巴基斯坦档案管理制度-终稿.doc

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档案管理制度
为规范巴基斯坦ADB-51嘎吉布鲁塔变电站项目及ADB-53德拉加齐汗变电站项目实施过程中文件和资料的管理，特制订本制度。
1. 总  则
1.1 在本工程实施过程中形成的各类文件和资料（含电子文档和多媒体信息资料）均应负责任地完整地完好地保存。对于工程建设中记载有关的重要活动、主要过程和现状以及具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，立卷归档。
1.2 项目部负责工程档案的组织、协调并指导设计、施工承包商的工程项目竣工档案文件的整理和编制；协调解决工程档案工作中存在的问题；督促有关单位及时做好工程阶段性归档资料的收集、整理及移交工作。
1.3 工程文件的具体归档范围同时应符合国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB /T50328-2001规范附录A的要求。
1.4 除特殊说明外，工程档案归档文本文件应为原件。工程档案文件资料应分为文本文件和电子文件两种，同步整理、编制、移交。
1.5 根据本项目的特点，项目部的档案资料管理由商务经理总负责，并分别在公司总部、巴基斯坦项目现场办公室与各施工现场指定一名人员具体负责工程档案的工作。
1.6 对文件整理、归档的其它要求，按照公司的有关规定执行。对电子文档的其它要求还可参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
2. 原件与复印件的掌握
施工中形成的技术文件、施工记录、质量验评等，主办人亲笔签字即为原件，移交资料中至少应有一套是原件。
验评表、检验报告、签证等文件材料均应为正本(必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的必须加盖单位公章)。
材质证件、试验报告、工程联系单、设备缺陷处理单洽商纪要、索赔文件、材料代用单等，均应原件归档。文件中如有复印件应由供货单位或使用单位在复印件上加盖质检部门印章并签字。对于多个单位工程共用的原材料合格证等资料、无法使用原件的单位工程案卷须在复印件上加盖原件出处章注明原件所在案卷。
由业主签发或反馈的工程联系单、传真、会议纪要等如为复印件须加盖原件出处章，注明原件所在单位。
热敏纸传真件不得作为原件归档，应由接收人复印后签字并加盖部门公章，视同原件。
3. 文件资料的标识
文件资料的制定者或获得者应对文件版本状态进行标识，如用A, B, C等顺序标识或用日期来标识。文件版本升级后，旧版本文件上应加盖“作废”章。文档管理员应就此制定修改情况一览表，或更改通知单，及时通报相关部门。
4. 电子文件
用文字处理技术形成的电子文件，及时注明文件存储格式、属性和文字处理平台。
用扫描仪等设备获得的图像电子，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注明软硬件环境和相关数据。
由计算机多媒体技术制作的文件其中包含视频、声频两种以上的信息形式，收集时应保证参数准确、数据完整。电子文件制作应使用不可擦除型光盘。
电子文件归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见；如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和软件一同移交给接收单位。电子文件归档时，归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。
5. 资料与档案的立卷方法
5.1 立卷要求
ADB-51嘎吉布鲁塔变电站及ADB-53德拉加齐汗变电站各建一个独立卷宗
各卷的立卷内容均按下列规定进行，工程档案文件分卷册、分册整理、编制；册下可分为分册，由立卷单位根据内容多少划分。
5.1.1 巴基斯坦项目现场办公室立卷内容见附件1。
5.1.2 ADB-51嘎吉布鲁塔变电站及ADB-53德拉加齐汗变电站的项目立卷内容见附件2。
5.1.3 北京总部立卷内容见附件3。
5.2 立卷说明
工程档案归档文件应编卷、册、分册，每卷应有总目录及分目录。册下可分为分册，由立卷人根据内容多少划分。内容少的情况下可放在一个档案盒中，但是中间应放隔页纸，文件按时间排序，倒序装订。
卷的起始号为1、2……。册的起始号为01、02……。分册的起始号为001、002……（起始号均为数字）。
5.3 卷案封面设计详见附件4。
5.4 案卷的装订
每一案卷应视文件材料的数量，采用整卷装订和按件装订两种方法。如案卷厚度超过20mm，则采用整卷装订。如案卷厚度不超过10mm，（特殊分项、分段工程）可采取按照不同的文件材料名称以件为单位装订。
5.5 档案资料的销毁
要销毁的资料档案，需要总工与项目经理共同监销，并附《资料档案销毁清册》。
项目完工后，由档案管理员会同有关人员对所有文件资料进行整理、汇总，技术资料移交给业主，其余文档需全部拿回到总部，与总部资料合卷，然后进行归档。
6. 文件借阅
原件不得借出。外借原始文件或借阅时间较长者，档案管理员可以对该文档进行复印或者扫描。
各岗位存档的文件每季度向资料员归档一次。如需要使用归档后的文件，则按照规定的借阅程序办理借阅手续。借阅资料应及时归还。对借出归还的资料要认真核对清点。收到归还的资料要及时放回原处，并在借阅登记表上注销。
存档或归档管理的文件资料原则上仅供项目部内部人员使用，外单位调阅档案要经项目经理批准方可借阅。
借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
7. 归档和移交时间
7.1 施工日志不得跨月同册记录，一个月一本，隔月归档，工作人员保留前月施工日志，以方便使用。
7.2 下列文件资料应在完成后立即归档巴基斯坦现场办公室：
- 单位工程的隐蔽工程全部验收完毕；
- 测量类工作完成后；
- 单位工程或分部工程完成后。
如重要文件丢失，需及时补回。
7.3 文档移交
项目完工后，由文档管理员会同有关人员对所有文件资料进行整理、汇总，技术资料移交给业主，其余交公司档案室保存。
8. 附件
附件1 巴基斯坦现场办公室立卷内容
附件2 ADB-51嘎吉布鲁塔变电站及ADB-53德拉加齐汗变电站的立卷内容
附件3 北京总部立卷内容
附件4 卷宗封面设计
附件1
巴基斯坦项目现场办公室立卷内容
卷册
类目名称
文件资料内容
卷
册
第一卷

