制。从而提高物业公司的费用回收率。每天24小时无人值班正常收费，可随时查询应缴费明细和欠费明细服务。手工交费或银行交费均可，提供调帐功能。凭借用户缴费凭证，经过系统办理缴费错误调整、退费等处理。生成批量代扣文件、打印批量代扣清单，并导入批量代扣结果自动下帐。自动生成业主缴费情况的统计报表。对业主全额缴费或单项缴费作限制功能。经过业主信用等级功能可设置折扣，或赠送积分，利用积分可兑换礼品等特殊功能。客户经过网上平台自主交费的结算资金经过支付宝或其它三方公司直接进入负责人账户或公司指定账户。

四、售后服务体系
客户自正式购买软件之日起，享受一年的免费上门服务。
服务响应：最短时间内响应，用户服务需求。
现场指导：提供系统安装、调试、维护、升级等一系列服务。
培训机制：免费为客户提供详细、全面的培训 终身维护：为客户提供终身可靠的服务保障 
服务评估：用户对每次现场服务的满意程度进行评价，以提高服务质量。
A、 热线支持服务：解决客户电话咨询软件在使用中出现的问题。
B、 INTERNET网络服务：客户可随时登陆公司的技术服务网站，在线查询有关软件的最新信息、讨论软件使用中所遇到的问题；同时也能够将问题和建议经过Email邮至公司技术服务邮箱。技术服务人员24小时内及时给予答复；还能够经过QQ随时与公司软件工程师交流解决问题。
C、 现场支持服务：在使用本软件期间，由于软件本身或数据意外出错引起的故障，公司技术服务人员随时现场服务，保证客户正常工作。

五、使用软件的注意事项及管理建议：
1、严格控制权限，相关工作人员只能进行相应权限内的操作，严禁非法越权操作。经过软件管理人员进行权限分配，各人只能进行权限内的操作，以保证数据的安全性。
2、软件自动记录所有操作日志，该日志可随时备查，任何人只能查询，不可删除。如果发生操作失误，可依照软件的操作流程进行修改，或由相应的权限人进行修改。
3、软件每7天自动备份数据，工作人员可每天手动备份一次。
4、收费员手工收费或银行扣交的必须经过软件收费登记。所有收费业务必须当天机打记录，杜绝交费成功不打印的现象。杜绝系统外收费现象，保证公司的收益。
5、收费业务款项必须做到日清月结。每笔收费业务完成后软件自动生成收费日报明细表，日报汇总表，可按时间段分别汇总。每日收费工作结束后，收费员根据日报表所汇总的款项金额，核对无误后把款项交给公司财务部门。月底软件自动生成月度综合统计表，费用回收汇总表等。业主欠费表可随时查询汇总。收费员能够用月度综合统计表和财务部门进行月末对账。

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