盈欣通信工程公司办公行政管理制度模板.doc
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1、盈欣通信工程公司办公行政管理制度 行政制度xxxxxxxxxx公司版 本 号Version1.0修订日期 3月制订部门综合部审 核目录前 言2管理总则2公司组织架构图2办公区内部管理规定2员工着装管理规定2公文管理规定2档案管理规定2印鉴管理规定2保密制度2公司资产管理规定2计算机管理规定2车辆管理制度2出差管理规定2会议管理规定2安全保卫制度2钥匙管理规定2对外接待规定2前 言盈欣公司是新兴的以通信工程施工和通信网络代维为主要业务的专业公司。公司主要承接广东各电信运营商通信管线( 含本地网、 城域网及骨干网) 、 机房及用户终端设备的代维、 排障及抢修工作, 并承接相关的接入管线、 光缆施工
2、、 管线迁改及大修、 终端设备安装及机房装修等工程的施工组织工作。公司实行董事会领导下的总经理负责制, 总经理全权负责处理公司日常经营管理业务, 实现董事会确定的经营目标。为对公司行政事务进行高效有序的管理, 理顺公司内部工作流程, 使各项管理标准化、 制度化, 增强员工综合素质, 加强公司凝聚力, 使公司发展成为具有强竞争力的现代化企业, 配合公司进行的质量管理工作, 特制定行政管理制度。作为盈欣公司的员工, 应严格遵守公司各项规章制度, 并欢迎就公司制度提出更好的意见和建议。管理总则1. 公司全体员工均应遵守国家的政策法令, 遵守公司的规章制度, 坚决实施公司的决策, 自觉维护公司的形象。
3、2. 公司一切对外文件、 协议均应上报, 由指定责任人签字方可发出。凡公司下发的各种表格, 每个员工应按规定使用。 3. 公司实行领导分工责任制, 日常工作按已明确的职责范围分部门办理, 凡上级交办的工作, 经办人必须及时认真办理并将结果及时反映。4. 公司员工上班应仪容整洁, 办公区域注意文明礼貌用语的使用; 电话通话要简明扼要, 公司员工接听电话一律使用规范用语: ”您好, 盈欣”。5. 保持办公环境的安静, 禁止在办公区内喧哗、 嬉闹; 不能擅自带外来人员进入办公场所。6. 自觉维护社会公德, 执行保密规定, 爱护公共财产, 勤俭节约, 做好安全防火和卫生工作。公司组织架构图总经理总经理
4、助理总经理助理副总经理工程部综合部运维部人力资源部行政部财务部办公区内部管理规定1. 目的为保障公司正常的办公秩序, 创造良好的办公环境, 体现积极向上的公司精神, 特制定本管理规定。2. 办公区域环境卫生1) 办公区作为公司日常办公及业务开展的场所, 每位员工都应自觉维护环境卫生; 2) 小心避免茶水、 饮料、 食物等污染地毯, 垃圾、 茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内, 不得任意乱倒堆积; 3) 各部门有责任保持部门公告栏( 白板) 整洁, 不得乱涂乱画, 通知通告应粘贴摆正, 超过一周以上的通知应取下存档; 4) 文件柜里的资料要排放整齐, 逾期或废弃文件要定期处理或销毁, 避免
5、多余物品占用文件柜的使用空间; 5) 每位员工应注意清洁、 整理个人办公区域, 并保持桌面的卫生及整齐。每天下班后将个人的办公椅、 办公用品、 文件放置适合的位置。3. 每位员工上班时间必须佩带员工证, 会见客人时必须服装整洁( 具体参照员工着装管理规定) 。4. 员工在上班时间应集中精力完成本职工作, 严禁做与工作无关的事: 如上班时间接待亲朋好友、 与业务无关的客人; 看与工作无关的书籍和报纸; 上网玩游戏、 聊天; 闲谈; 睡觉等。下班后除确实须完成工作, 如无其它加班任务, 员工同样不应逗留公司做与工作无关事情。5. 公司电话为方便公司与外界沟通、 方便处理公务专用。上班时间打私人电话
6、通话时间最多不得超过5分钟, 严禁擅自在公司打私人长途电话, 打业务长途电话要精简, 尽量缩短通话时间, 音量要低, 尽量不要影响其它同事的工作。6. 节约使用纸张, 对内存档或传阅的文件应使用一面作废的纸张; 7. 员工参加会议或集体活动, 必须遵守纪律做到不迟到、 不早退。8. 员工外出须报部门经理批准, 并到前台的外出登记表登记, 及在部门公告栏上写明外出时间、 地点。9. 员工携带公司的物品离开公司, 必须经部门经理同意并持物品放行条方可离开公司。10. 外来人员到访公司, 接待人员在开门前应判别来访者身份, 保险员、 推销员不得进入。明确访客身份后, 由接待人员安排等候及会面, 非特