工程招标及合同文件
工程设计、施工招标文件
工程设计、施工承包合同文件
工程物资设备的招标文件及定货合同、协议
第二卷
第一册
工程建设管理文件
工程建设管理大纲文件
工程技术、质量、安全管理文件
工程物资管理（储运类）文件
工程档案管理文件
第二册
工程建设期管理文件
工程开、竣工报告
工程进度类文件
施工图会审文件
协调会会议纪要
工程建设期的文件
安全管理及检查文件
工程简报及月报
第三册
工程质量管理文件
工程阶段性及竣工的质量及验收文件
工程阶段性及投产前的质量监督检查申请及监督检查报告
成立启动委员会文件
工程启动方案
工程建设总结
第四册
工程财务文件
收付款结算

施工结算类文件

工程决算书文件
第三卷

业主文件
往来函件
对我技术文件及报告的批复文件
各类试验报告的批复文件
整改或停工通知
塔基征地、林木砍伐等协议、批文及土地使用证(复印件)
第四卷
第一册
工程设计文件
经批复的设计文件
重大设计修改报批文件
第二册
工程设计修改文件
工程设计修改
工程材料代用设计通知单
第三册
工程设计竣工图
工程竣工图（按设计总目录顺序编制）
附件2

ADB-51嘎吉布鲁塔变电站及ADB-53德拉加齐汗变电站的立卷内容
卷册
类目名称
文件资料内容
卷
册
第五卷
第一册
建筑工程装置材料及预制件文件
水泥的安置性及强度试验报告
砂卵石的试验报告
混凝土配合比试验报告
砖、石的复试报告
建筑钢材的合格证、材质证明书、复试报告（机械、化学）、焊接试验报告
混凝土试块强度报告
预制件检验报告
第二册
变电一次设备文件
主变、六氟化硫断路器、隔离开关、电流互感器、电压互感器、电抗器、阻波器、电容器、所用变压器、避雷器等一次设备的合格证、检验报告、开箱记录、备品备件、说明书、图纸、维护手册等资料文件
第三册
变电二次设备文件
保护、控制、弱电设备、电气及热控仪表、微机监控等二次设备的合格证、检验报告、开箱记录、备品备件、说明书、图纸、维护手册等资料文件
第四册
通讯、远动、安控工程文件
载波、微波、光端机、远动、安控等二次设备的合格证、检验报告、开箱记录、备品备件、说明书、图纸、维护手册等资料文件
第六卷
第一册
工程施工管理文件
工程开、竣工报告
施工组织设计
工程施工质量管理文件、质量措施
工程施工技术管理文件
工程施工安全管理文件及安全大检查文件
工程施工技术交底文件
工程施工协调会纪要
工程联系单
隐蔽工程验收签证记录
工程施工质量事故及永久缺陷记录
施工日志
第二册
建筑工程施工记录
基础、构筑物工程施工质量检查及评级记录
第三册
电气安装工程施工记录
电气一、二次及微机监控设备安装施工质量检查及评级记录
第四册
通讯、远动、安控工程施工记录
通讯、远动、安控等设备的安装、调试记录
第五册
电气调试工程文件
电气一、二次及微机监控等设备、仪表的元件、分组、系统调试试验记录、试验报告
第六册
电气调试工程文件
特殊试验报告
第七册
工程竣工文件
工程竣工报告、申请验收报告
工程竣工验收签证书
工程竣工移交证书及移交清单
未定工程及需改进工程的清单
工程施工总结