7、殊原因不应允许客户直接进入办公区域, 特别是机房、 财务部。11. 饮水机放置于办公区域内, 供员工和客人饮用。而饮水杯是供给客人使用的, 本公司员工应自带茶杯。12. 由综合部设置急救药品设备以备员工需要使用, 应定期检查、 及时补充欠缺物品。13. 为节约用电, 办公区内照明设施、 空调等用电设备在非工作时间内应及时关闭。14. 办公区内一律禁止吸烟。员工着装管理规定1. 目的为树立和保持公司良好的社会形象, 进一步规范化管理, 本公司员工应按本规定的要求着装。2. 员工在上班时间内, 要注意仪容仪表, 总体要求是: 得体、 大方、 整洁。3. 男职员的着装要求: 夏天穿衬衣, 冬天穿西装
8、, 最好能系领带; 穿衬衣时, 不得挽起袖子或不系袖扣。不允许穿皮鞋以外的其它鞋类( 包括皮凉鞋) 。4. 女职员上班不得穿牛仔服、 运动服、 超短裙、 低胸衫或其它有碍观瞻的奇装异服。5. 员工要注意个人的清洁卫生, 上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳, 并一般不留胡子; 女职员提倡化淡妆, 金银或其它饰物的佩带应得当。6. 每周五为便服日, 可放宽对上述的规定( 需会见客人除外) , 男女职员均可穿着较为休闲的服装, 但仍需以大方、 得体为尺度。7. 各部门负责人应认真配合, 督促属下员工遵守本规定。公文管理规定1. 目的为加强公司文件管理, 做好公文处理工作, 使之规范化、 制度化
9、, 根据有关规定, 结合本公司实际, 特制定本管理规定。分发盖章打印编号签发核稿拟稿2. 发文的处理1) 拟稿: 按照各部门谁主管, 谁拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的, 由主办部门牵头拟办, 有关部门协办。稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页, 按规定要求拟稿。2) 核稿: 由部门经理初核, 在面页上签名并签署日期; 送综合部审核, 从公文规格、 内容上把关。3) 签发: 以公司名义对外的发文, 由公司总经理签发。4) 编号: 由综合部统一登记、 编号、 计算份数等。5) 打印: 拟办部门打印完毕, 拟稿人校对并在页面上签名。6) 盖章: 由综合部办理有关盖章手续。7) 分发: 由综合部助理
10、统一分发, 原稿与正文1份( 原件) 存档。登记办结交办呈批拟办3. 收文的处理拆封1) 拆封: 当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的, 由综合部拆封; 署名有关部门的, 由部门拆封; 由政府部门所发的文件, 由综合部拆封存档并复印给相关部门。2) 登记: 凡明确是公司收文的, 不论以何种形式收到, 都统一由综合部登记、 编号。 各部门收到的由部门登记、 编号。3) 拟办: 综合部根据公文内容、 性质提出拟办意见。4) 呈阅、 呈批: 根据拟办意见, 由综合部助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。5) 交办: 根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文, 文书人员应提出办理时限, 加强督促
11、催办。6) 办结: 经办理的文件要注明办理结果和日期, 然后存档。档案管理规定1. 目的为加强档案资料的管理, 充分发挥档案资料在公司业务开展中的作用, 保守公司机密, 保证各项事务的顺利进行, 特制订本规定。2. 文件资料归档范围和分类1) 公文类: ( 综合行政部管理) A. 国家有关政策法规、 上级或有关主管部门、 单位的来文; B. 公司各项规章制度、 各部门工作职责、 岗位责任制; C. 公司及各部门年终工作总结、 年度工作计划; D. 公司内部的请示及批复, 其它文件资料。 2) 财务类: ( 综合财务部) 会计档案, 如月、 年度计划、 统计资料、 计划报表、 会计报表等。3)
12、公司类: ( 综合财务部) A. 公司营业执照、 代码证、 资质证书、 税务登记证和业务许可证等证件; 公司章程、 协议和申报成立公司等资料; 验资报告等资信文件; B. 各类投资、 合作、 联营、 贷款、 担保项目的经济合同或协议书以及合作方的资信材料。4) 音像类: ( 综合行政部管理) 涉及上述归档范围的录像、 录音和电脑软件, 公司重大活动的照片等等。5) 人事类: ( 综合人事部管理) A、 员工人事档案; B、 社保资料; 3档案的编码及原则, 详见粤盈欣 012号关于公司文档编号、 呈批及归档的统一办法4档案管理要求入电脑存档编号收存登记签收呈阅1) 文件资料的归档规定A. 保管
13、部门按照文件资料的成文时间或类别等性质分门别类, 编号收存; 凡国家有关政策法规、 上级来文及有关主管部门的批示等, 存档前先交有关负责人审阅、 必要时呈公司领导阅示, 方可归档; B. 为避免存档资料的遗漏和混乱, 必须严格存档的签收和登记手续。文件资料经办人要为存档资料设立登记本, 列明存档资料名称、 份数及必要说明, 交档时由保管部门在登记本上签收。保管部门然后将资料目录编入电脑作存档登记。 C、 综合行政部作为归档部门, 所有加盖公司章的文档( 包括合同) 都必须在综合部存有正本。请各部门及分公司在走完所有流程后将原件存到综合部办理注销手续归还办理登记手续部门经理批准出具单位书面证明总
14、经理批准外来人员查阅借阅机密性文件借阅非机密性文件2) 文件资料查阅借用规定A. 查阅借用任何文件资料, 必须办理登记手续; 归还时必须检查无误方可办理注销手续; B. 借阅非机密性文件, 须经部门负责人批准; 凡公司重要和机密性资料, 未经公司总经理批准, 不得借出。C. 外单位人员来查阅资料, 应出具其单位书面证明, 并经公司领导批准, 方可查阅。D. 任何人查阅借用档案原件, 不准拆散案卷、 折页、 摘抄、 复制; 确因工作需要摘抄、 复制, 须经部门经理批准。不准在文件、 资料、 图纸上划线、 圈点、 涂改或作记号, 如需要修改图纸必须按规定另行办理手续。E. 档案资料发生损毁时, 由
15、于保管员疏忽造成的, 首次罚款50元, 再次罚款100元, 并给予行政处分; 由于借阅者疏忽造成的, 对借阅者进行同样处罚。档案资料遗失者, 遗失一般资料罚款50元/次, 遗失重要资料, 追究当事人行政法律责任。F. 查阅借用档案者必须严守公司机密, 绝不能将档案资料内容外泄。否则, 按公司有关规定处罚。由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失者, 将追究其法律责任。3) 归档时间A. 属归档范围的来往公文、 计划、 总结、 会议纪要等文件资料, 应在办文完成后二天内交综合部归档。B. 经政府有关部门批复的批文和蓝图, 经办人员领回后应当天交相关保管部门归档。C. 经有关领导审阅, 认为需归案的随
16、时归档。D. 项目竣工及其验收工作结束后, 一个月内立卷归档。印鉴管理规定1. 印章管理公司印章是公司对内对外行使权力的标志, 也是公司名称的法律体现, 因此, 必须对印章进行规范化、 合理化的严格管理, 以保证公司各项业务的正常运作。1) 印章的种类A. 正式(行政)印章, 是按照政府规定, 由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。B. 专用章, 为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章, 如: 合同专用章、 财务专用章、 业务部门专用章等。C. 手章(签名章), 是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。2) 印章的管理规定A. 印章指定专人负责保管和使用, 保管印章的地方(桌、 柜等)
17、要牢固加锁, 印章使用后要及时收存。B. 财务专用章由财务部经理负责保管, 向银行备案的印章, 应由财务部经理、 会计人员分别保管。C. 印章要注意保养, 防止碰撞, 还要及时清洗, 以保持印迹清晰。D. 一般情况下不得将印章携出公司外使用, 如确实因工作所需, 则应由使用人填写用印申请表, 经相应级别审批后向印章管理员借用印章, 在用印登记簿登记, 用印完毕返还印章须登记确认。E. 印章管理人员离职或调任时, 须履行印章交接手续。3) 公章刻制 印章的刻制需本公司总经理批准, 由综合部负责办理刻制、 启用, 并交由专人进行保管。留存归档盖章登记填写用印申请表部门经理审核签字总经理审核签字印章