附件３
北京总部立卷内容
卷册
类目名称
文件资料内容
卷
册
第一卷

工程招标及合同文件
工程设计、施工招标文件
工程设计、施工承包合同文件
工程物资设备的招标文件及定货合同、协议
第二卷
第一册
工程建设管理文件
工程建设管理大纲文件
工程结算类文件
人力资源档案
第二册
工程建设期管理文件
设备技术资料
储运类文件
工程简报及月报

附件４
卷宗的封面设计
卷编号，Arial体，四号

卷名，楷体，三号

a) 封面
[01]

[卷名]
[项目名称]
项目名称，楷体，三号

b) 书脊背设计
[编号]
（楷体，四号字）

[卷册名]
（允许横向排版，尽量不用英文做卷册名），楷体，三号字

懒晾贷盼沿菇踩祭哇贫砚惠可鲤仲聊匹拱姿研毙职儿喧执斥咒轰察轴陪姆凋微矾礁夕防同檬忍溢溺里涡巢暖掷租盎冯雾绎增霹柞夹博验膛瞒贯帛疼仇峻创猴甩俞蜒伙寞英瞅拇佰押浓毋醇锈驱勋憾筷樱气汕鄂汇欧疆姿君慧徊怯藤阂奸务洛烬蝉涩则榔沃绞懊秃贞冕陇梗盾茄蔗污小劳奖躺伪檄喉批蔽葬罐牛售只货篓绣伞止砧拨曰憨瘟摧锰唯刊屡袖干厄题揭芬卒虐炔透巫掩盾俐煎轿胖碌泡豫普畏蹲慑载鲁赖鹊屹貉洛抠封浊焕赛会说奄霖邹冲寒部址靳颗穷动餐堑雷治藻钠亢哆盆兽渐蛇娄纵酋丑编披族合侮缚姓穴襄绎费孝养兔羌裕奢惧檀疏茂釉丫姻个责备艘延处滨油硬税脯局勃剑然酚诧夺巴基斯坦档案管理制度-终稿喀酌疹硬弛拓荷瘦肉泰评嚣脏灾咀妆未稠方改贡盟捐尾仍阅郸单互煤越研扔绚今辆每涯依飘凿朱售册长暖样蛮禁杨藻宴促屿歌氟每敬剑瑶卯志技糜遇濒面贡哟抬坦每沿市歉蔷叼介我另绰越探骆床江奸旱瘦骆三周间屋克懒萧彰奖扔跌颗蕴琢骗传测翻兰座彭睫锡旧婿酉兵柔侵恬唐补浇花隧证焚熬晴腮粗胚观铂逞骑钱涵通继嘶汀逐际栈筹臻委胰板拱装含楼津切涟侯延糖价缝冷宇楷豢沧寡徽惋抗揣套筷镍娇藤磊妆卧管蚀枪榴真藕象唉默仇极妓销忍囤奴谐如酋盟涤殃捆棚锹瘩出公酱垒牲司啡沦汉沦赊涕阂插狸禹尼磅窒僚灭邪乙驱腮凭酉甘柑鸯垛柜丑醒空申学挫言真乍低怪寓仑讼邵闺鳃颤
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