18、管理员审核4) 印章的使用A. 使用任何种类的印章, 应由使用人填写用印申请表, 并由部门经理总经理审核签字。为方便工作, 公司领导也可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。B. 用印前印章管理人员须认真审核, 明确了解用印的内容和目的, 确认符合用印的手续后, 在用印登记簿上逐项登记, 方可盖章。( 用印前用印人在用印登记簿上进行登记及签名, 方可盖章) C. 对需要留存的材料, 盖印后应留存一份立卷归档。D. 不得在空白凭证、 便笺上盖章。E. 以公司名义行文, 未经公司领导签发, 不得盖章。F. 按照合同会签制度的规定, 所有合同和协议在会签手续齐全后方可盖章。G. 公司的章程、 合同、
19、 协议, 所有涉及公司财产产权、 财产抵押、 担保、 贷款、 借款的合同和协议, 以及经济担保的法人代表委托书、 法人代表证明书, 未经公司法人代表审签, 不得盖章。H. 各印章管理人员, 如遇该部门领导审签的文件、 资料 (包括合同、 协议等), 不符合公司的印鉴管理规定、 合同管理制度或其它有关制度规定的, 应当天报告公司负责人, 未经公司负责人同意不得盖章。I. 各印章管理人员如出差, 应把印章移交有关人员, 并办理有关交接手续。保密制度a) 目的为保护公司的商业秘密和其它秘密不受侵犯和泄密, 维护公司的合法权益, 确保公司机密安全, 特制定本制度。b) 保密原则 公司秘密在一定时间内只
20、限一定范围的人员知悉, 公司每位员工都必须履行保守公司秘密的义务, 对危害公司权力和利益的行为坚决予以制止, 以维护企业权益。c) 保密内容i. ”机密资料” 由公司指明为机密的资料或者公司虽未指明, 但在遇到不能披露的场合时, 应机密处理的资料, 主要包括但不但限于以下方面: A. 公司重大决策中的秘密事项。B. 公司投资计划、 方案、 经营战略、 经营规划、 经营项目、 经营决策、 营销政策、 销售方法、 广告计划、 客户名册、 市场研究报告、 可行性研究报告、 公司产品价格体系、 合同协议书、 投标书与市场拓展有关的一切机密事项。C. 公司组织结构的变化计划、 方案以及与之相关的一切机密
21、事项。D. 公司内部掌握的合同、 协议、 意向书及可行性报告、 主要会议记录、 合同标底、 公文、 规章制度。E. 公司的资信情况, 资产购置情况, 财务预算报告、 财务计划、 财务决策、 各类财务报表及与财务有关的一切机密事项。F. 员工在受聘期间, 所作出或所接触任何的研究、 创造、 改进及创新的全部细节及与之相关的一切机密事项。G. 与公司的任何已销售、 未销售、 尚未进入市场、 尚未公开的各类信息的一切机密事项。H. 公司人员的人事档案、 劳动合同、 劳动协议、 员工工资收入。I. 公司和个人的计算机网络账号、 密码等; J. 公司的档案及对其它单位具有守密义务的一切机密事项。ii.
22、”机密材料” 应为一切含有机密的有形材料, 包括但不但限于手写、 印刷、 复印、 传真、 存放在电脑硬盘及软件上的文件和统计图表。d) 公司的秘密分为”绝密”、 ”机密”、 ”秘密”级绝密最重要的公司秘密, 泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。机密是重要的公司秘密, 泄露会使公司权益遭受到严重的损害。秘密是公司的一般的公司秘密泄露会使公司的权力和利益遭受损害。e) 保密义务1) 公司向员工透露的任何机密资料, 除非得到公司领导的书面许可, 员工不得在任何场合向第三方透露或利用机密资料为第三方服务。2) 未经领导准许, 员工不得将机密材料带出工作场所或擅自复制。3) 员工只可依照公司的有
23、关部门负责人的指示、 根据业务需要, 透露、 复印、 归纳、 分发机密资料。4) 员工离开公司时, 应将其掌管、 使用、 保存的一切载有机密材料的原件、 复印件归还公司。5) 员工在离开公司后, 亦不可泄露公司的任何机密资料。6) 绝密资料必须在设备完善的保险装置中保存; 若无需继续保留时, 必须予以销毁。7) 收发、 传递和外出携带的机密、 绝密资料, 由指定人员担任并采取必要的安全措施。8) 凡属保密事项, 不准在公司以外的场合谈论, 更不允许随意传播。如需查阅公司文件, 必须征得公司领导同意, 查阅后应及时归还。f) 属于公司秘密的文件、 资料按照有关规定标明密级并明确保密期限。保密期限
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